打刻忘れが起きてしまう原因とは?対策方法も合わせて解説

  • 打刻

タイムカードで勤怠の管理をしていると、打刻忘れが起きがちです。ギリギリに駆け込んで忘れる、帰り際うっかり忘れるなどいろいろあります。

今回は、打刻忘れが起きてしまう要因や防止策について解説します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1.タイムカードの打刻忘れが発生する原因

打刻忘れは、なぜ起きてしまうのでしょうか。いくつか考えられる原因について確認していきましょう。

1-1.タイムカードを打刻するという習慣がない

タイムカードの導入直後によくある原因ですが、従業員に「打刻する」という習慣がまだ根付いていないため、つい忘れてしまうことがあります。習慣になると忘れる人も少なくなりますが、最初は特に声がけなどをおこなわないと、忘れてしまう人が多いでしょう。

1-2.打刻する場所や手間・処理時間の問題

打刻するための機器の設置場所が、業務をおこなう付近にないことや、業務の前後に通る場所、目につく場所でないと、打刻を忘れることが多いでしょう。また、打刻の処理自体にいくつかの手順がある、時間がかかって混雑している…などの理由があると、後回しにしようなどの考えが働き、そのまま忘れてしまう傾向も見受けられます。

2.打刻の必要性を再確認

打刻忘れの原因について解説しましたが、打刻はなぜ必要なのでしょうか。ここでは、必要性について再度確認していきましょう。

2-1.会社には労働時間を把握する義務がある

2017年に厚生労働省から発行されたガイドラインでは「会社側は、従業員が働いている時間を適確に把握するために働いている日ごとの仕事の開始、終了時間を確認して記録すること」と記されています。

これは、勤務時間が多いときは、面談などを実施して、従業員個人が抱えている業務の負担を見直しし、休暇の取得を勧めるなどの検討が必要なためです。

また、「仕事の開始、終了時間の確認および記録の方法は、会社側が確認して正しく記録すること、タイムカードやパソコンなどの記録から客観的なデータをもとに正しく記録することとも書かれています。【出典:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html

2-2.打刻時間と労働時間の関係

打刻をどのタイミングで記録するかにもよりますが、職場環境によっては、打刻する時間が必ずしも仕事の開始、終了時間と一致していないことがあります。そのような職場では、始業、就業時刻や残業時間を手で追記しているところも多いでしょう。

あとでトラブルにならないためにも、手書きで記入する仕事の始業、就業時刻や残業時間の定義については、たとえば何をもって仕事の始業時間とするかなど、事前に従業員に対してきちんと説明しておきましょう。

3.タイムカードの打刻忘れの対策方法

タイムカードの打刻忘れを防止する具体的な対策案についてご紹介していきます。

3-1.個人の意識改革を促す

会社側でも対策は必要ですが、従業員側にも打刻忘れないように意識してもらうことが重要です。打刻を忘れないようにする対策は、手軽にできるものから、スマートフォンのアラームや予定通知機能を利用する、自分の作業場にメモを貼っておくなどがあります。

また、タイムカードを打刻忘れをしたとき、忘れた日は何時に仕事をはじめ、何時に仕事が終了したかを第三者を含めて行う事実確認の手間についても共有しておけば、その手間を避けるためにも各自が忘れないように努力します。

3-2.設置位置の見直し、張り紙の設置

タイムレコーダーなどの機器の設置場所について再度見直しをしてみましょう。業務の前後に誰もが通る場所や、目につきやすい場所に設置するのがおすすめ。設置する機器には数が限られるので、廊下などにも「タイムカードを押しましたか?」などの張り紙を貼ることも効果的です。

3-3.勤怠管理システムを導入する

タイムカードの打刻忘れ対策として、勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。最近の勤怠管理システムは、打刻方法もPC、スマホ、タブレットやICカードなどがあるので、作業環境に合わせて選ぶことができます。GPSなどと連動ができるシステムの場合は、不正打刻などの防止が可能です。

また、工数のかかるシフト管理機能や、有給・振休などの休暇管理もできるため、人事担当者の業務効率化も見込めます。勤務時間や残業時間の集計がリアルタイムにおこなわれ、打刻漏れのお知らせ機能や、長時間労働などにも早めに気づくことができ、タイムカードの押し忘れ以外にもさまざまなメリットがあります。

システムによっては、無料でお試し版が用意されているので、そちらで検証することも可能です。

4.まとめ

打刻忘れの原因や対策などについて説明してきましたがいかがでしたか。業務内容や職場環境によって、原因などは多少異なるかもしれませんが、対策方法については、どの職場にも共通しておすすめです。

勤怠管理システムについては、上記で説明したとおり、打刻忘れ防止以外にもさまざまなメリットがあります。従業員が増えてきた会社や、勤務時間の計算に工数がかかっている会社も、ぜひに勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。