勤怠管理をおこなう上でとても重要な打刻は、従業員の業務の1つでもあります。しかし、「就業規則に従って出勤・退勤している」従業員からすると、打刻に対する認識は管理担当者よりも甘いかもしれません。
1人だけであれば確認作業もそれほど負担になりませんが、従業員が多い会社の場合、1人ひとりの打刻状況を確認するのは大きな業務負担になります。また、打刻忘れの積み重ねは利益損失にもつながるので、重要性を理解してもらう必要があります。
ここでは、打刻の必要性や忘れが発生する理由、打刻忘れを防止する方法などを解説します。

1. 打刻とは

打刻とは、従業員が出勤時や退勤時に労働の開始・終了時刻を記録する行為を指します。また、休憩の開始・終了時刻や外出・戻り時刻などを記録する場合もあります。

従来はタイムカードを使った押印が主流でしたが、近年はICカード、指紋や顔認証などの生体認証、パソコンやスマートフォンからのオンライン打刻など、客観性を確保しやすい手法が広がっています。

打刻情報は賃金計算や時間外労働の集計、年次有給休暇管理の基礎となる重要な一次データです。厚生労働省のガイドラインでは、使用者に対して労働時間を客観的な方法で把握することを求めており、打刻の正確性と改ざん防止の仕組みを整備することが実務上不可欠です。

2. 打刻をする意味

打刻がなぜ必要なのか、その重要性を理解しておくことは勤怠管理の上で欠かせません。従業員が正確に打刻をおこなうことで、企業の法令遵守にも寄与します。打刻の必要性を理解し、従業員全員がその重要性を認識することが、円滑な勤怠管理につながります。

ここでは、打刻をする意味を解説します。

2-1. 正しく給与計算をおこなうため

打刻は、正確な給与計算をおこなうための根拠となる重要な記録です。

1日8時間・週40時間を超える法定時間外労働や、午後10時から午前5時までの深夜労働、法定休日労働については、労働基準法第37条に基づき所定の割増賃金を支払う義務があります。始業・終業時刻や休憩時間、休日出勤の有無などを正しく把握できていなければ、実労働時間を適切に算定することができません。

打刻が曖昧なまま集計をおこなうと、割増率の誤適用や集計漏れが発生し、未払い残業代のリスクが高まります。また、月給制であっても時間外労働部分は別途算定が必要であり、固定残業代制度を採用している場合でも実労働時間の把握は不可欠です。

客観的な打刻データを基礎に、日次および月次で整合性を確認する運用体制を整備することが、適正な賃金支払いと法令遵守の前提となります。出勤と退勤の時刻が正確に打刻されることで、残業手当なども正確に算出でき、給与計算を適切におこなえるのです。

2-2. 労働時間・残業時間管理のため

打刻データを収集・分析すれば、従業員の勤務実績を把握することができます。

本当に必要な残業であったのか、業務負荷が偏っていないかなど、客観的な情報から従業員のコンディションを推察できます。従業員が、健康な状態かつ安心した環境で労働を続けられるように整備するための材料とも言えます。

さらに、労働法の遵守も打刻の大きな目的のひとつです。労働時間や休憩時間など、従業員の権利を守るための法的要件を満たされているかを確認するには、正確な打刻が必要不可欠です。

また、打刻データは業務の進行状況やプロジェクトの管理にも役立ちます。従業員の出勤状況や勤務時間の記録を通じて、業務のスケジュール調整やリソースの適切な配分が可能となり、生産性の向上や業務の効率化がはかれます。

このように、「打刻」は従業員にとっても会社にとっても重要な業務の1つなので、打刻忘れは徹底して防ぐ必要があるのです。

関連記事：打刻忘れはなぜ起きるのか？打刻忘れ発生時の対応や防ぐための対策を徹底解説

3. 打刻忘れが発生するとどうなる？

打刻は従業員の勤務状況を把握するために、必要な作業です。しかし、毎日勤務しているとついつい打刻漏れが発生してしまう可能性があります。このような打刻漏れが発生すると、人事労務担当者への負担増加や未払い残業代の発生が考えられます。

