東京都産業労働局による『労働時間管理に関する実態調査』によると、タイムカードで勤怠の管理をされている企業は過半数を超えていることがわかります。

一方で、タイムカードでは『打刻忘れ』や、『退勤打刻するはずが出勤打刻をしてしまう』など、なにかと打刻にミスが起こるものです。これらのミスへの対応に人事の方は頭を抱えているのではないでしょうか？

本記事では、従業員が打刻を忘れないようにするための効果的な対策とシステム勤怠管理をご紹介していきます。

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1. 打刻忘れの応急処置として正しい対応とは

タイムカードは、誰にでも使いやすく、打刻機に通すだけで、出退勤の状態を把握できる便利な勤怠管理の手段なので、利用されている企業も多いのではないでしょうか。

一方、タイムカードで勤怠を管理している際、主な課題として打刻忘れが挙げられます。打刻忘れは企業、人事担当者にどのような影響を与えるのでしょうか。

1-1. 『打刻忘れ』が与える企業への影響

政府が熱心に進めている働き方改革により『労働安全衛生法』が改正され、2019年4月からすべての企業に対して従業員の労働時間の把握が義務化されました。

労働時間の把握の義務化には罰則はないものの、労働時間の上限規制を超えることになれば、罰則が生じます。すると企業の社会的印象は低下することになります。

1-2. 『打刻忘れ』が与える人事担当者への影響

タイムカードで勤怠管理をしている中で、打刻忘れや打刻ミスが多いと、通常でさえ給与計算をするために集計する作業が煩雑である上に、ミスや修正をリカバリーする作業もプラスされます。つまり月末になると人事担当者の負担が多くなるということです。

2. 打刻忘れを未然に防ぐ方法4選

集計過程でも集計担当者の、人為的ミスが起こりやすいタイムカードでの勤怠管理において、従業員のタイムカードの打刻忘れをなくすための具体的な対策は、どのようなものがあるのでしょうか。本項目では４つご紹介します。

2-1. 注意喚起のポスターを張り出す

アナログ的な方法ですが、会社のあらゆる場所に『タイムカードの打刻忘れをしない』という注意喚起のポスターを張り出しましょう。

自分の席や身の回り、よく人が集まるような場所などにポスターを張り出して自然と目に入るようにするなど、打刻忘れを防ぐ環境づくりがポイントになるでしょう。

2-2. 出入り口に打刻の機械を設置する

タイムカードを出入口など、目につく場所にタイムカードの機械を置くと良いでしょう。

さらに、毎日タイムカードを打刻したものを直属の上司にチェックしてもらうような習慣がつくことで、打刻忘れは劇的に改善されるはずです。

2-3. 簡単に打刻をすることができる方法を採用する

若い世代の従業員はタイムカードを打刻をする習慣がないという方が多い傾向にあります。

スマホ世代の若い従業員が簡単に打刻をすることができるスマホでの打刻や指紋認証、ICカードリーダーを利用した打刻など、従業員が受け入れやすい打刻方法にすることで打刻忘れを防ぐことが期待できます。

2-4. タイムカード打刻の確認者を決める

どのような打刻方法を採用したとしても、従業員が正確に打刻をしているのかどうかを確認する必要があります。

例えば、部署単位で従業員の打刻履歴を確認する担当を決めておき、打刻をしているかどうかの最終チェックをおこなうことで、月末の集計の際に差し戻しの工数を減らすことができるでしょう。

また以下の記事では、上記の内容以外の具体的なルールを紹介しております。考えうる方法の中から最適解を選びたいという方は、こちらの記事をぜひご覧ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

3. 打刻忘れが起きてしまった際の対応とは

打刻忘れを未然に防ごうとしていても、人為的ミスは起きてしまうものです。そこで、打刻忘れが起こった際に、勤怠管理者はどのような対処をするのか、どのようなペナルティを従業員へ課せることができるのかを本項目ではご紹介します。

3-1. タイムカードの打刻修正は改ざんにあたる？

打刻漏れがあった場合は打刻修正が必要になりますが、「打刻時間を訂正することは、労働時間の改ざんにあたるのではないか」と心配される人事担当者もいらっしゃるでしょう。

打刻修正により労働時間が増える分には、従業員にとって不利益がないため特に問題はありませんが、減る分には注意が必要です。残業代の未払い問題に発展したり、賃金台帳に虚偽の記載をしたとして罪に問われる可能性があります。

打刻修正によってトラブルを起こさないためには、従業員にしっかりと事実確認をしてから打刻修正をする必要があります。

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3-2. タイムカードの打刻忘れは本人の事実確認が必要である

企業の人事担当者が実際に従業員のタイムカードの打刻忘れを対処する際には、勝手な判断で処理をすることは避けてください。

必ず、打刻忘れをした本人へのヒアリングをした上で打刻修正をおこないます。このように従業員が打刻を忘れると、従業員においても面倒な作業があるという認識を持たせることで打刻忘れの予防にもつながります。

また打刻忘れを未然に防ぐことで人事担当者の打刻修正にかかる工数を削減できます。

3-3. 罰金？減給？ペナルティの内容とは

タイムカードの打刻を忘れた場合には、どのようなペナルティを従業員に課すことができるでしょうか。ペナルティによって減給する場合は労働基準法第91条でその上限金額が定められています。

