雇用している従業員に正確な賃金を支払うためには、勤怠表などの書類をもとに、給与計算をおこなう必要があります。

給与計算の方法を間違えると、賃金の未払いや過払いといった重大なミスにつながりますので、正しい計算方法と流れをつかんでおきましょう。

今回は、給与計算の概要から計算方法、給与計算業務をミスなく楽にこなせる方法まで徹底解説します。

1.給与計算とは

給与計算とは、従業員の給与を計算し、支払う業務のことです。給与担当者は従業員に給料を支払うべく、毎月総支給額や控除額の計算をおこないます。

1-1.給与で支払われるもの

給与計算をスムーズにおこなう基礎的な考え方として、まずは給与計算の構造を覚える必要があります。単に支給額を計算するだけでなく、差し引くべき項目や手当など複数存在するので、業務をおこなう前に事前に理解しておきましょう。

会社単位では支払いのタイミング（月給or日給）、従業員単位ではそれぞれ基礎日数に相違があるため、情報をインプットした上でスムーズに給与計算をおこなう方法を紹介します。

①基本給

残業手当や通勤手当、役職手当等の各種手当など、業績に応じて支給される給与を除いた基本賃金を表しています。

②手当（役職手当、家族手当、住宅手当、資格手当など）

特定の条件を満たした人に支払われる報酬です。
例えば、特定の役職に就いた人が受け取れる「役職手当」や、家賃援助をおこなう「住宅手当」など、不定期で従業員に支払われます。

③変動的な給与支給額（残業代・休日割増代・深夜割増代）

時間外労働（残業代）における割増賃金は、「各労働者の1時間あたりの賃金（基礎となる賃金）×時間外労働時間数×1.25」です。なお時間外労働では、法定内と法定外で取り扱いは変わります。

また、休日出勤における割増賃金の場合も各労働者の1時間あたりの賃金を基礎として、「各労働者の1時間あたりの賃金×休日の労働時間数×1.35」と計算します。また休日出勤も時間外と同様に、法定内外で割増の比率が異なります。

最後に、深夜労働における割増賃金の基礎となる賃金は1時間あたりの賃金を基礎とした、「各労働者の1時間あたりの賃金×深夜の労働時間数×1.25」です。なお労働基準法の規定では、深夜として取り扱うのは「22時～翌5時」とされています。

社則・就業規則・会社との労働契約内容などを確認し、条件や支給額などをきちんと確認しましょう。

▼より詳しく割増賃金の計算方法が知りたい方はこちら
割増賃金の基礎となる賃金とは？計算方法など基本を解説

1-2.給与計算の構造とは

給与計算の基本的な仕組みは、以下の計算式で表すことができます。

総支給額－控除額＝差引支給額（手取り額）

・総支給額（額面）：基本給に残業代などの各種手当をプラスした金額のこと
・控除額：税金と社会保険料のこと（会社によって親睦会費などの特別な項目を設けていることも）
・差引支給額（手取り額）：従業員の銀行口座に振り込む金額のこと

例えば20万円の給与総支給額から控除額の3万円を引いて、手取り額である17万円を銀行口座に振り込むというのが、給与計算の基本的な仕組みです。

1-3.給与計算担当者（経理担当）の業務内容

給与計算担当者の業務内容は、所得税や住民税など税額を正しく管理することや従業員の年末調整、給与の支払いなど、常に労務や税務のリスクと隣り合わせで行う必要があります。

従業員と会社、県や国などの社会をつなぐ大切なポジションなので責任は重いですが、その分やりがいを感じられます。

会社のディフェンスポジションの役職が、年間を通してどのような仕事をしているかさらに知りたい方は、関連記事をご覧ください。

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2. 給与計算をおこなう際の3つのリスク

給与計算業務は、3つのリスクと隣り合わせにあるため、重要な役割になります。給与計算の方法を説明する前に、まずは給与計算業務の重要性について理解しましょう。

2-1. 計算・入力ミス、法令の改正による税務リスク

給与計算において、最も注意したいのが計算や入力のミスです。

ささいな計算ミス、入力ミスでも、従業員の賃金に過不足が発生する原因になりますし、税金なら追徴課税される可能性もあります。

給与計算に用いる計算式は特に複雑なものではありませんが、たった1つ数字や桁を間違えただけで大きなトラブルに発展するおそれがありますので、入念かつ慎重に計算することが大切です。