ここでは、打刻忘れが発生するとどうなるか解説します。

関連記事：労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

3-1. 人事労務担当者の業務負担が増える

打刻忘れが発生してしまうと、該当の従業員に修正や確認を依頼しなければなりません。

従業員への修正や確認依頼を怠ってしまうと、その後の給与計算に影響を及ぼしてしまい、人事労務担当者の業務負担が増えてしまいます。また、修正履歴の管理や承認フローの記録も必要となり、内部統制の観点からも手続きが複雑になります。打刻忘れによって長時間残業が重なっている従業員の場合、人事労務担当者の確認が漏れてしまうと、過重労働などが原因となり離職につながるかもしれません。従業員が離職すると、退職手続きや新規採用の手続きなどの負担も発生することになります。

打刻忘れが頻発すると、確認作業が常態化し、勤怠管理全体の正確性や効率低下のリスクがあるのです。

3-2. 未払いの残業代が発生してしまう

打刻忘れにより、従業員の勤務状況を正確に管理できていないと、未払いの残業代が発生する可能性があります。正しく打刻されていなければ管理できないのは当然ですが、従業員は残業代が少ないことに気が付きます。

そのまま放置してしまうと、裁判で未払い請求を起こされる可能性もあり、従業員の不信感や不満を引き起こすことになるので注意が必要です。また、残業代の未払いは、例え支払った後であっても企業のブランドイメージを損なう恐れがあります。

企業のブランドに傷がつくと、離職者が増えたり採用活動に影響が出たりするリスクも高まります。

3-3. 2019年の法改正により罰則の可能性も

2019年4月施行の働き方改革関連法により、時間外労働の上限を月45時間、年360時間に制限する規制が施行されました。これに伴い、法定上限を超える時間外労働をさせた場合には罰則が科される可能性があります。

特別な理由がある場合でも、厳しい上限が設けられており、適切な打刻がおこなわれない場合、企業に対して罰則が課せられるリスクが高まります。

上限規制を適切に管理する前提として、日々の正確な打刻による労働時間の把握が不可欠です。打刻忘れが放置され、実労働時間を過少に把握していた場合、結果的に上限超過を見逃すおそれがあります。

また、労働時間の客観的把握については厚生労働省のガイドラインでも明確化されており、記録体制の不備は監督指導の対象となり得ます。法改正後は、打刻管理の不備が企業リスクに直結する点を踏まえた運用が求められます。

4. 打刻忘れが起こる理由

打刻忘れは、従業員の不注意だけが原因ではありません。職場環境や運用ルール、機器の設定状況など複数の要因が重なって発生します。特に、勤怠管理をシステム化している企業では、制度上は整備されていても、現場オペレーションが設計どおりに機能していないケースがあるため注意が必要です。

正確性は給与計算や時間外労働の上限管理に直結します。再発防止策を講じるためには、属人的な注意喚起ではなく、構造的な原因を把握することが重要です。

ここでは、打刻忘れが起こる理由を解説します。

4-1. 打刻機器の設置動線が悪い

打刻機器までの動線が悪いと、従業員が忘れてしまうリスクが高くなります。

例えば、入り口から遠く離れた場所にあったり、そもそもオフィス内になかったりすると、従業員はタイムレコーダーのある場所まで移動しなければなりません。すぐに業務を始めなければいけない場合や、出勤時に上司に呼ばれたりすると、打刻を忘れることも少なくないでしょう。

管理者からすると、「打刻は従業員の責任でおこなうもの」というイメージがあるかもしれませんが、スムーズに仕事を始められるようにするためにも、打刻機器までの動線は考慮する必要があります。

