経費削減の考え方とは?経費削減の進め方や重要なポイントを解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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経費削減の考え方とは?経費削減の進め方や重要なポイントを解説

経費削減

営業利益を増やすためには、単純に売上だけを伸ばすのではなく、経費削減にも取り組む必要があります。
経費削減の考え方は大きく分けて2通りありますので、自社の課題やニーズと照らし合わせながら、最適な方法を模索しましょう。

今回は、経費削減の考え方や、具体的な流れ、経費削減に取り組む上で重要なポイントについて解説します。

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経費削減は経営において良い影響がほとんどですが、注意しないと会社に大きな損害を与えるケースもあり、慎重に行うことが重要です。

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1.経費削減の考え方

悩む様子

会社の経費を削減する方法はいろいろありますが、考え方によって大別すると、以下2つに区分されます。

1-1.不要な経費をカットする考え方

経費は本来、会社の経営に必要な費用ですが、あらためて経費の内訳をチェックすると、必ずしも必要ではない項目が浮き彫りになることがあります。
その最たる例が紙の資料の作成・管理にかかる費用です。

かつて紙の資料を作成・管理するのは当たり前のことでしたが、近年はインターネットやコンピュータの普及、電子帳簿保存法の改正などにともない、ほとんどの書類の電子データ化が可能になりました。
これまで紙で管理していた書類を電子データ化すれば、用紙代や印刷代、郵送代、管理費(ファイル代やキャビネット代など)を丸ごとカットすることができます。

このように、業務上で必須とはいえない経費を洗い出してカットすれば、経費の大幅な削減を実現することができます。

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1-2.効率と生産性を改善する考え方

既存の経費をカットする方法には限界がありますので、不要な経費の洗い出しとともに、業務の効率や労働生産性を改善する方法も模索していく必要があります。
たとえば、経費精算システムや勤怠管理システムなどを導入し、業務プロセスの短縮を図るなど。

システムやツールの導入には費用がかかるため、当初はむしろ経費が増えてしまいます。しかし、システム・ツールの活用によって業務効率や労働生産性が向上すれば、売上や業績アップにつながると共に、残業代や休日出勤といった時間外労働が削減されるため、トータルでは経費削減となります。

以上、経費削減の2つの考え方をご紹介しましたが、どちらかを選ぶのではなく、両方の考え方を取り入れていくのがベストです。
特に不要な経費をカットする方法は、行き過ぎると従業員の心身に負担をかけてしまう原因となりますので、業務効率や労働生産性をアップする方法を合わせて実行することが大切です。

どのような施策が業務効率や労働生産性の向上に有益で、どのような施策を行うべきではないのか、具体的に解説したガイドブックをご用意しました。

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2.経費削減の具体的な流れを紹介

ファイルのイメージ

経費削減の方法や内容は会社によって異なりますが、ここでは基本的な流れを5つのステップに分けてご紹介します。

ステップ1. 経費の現状を把握する

まずは、現在かかっている経費の内訳や内容をしっかり把握するところから始めましょう。
売上に対する経費の割合(経費率)はどのくらいか。最も大きな割合を占めている経費はどれか。不要な経費はないかなど。

経費の現状を正確に把握できれば、どの経費を削るべきか、逆に削減してはいけない経費はどれか、明確に区分できるようになります。

ステップ2. 経費削減の具体的なプランを練る

ステップ1で削減する経費を絞り込んだら、それぞれの経費をどのような方法で削っていくかを具体的に考えます。

ここで大切なのは、経費削減プランを練るだけでなく、実際に行った場合にどのくらいの効果が出るのかをシミュレーションしておくことです。
経費削減を見込んでシステムやツールを導入したものの、思ったような効果が得られず、赤字になってしまった…というケースも考えられます。そのため、プランを練ったら必ず効果を試算し、費用対効果を確認してから実行に移すことが大切です。

ステップ3. 経費削減の目標とスケジュールの設定

具体的なプランを作成したら、経費の項目ごとに削減の目標値を決定します。
削減できる経費は多いに越したことはありませんが、目標を定めずにプランを実践してしまうと、どのくらいの効果を得られたのか、あるいはなぜ思ったような効果が出なかったのか、後から検証しにくくなります。

