勤怠管理システムと給与計算を連携させて業務効率をアップしよう
更新日: 2022.11.22
公開日: 2020.2.7
NOMURA
人事の方の中には、給与計算の業務の追われるという経験がある方も多いことでしょう。
「給与計算をもっと効率的におこないたい」
「給与計算によりミスやトラブルを回避したい」
など、給与計算に置ける悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。
今回は、このような悩みの解決法を紹介します。この記事で紹介する「給与計算を効率的におこなう方法」を理解し、給与計算と連携できる勤怠管理システムを導入することで、日々の給与計算を効率的におこなえるでしょう。
【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは？計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説】
働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな？」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。
そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。
ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。
・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ
勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。
1. 給与計算に関する企業の悩み
給与計算は準備が大変であったり、専門的な知識や複雑な計算が求められるため、悩みがつきものです。企業では、次のような給与計算に関する悩みがあるのではないでしょうか。
1-1. ミスやトラブルが発生してしまう
人事データ、交通費計算、保険関係、税金関係など給与計算には様々な準備が必要になります。どれか1つでも計算を誤ってしまうと、トラブルの元となります。そのため、小さなミスも許されません。給与計算には専門的な知識が必要になってきます。
人材の育成や確保が的確におこなえていない場合、こういったミスやトラブルが発生してしまうこともあるでしょう。
1-2. 煩雑な処理が多く手がかかる
給与計算は、従業員一人一人のデータを正しく入力し給与計算をおこなわなければいけません。そのため、従業員数が多い企業ほど処理が大変になります。
さらに、煩雑な処理が多いと、給与計算には手間と時間がかかります。また、法律が改正された際には、帳票の変更や給与計算方法も変わってくる場合があるため、対応がとても大変です。
2. 給与計算を効率的におこなうためには
給与計算に関する悩みを紹介しました。給与計算を効率的におこなうためにはどうすればいのか、2つの方法を用いて紹介します。
2-1. 勤怠管理システムと給与計算システムを連携
一つ目は、勤怠管理システムと給与計算システムの連携をおこなうことです。
何よりも、給与計算を効率的におこなうためには「給与計算システム」の導入が必要になります。多くの勤怠管理システムでは、給与計算システムと自動連携が可能です。
既に給与計算システムやソフトの導入をおこなっている場合は、既存の給与計算システム・ソフトと連携できる勤怠管理システムを調べましょう。
給与計算ソフトと勤怠管理システムの連携がどのようなものかイメージがつかないという方に向け、当サイトでは勤怠管理システムの機能をまとめた資料を無料で配布しておりますので、気になった方はこちらから資料ダウンロードページをご覧ください。
【勤怠管理システムについてはコチラ▶勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ】
2-2. 勤怠管理・給与計算システムがパッケージ化
勤怠管理システムの中には、「勤怠管理システムと給与計算システムがパッケージ化」されているものが存在します。
パッケージ化されたものは、複数のシステムを導入する必要がなく、一つのシステムで従業員の勤怠・給与管理が完結する利点があるため、導入へのハードルが比較的低いでしょう。
パッケージ化されているシステムの場合、勤怠管理と給与計算の連携をスムーズにおこないやすく、企業の特色に合わせてカスタマイズも可能な場合が多いため、給与計算や勤怠管理を効率的におこなうためにも、パッケージ化されたものの導入を検討してみてください。
3. 勤怠管理システムと連携させるメリット
給与計算を効率的におこなうには、勤怠管理システムと連携させるべきであると紹介しました。では、連携させることによって生じるメリットを詳しく説明します。
3-1. 勤怠管理を元に自動で給与計算がおこなえる
集計した勤怠管理をCSVデータで出力し、出力された勤怠データを給与計算システムに取り込むことで自動で給与計算をおこなってくれます。CSVデータの出力は難しい作業ではないため、簡単に給与計算との連携がおこなえます。
3-2. 人事の業務軽減につながる
勤怠管理システム・給与計算システムを両方または片方、導入していなかった場合、人事・総務担当者が給与計算の準備、複雑な計算をおこなう必要があります。
しかし、勤怠管理システムと連携できる給与計算システムを導入することで、給与計算の準備や複雑な作業も必要なくなります。そのため、人事の業務軽減につながり、煩雑な処理よるミスやトラブルも防げるようになります。
3-3. 法改正の対応がスムーズにおこなえる
システムの中には、法改正がおこなわれた場合、法改正に対応した内容に自動アップデートされるタイプがあります。そのため、法改正により勤怠管理の内容に変更があったとしても、管理者はそれに対応した給与計算を手間なくおこなうことができます。
本章でメリットをご紹介しましたが、実際にシステムを使用したことがない場合は、どれほど業務が効率化できるかイメージがしづらいと思います。そこで当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面をお見せしながら、どのようにしシステムで管理していくか解説した資料を無料で配布しております。
システムの導入により、どのように業務が効率化できそうか管理画面をもとに確認したいというご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。
関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！
関連記事：働き方改革に対応するには勤怠管理システムの導入がおすすめ
4. まとめ
給与計算を効率的におこなう方法や悩みを紹介しました。給与計算を効率的におこなうには、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるのがポイントです。連携させることにより、給与計算が圧倒的におこないやすくなるため人事の業務削減につながり、ミスやトラブルを防げます。
給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを導入するか、パッケージ化されているシステムの導入を検討し、給与計算と勤怠管理の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
勤怠管理システムの導入で工数削減を実現
近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。
人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。
勤怠管理システムの導入を検討することで、
・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる
など、人事担当者様の工数削減につながります。
「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、ジンジャーを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。
働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるジンジャー勤怠」をご参考にください。
jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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