従業員は時間に追われたり急いだりすることもあるので、打刻機器は従業員の動線上に配置するのがベストです。

4-2. 打刻の習慣・ルールがない

打刻する習慣がない、というのも打刻忘れの原因になります。人は、習慣になっていない行動は、当たり前のことであっても忘れてしまいます。

オフィスに常勤している従業員であれば習慣化されているかもしれませんが、直行直帰をすることが多い営業職や通常は店舗勤務となる運営部などは、習慣になっていないため打刻忘れをしてしまいます。

このように職種や業務によっては習慣化するのも難しいですが、業務の1つであることをしっかりと説明し、認識してもらうことが重要です。また、習慣化しやすいように、打刻機器をオフィスやロッカールームのドア付近に配置するなども対策も効果的です。

勤怠管理は内部統制の一環でもあるため、就業規則や勤怠規程に基づき具体的な手順を明文化し、定期的に周知徹底しましょう。

4-3. 打刻機器の不具合

いくら従業員がしっかり打刻をしていても、打刻機器の不具合のせいで打刻忘れが起こることがあります。

例えば、タイムカードを使っている場合、タイムレコーダー本体の日時がズレていたり、印字機能に不具合があったりすると、記録上では「打刻忘れ」となってしまいます。また、ちゃんと印字できず2回打刻をおこなってしまうと、正しい時刻がわからなくなることもあるかもしれません。

通信障害によりクラウド型システムへデータが反映されない、ICカードの読み取りエラーが発生する、生体認証の精度が低いといった事象も起こりえます。

打刻機器のせいで正確な打刻ができない、というのは管理担当者に責任が生じるので、正しく打刻できるか定期的に確認してください。また、時間や日時を2重刻印してしまった場合は、その場ですぐに修正申請をするよう、従業員に周知しておくと良いでしょう。

5. 打刻ルールを就業規則に定める際のポイント

打刻ルールは勤怠管理の運用を支える重要な要素であり、就業規則に具体的かつ実態に即して定めることが求められます。打刻方法やタイミングが曖昧なままでは、打刻漏れや自己判断による記録が発生しやすく、正確な労働時間管理が困難になります。

また、直行直帰やリモートワークなど多様な働き方が広がる中、例外的な出退勤ルールを整理せずに運用すると規程と実態の乖離が生じるので注意が必要です。

ここでは、打刻ルールを就業規則に定める際のポイントを解説します。

5-1. 打刻ルールの基本項目

就業規則における打刻ルールでは、まず基本項目を明確に定めることが重要です。具体的には、下記のような項目が必須です。

• 使用する打刻方法
• 打刻のタイミング
• 対象となる従業員の範囲
• 打刻記録の管理主体

タイムカードやICカード、クラウド勤怠システムなど、どの手段で打刻をおこなうのかを明示することで、従業員の判断によるばらつきを防げます。また、パート・アルバイト、管理職など職種や雇用形態による取扱いの違いがある場合は、その点も明確に記載します。

これらの基本項目を規程化しておくことで、打刻漏れや記録の不備が起きた際にも、企業としての管理方針を示す根拠となり、適正な勤怠管理につながります。

5-2. 打刻のタイミングを明記する

打刻ルールにおいて特に重要なのが、打刻のタイミングを具体的に定めることです。

始業時刻前に打刻するのか、業務開始時点でおこなうのか、また終業時刻についても業務終了後すぐに打刻するのかを明記する必要があります。タイミングが曖昧なままでは、実際の労働時間と打刻記録にズレが生じやすくなります。

また、休憩時間の開始・終了時に打刻を求めるかどうかについても整理しておくことで、労働時間の算定根拠が明確になります。打刻のタイミングを就業規則に明文化することは、従業員の認識を統一し、後日の修正対応やトラブルを防ぐための重要なポイントです。

5-3. イレギュラーな場合の出退勤ルールも明確にする

直行直帰やリモートワークなど、通常と異なる勤務形態がある場合は、その出退勤ルールを就業規則に明確に定めておく必要があります。

例えば、直行時はどの時点を始業とみなすのか、リモートワークではシステム上でどのように打刻するのかを具体的に示します。これらを定めていない場合、従業員ごとに判断が分かれ、打刻漏れや不正確な記録が発生しやすくなります。

