労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

「労働時間」の詳しい定義を認識していない雇用者は数多く、そのために起きてしまう給与トラブルもあるでしょう。給与換算は従業員のモチベーションに繋がる大事な業務です。雇用者は、労働時間の定義をしっかり理解しておく必要があります。

本記事では、労働時間の定義を解説いたします。

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1.法的に定められた労働時間の定義とは

「労働時間」とはよく耳にする言葉ですが、その定義を理解している人は意外と少ないです。労働時間の法的な意味を理解していなければ、雇用者と労働者との認識に齟齬が生まれ、トラブルに発展することもあります。

1-1.正しい労働時間の定義とは

「労働時間」とは働いている時間のことを言い、その間は給与が発生します。しかし以下の様な「自主的」な勤務外労働は労働時間に含まれません。

  • 定められた出勤時間よりも早く職場に到着し、タイムカードを打刻して仕事をする
  • 終業時間が過ぎても打刻をせずに働き続ける

以上の様な行動は、一見すると仕事熱心な社員が会社に貢献しているように見えます。ですが、あくまで自主的行動なので、労働時間としてみなされないのです。

「労働時間」とは、法的には「使用者の指揮命令に従い労働する時間」とされています。つまり、使用者(雇い主や上司)の指揮によって労働が義務付けられている時間のみ、給与が発生する決まりなのです。雇用主の意志に関係なく、勤務時間より長く働いたとしても、給与が発生することはありません。

ただ、労働者が遅刻をしないために勤務時間よりも10〜30分早く、あるいは業務が間に合っておらず始業の1時間前などに出社することもあるでしょう。このとき、労働者には時間外労働の給与を請求するつもりがなくとも、「早く来たなら、この仕事を手伝ってくれないか?」と使用者から仕事を求められた場合は「使用者の指揮下にある状況」とみなされるため、給与が発生します。

1-2.準備時間は「労働時間」に含まれる?

製造業や食品を扱う職場の場合、衛生管理のためにユニフォームが用意されていることがほとんどです。その場合、私服で出社しユニフォームに着替える前と後、どのタイミングで打刻するべきでしょうか?

「着替えてからが仕事の始まりだから、着替えの時間まで考えて早く出社するべきだ」という会社も多く見受けられます。

しかし、特定のユニフォームに着替えることが義務付けられている場合は、「業務」としてみなされるため「着替える前に打刻する」のが正しいタイミングです。私服で出社し、タイムカードを押した時点で「労働時間」として考えます。

一方、会社員や事務業務の様に、特定の制服に着替える必要がない場合はどうでしょう?自由に服装を選べる場合は、私服から自前の仕事着に着替えてもその時間は労働時間に含まれません。「定時より前」にタイムカードに打刻すべきなので注意してください。

1-3.休憩は労働時間に含まれる?勤務時間との違い

勤務と労働、同じような意味に思われがちですが、正確には少し違います。勤務は「会社が定めた始業時間から終業時間までの時間」です。労働は「実際に働いた時間」なので、全く別物になります。

例えば、勤務時間が午前9時から午後18時、間に1時間の休憩があるとしましょう。その場合は、「休憩も含めて8時間が勤務時間」とされます。

しかし、労働時間は休憩を視野に入れず、「実際に労働した7時間を労働時間」とみなされます。

2.労働時間を正しく管理するためには

雇用者と労働者の間でいつ起きてしまうかもしれない残業代にまつわるトラブル。また、使用者が意図していない残業代の請求など、あらゆる問題を未然に防ぐ方法をご紹介します。

2.不要な残業の立証は難しい

残業する必要もないのに、わざとダラダラ過ごし、終業時間を超過してタイムカードを押す従業員も中にはいるでしょう。無駄な残業を過ごす従業員に対して超過分の給与を渡す必要は本来ありません。

しかし、残業が不要であるかどうかは、タイムカードの打刻後に立証するのは難しい点です。トラブルに発展する前に、人事担当者は時間超過が頻繁にある従業員と個人面談などをして残業の原因を取り除きましょう。

2-1.残業事前承認制や、時間外勤務指示書を導入する

いくら注意しても、終業時間にタイムカードを打刻せず無駄な残業ばかり増えてしまうようなら、「残業事前承認制度」や「時間外勤務指示書」を提出させるように徹底させましょう。

残業事前承認制度とは?

残業申請書とも言います。正当な残業すべき理由をまとめ、上司に提出することで残業を認めてもらう制度です。

時間外勤務指示書とは?

上司の方から、部下に対して残業するように指示する書類です。上司から残業を言い渡されたのですから、当然超過分の支払いが発生します。

2-2. 会社の労働時間の規則を共有して打刻ミスを防ぐ

タイムカード打刻時間による給与の算出は、会社によってルールが違います。例えば、「残業は15分超過から付く」「30分、1時間超過から付く」などです。

従業員の仕事を促す意味でルールを設けているのであれば、そのルールを徹底して会社内で共有しましょう。「給与算出する総務や上役だけが知っていればよい」というスタンスでは、いずれ不満を持った従業員と亀裂が入ってしまいます。

また会社のルールは、法律的なルールとは別の独自の算出方法ではあります。「どうしても、超過した分は法律と同様にお支払してほしい」という場合は、問題が大きくなる前に対応しましょう。

3.まとめ

会社は、法律が定めた労働時間を守らなければなりません。しかし、全ての会社が完璧に法律通りの環境を整えることは難しいです。

それゆえ、会社が決めたルールを設けるケースも多いのですが。会社のルールは独自性の強いものであり、「これは本来の労働条件ではない」と従業員が不満に思うこともあるでしょう。

人事担当者は、会社と従業員の間に入り、問題が大きくなる前に先に手を打つ必要があります。そのためにも、人事担当者は会社のルールと労働時間の細かい定義をしっかり把握しておいてください。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

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