人事の方の中には、給与計算の業務の追われるという経験がある方も多いことでしょう。

 

「給与計算をもっと効率的におこないたい」

「給与計算によりミスやトラブルを回避したい」

など、給与計算における悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

 

今回は、このような悩みの解決法を紹介します。この記事で紹介する「給与計算を効率的におこなう方法」を理解し、給与計算と連携できる勤怠管理システムを導入することで、日々の給与計算を効率的におこなえるでしょう。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは？計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説】

1. 給与計算に関する企業の悩み

給与計算は準備が大変であったり、専門的な知識や複雑な計算が求められるため、悩みがつきものです。企業では、次のような給与計算に関する悩みがあるのではないでしょうか。

1-1. ミスやトラブルが発生してしまう

人事データ、交通費計算、保険関係、税金関係など給与計算には様々な準備が必要になります。どれか1つでも計算を誤ってしまうと、トラブルの元となります。そのため、小さなミスも許されません。給与計算には専門的な知識が必要になってきます。

人材の育成や確保が的確におこなえていない場合、こういったミスやトラブルが発生してしまうこともあるでしょう。

1-2. エクセルへのデータ手入力に手間がかかる

勤怠管理を給与計算と連動する方法として、無料でエクセルで管理する方法も存在します。

ただしエクセルでの勤怠管理では、担当者もしくは従業員に出退勤時刻を手入力する必要があり、手間と時間がかかります。

また、入力ミスや漏れが生じやすいため、対応にも時間がかかるでしょう。

特に従業員数が100名を超えると、効率が悪くなり、勤怠管理システムと比較して効率が劣る課題が生じます。

1-3. 煩雑な処理が多く手がかかる

給与計算は、従業員一人一人のデータを正しく入力し給与計算をおこなわなければいけません。そのため、従業員数が多い企業ほど処理が大変になります。

さらに、煩雑な処理が多いと、給与計算には手間と時間がかかります。また、法律が改正された際には、帳票の変更や給与計算方法も変わってくる場合があるため、対応がとても大変です。

2. 給与計算を効率的におこなうためには

給与計算に関する悩みを紹介しました。給与計算を効率的におこなうためにはどうすればいのか、2つの方法を用いて紹介します。

2-1. 勤怠管理システムと給与計算システムを連携する

一つ目は、勤怠管理システムと給与計算システムの連携をおこなうことです。

何よりも、給与計算を効率的におこなうためには「給与計算システム」の導入が必要になります。多くの勤怠管理システムでは、給与計算システムと自動連携が可能です。

勤怠管理システムと給与計算を連携すると、従業員の打刻データを自動集計し、集計された勤怠データをもとに、給与計算まで自動でおこなうことができます。これにより手作業でのデータ入力や確認工数を削減できます。

既に給与計算システムやソフトの導入をおこなっている場合は、既存の給与計算システム・ソフトと連携できる勤怠管理システムを調べましょう。

給与計算ソフトと勤怠管理システムの連携がどのようなものかイメージがつかないという方に向け、当サイトでは勤怠管理システムの機能をまとめた資料を無料で配布しておりますので、気になった方はこちらから資料ダウンロードページをご覧ください。

【勤怠管理システムについてはコチラ▶勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ】

2-2. 勤怠管理・給与計算システムがパッケージ化したものを選択する

勤怠管理システムの中には、「勤怠管理システムと給与計算システムがパッケージ化」されているものが存在します。

パッケージ化されたものは、複数のシステムを導入する必要がなく、一つのシステムで従業員の勤怠・給与管理が完結する利点があるため、導入へのハードルが比較的低いでしょう。

パッケージ化されているシステムの場合、勤怠管理と給与計算の連携をスムーズにおこないやすく、企業の特色に合わせてカスタマイズも可能な場合が多いため、給与計算や勤怠管理を効率的におこなうためにも、パッケージ化されたものの導入を検討してみてください。

3. 勤怠管理システムと連携させるメリット

給与計算を効率的におこなうには、勤怠管理システムと連携させるべきであると紹介しました。では、連携させることによって生じるメリットを詳しく説明します。

3-1. 勤怠管理を元に自動で給与計算がおこなえる

先述の通り、勤怠データをもとに給与を自動で計算することが可能です。

具体的には、勤怠管理システムにより集計された勤怠データをCSVデータで出力し、給与計算システムに取り込むことで、給与計算を自動でおこなってくれます。CSVデータの出力は難しい作業ではないため、システム操作が苦手な方でも簡単に給与計算との連携がおこなえます。

