タイムカードでの勤怠管理で休憩時間を正しく計算する2つのポイント | jinjerBlog

タイムカードでの勤怠管理で休憩時間を正しく計算する2つのポイント

タイムカードで勤怠管理をしている企業は、「休憩時間の計算」に注意が必要です。労働者の権利を守る労働基準法は、従業員の休憩時間にもさまざまな条件を設けています。

ずさんな計算をしていると、労働基準法に違反する可能性もあるため、今1度、休憩時間の計算を見直してみましょう。

この記事では、タイムカードでの勤怠管理で休憩時間を正確に計算するポイントを解説します。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. 勤怠管理での休憩時間計算の考え方は?労働基準法の規定に注意

勤怠管理における休憩時間とは、従業員が自由に使うことのできる時間を指します。

休憩時間といわゆる「手待ち時間」は違います。たとえば、電話当番や掃除当番、来客・顧客を待っている時間などは、一見手持ち無沙汰に見えても、通常の業務範囲にふくまれるため休憩時間とは見なしません。勤務時間とは別に、休憩終了時刻から休憩開始時刻を引いたものが休憩時間にあたります。

労働基準法34条は休憩時間を付与する義務を定めています。1日の労働時間が6時間を超えるなら45分以上の休憩、8時間を超えるなら1時間以上の休憩が義務付けられているため、休憩時間が下回らないよう注意が必要です。

休憩付与義務に違反した場合は、労働基準法119条によって「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられます。

使用者は従業員の勤務状況に目を配り、法令で定められた休憩時間が確保されているかどうか、常にチェックする必要があります。

関連記事:勤怠管理とは?目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説!

2. タイムカードは休憩時間に押さなくてもいい?

タイムカードで打刻するイラスト

結論からお伝えすると、休憩時間中にタイムカードを押す必要はありません。ただし、本当に従業員が休憩時間を取れているのか、定期的にチェックしておくことをおすすめします。

厚生労働省が発表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、勤怠管理の方法は「労働日ごとに始業と終業の時間を記録すること」としています。したがって、休憩時間に入った時間と終わった時間を記録する必要はありません。所定労働時間働いた場合にとらせている休憩時間分を勤務時間から差し引いて給与計算すれば問題ないのです。

ただし、休憩時間をとったかどうかの記録がないため、実際に休憩がとれているかどうかが分からない点には注意が必要です。休憩がとれていないにもかかわらず、休憩をとったものとして給与計算してしまうと、実際に働いた時間よりも少ない給与を支払うことになってしまうためです。

また、労働基準法でも「労働時間が6時間越えで45分、8時間越えで1時間」の休憩時間をとるように定めているため、6時間を越えて労働しているにもかかわらず、休憩がとれていないことは問題です。

タイムカードに休憩時間を記録させる必要はありませんが、本当に休憩がとれているかは、しっかりと確認しておきましょう。

3. タイムカードでの休憩時間計算の2つの注意点

タイムレコーダーとタイムカードで勤怠管理をしている場合、休憩時間の計算には注意が必要です。集計作業のヒューマンエラーに注意し、15分単位や30分単位の打刻まるめをおこなう際は労働基準法に抵触しないか確認しましょう。

3-1. 計算する際のヒューマンエラーに注意

タイムカードの休憩時間を電卓などで計算している場合は、計算ミスに注意しましょう。休憩時間の計算をミスすると、給与計算に使う実労働時間の計算にも影響が出ます。

ひいては給与や源泉所得税の計算、労働保険料の計算も間違えてしまう可能性があるため、ダブルチェックするなどして、ヒューマンエラーの防止に勤めましょう。

休憩時間や実労働時間の計算なら、Excelの数式・マクロやWeb集計サービスを利用する方法もあります。ただし、計算に使う数値の入力は手作業でおこなうため、完全にミスを防ぐことはできません。

手計算をしている企業でしたら、いち早くミスを低減させられる方法に変更したいと考えるはずです。もしオフィスソフトの運用ノウハウが社内にほとんどない場合は、無料で公開されている勤怠管理用のテンプレートをダウンロードして使う方法がおすすめです。無料テンプレートが気になる方は、以下の関連記事からご確認ください。

【関連記事】「え、こんなに簡単なの?」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介!【無料テンプレ付き】
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3-2. 打刻まるめをおこなう場合は労働基準法に抵触する可能性も

タイムレコーダーの機種によっては、打刻時間の端数を切り捨てる「打刻まるめ」が可能です。

時間計算がしやすくなるため、とても便利な機能ですが、休憩時間の切り捨ては労働基準法に違反する可能性があります。たとえば、30分単位で打刻まるめをおこない、30分以上の休憩時間を1時間と扱うと、「労働基準法よりも大幅に休憩時間が少ない」として、トラブルに発展するリスクがあります。

労働基準法では、休憩時間・労働時間・残業時間ともに分単位での管理を推奨しています。法令遵守のうえで、打刻まるめの扱いには注意が必要です。

【関連記事】タイムカードの計算で15分切り捨ては違法!正しい勤怠管理を解説

4. 勤怠管理システムなら休憩時間を正確に計算できる2つの理由

勤怠管理システムを導入すれば、従業員の休憩時間を自動で正確に計算することができます。部署や従業員数が多い企業や、ワークスタイルの多様化にともない在宅ワーク・リモートワークを推奨している企業でも、勤怠管理システムなら従業員一人ひとりの休憩時間を一括で設定・管理することが可能です。

4-1. 従業員一人ひとりの休憩時間が自動で計算される

勤怠管理システムは従業員の打刻に基づき、休憩時間を自動で計算するため、計算間違いが発生しません。業務の都合上、休憩の長さが変わったり、休憩を複数回にわけたりするケースでも、自動集計なら安心です。

日ごとの休憩時間の計算だけでなく、煩雑な作業になりがちな月次の集計も自動化できます。タイムカードの集計に工数がかかっている場合は、とくに効果を実感できます。

4-2. あらかじめ休憩スケジュールを決めることもできる

勤怠管理システムなら、従業員の打刻に基づく計算ではなく、あらかじめシステム側で休憩時間のスケジュールを決めることもできます。部署やグループを横断し、一括で休憩時間を設定できるため、さらに集計作業が楽になるでしょう。

休憩時間に変更がある場合でも、管理画面から簡単にずらせるため、「スケジュールと実態が合わない」という事態も起きません。

従業員の勤務時間に基づき、労働基準法の範囲に収まる休憩時間を自動でスケジュール設定することもできるため、シフト制・フレックス制の企業にもメリットがあります。

タイムカードで打刻をする際は、打刻漏れを始めとしたさまざまな問題が発生する可能性もございますので、しっかりと規則を作成しておくことがトラブルを未然に防ぐポイントです。

当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、実際のシステムの使用感や導入前後でどのように変わるかを解説した資料を無料で配布しております。タイムカードの管理よりも楽になると感じられた方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

5. まとめ

今回は、タイムカードの休憩時間を計算する際の注意点を解説しました。労働基準法は、勤務時間に基づき、労働者が取得するべき休憩時間を定めています。

タイムカードの打刻まるめをおこなう場合は、打刻時間の切り捨てによって、法令よりも休憩時間が短くなる可能性があります。また、手作業での計算では、休憩時間の計算ミスが起きやすいため注意しましょう。

勤怠管理システムを導入することで、休憩時間が自動で計算されるため、月次の集計作業も簡単です。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

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