タイムカードで勤怠の管理をしていると、打刻忘れが起きがちです。ギリギリに駆け込んで忘れる、帰り際うっかり忘れるなどいろいろあります。

今回は、打刻忘れが起きてしまう要因や防止策について解説します。

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1. タイムカードの打刻忘れが発生する2つの原因

打刻忘れは、なぜ起きてしまうのでしょうか。いくつか考えられる原因について確認していきましょう。

1-1. タイムカードを打刻するという習慣がない

タイムカードの導入直後によくある原因ですが、従業員に「打刻する」という習慣がまだ根付いていないため、つい忘れてしまうことがあります。習慣になると忘れる人も少なくなりますが、最初は特に声がけなどをおこなわないと、忘れてしまう人が多いでしょう。

習慣化されないということは、社内の明確なルールになっていないとも言えます。全社員が打刻ルールを認知することで、徐々に習慣化されていく可能性が高いので、まずはルールの策定と周知をすることがおすすめです。以下の記事に具体的な打刻ルールを5点紹介していますので、気になる方はご覧ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

関連記事：建設業従業員の打刻に勤怠管理システムを活用する2つのメリット

1-2. 打刻の必要性を理解していない

従業員が打刻を忘れる原因の一つとして、打刻の必要性を理解していないことが挙げられます。

打刻は、勤怠管理や労働時間の把握に必須な行為ですが、従業員がその重要性を認識していないと、打刻を軽視したり、忘れてしまったりすることが多くなります。このため、企業は従業員に打刻がなぜ重要なのかをしっかりと教育し、意識を高めることが求められます。打刻の意義について具体的に説明することで、従業員は自ら進んで打刻を行うようになるでしょう。

2. よくある打刻を忘れる理由の例

従業員が打刻忘れをしてしまう原因として大きく２つの原因を解説してきましたが、それでは実際に現場で従業員が打刻を忘れる理由として、具体的にどんなものがあるのか解説していきます。

2-1. 打刻を手間に感じてしまうから

打刻を必要性を正しく理解していないため、打刻することを単純に面倒くさい、手間というように感じているケースがよくあります。このような感情は、特に忙しい業務の中で強く現れることが多いです。

例えば、急いで業務をこなす必要があるとき、打刻のために時間を取ることが負担に感じられることがあります。従業員が打刻を重要視しないと、結果的に打刻忘れにつながる可能性が高まります。

このため、企業が打刻の重要性を浸透させることが不可欠です。ただ単に打刻を促すだけでなく、その背景にある労働時間の管理や労働者の権利を理解してもらうことで、従業員の意識を変えることが期待できます。打刻を行うことが、自分自身の勤怠を守るためでもあることを伝えることが大切です。

2-2. 打刻する場所の動線がわるいから

打刻するための機器の設置場所が、業務をおこなう付近にないことや、業務の前後に通る場所、目につく場所でないと、打刻を忘れることが多いでしょう。

例えば、愛社精神が高い社員がどれだけ打刻を大事に思っていても、物理的な距離が長いと「面倒だ」と感じてしまいます。出退勤のルーチンに組み込むためには、出入口近くや通路の途中に打刻機を設置し、自然に意識を働かせることが重要です。

また、打刻するための動線が不明確だと、打刻自体が忘れられてしまう可能性もあります。全従業員が使いやすい位置に設置場所を決めることが求められます。さらに、打刻のフローを明確にすることで、意識的に打刻を行う際のストレスを軽減することも効果的です。

2-3. 打刻機の混雑など処理に時間がかかるから

また、打刻の処理自体にいくつかの手順がある、時間がかかって混雑している…などの理由があると、後回しにしようなどの考えが働き、そのまま忘れてしまう傾向も見受けられます。特に出社や退社の時間帯に多くの従業員が同時に打刻を行おうとすると、長い列ができてしまうことが多く、結果的に待っている間に打刻をすることが煩わしく感じられてしまうことがあります。

このような状況が続くと、従業員は打刻を義務的な作業と捉えるようになり、重要性を感じにくくなります。したがって、打刻機の混雑を緩和するための対策が求められます。打刻時間をずらすように労働時間を設定したり、臨時で打刻機を増やしたりすることも一つの手段です。

また、効率的な打刻を行う手段として、モバイル端末やQRコードを活用する方法などが考えられます。こうした工夫が打刻平均時間を短縮させ、全体の効率向上にも寄与するでしょう。

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3. タイムカードの打刻忘れの対策方法

タイムカードの打刻忘れを防止する具体的な対策案についてご紹介していきます。

3-1. 個人の意識改革を促す

会社側でも対策は必要ですが、従業員側にも打刻忘れないように意識してもらうことが重要です。打刻を忘れないようにする対策は、手軽にできるものから、スマートフォンのアラームや予定通知機能を利用する、自分の作業場にメモを貼っておくなどがあります。

また、タイムカードを打刻忘れをしたとき、忘れた日は何時に仕事をはじめ、何時に仕事が終了したかを第三者を含めておこなう事実確認の手間についても共有しておけば、その手間を避けるためにも各自が忘れないように努力します。

3-2. 設置位置の見直し、張り紙の設置

タイムレコーダーなどの機器の設置場所について再度見直しをしてみましょう。業務の前後に誰もが通る場所や、目につきやすい場所に設置するのがおすすめ。設置する機器には数が限られるので、廊下などにも「タイムカードを押しましたか？」などの張り紙を貼ることも効果的です。

