打刻まるめとは?考え方やルールの設定方法について詳しく解説 | jinjerBlog

打刻まるめとは?考え方やルールの設定方法について詳しく解説

労働時間や残業時間の集計作業は、業務効率化のボトルネックとなる部分です。

従業員すべての出勤時刻や退勤時刻を分単位で把握し、給与計算や社会保険料の算定までおこなうとなると、従業員の数が多い企業や、勤怠管理の人員が不足していたりする企業では、業務がパンクしてしまいかねません。

しかし、勤怠管理システムなどで利用できる「打刻まるめ」なら、集計作業を大幅に簡略化することが可能です。この記事では、打刻まるめの考え方や、労働基準法に違反しないルール設定について解説します。

打刻まるめの疑問にお答えします。

「打刻まるめの労働時間集計ってどうやるの?」「そもそも打刻まるめは問題ない?」という疑問をおもちではありませんか?

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1. 打刻まるめとは?出退勤時刻などの切り捨て・四捨五入をすること

打刻まるめとは、出勤時刻や退勤時刻を分単位で計算するのではなく、端数の切り捨て・四捨五入をおこなうことを意味します。打刻まるめをする際は、5分単位・15分単位・30分単位などで数字をまるめる(整える、調整する)ケースが大半です。

たとえば、5分単位の切り上げなら、出勤時刻が8時56分だと9時00分として扱います。15分単位の切り捨てなら、退勤時刻が18時14分だと18時00分として計算します。

分単位で出退勤時刻を集計するよりも計算が楽になるため、会計処理や給与計算処理の簡略化のために設定する企業が少なくありません。

打刻まるめをしたい場合は、まるめ機能を持つタイムレコーダーを導入したり、Web集計サービスや勤怠管理システムを利用したりするのが一般的です。

具体的にどのサービスを導入するかは決めていないけど、手計算ではなく集計サービスを活用したいという方も多いと思います。以下の関連記事にエクセルの無料テンプレートや無料の集計サービスのリンクがありますので、ご興味のある方はぜひご確認ください。

関連記事:「え、こんなに簡単なの?」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介!【無料テンプレ付き】
関連記事:労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

2. タイムカードで打刻をまるめる際の計算方法

チェックマークが記載されているプラカードを持っている画像

タイムカードは打刻時間がそのまま記載されるタイプが多いため、まるめをしている場合は給与計算をする際に手作業で時刻をまるめる必要があります。

ここでは、打刻をまるめる際の計算方法を、まるめる時間単位ごとにご紹介します。

2-1. 1分単位の計算方法

1分単位は、勤怠管理を行う時の原則の方法です。本来打刻した時間と変わらない時刻を集計に用い、打刻した時間を丸めない形になっています。

2-2. 5分単位の計算方法

5分単位のまるめの場合は時刻の分数が5の倍数になるよう切り捨て、もしくは切り上げをします。

たとえば、出勤時刻が9時13分で退勤時刻が16時38分の場合、切り捨てでまるめる場合の勤務時間は9時10分~16時35分となり、拘束時間は7時間25分、実労働時間は休憩時間の45分を除いた6時間40分となります。

同じ出退勤の時間で切り上げによるまるめをした場合は、勤務時間が9時15分~16時40分となり、拘束時間と実労働時間は切り捨ての場合と同じになります。

2-3. 10分単位の計算方法

10分単位のまるめの場合は10の倍数に合わせて分数を切り捨て、もしくは切り上げをします。

例えば、シフト開始時刻が9時15分であった場合、切り捨てのまるめは9時10分が打刻時間となり、切り上げのまるめであれば9時20分が打刻時間になります。

2-4. 15分単位の計算方法

15分単位のまるめの場合は15の倍数に合わせて分数を切り捨て、もしくは切り上げをします。

例えば、シフト開始時刻が8時47分の場合、切り上げでまるめると9時、切り捨てでまるめると8時45分となります。

2-5. 20分単位の計算方法

20分単位のまるめの場合は、分数が20の倍数になるよう切り捨て、もしくは切り上げをします。

例えば、シフト開始時刻が9時25分あった場合、切り上げの場合は9時40分、切り捨ての場合は9時20分が始業時間となります

2-6. 30分単位の計算方法

30分単位のまるめの場合は30の倍数に合わせて分数を切り捨て、もしくは切り上げをします。

したがって、切り捨てでまるめる場合は0~29分の打刻は全て0分、30~60分の打刻は全て30分になります(例:9時15分→9時0分)。切り上げの場合は0~29分の打刻は全て30分、30~60分の打刻は全て0分になります(例:9時40分→10時0分)。

