建設業従業員の打刻に勤怠管理システムを活用する2つのメリット

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ヘルメットを抱えた人

人手不足に悩む建設業界では、「勤怠管理」が業務効率化のボトルネックになりがちです。ほかの業界と違い、建設業界では従業員が打刻した勤務データを元にして、人件費に対する予実管理や、プロジェクトの工数管理などをおこなう必要があります。

事務作業やオフィスワークの負担が肥大化しやすい構造で、業務生産性の向上の妨げとなっているケースが少なくありません。勤怠管理を効率化するなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

この記事では、建設業において勤怠管理システムを導入する2つのメリットを解説します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 建設業が勤怠管理システムを導入する2つのメリット

数値計算をしている様子

建設業界が勤怠管理システムを導入するメリットは2つあります。勤怠管理システムなら、作業現場からでも正確に打刻でき、勤務状況を自動で集計してくれます。1日に複数の現場を回るケースや、シフト制・フレックス制を導入しているケースでも、勤怠管理システムがあれば事務作業が複雑化しません。人手不足に悩む企業の心強い味方となるのが、勤怠管理システムです。

1-1. 勤怠管理システムなら自動で勤務状況を集計できる

勤怠管理でもっとも手間やコストがかかるのが、従業員一人ひとりの労働時間や残業時間の計算です。とくに建設業界はタイムカードや手書きの日報などを使い、アナログで勤怠管理を行っている企業が多く、事務員が少ない場合は月末の締め作業が長期化しやすい傾向にあります。

手作業だと計算ミスや入力ミスが発生しやすく、残業時間や年休消化状況の把握が遅れ、慢性的に法令違反の状態となっているケースも少なくありません。

勤怠管理システムの最大の特長の1つは、従業員が打刻したデータを読み取り、自動で労働時間や残業時間を集計できる点です。タイムカードや日報を転記し、電卓を叩いて計算する必要がないため、事務作業を大幅に簡略化できます。

2019年4月1日に施行された改正労働基準法に対応したシステムなら、残業時間や年休消化状況の異常値を自動で検出し、アラートを鳴らすことで迅速なケアも可能です。

1-2. 打刻漏れや不正打刻が起きにくい

建設業界で課題となるのが、打刻漏れや不正打刻を防ぐ仕組み作りです。オフィスワーカーを除き、多くの従業員は作業現場に直行直帰し、出勤時刻や退勤時刻を外出先から報告します。

多くの企業では、手書きの日報などでの事後報告や、事務員に代理で打刻してもらうといった方法をとっており、打刻漏れや不正打刻の温床となっています。

勤怠管理システムなら、スマホやタブレット、フィーチャーフォンなどを使った打刻方法と連携し、従業員に外出先から手軽に打刻してもらうことが可能です。出勤・退勤と同時に、従業員自身の手でリアルタイムに打刻してもらうため、「誰が」「いつ」打刻したかがはっきりします。

また、近年注目を集めている「GPS打刻」なら、携帯端末のGPS機能を利用し、打刻時刻と同時に位置情報を送信するため、「どこで」打刻したかもわかります。たとえば、「現場に行っていないのに出勤したかのように報告する」「遅刻しそうになり、事務員に頼んで始業時間に打刻してもらう」といった不正ができなくなるため、不正打刻の防止策としても効果的です。

2. 建設業での勤怠管理が直面しやすい3つの課題

タイムカードに勤怠情報を記録している様子

建設業での勤怠管理は、ほかの業界よりも工夫が求められます。勤怠管理の担当者が知っておきたい、建設業界の3つの課題を解説します。

2-1. 勤怠報告の信憑性・客観性が乏しい

建設業の従業員の打刻は、ほとんどが作業現場などの外出先からの打刻です。現場へ向かう前に会社に寄ってもらい、タイムレコーダーで打刻してもらうケースもありますが、多くの場合は作業現場で日報などを書いてもらい、後で事務員が回収するといった勤怠管理が行われています。