3-3. 勤怠管理システムを導入する

タイムカードの打刻忘れ対策として、勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。最近の勤怠管理システムは、打刻方法もPC、スマホ、タブレットやICカードなどがあるので、作業環境に合わせて選ぶことができます。GPSなどと連動ができるシステムの場合は、不正打刻などの防止が可能です。

また、工数のかかるシフト管理機能や、有給・振休などの休暇管理もできるため、人事担当者の業務効率化も見込めます。勤務時間や残業時間の集計がリアルタイムにおこなわれ、打刻漏れのお知らせ機能や、長時間労働などにも早めに気づくことができ、タイムカードの押し忘れ以外にもさまざまなメリットがあります。

システムによっては、無料でお試し版が用意されているので、そちらで検証することも可能です。当サイトでは、打刻忘れの際のアラート機能がついた勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、導入前後でどのように変わるのか具体的に解説した資料を無料で配布しております。実際の管理画面の画像と併せてご確認いただけるので、システムの導入をお考えの方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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4. そもそもなぜ打刻は必要？

打刻忘れの原因について解説しましたが、打刻はなぜ必要なのでしょうか。ここでは、必要性について再度確認していきましょう。

4-1. 会社には労働時間を把握する義務がある

2017年に厚生労働省から発行されたガイドラインでは、会社側は、従業員が働いている時間を適確に把握するために働いている日ごとの仕事の開始、終了時間を確認して記録することを示しています。

これは、勤務時間が多いときは、面談などを実施して、従業員個人が抱えている業務の負担を見直しし、休暇の取得を勧めるなどの検討が必要なためです。

また、厚生労働省によるガイドラインでは次のようなことも記載されています。

• 仕事の開始、終了時間の確認および記録の方法は、会社側が確認して正しく記録する
• タイムカードやパソコンなどの記録から客観的なデータをもとに正しく記録する

参考：厚生労働省 | 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

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4-2. 労働時間を正しく集計するため

職場環境によっては、打刻する時間が必ずしも仕事の開始、終了時間と一致していないことがあります。そのような職場では、始業、就業時刻や残業時間を手で追記しているところも多いでしょう。

あとでトラブルにならないためにも、手書きで記入する仕事の始業、就業時刻や残業時間の定義については、例えば何をもって仕事の始業時間とするかなど、事前に従業員に対してきちんと説明しておきましょう。また、労働時間を適切に集計するためには、定期的な確認作業が必要です。

打刻漏れが発生した際には、従業員同士のコミュニケーションを促進し合意のもとで労働時間の修正を行う取り組みが求められます。これにより、従業員の労働時間に対する理解が深まり、記録の透明性が高まります。さらに、会社は法令に基づき、労働時間に関するデータを正確に収集し、分析できる体制を整えておくことが不可欠です。

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5. 打刻忘れが発生してしまった後の対応方法

打刻忘れが発生しないよう防止策に取り組んでいたとしても、どうしても打刻忘れが発生してしまうケースもあります。その際の対応方法を説明します。

5-1. 発覚した時点ですぐに打刻修正を行う

打刻忘れが発生してしまった場合、最も重要なのは、発覚した時点ですぐに打刻修正を行うことです。出勤時刻や退勤時刻の記録がない状態では、勤務した時間が確定せず、給与計算にも影響が出ます。そのため、迅速な対応が求められます。

修正を行う際には、「実際の出勤時刻や退勤時刻」の事実確認が不可欠です。記録が残っていないため、正確な確認は難しいですが、本人への聞き取り調査や周囲の従業員からの情報を集め、できる限り事実に即した打刻時間を記録することが重要です。このプロセスにより、正確な勤怠データの確保が可能になり、給与計算への影響を最小限に抑えることができます。

5-2. 打刻忘れを繰り返す場合は始末書を提出させる

打刻忘れが何度も繰り返される場合、始末書の提出を検討することが重要です。

これは、従業員に自らの行動を振り返らせ、打刻漏れの原因を深く考えさせる機会を提供します。始末書を書くことによって、ミスに対する認識を改め、今後の改善を促す効果が期待できるためです。とはいえ、初回の打刻漏れに対して直ちに始末書を求めることは控えるべきであり、その場合は従業員のモチベーションに悪影響を及ぼす可能性があるため、慎重な判断が求められます。

5-3. 罰金や減給は法律を再確認して対応する

打刻忘れが発生した後の対応方法として罰金や減給を考える際には、法律を十分に確認することが極めて重要です。

労働基準法では、使用者が労働契約の不履行に対して違約金を設定することを禁止しており、罰金を科すことはいかなる場合にも違法となります。また、打刻漏れを欠勤扱いにすることも禁止されています。

このため、もし打刻漏れが何度も繰り返される場合には、懲戒処分を検討することができますが、減給を行う際には事前に就業規則にその条件を明示しておく必要があります。減給の額は法律で制限されており、企業は適切な手続きを踏まえて対応を進めることが求められます。

参考：労働基準法｜e-GOV法令検索

6. 打刻漏れを防ぐためにシステムを導入しよう

打刻忘れの原因や対策などについて説明してきましたがいかがでしたか。業務内容や職場環境によって、原因などは多少異なるかもしれませんが、対策方法については、どの職場にも共通しておすすめです。

勤怠管理システムについては、上記で説明したとおり、打刻忘れ防止以外にもさまざまなメリットがあります。従業員が増えてきた会社や、勤務時間の計算に工数がかかっている会社も、ぜひに勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。