2-7. 60分単位の計算方法

60分単位のまるめを利用する場合、時刻の分数は常に0分になります。例えば、9時15分の打刻を切り捨てでまるめた場合は9時になり、切り上げでまるめた場合は10時になります。

3. 打刻まるめを設定するメリットとデメリット

勤怠管理システムやタイムカードなどで、打刻まるめ設定をするメリット・デメリットは次の通りです。

3-1. メリット:打刻まるめで計算業務を効率化できる

打刻まるめを設定し、出勤時刻や退勤時刻の切り捨て・切り上げをすると、労働時間や残業時間の計算を簡略化できます。たとえば、1日8時間が所定労働時間(休憩1時間)の企業で、出勤時刻が8時56分、退勤時刻が18時14分だった場合、分単位で計算すると少々大変です。

しかし、15分単位の切り上げで打刻まるめをおこなうと、出勤時刻は9時00分、退勤時刻は18時15分で計算できるため、給与計算の工数を削減することができます。

また、勤怠管理システムを利用すれば、打刻した時間に応じて設定された時間単位に自動でまるめがされるほか、労働時間も自動で集計されるため、労働時間の集計にかかる時間をさらに減らせることが可能です。

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3-2. デメリット:勤怠管理と給与計算は1分単位が原則であるため、まるめは違法になる可能性がある

打刻まるめは計算の工数を減らせるという点で便利ですが、正しく運用しなければ法律違反になる可能性があります。

そもそも、労働基準法の24条第1項の「賃金全額払いの原則」で考えれば、残業代を含め給与は1分単位で計算して支払う必要があり、まるめによって労働時間が実態よりも短くなる運用は違法になる可能性があります。

例えば、15分まるめの切り捨てで運用していた場合、本当は18時44分まで働いていたのに、18時30分にまるめられてしまうと14分労働した分の賃金が未払いになってしまいます。

そのため、労働者にとって不利になるようなまるめの運用は避けるようにしましょう。

5. 打刻まるめのルール設定時の2つのポイント

打刻まるめのルール設定をする際は、労働基準法の規定にも注意しましょう。とくに「残業時間」と「遅刻時間」の打刻まるめは、労働基準法に違反してしまう可能性があります。

5-1. 月間の残業時間は30分でまるめる

労働基準法は、時間外労働や休日労働が発生した場合、割増賃金の全額を支払うことを定めています。残業時間に端数が生じたからといって、安易にまるめて切り捨ててしまうと、労働基準法に違反する可能性があります。

ただし、行政通達の例外規定によれば、月間の総残業時間について30分未満を0分に切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる事務処理は認められています。月間の残業時間の打刻まるめをする場合は、5分単位や15分単位でなく、30分単位での切り捨て・四捨五入が必要です。

5-2. 遅刻時間の切り上げは原則的にしない

また、遅刻時間の切り上げをおこない、実際よりも遅刻時間が多いものとして処理することも、労働基準法に違反してしまう可能性があります。

たとえば、5分の遅刻をまるめて30分の遅刻と扱うと、労働者が出勤しているのにもかかわらず、25分の勤務時間をカットしたことになるため、法令違反となるリスクがあります。

ただし、遅刻に対するペナルティとして、減給処分を課すこと自体は違反ではありませんが、労働基準法91条に基づき、減給1回につき1日の平均賃金の半分以下、減給の総額が月給の10分の1以下にしなくてはならないと定められているため、注意しましょう。

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6. まとめ

今回は、勤怠管理の現場で使われる「打刻まるめ」の考え方や、ルール設定の際の注意点を解説しました。従業員の出勤時間や退勤時刻などを分単位で計算すると、集計作業の工数が増加します。

しかし、5分単位・15分単位・30分単位でまるめれば、計算が大幅に簡単になるんです。打刻まるめのルール設定をする際は、従業員の勤務形態や、部署やグループのスケジュールに合わせましょう。また、残業時間や遅刻時間のまるめは、労働基準法に違反するケースがあるため注意が必要です。

関連記事:打刻忘れが起きてしまう原因とは?対策方法も合わせて解説

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