給与計算を自動化することで、データ入力・手作業での計算が不要になり、従業員への適切な給与支払いを実現できるでしょう。

3-2. 人事の業務軽減につながる

勤怠管理システム・給与計算システムを両方または片方、導入していなかった場合、人事・総務担当者が給与計算の準備、複雑な計算をおこなう必要があります。

しかし、勤怠管理システムと連携できる給与計算システムを導入することで、給与計算の準備や複雑な作業も必要なくなります。そのため、人事の業務軽減につながり、煩雑な処理よるミスやトラブルも防げるようになります。

3-3. 法改正の対応がスムーズにおこなえる

システムの中には、法改正がおこなわれた場合、法改正に対応した内容に自動アップデートされるものがあります。そのため、法改正により勤怠管理の内容に変更があった場合は、管理者は法改正に対応した給与計算を手間なくおこなうことができます。

 

本章でメリットをご紹介しましたが、実際にシステムを使用したことがない場合は、どれほど業務が効率化できるかイメージがしづらいと思います。そこで当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面をお見せしながら、どのようにしシステムで管理していくか解説した資料を無料で配布しております。

 

システムの導入により、どのように業務が効率化できそうか管理画面をもとに確認したいというご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

関連記事：働き方改革に対応するには勤怠管理システムの導入がおすすめ

4. 給与計算を連携させたい場合の勤怠管理システムの選定・比較ポイント

給与計算と連携した勤怠管理システムを選定する際には、いくつか重視しておきたいポイントがあります。ここからは、そのような場合における勤怠管理システムの選定・比較する要点について紹介します。

4-1. 既存の他システムと連携が可能か

勤怠管理システムを導入する際には、すでに使用している給与計算ソフトや人事・労務システムとのスムーズな連携が実現できるか考慮することをおすすめします。

 

給与計算ソフトとのデータ連携により、勤怠管理から従業員への給与支払いまでの業務を一括で自動化することができます。

勤怠集計から給与計算までの一連の業務を自動化できることで、人為的ミスが削減され、効率化することでより本質的な業務に工数を割くことができます。

4-2. 機能・オプションについて

勤怠管理システムには、機能やオプションによる違いがあります。

例えば、スマホ・PCによる基本的な打刻方法以外に、ICカードや顔認証、指紋認証のシステムがあります。さらに、GPS機能を搭載しており、出退勤の位置情報を記録することが可能なシステムも存在します。

また、勤怠管理者向けにはシフト自動作成機能が、従業員向けには時間外労働抑制のアラートや、休日休暇申請等の機能が付いたシステムも存在します。

自社に最適な機能やオプションのついた勤怠管理システムを用いることで、従業員や人事労務担当者の負担を大きく軽減できます。

4-3. インストール（ソフト）型・クラウド型について

給与計算と連動する勤怠管理システムには、インストール型とクラウド型が存在します。

インストール型は自社のサーバーやコンピューターにソフトウェアをインストールして利用し、データは自社の内部に保存される仕組みです。

一方でクラウド型は、インターネット経由でアクセスするサービスを利用し、データはクラウドサーバー上に保存されます。

 

インストール型とクラウド型は、料金面や機能面においても違いがあります。

インストール型の費用面は、初期費用やメンテナンス費用がかかり、月額料金が不要です。ただし法改正への追加対応が生じる際は、アップデートするために追加料金が生じる場合があります。

 

一方、クラウド型は月額課金制でランニングコストがかかりますが、インストール型と比較して安いケースもあります。

クラウド型は、法改正には自動で対応し、追加料金がかからない点も特徴として挙げられます。

4-4. サポート体制について

新たにシステムの導入や運用を開始する際には、トラブルが生じる可能性があることも念頭に置かなければなりません。

給与計算という重要な業務においてトラブルが生じると、従業員との信頼関係に影響を及ぼす可能性もあるため注意が必要です。

このようなリスクを防ぐためにも、迅速なサポート体制が整っているサービスを選ぶことが重要といえるでしょう。メールサポート・チャットサポート・電話サポートなどの種類や、対応時間についても事前に確認することをおすすめします。

5. まとめ

給与計算を効率的におこなう方法や悩みを紹介しました。給与計算を効率的におこなうには、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるのがポイントです。連携させることにより、給与計算が圧倒的におこないやすくなるため人事の業務削減につながり、ミスやトラブルを防げます。

給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを導入するか、パッケージ化されているシステムの導入を検討し、給与計算と勤怠管理の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。