建設業界では、ほかの業界と違い従業員が打刻した勤務データを元にして、人件費に対する予実管理や、プロジェクトの工数管理などをおこなう必要があります。

事務作業やオフィスワークの負担が肥大化しやすい構造で、業務生産性の向上の妨げとなっているケースが少なくありません。

そうした建設業界特有の課題を解決するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

この記事では、建設業界が抱えている課題や、勤怠管理システムを導入するメリットなどを解説します。

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1. 建設業向けの打刻・勤怠管理システムとは？

建設業向けの打刻・勤怠管理システムとは、クラウド型のもので、従業員の勤怠や現場の進捗をリアルタイムで記録できるツールです。

このシステムを利用することで、手間をかけずに正確に勤怠情報を集計・管理することが可能になります。従来の労働環境が整備されていなかった建設業において、こうしたシステムの導入は、勤怠管理の課題解決や現場作業員のワーク・ライフ・バランスの向上に寄与します。

1-1. そもそもなぜ勤怠管理は必要？

勤怠管理は、働き方改革の一環としての労働安全衛生法改正により、すべての企業において「労働者の健康管理」を目的とした労働時間の客観的な把握が義務化されました。また、労働基準法に基づき適正な賃金を支払う観点からも、客観的な記録による管理は必要不可欠です。

勤怠管理システムは、法定三帳簿の保存、労働時間の詳細な管理、自己申告の勤怠管理といったポイントを備え、建設業に限らず、すべての業界で求められる正確な労働時間管理を手助けします。これにより、企業はストレスフリーに労働時間を管理できるようになります。

1-2. 勤怠管理システムで実現できること

建設業における勤怠管理システムは、労働時間を正確に記録することができ、従業員の出勤や退勤をスムーズに管理します。

さらに、集計作業を自動化し、迅速で正確なデータ処理が可能です。これにより、有給休暇の利用を促進するための管理も容易になり、企業は法令に準拠した労務管理を実現できます。そして、2024年問題に対する対応策も整えられ、労働環境の改善にも寄与します。勤怠管理システムの導入は、建設業特有の課題を解決するための強力な手段なのです。

2. 建設業が打刻・勤怠管理で直面しやすい4つの課題

建設業での勤怠管理は、ほかの業界よりも工夫が求められます。まずは建設業界で起こりがちな4つの課題を整理しておきましょう。

2-1. 日報による勤怠報告の信憑性・客観性が乏しい

建設業の従業員の打刻は、ほとんどが作業現場などの外出先からの打刻です。

現場へ向かう前に会社に寄り、タイムレコーダーで打刻をするケースもありますが、多くの場合は作業現場で日報などを書いてもらい、後で事務員が回収するといった勤怠管理がおこなわれています。

手書きの日報は第三者の改ざんや、虚偽報告、従業員の記憶を頼りにした報告などが可能なため、業務記録としてそれほど信憑性が高いわけではありません。

2019年4月1日から、働き方改革にともなう労働安全衛生法の改正により、使用者は労働時間や残業時間などを正確かつ客観的に記録することが求められるようになりました。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によれば、客観的な記録として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」などが挙げられています。やむをえず自己申告による労働時間の把握をおこなう場合は、ガイドラインに定められている措置を必要としています。

日報による勤怠管理では、こうしたガイドラインを守ることが難しいという課題を抱えています。

参照：労働時間の適切な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

2-2. 突発的な休みや休日の移動が起きる

建設業の多くは、天候の影響を強く受けます。雨天や強風時には作業ができず、予定していなかった休みが発生するケースも珍しくありません。

そのため、作業の進捗が予定と大幅にずれることもあり、それに対応するためにシフトが変動することがあります。また、人員を追加したり、残業が発生したりするケースも多々あるため、労働時間や休日の管理が非常に複雑になります。

日報による勤怠管理に加え、変動が大きく複雑な労働時間の管理では、担当者の負担が大きくなり、さらに計算ミスや集計ミスも発生しやすいです。こうした突発的なシフト変更の管理の難しさも建設業の課題になっています。