また、管理者による確認方法や申請手続きも併せて整理することで、記録の信頼性を確保できます。イレギュラーな勤務形態を想定したルール整備は、実態と乖離しない勤怠管理をおこなううえで不可欠だということを覚えておきましょう。

6. 打刻忘れを防止する対策

打刻忘れは、人事労務担当者に負担が発生してしまう、未払いの残業代が発生してしまうというデメリットにつながってしまいます。そのため、次のような工夫を凝らして打刻漏れを防止しましょう。

• 打刻しやすい場所にタイムレコーダーを設置する、打刻を啓発するポスターを設置する
• 従業員が打刻漏れがないかを確認してもらう
• ペナルティを設ける
• 勤怠管理システムを導入する

ここでは、これらの対策について解説します。

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6-1. 打刻しやすい場所にタイムレコーダーを設置する

打刻忘れを防止するには、打刻しやすい場所にタイムレコーダーを設置しましょう。普段の業務では通らないような場所にタイムレコーダーを設置してしまうと、従業員が億劫になり打刻をしなくなってしまうかもしれません。そのため、従業員の動線に沿ってタイムレコーダーを設置するのがおすすめです。たとえば従業員の出入口や部署の出入口などにタイムレコーダーを設置しましょう。

タイムレコーダーを移動させるのが難しい場合は、打刻の重要性を啓発するポスターを設置するという方法もあります。更衣室のドアやロッカーの壁など、従業員の目につく場所に設置すると打刻忘れの防止に効果的です。ただし、同じポスターを貼ったままにしていると効果が薄れてしまうので、定期的に変化を加えるのがおすすめです。

6-2. 従業員に打刻忘れがないかを確認してもらう

人事労務担当者だけで打刻忘れを確認していると、負担が大きく確認ミスのリスクも高くなります。このようなミスを防ぐには、従業員自身に打刻状況を確認してもらうという対策がベストです。

従業員自身が状況を確認すれば、担当者の業務負担やミスの軽減になるだけでなく、打刻への意識の高まりが期待できます。やり方としては、部署やグループごとに「確認時間」や「確認担当者」を決めて、毎日打刻状況をチェックしてもらうという方法がおすすめです。

6-3. ペナルティを設ける

タイムレコーダーの設置場所や打刻の啓蒙などをおこなっても改善がみられない場合は、ペナルティを設けることも検討してみましょう。打刻を忘れた場合は反省文の提出、繰り返し打刻を忘れている場合は始末書の提出などがペナルティとして挙げられます。

なお、ペナルティで減給処分を科すのであれば懲戒処分にあたるため、事前に従業員に周知しておく必要があります。ただし、いきなり減給処分とするのは従業員の反発を生む可能性があるので、戒告処分などを経てから科すのが一般的です。

また、1度のペナルティで減給できる上限は、1日の平均賃金の半分です。減給の総額が一賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならないため、減給のペナルティを科す場合は金額に注意しましょう。

6-4. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システム導入も、打刻漏れにつながります。勤怠管理システムのなかには打刻漏れを防ぐためにアラートが鳴るシステムがあります。このようなシステムであれば、打刻忘れを早い段階で把握できるでしょう。

また、スマホやタブレットから打刻できるシステムであれば、忙しい始業時であってもスムーズに打刻可能です。

従業員にとって、打刻は毎日おこなわなければならない業務です。しかし、職種や業務内容によっては外出が多く、打刻のためにわざわざオフィスに立ち寄らなければならない従業員もいるかもしれません。このような場合、必要性を理解していても、不便な環境では継続が難しいものです。

勤怠管理システムであれば、オフィス勤務であっても現場に直行する勤務形態であっても、それぞれの働き方にあわせて打刻することが可能です。無理なく継続して打刻しやすい環境作りをすれば、打刻忘れを防ぐ効果が期待できます。