手書きの日報は第三者の改ざんや、嘘・虚偽の報告などが可能なため、業務記録としてそれほど信憑性が高いわけではありません。

2019年4月1日から、働き方改革にともなう労働安全衛生法の改正により、使用者は労働時間や残業時間などを正確かつ客観的に記録することが求められるようになりました。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によれば、客観的な記録として「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録」などが挙げられており、やむをえず自己申告による労働時間の把握をおこなう場合は、正確な実態調査や適正な報告が行われる仕組み作りが必要としています。

2-2. 勤怠の集計に時間がかかる

人手不足に悩む建設業界では、勤怠管理に多くの人員を避けず、勤怠の締め作業が毎月パンクしてしまう企業も少なくありません。1日で複数の現場を回ることも多々あるため、従業員一人ひとりの労働時間を把握するだけでも大変です。

また、作業現場で作成した日報や、事務員によるタイムカードの代理打刻で労働時間を把握することが多く、打刻漏れ・不正打刻が起きやすい傾向にあります。

日報やタイムカードが虫食い状態の従業員がいると、出勤時間や退勤時間などの事実確認をする必要があり、さらに集計作業の工数が増加してしまいます。人手不足だからこそ、勤怠管理の生産性を上げ、無駄な工数をなるべく減らす必要があります。

2-3. 建設業では「勤怠管理」と「工数管理」の連携が必要

建設業界の勤怠管理は、各現場やプロジェクトの「工数管理」とも連動しています。プロジェクトに必要な工数を見積もったうえで、予定工数に対しどれだけの実績工数があるかをモニタリングするには、従業員一人ひとりの勤務データの管理が欠かせません。

手書き日報やタイムカードを使ったアナログ勤怠管理では、この「勤怠管理と工数管理の連結」自体にかなりの工数を必要としてしまいます。

とくに工場やプラントの建設現場など、厳格な工数管理を必要とするケースでは、外部ツールやサービスを利用するなどして、勤怠管理と工数管理の「見える化」をおこなうことが大切です。

3. 勤怠管理システムなら勤怠管理を効率化し、予実管理や工数管理とも連携可能

クラウドシステムでデバイス同士を連携している

人手不足に悩む建設業界だからこそ、勤怠管理を効率化するために「勤怠管理システム」を導入しましょう。勤怠管理システムでは、スマホ・タブレット・フィーチャーフォンによる打刻システムと連携し、従業員一人ひとりの労働時間や残業時間を自動で計算することが可能です。

日報やタイムカードの転記・集計作業が必要なく、毎月の締め作業の負担が軽くなるため、勤怠管理に人的リソースを大きく割けない企業でも安心です。

1日に複数の現場を回ることが多い企業や、シフト制・フレックス制を導入している企業でも、あらかじめルールを設定すれば、システム側で勤務状況を一元管理できます。また、勤怠管理システムは、給与計算システムのほか、予実管理や工数管理のシステムともスムーズに連携可能です。

従業員の勤務データをリアルタイムに把握し、すばやく人件費に対する予算・実績や、プロジェクトの予定工数に対する実績工数を確認することができるため、業務生産性の向上にも役立ちます。勤怠管理の工数増加にお悩みの企業は、勤怠管理システムの導入が解決策です。

4. 建設業で勤怠管理をするなら「勤怠管理システム」の導入がおすすめ

クラウドシステム

今回は、建設業界が勤怠管理システムを導入する2つのメリットを解説しました。日報やタイムカードなどを使った、従来型のアナログ勤怠管理をしている企業が少なくありません。

アナログ勤怠管理だと、労働時間・残業時間の集計作業に手間がかかり、予実管理や工数管理との連携もスムーズに行えません。勤怠管理システムを導入すれば、作業現場からでもスマホ・タブレット・フィーチャーフォンなどを使って手軽に打刻でき、勤務状況をリアルタイムに把握することが可能です。

給与計算システムや工数管理システムとの連携もしやすく、業務生産性の向上につながります。人手不足に悩む建設業界だからこそ、勤怠管理システムを導入して事務作業やオフィスワークを効率化しましょう。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。