2-3. 担当者の業務負担が大きい

人手不足に悩む建設業界では、勤怠管理に多くの人員を割けず、前述した勤怠管理の難しさも相まって、勤怠の締め作業が毎月パンクしてしまう企業も少なくありません。

1日で複数の現場を回ることも多々あるため、従業員一人ひとりの労働時間を把握するだけでも大変です。

また、作業現場で作成した日報や、事務員によるタイムカードの代理打刻で労働時間を把握することが多く、打刻漏れ・不正打刻が起きやすい傾向にあります。

日報やタイムカードが虫食い状態の従業員がいると、出勤時間や退勤時間などの事実確認をする必要があり、さらに集計作業の工数が増加してしまいます。

こうした労務や人事担当者の負担の大きさはどのような業界でも課題として挙げられていますが、建設業では人手不足も重なり、大きな問題になりやすいです。

2-4. 建設業では「勤怠管理」と「工数管理」の連携が必要

建設業界の勤怠管理は、各現場やプロジェクトの「工数管理」とも連動しています。

プロジェクトに必要な工数を見積もったうえで、予定工数に対しどれだけの実績工数があるかをモニタリングするには、従業員一人ひとりの勤務データの管理が欠かせません。

手書き日報やタイムカードを使ったアナログ勤怠管理では、この「勤怠管理と工数管理の連結」自体にかなりの工数を必要としてしまいます。

とくに工場やプラントの建設現場など、厳格な工数管理を必要とするケースでは、外部ツールやサービスを利用するなどして、勤怠管理と工数管理の「見える化」をおこなうことが大切です。

関連記事：裁量労働制の従業員の打刻管理で注意すべき2つのこと

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2-5. 残業時間の適切な管理が難しい

建設業で多い日報による勤怠管理では、残業時間の管理が難しいです。従業員からの報告に頼ってしまうため、間違いや誤魔化しがあっても発覚しないことが原因です。

そのため、残業を過剰に申請されることや、反対に残業したことを隠されてしまうおそれがあります。

2018年に働き方改革関連法が成立したことにより労働基準法が改正され、新たに「時間外労働の上限規制」が2019年4月から順次施行されました。建設業界においては5年間の猶予期間が設けられていましたが、2024年4月からは建設業界にもこの規制が適用されました。

この規制には罰則もあり、残業時間（時間外労働）が上限を超えていた場合は、会社に罰金や拘禁刑が科される可能性があります。こうしたリスクへの対応も建設業の課題です。

参照：時間外労働の上限規制の適用猶予事業・業務｜厚生労働省

3. 建設業の打刻・勤怠管理に役立つシステムの機能

勤怠管理システムを導入する際は、自社に必要な機能を想定し、運用をイメージできることが大切です。以下の機能は建設業の勤怠管理で活用されやすいものです。

3-1. GPS打刻機能

現場への直行・直帰が多くなる建設業では、スマホを利用した打刻がおすすめです。個人のスマートフォンにアプリを入れる方法や、Webブラウザから打刻する方法があり、場所を選ばずに打刻できるようになります。現場に簡易的な事務所があれば、タブレットを設置して打刻してもらうことも可能です。

スマホでの打刻をするときにチェックしておきたいのが不正打刻を防止する機能です。GPS打刻ができるシステムであれば、どこで打刻したのかがわかり、特定の場所でしか打刻できない設定にできるため、不正打刻を防止できます。

3-2. 工数管理・日報機能

日報などによって工数管理を常におこなっている建設業では、「勤怠管理システムで工数管理も一緒にできたら便利だ」と思われる方が多いでしょう。

工数管理機能が実装されている勤怠管理システムも存在しますが、工数管理機能そのものがない勤怠管理システムでも、給与計算用に集計する労働日数や労働時間などの項目を出力することで、工事原価や工数の管理に役立てることができます。

工数管理については、システムによってどの程度対応できるかに差があるため、勤怠管理と工数管理を同じシステムでおこないたい場合は、注意して確認しておくとよいでしょう。

3-3. 労働時間の自動集計

労働時間の自動集計はどの勤怠管理システムでも備わっている機能ですが、集計できる項目はシステムによって異なるため、就業規則に合わせて必要な項目が集計できるかを必ずチェックしておきましょう。

特に、工数管理をおこなう建設業では、現場ごとで労働時間を分けて集計することが可能かをチェックしておくと安心です。

また、長時間労働になりやすい建設業では、残業時間が上限規制を超えないように管理することも重要です。勤怠管理システムであればリアルタイムで労働時間を把握することができますが、設定した労働時間数を超えると従業員・管理者双方へアラートを出せるシステムもあるため、チェックしておくとよいでしょう。

3-4. クラウド型のシステム

クラウド型のシステムは、自動アップデートがおこなわれます。労働基準法や労働安全衛生法などの改正にも自動で対応できるため、法律を守った運用がしやすくなります。Excelなどでは計算式の書き直しが必要でしたが、そういった手間も必要ありません。