ステップ2のシミュレーションによってある程度の効果は予測できますので、一定の期限を設けた上で、具体的な目標値を定めておきましょう。
また、経費削減のスケジュールも設定し、いつから取り組みを行うのか、従業員に周知しておきます。

ステップ4. 経費削減プランを実行する

ステップ2およびステップ3で決めた経費削減プランとスケジュールに基づき、経費削減を実行に移します。
場合によってはプラン通りにいかず、早急な見直しや対応が求められることもありますので、必要に応じて準備しておくことも大切です。

ステップ5. 経費削減の効果確認・見直し

経費削減は基本的に一度始めたら長期にわたって続けるものですが、1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月などの期間を設けて、定期的に経費削減の効果をチェックしてみましょう。
目標値に届かなかったプランは、問題点や課題点を洗い出し、必要に応じて見直しや改善を行います。

3.経費削減をする際の重要なポイント

従業員満足度調査

経費削減をする際に押さえておくべき重要なポイントを3つご紹介します。

3-1. 経費削減は目的はなく手段であることを忘れない

経費削減でありがちな失敗のひとつに、「やり過ぎ」「行き過ぎ」があります。
たとえば、経費の多くを占める人件費を削減するには、給与や賞与のカット、リストラなどを行うのが最も手っ取り早い方法です。
しかし、安易な賃金カットやリストラは従業員の反感を買いやすく、仕事へのモチベーション低下から、労働生産性の低下や離職率の上昇につながるおそれがあります。

そもそも経費削減は営業利益を増やすことを目的としたものですので、経費削減に取り組んだ結果、労働生産性が落ち込んでしまうのは本末転倒です。
経費削減は最終的な目的ではなく、あくまで手段のひとつであることを忘れずに、プランや目標を立てることが大切です。

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3-2. 自社に合った方法を選ぶ

経費削減の方法はいろいろありますが、どの手段が最適かは会社によって異なります。
他の会社の経費削減方法を参考にするのはかまいませんが、ただ真似をするだけでは自社の課題やニーズに対応できず、思ったような効果を得られない可能性があります。

削るべき経費、必要な経費は会社ごとにまちまちですので、経費の状況や課題を正確に把握した上で、自社に合った方法を選ぶようにしましょう。

3-3. 会社全体で経費削減に取り組む体制を整える

経費削減はトップだけが行うものではなく、従業員も含めた会社全体が取り組むべきものです。
経費削減の必要性や重要性が認知されていないと、従業員は「面倒な仕事が増えた」「なぜこんなことをやらなければならないのだろう」と反発を覚える可能性があります。

そのため、経費削減に取り組む際は、あらかじめ従業員に経費削減の必要性を伝えた上で、プランや目標値、スケジュールなどの詳細も周知させておくことが大切です。
また、経費削減の効果も分析のたびに公表すると、従業員のモチベーションもアップし、率先して経費削減に取り組んでくれるようになります。

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4.経費削減は企業が一丸となって取り組むことが大切

プラス

営業利益を増やすためには、売上を伸ばす努力だけでなく、無駄な経費を削減することも重要なポイントになります。
経費の現状を把握し、不要な経費のみをカットするのはもちろん、経費精算システムなどを導入して業務効率や労働生産性をアップするのも経費削減につながります。

ただ、成果を求めるあまり、無理な経費削減プランを強行すると、従業員の反感を買って労働生産性の低下や離職につながるおそれがあります。
経費削減はあくまで手段であり、最終的な目的ではありませんので、従業員の気持ちも考えつつ、企業が一丸となって経費削減に取り組めるプラン・体制を構築しましょう。

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「経費削減をしたいが、何からはじめたらいいかわからない」
「経費削減のアイデアがなかなか浮かばない」
「経費削減を行い、利益率を上げて会社全体の経営状況をよりよくしたい」

などなど経費削減の進め方に関して疑問を感じることはないでしょうか。

経費削減は経営において良い影響がほとんどですが、注意しないと会社に大きな損害を与えるケースもあり、慎重に行うことが重要です。

当サイトでは経費削減のアイデアから経費削減を進める手順、またやってはいけない経費削減など経費削減に関して網羅的に解説した「経費削減のアイデア一覧」を無料で配布しております。経費削減を検討している人はもちろん、すでに経費削減を進めている人にとっては間違った経費削減をしていないかを確認できる資料ですので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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