1回につき減給できるのは「平均日給の半分程度」まで、総額も「給料1ヶ月分の10分の1」に収めることが定められています。打刻忘れを理由に減給する場合は、就業規則に定めたうえで従業員にアナウンスしておきましょう。

企業によってペナルティの内容はさまざまで、反省文や始末書などの提出を求める企業も多いようです。タイムカードの打刻忘れによるペナルティを課す場合は、あらかじめルール化し就業規則に明記しておきましょう。従業員への周知も大切です。

また、タイムカードの打刻忘れでその日1日を欠勤扱いにすることは違法となりますので注意が必要です。

もしアルバイトや社員が打刻をし忘れてしまった場合は、適切な対応ができるように準備しておきましょう。

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4. タイムカードから勤怠管理システム導入へ移行するメリット

有事の際は、これまでご紹介してきたような対応法には時間を要する場合があるため、タイムカードでの勤怠管理には限界があるといえます。

企業が従業員の勤怠管理を正しくおこなうためには、勤怠管理のシステムを導入することをおすすめします。勤怠管理システムの導入により、人事や総務の担当者の業務の負担を軽減させてくれます。

本項目では、タイムカードの勤怠管理からシステムに移行すると、どのようなメリットがあるのかご紹介していきます。

4-1. 打刻忘れや不正打刻を減らすことができる

従業員の勤怠管理をする上で最も大切なことは、正確に従業員の労働時間を把握することです。正しい従業員の勤怠情報を把握することができれば、適正な給与計算に繋がります。?

しかし、タイムカードは、機械に通すだけで簡単に誰にでも打刻することが可能です。この誰にでも打刻できるという特性が不正打刻につながってしまうのです。

例えば、『遅刻しそうな際に同僚にタイムカードの打刻をお願いする』、『タイムカードで退勤を打刻してから残業をする』などの可能性があります。誰も見ていない場所でおこなわれていたとすれば、正確な労働時間の把握は難しいでしょう。

タイムレコーダーを使用していく場合であっても、例えばICカードリーダータイプに変更することで、代理打刻などの不正を少しでも軽減できるはずです。

また、出退勤の履歴を勤怠管理システムで確認できるようになると、管理する側の負担も軽減され、効率よく集計作業ができるようになるでしょう。

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4-2. 従業員の正確な労働時間を把握できる

例えば、営業担当者は外回りが多いため、直行直帰をする可能性があります。この場合、会社で直接打刻することができないため、正確な労働時間の把握は難しくなります。

時間と場所に限定されずに勤怠管理ができるシステムを導入することで、従業員の正確な労働時間を把握が可能になるでしょう。

従業員の労働時間の把握ができるようになると、外回りの多い営業担当は、月中の労働時間を把握することでオーバーワークを防ぎ、働き方の是正を促すきっかけにもなります。

4-3. 業務の効率化を実現できる

会社の規模が大きく、従業員の数も多くなると、タイムカードの場合は集計作業に多くの工数がかかってしまいます。

タイムカードの打刻忘れやミスなどがあった場合は、通常の集計以外に確認や修正作業が増えて、更に手間と時間が必要になります。勤怠管理のシステムを導入することで、集計ミスを防ぎ、月中の従業員の労働時間を把握できます。

加えて集計や給与計算の負担も減ります。勤怠を管理している人事や総務の担当者の業務を効率化できるでしょう。また、企業によっては従業員がシフト勤務している場合、労働時間の把握が煩雑な作業になりがちです。

シフトも紙ベースで運用していると、途中で何か変更があってもデータが更新されていなかったり、労働時間を正確に把握できない状態にあるかもしれません。

このような場合は、シフトの確認作業をすることになり手間がかかります。勤怠管理システムを利用すると、シフト管理も効率化できます。労働時間の正確な把握ができ、給与計算も迅速にできるでしょう。

当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に勤怠管理をどのように効率化できるのか解説した資料を無料で配布しております。タイムカードで管理している際に起きうる課題と照らし合わせて説明しているため、システムの導入でどのように変わるのか具体的にイメージしていただけるでしょう。打刻忘れやずれがシステムの導入によって低減されそうだと感じられたご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4-4. ペーパーレス化で保管場所が不要になる

タイムカードは労働基準法第109条により5年間の保管義務があるので、タイムカードの回収や保管場所の確保が必要になります。しかし、システム管理に移行すると、データをクラウド上に保管することができるため、ペーパーレス化につながります。

月末に集中する勤怠管理の集計作業が効率化されることにより、人事や総務の担当者は他の業務に手を回すことができ、企業の生産性の向上が期待できます。

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5. まとめ

タイムカードで勤怠管理をすることは、『打刻忘れ』の他にも打刻ミス、不正打刻などのリスクを伴うことになります。

働き方改革の影響も受け、企業の勤怠管理は正しく管理していくことが義務となり、今後の勤怠管理はますます重要になります。

勤怠管理における企業のリスクを減らすためにも、しっかりとした勤怠管理が必要になります。タイムカードの運用からシステムに移行することで、人事担当者にとっても従業員にとっても有益で、より管理の正確性や効率化を図ることができるでしょう。