タイムカードの正しい打刻方法とミスを起こさないための予防策

従業員一人ひとりの労働時間を管理するうえでタイムカードを使うことがあります。しかし、中には正しく打刻をおこなえていない従業員がいるかもしれません。そこで今回は、タイムカードの正しい打刻方法やミスを起こさないための予防策について紹介します。

既にご存知かもしれませんが、この機会にぜひ改めて確認してみましょう。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. タイムカードの正しい打刻方法

まずはタイムカードの正しい打刻方法からチェックしてみましょう。もしかすると、これまで自社でおこなわれていた打刻方法が間違っているかもしれません。間違っているのであれば、改めて見直してみましょう。

1-1. 基本的には出社時と退勤時に打刻

タイムカードの打刻は、出社時と退勤時におこないます。勤務開始時間や勤務終了時間と間違われることがありますが、その時間で打刻するのは異なっています。例えば勤務開始する前に制服へ着替える時間がある場合、着替える前にタイムカードを打刻しましょう。

しっかりとルールを守って打刻することにより、適正な労働時間を把握できます。ただし、直帰や在宅勤務などをおこなっている会社の場合はその働き方に合うルールを設けましょう。

2. 打刻ミスを減らすための防止策

タイムカードで勤怠時間を管理する際、どうしても打刻ミスが起きてしまうことがあります。ここでは、打刻ミスをへ減らすための防止策についてご紹介します。

2-1. 打刻忘れはポスターを貼って未然に防止

打刻忘れを防ぐためには、目立つところにポスターを貼りましょう。会社の入り口やタイムレコーダーの近くに貼ることで、従業員の目に入りやすくなり、打刻を忘れずにしてもらえるようになることでしょう。

ただし、ポスターを一回貼れば終わりではありません。なぜなら、ポスターの効果は次第に落ちていくためです。そのため、定期的に貼る場所を変えたり、ポスターのデザインを変えたりなどの対策をおこないましょう。

2-2.打刻忘れにはペナルティを課す

打刻忘れといったミスに対して、ペナルティを課せます。ただし、ペナルティを課す際にはさまざまな条件をクリアしなければなりません。そのため、クリアする手間がかかることから、基本的にはペナルティよりも始末書や反省文を書かせるケースが多いです。

ただし、始末書や反省文は無理やり従業員に書かせることはできません。もしペナルティではなく始末書や反省文の提出を検討しているのであれば、どのように書いてもらうようにするか考えましょう。

2-3. 実働時間と15分以上ずれがある場合は理由を記載しておく

タイムカードの記録が実働時間と15分以上ずれている場合、必ず理由をつけて記録しておきましょう。記録しておくことで、労働基準監督署からチェックされた場合に指摘されにくくなります。理由は、簡単なもので問題ありません。

例えば、「顧客から急な電話が入った」や「個人的な事情で知り合いから電話がかかった」などがあります。ただし、時間外労働の申告書といったものがある場合は例外といえるでしょう。書類による時間外労働の申告をおこなうことで、タイムカードとの時間のずれを裏付けることができるからです。

2-4.打刻後の残業をおこなわない

打刻後の残業は緊急時ではない限りは無くすべきものです。無くすためには、職場環境を整備して効率よく働けるようにしましょう。

無駄な業務を減らすことで、本来集中すべき内容を優先的におこなえるようになり、打刻後の残業をなくすことができます。

3. 勤怠管理システムでミスや不正を回避

打刻のミスや不正を防ぐための手段の一つとして勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。多くの会社で実際に使われていますが、なぜミスや不正を回避できるのでしょうか。

3-1. 打刻ミスや不正打刻がなくせる理由とは

勤怠管理システムの中にはミスや不正が起きた場合にアラームで知らせてくれるシステムがあるため、タイムカードよりも従業員がきちんと打刻しているかどうか確認しやすいです。

また、スマートフォンや交通系ICカードなどで打刻でき、タイムカードのように誰かに使われる可能性が少ないという特徴もあります。

3-2. 勤怠管理システムを利用することのメリット

ミスや不正を防ぐ以外にも、勤怠管理システムはさまざまなメリットを持っています。例えば、自動で給与計算してくれることです。タイムカードの場合、一旦記録をデータ化して計算するため、その際に入力ミスや計算ミスが起きてしまう可能性があります。

しかし、自動で計算してくれる勤怠管理システムではそのような心配はいりません。ほかにも、業務効率の向上や他のシステムと組み合わせられるなどのメリットがあります。

4. まとめ

今回は、タイムカードの正しい打刻方法やミスを起こさないための予防策について紹介しました。タイムカードの場合は不正打刻や打刻忘れなどのミスが起きてしまう恐れがありますが、対処法を覚えておくことで適切な対応ができます。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。