タイムカードの正しい打刻方法とミスを起こさないための予防策
更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.1.28
野村 佳史
従業員一人ひとりの労働時間を管理するうえでタイムカードを使うことがあります。しかし、中には正しく打刻をおこなえていない従業員がいるかもしれません。そこで今回は、タイムカードの正しい打刻方法やミスを起こさないための予防策について紹介します。
既にご存知かもしれませんが、この機会にぜひ改めて確認してみましょう。
【関連記事】最新のタイムカード機5選！買い替え時に一緒に見ておきたい勤怠管理システムもご紹介
タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか？
勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。
実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。
「システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。
1. タイムカードの正しい打刻方法
まずはタイムカードの正しい打刻方法からチェックしてみましょう。もしかすると、これまで自社でおこなわれていた打刻方法が間違っているかもしれません。間違っているのであれば、改めて見直してみましょう。
1-1. 基本的には出社時と退勤時に打刻
タイムカードの打刻は、出社時と退勤時におこないます。勤務開始時間や勤務終了時間と間違われることがありますが、その時間で打刻するのは異なっています。例えば勤務開始する前に制服へ着替える時間がある場合、着替える前にタイムカードを打刻しましょう。
しっかりとルールを守って打刻することにより、適正な労働時間を把握できます。ただし、直帰や在宅勤務などをおこなっている会社の場合はその働き方に合うルールを設けましょう。
【関連記事】タイムカードでの勤怠管理で休憩時間を正しく計算する2つのポイント
2. 打刻ミスを減らすための防止策
タイムカードで勤怠時間を管理する際、どうしても打刻ミスが起きてしまうことがあります。ここでは、打刻ミスをへ減らすための防止策についてご紹介します。
2-1. 打刻忘れはポスターを貼って未然に防止
打刻忘れを防ぐためには、目立つところにポスターを貼りましょう。会社の入り口やタイムレコーダーの近くに貼ることで、従業員の目に入りやすくなり、打刻を忘れずにしてもらえるようになることでしょう。
ただし、ポスターを一回貼れば終わりではありません。なぜなら、ポスターの効果は次第に落ちていくためです。そのため、定期的に貼る場所を変えたり、ポスターのデザインを変えたりなどの対策をおこないましょう。
2-2.打刻忘れにはペナルティを課す
打刻忘れといったミスに対して、ペナルティを課せます。ただし、ペナルティを課す際にはさまざまな条件をクリアしなければなりません。そのため、クリアする手間がかかることから、基本的にはペナルティよりも始末書や反省文を書かせるケースが多いです。
ただし、始末書や反省文は無理やり従業員に書かせることはできません。もしペナルティではなく始末書や反省文の提出を検討しているのであれば、どのように書いてもらうようにするか考えましょう。
【関連記事】タイムカードの押し忘れによる給料カットや欠勤扱いの処分は妥当？労働基準法の規定に注意！
2-3. 実働時間と15分以上ずれがある場合は理由を記載しておく
タイムカードの記録が実働時間と15分以上ずれている場合、必ず理由をつけて記録しておきましょう。記録しておくことで、労働基準監督署からチェックされた場合に指摘されにくくなります。理由は、簡単なもので問題ありません。
例えば、「顧客から急な電話が入った」や「個人的な事情で知り合いから電話がかかった」などがあります。ただし、時間外労働の申告書といったものがある場合は例外といえるでしょう。書類による時間外労働の申告をおこなうことで、タイムカードとの時間のずれを裏付けることができるからです。
【関連記事】タイムカードの打刻時間と労働時間のずれに関する対処法を解説
2-4.打刻後の残業をおこなわない
打刻後の残業は緊急時ではない限りは無くすべきものです。無くすためには、職場環境を整備して効率よく働けるようにしましょう。無駄な業務を減らすことで、本来集中すべき内容を優先的におこなえるようになり、打刻後の残業をなくすことができます。
また、このように社内でルールを定めることも効果的です。下記の記事に、打刻ミスを防ぐことにつながる具体的なルールを5点解説しておりますので、ルールがあやふやな企業の労務担当者は一度ご確認ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例
▼この記事を読んだ方にオススメのお役立ち記事はこちら
タイムカードでの打刻で労働時間を管理するための就業規則を作成しよう！
3. 勤怠管理システムでミスや不正を回避
打刻のミスや不正を防ぐための手段の一つとして勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。多くの会社で実際に使われていますが、なぜミスや不正を回避できるのでしょうか。
3-1. 打刻ミスや不正打刻をなくせる理由とは
勤怠管理システムの中にはミスや不正が起きた場合にアラームで知らせてくれるシステムがあるため、タイムカードよりも従業員がきちんと打刻しているかどうか確認しやすいです。
また、スマートフォンや交通系ICカードなどで打刻でき、タイムカードのように誰かに使われる可能性が少ないという特徴もあります。
3-2. 勤怠管理システムを利用することのメリット
ミスや不正を防ぐ以外にも、勤怠管理システムはさまざまなメリットを持っています。例えば、自動で給与計算してくれることです。タイムカードの場合、一旦記録をデータ化して計算するため、その際に入力ミスや計算ミスが起きてしまう可能性があります。
しかし、自動で計算してくれる勤怠管理システムではそのような心配はいりません。ほかにも、業務効率の向上や他のシステムと組み合わせられるなどのメリットがあります。
当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に実際の管理画面を見ながら、どのように打刻漏れの対策ができるか確認できる資料を無料で配布しております。システムの導入でタイムカードで起こるミスを防げると感じた方は、こちらの資料をダウンロードしてご確認ください。
4. まとめ
今回は、タイムカードの正しい打刻方法やミスを起こさないための予防策について紹介しました。タイムカードの場合は不正打刻や打刻忘れなどのミスが起きてしまう恐れがありますが、対処法を覚えておくことで適切な対応ができます。
タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか？
勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。
実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。
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jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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