「入社時から当然のように稟議と決裁を仕事で使っていたけど、違いは何？」

「社内の業務効率化を図るため、稟議と決裁の課題を知りたい」

「稟議」と「決裁」に関して上記のような疑問をお持ちではありませんか。

稟議とは提案書類を上位者に回覧して承認を得るプロセスを意味し、決裁は上位者が提案の最終的な採否を決定することです。

本記事では決裁と稟議の違いを紹介し、決裁と稟議の課題・解決法を解説します。また環境改善からも注目されている電子化を導入するメリットについて解説するので参考にしてください。

この記事を読むことで、決裁と稟議についての知識と改善点が明確になり、社内での業務効率化を促進できるでしょう。

1. 稟議と決裁の違い

稟議と決裁の違いは以下のとおりです。

	対象者	意味
稟議	関係者全員	・回覧で申請事項を共有 ・承認を進める手続き
決裁	決裁者	・承認が必要な申請事項への最終的な決定 ・最終的な判断による意思決定をする行為

稟議の対象者は関係者全員であることに対し、決裁の対象者は決裁者のみになります。

稟議は提案書類を回覧して、申請事項の内容を共有・承認を進めていく手続きです。一方で決裁は、決裁者が承認の必要な申請事項に対して、最終的な判断による意思決定をする行為を意味します。

2. 稟議決裁がおりるまでの流れ・ワークフロー

稟議決裁がおりるまでの流れ・ワークフローは以下のとおりです。

1. 起案
2. 稟議
3. 承認
4. 決裁

各プロセスについて解説します。

2-1. 起案

最初のプロセスは「起案」です。起案とは、提案する内容を盛り込んだ稟議書を作成することを指します。

具体的には以下の内容をまとめて稟議書を作成しましょう。

• 目的
• メリット
• デメリット
• 効果

提案の目的やメリットを具体的にわかりやすく記載します。

デメリットの記載には懸念事項を記載し、あわせて解決策も挙げておきましょう。効果には具体的な数値を記載しておくと、上位者が提案による改善をイメージできます。

2-2. 稟議

次のプロセスは「稟議」です。稟議とは、起案者により作成された稟議書を上位者へ回覧することを意味します。

稟議書を回覧された上位者の役割は、稟議書に起案された提案内容を検証することです。問題があれば、起案者または回覧した承認者に対して確認します。

確認により修正が必要になった場合、起案者へ稟議書の差し戻しが必要です。起案者は上位者からの指示に基づいて修正し、再度はじめから回覧をおこないます。

2-3. 承認

稟議の次のプロセスは「承認」です。承認とは、回覧された稟議書の内容が正当だと認めることを指します。

具体的には、稟議書を回覧された上位者が提案内容の検証を完了し、同意する意思表示をすることです。承認の意思表示の方法として、サインや押印をします。

承認された稟議書は、次の上位者へ回覧される流れです。

2-4. 決裁

最後のプロセスは「決裁」です。決裁とは、稟議書に起案された提案内容を総合的に判断し、最終的な意思決定を下すことを指します。

ほかの上位者の承認後、決裁者は稟議書に起案された提案内容を最終チェックし、会社として提案の採否を最終的に判断するプロセスです。

決裁された提案内容は、稟議により関係者全員に内容を共有できているため、スムーズに始動できます。

3. 稟議・決裁の必要性

稟議・決裁は、提案内容を共有し、社内の意思を統一するために必要です。

関係者全員へ提案内容を共有し同意を得たうえで、決裁者に最終判断の権限が集約されることで、社内全体における意思決定の統一性を確保できます。

稟議・決裁がなければ関係者全員に情報と認識を共有できず、社内の意見がまとまりにくいため、円滑に進行できません。あとから反対意見が出る、認識の不一致が生じるなどの不具合が起きやすくなります。

提案内容の情報と認識の共有ができていると、社内での協力を得やすくなり、決裁後の打ち合わせや会議での時間短縮・生産性向上につながるでしょう。

稟議・決裁があることで提案内容を関係者全員に共有でき、会社としての方向性を確認して成功に向かえます。

4. 稟議・決裁の課題｜従来の紙による手続き

稟議・決裁の課題として、従来の紙による手続きでは以下の点が挙げられます。

• 時間がかかる
• 書類の物理的コストがかかる

それぞれの課題について解説します。

4-1. 時間がかかる

稟議・決裁を紙で手続きする課題として、時間がかかることが挙げられます。作成した紙の稟議書を回覧することで、受け渡しや所持者の把握、修正時の再回覧の手間が発生するためです。

書類の受け渡しは従業員の都合やタイミングに応じて進められるため、休暇や出張、外回り、リモート勤務などがあると円滑に進みません。

回覧が停滞した際は、だれが所持しているか一人ひとり確認し、回覧が進むよう調整する必要があります。途中で内容が修正されると、再度はじめの承認者から回覧のやり直しとなります。