また、クラウド型のシステムはインターネットに接続できる環境であれば、端末を選ばずにアクセスできます。急なシフトや工数の変更などにもどこからでも対応できるため、管理者の負担も減らせるでしょう。

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建設業向けの打刻管理がしやすいシステムを選ぶ際には、まず自社の勤務形態や現場の特性に応じた機能を明確に把握することが重要です。

現場への直行直帰が頻繁にあるため、スマホやタブレットでの打刻に対応しているシステムを選ぶと、従業員が手軽に利用でき、打刻漏れを防ぐことができます。また、操作が簡単で、従業員がストレスなく使えるインターフェースも重要です。さらに、自社の運用に合わせてカスタマイズできる機能があると、より効果的な勤怠管理が実現できるでしょう。

5-1. スマホやタブレットに対応していること

建設業向けの打刻管理がしやすいシステムを選ぶ際、スマホやタブレットに対応していることは非常に重要です。

現場作業が多い建設業では、従業員が簡単に打刻できることで、打刻漏れを防ぎ、業務の効率化に繋がります。特に、GPS打刻機能を有するシステムは、不正打刻の防止に役立ち、災害時には従業員の位置をリアルタイムで把握することも可能です。このような機能を備えたシステムは、現場の状況に応じた柔軟な対応が可能となり、全体的な業務の円滑化を促進します。

5-2. シンプルでわかりやすいシステムであること

従業員にとって、わかりやすく操作しやすいことは、勤怠管理システム選びにおいて非常に重要です。

特に、パソコンやスマホに苦手意識を持つ従業員が多い場合、直感的に操作できるインターフェースや簡単な入力方法のシステムが求められます。わかりやすいシステムを使用することで、従業員の入力負担を軽減し、ストレスなく打刻できる環境を作れるでしょう。

また、サポート体制が充実しているシステムを選べば、操作不安を解消し、従業員が安心して利用できるようになります。「現場で操作する」「スマホが苦手な人もいる」ということを念頭に、システムを選ぶことが大切です。

5-3. 自社の運用に合わせてカスタマイズできること

自社の運用に合わせてカスタマイズできることは、建設業向けの打刻管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。

特に、業務の特性や従業員の多様性を考慮することで、無駄を省いた効率的な勤怠管理が実現します。例えば、特定の労働条件やシフト制度に合わせた設定をすることで、自社のニーズに応じた管理が可能となります。これにより、従業員の勤務状況を正確に把握し、適切な工数管理や報告ができることが期待されます。自社に合ったカスタマイズ機能を持つシステムを導入することで、建設業特有の課題を解決しやすくなります。

6. 外国人にもわかりやすい打刻・勤怠管理が必要

人手不足が深刻な建設業では、外国人労働者の数が増えています。2023年の神奈川労働局の調査では、外国人労働者全体の25.4％が建設業に就いているというデータも出ています。

外国人労働者が増加する中で勤怠管理や打刻を適切におこなっていくには、言葉の壁を考えた対策が必要です。日本語である程度のコミュニケーションが取れる人でも、漢字や複雑な表記は理解できないこともあります。日本語を話せても読み書きは苦手な人もいるでしょう。

そうした日本語能力の差を考え、打刻・勤怠管理システムはわかりやすいことが非常に重要です。「読めなくて間違えて操作してしまった」「よくわからなくて触るのが怖い」などの理由で、打刻ができない状況にならないように、外国人労働者にもわかりやすいシステムを選びましょう。

加えて、現場でもサポートができるようにアナウンスしたり、外国人労働者に向けた説明書や説明会を設けるのも効果的です。

7. 建設業の勤怠管理には「勤怠管理システム」の導入がおすすめ

今回は、建設業界が勤怠管理システムを導入するメリットを解説しました。日報やタイムカードなどを使った、従来型のアナログ勤怠管理をしている企業が少なくありません。

アナログ勤怠管理だと、労働時間・残業時間の集計作業に手間がかかり、予実管理や工数管理との連携もスムーズにおこなえません。勤怠管理システムを導入すれば、作業現場からでもスマホ・タブレット・フィーチャーフォンなどを使って手軽に打刻でき、勤務状況をリアルタイムに把握することが可能です。

給与計算システムや工数管理システムとの連携もしやすく、業務生産性の向上につながります。人手不足に悩む建設業界だからこそ、勤怠管理システムを導入して事務作業やオフィスワークを効率化しましょう。

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