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7. 打刻に関する注意事項

「打刻の必要性」を見てもわかるように、打刻は従業員の給与や会社の利益に大きく関わっています。だからこそ打刻忘れを防止することが重要なのですが、打刻に関する注意点は下記の3点が挙げられます。

• 手書きのタイムカードは打刻にならない
• 打刻まるめは違法の可能性がある
• 法定労働時間の上限を超過する可能性がある

ここでは3つの注意点を解説するので、担当者の方はチェックしておきましょう。

7-1. 手書きのタイムカードは打刻にならない

手書きでタイムカードを記入する場合、打刻としては扱われない可能性があります。
労働時間の把握について曖昧な部分が多く、その結果長時間労働による過労死問題や未払いの残業代問題など社会問題が多発していました。この問題を受け、働き方改革の一環で2019年4月に労働安全衛生法が改正され、従業員の労働時間を「客観的な記録によって把握すること」が義務付けられました。

そのため、企業は従業員の労働時間を客観的に把握しなければなりません。今のところ罰則はありませんが、手書きのタイムカードでは労働時間を客観的に把握できるとは言い切れないため、手書きによる勤怠管理を導入している企業は別の方法に切り替えましょう。

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7-2. 打刻まるめは違法の可能性がある

「打刻まるめ」とは、給与計算に必要な勤務時間の集計作業の負荷を軽減するために、出退勤の時刻などの端数を切り捨て・四捨五入することを意味します。一般的には、5分単位や15分単位、30分単位などで数字をまるめる（整える、調整する）ケースが多いです。

「打刻まるめ」は、勤務時間の計算業務を効率化できるものの、正しく運用しなければ法律違反になる可能性があるため注意が必要です。

労働基準法の24条第1項の「賃金全額払いの原則」で考えれば、給与は残業代を含めた1分単位で計算して支払わなければなりません。そのため、「打刻まるめ」によって労働時間が実態よりも短くなるというような運用は、違法になる可能性があります。

「打刻まるめ」の詳しい内容や、正しい打刻まるめの方法などは以下の記事で解説しているので、気になる方はぜひご一読ください。
関連記事：打刻まるめとは？考え方やルールの設定方法について詳しく解説

7-3. 労働時間の上限を超過する可能性がある

正しい打刻がおこなわれないと、従業員の労働時間が把握できず、気づかないうちに労働時間の上限を超過してしまい法律に違反していた、ということが起きてしまうかもしれません。

従業員の労働時間は、労働基準法により「1日8時間、週40時間まで」と定められています。この時間を超えた労働は「時間外労働」となるので、36協定と呼ばれる労使間の協定を締結しない限り時間外労働はおこなえません。36協定を結ぶことにより原則月45時間、年360時間を上限とする時間外労働が許可されます。

さらにこの時間を超えた労働が必要な場合は、特別条項付き36協定を締結しなければなりません。加えて、時間外労働に対しては決められた割増率を乗じた割増賃金の支払いが必要になります。

このように時間外労働は多数の観点で管理しなければならない事項があり、これらに対応するためには正確な労働時間の把握が必要です。
従業員が正確に打刻しないことにより、企業が法律に反してしまう可能性があるため、従業員にも打刻の重要性を理解してもらう必要があります。

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8. 打刻の重要性を理解し勤怠管理システムで正確に管理しよう

打刻は、給与を正しく計算するため、従業員の適切な労務管理をするために欠かせない重要な行為です。打刻忘れが発生してしまうと、人事労務担当者の負担増加や、未払いの残業代の発生につながる可能性があります。

打刻忘れを防ぐには、タイムレコーダーをわかりやすい場所に設置する、ペナルティを設けるなどの対策が有効です。ただし、従業員任せの対策ではヒューマンエラーが起こることもあるので、さらに効果的な対策を取るのであれば勤怠管理システムを導入しましょう。

勤怠管理システムは、「打刻漏れがあればアラートが鳴る」「スマホやタブレットから打刻できる」など便利な機能が搭載されているので導入を検討してみることをおすすめします。