急ぎの回覧の際は、承認者のスケジュールを事前に調整・把握する必要も生じるでしょう。

以上の手間が発生する分、紙による回覧はすべてのプロセスが終了するまで時間がかかります。

4-2. 書類の物理的コストがかかる

稟議・決裁を紙で手続きする課題として、書類の物理的コストがかかります。紙で手続きする場合、紙の購入や印刷の費用、管理や廃棄の手間が発生するためです。

紙の稟議書は、紛失や漏洩を防ぎ、必要に応じて手元に戻すために適切に管理しなければなりません。

また廃棄時には、稟議書に会社の機密情報が含まれることを考慮し、情報セキュリティに配慮する必要があります。

5. 稟議・決裁の課題を解決する方法

稟議・決裁の課題を解決する方法は以下の2つがあります。

• 社内ルールとワークフローの見直し
• 電子化とワークフローシステムの導入

それぞれの方法を確認していきましょう。

5-1. 社内ルールとワークフローの見直し

既存の社内ルールで非効率な部分や、ワークフローでミスが起きやすい部分がないか確認しましょう。当たり前になっているものほど、改めて見直すことで改善できる部分が出てきます。

改善点の具体例として以下が挙げられるでしょう。

• 社内ルールによる必要以上の承認者数
• ワークフローで差し戻しとなりやすい稟議項目

過度なルールから適正なルールへの見直し、差し戻しの原因になっていた稟議項目の見直しにより、効率性の向上と所要時間の短縮ができます。

5-2. 電子化とワークフローシステムの導入

稟議書の電子化とワークフローシステムを導入することで、業務効率化が大きく進み、稟議・決裁の課題が解決できるでしょう。

稟議の起案から決裁までオンライン上で完結できるため、関係者がどこにいても承認でき、所要時間を短縮できます。受け渡しや回収の手間もかかりません。

オンライン上での電子保管になるため、物理的なコストを大幅に削減可能です。

導入コストはかかるものの、導入による所要時間や物理的なコストの削減で採算がとれるでしょう。

6. 稟議・決裁を電子化するワークフローシステム導入のメリット

稟議・決裁を電子化するワークフローシステム導入のメリットは以下の4点です。

1. 決裁スピードの向上
2. 時間的コスト削減
3. 物理的コスト削減
4. リモートワーク環境の整備

それぞれの内容について、紙による手続きでの課題がどのように解決するかを含めて解説します。

6-1. 決裁スピードの向上

書類の受け渡しがなくなり、決裁スピードが向上するでしょう。オンライン上で起案から決裁までどこにいても可能となるためです。

承認者が出張先にいても現地でインターネットが接続できる場所があれば、稟議の内容を検証して承認手続きができます。

急ぎの場合でも、承認者の出社・在席スケジュールを確認する手間がかかりません。

6-2. 時間的コスト削減

時間的コストを削減できます。電子化によりオンライン上にてリアルタイムで稟議の回覧状況を確認できるためです。

例えば、稟議の所持者が現在だれなのか、または書類がどこにあるかを確認する時間を削減できます。チェック機能によるミス防止や遠隔操作による修正で早期対応も可能です。

電子化するワークフローシステム導入は大幅な時間的コスト削減に寄与するでしょう。

6-3. 物理的コスト削減

ワークフローシステムの導入により、物理的コストの削減が期待できます。電子化によりペーパーレスが実現するためです。

ペーパーレスが実現すると、紙代や印刷代、稟議書の管理・廃棄の手間が不要となります。物理的なあらゆるコストを削減できるでしょう。

6-4. リモートワーク環境の整備

ワークフローシステムを導入すると、リモートワーク環境の整備につながります。電子化によりどこでも承認・決裁ができる仕組みが整い、オフィスに出社する必要性が低下するためです。

現代の多様化した働き方に対応できるようになり、仕事の効率化はもちろん、従業員の満足度向上が期待できます。労働条件のアピールポイントの一つにもなるでしょう。

7. 稟議・決裁を電子化して業務効率を改善しよう

稟議とは提案書類を上位者に回覧して承認を得るプロセスを意味し、決裁は上位者が提案の最終的な採否を決定することです。稟議・決裁ともに、社内の情報共有と意思統一のために必要なプロセスといえます。

しかし、従来の紙の稟議・決裁では時間がかかる点やコスト面で課題がありました。社内ルールの見直しやワークフローシステムの導入により、課題を解決することが大切です。

特にワークフローシステムの導入では、稟議・決裁を電子化することで、従業員が場所を問わず効率的に手続きを進められます。

社内の業務改善を図ることができ、現代の働き方にも対応できるため、稟議・決裁の電子化を検討するといいでしょう。