また、雇用保険料や社会保険料は、法令の改正によって料率が変動することがあります。

数年変わらないこともあれば、2年連続で改定されることもありますので、法令改正の情報は逐一チェックし、常に最新の情報を反映させるようにしましょう。

2-2. 残業代の未払い等による労務リスク

1日8時間・週40時間の法定労働時間を超えた残業を「時間外労働」といいます。そして、時間外労働に対しては、法定の割増賃金を支払わなければなりません。

また、深夜帯（22時～翌5時）に労働する場合には、深夜手当として割増賃金を上乗せしなければなりませんし、1カ月60時間を超える時間外労働に対しては、使用者は50％以上の率で計算した割増賃金を支払わなければなりません。

（中小企業は適用が猶予されますが、中小企業の割増賃金にかかる猶予期間の終了が2023年4月1日となる見込みです）。割増賃金は、「時間外」「休日」「深夜」ごとに割増率が異なります。

【残業と割増賃金の関係を詳しく知りたい方はコチラ▶残業による割増率の考え方と残業代の計算方法をわかりやすく解説】

2-3. 個人情報の漏えいリスク

給与計算業務で扱う情報には、従業員の個人情報が多く含まれます。個人情報を扱う事業者に対しては、個人情報保護法が適用されます。法改正が2017年5月に行われ、「1件でも個人情報を取り扱っている事業者」であれば適用されるようになりました。

個人情報保護法に違反した場合には、漏えいさせた従業員に対しては「6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金」が、その従業員を雇用している会社に対しては「30万円以下の罰金」が科せられる可能性があります。

金額の大小は関係なく、刑事罰を受けた履歴はずっと残ります。そのため会社に大きな影響を与えることは、説明せずともわかると思います。また、個人情報を漏えいされた従業員側からの訴訟が起きれば、さらに大きな損失へとつながる可能性があるので、情報の管理は常に気を張らなければなりません。

ここまで給与計算の業務内容とリスクについて説明しましたが、「給与計算の業務多すぎないか？それにリスクも多いな。」と感じた方は多いのではないでしょうか？

今では多くの企業が給与計算システムを導入しており、ミスの低減だけでなくコア業務に集中する環境を手に入れています。

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3. 給与計算の事前準備の手順

前章で話したような大きなリスクを逃れるためにも、給与計算を行う際は、事前に総支給額や控除額の計算に必要な情報やものを用意しておきましょう。

3-1.就業規則・給与規程の作成

就業規則とは、従業員が働く上でのルールや、労働条件を定めたものです。従業員が10人以上の企業は、就業規則を作成して必ず労基署に届け出ることが法律で義務づけられています。従業員10人未満の場合は、作成や届け出の義務はありませんが、前もって作成しておくことで従業員と会社でスムーズにやりとりができるでしょう。

3-2.従業員情報の収集・更新

給与計算には、従業員の情報が必要となります。勤続年数や職種、役職などによって基本給や手当が変わることが多いためです。

また家族の増減がある場合、扶養状況によっては家族手当や所得の控除額が変わり、勤務地の変更・転居があれば通勤手当が変わります。給与に関わる従業員情報については、毎月の給与計算前に収集・更新しておきましょう。

3-3.社会保険加入の有無

保険料は給与計算にかかせない項目です。法律で定められた条件に当てはまる場合、従業員は各保険に加入する義務があります。正社員・パートタイムなどの雇用形態にかかわらず、条件に当てはまれば加入する義務があるので注意が必要です。

3-4.社会保険（健康保険、介護保険）

保険料は給与計算にかかせない項目です。法律で定められた条件に当てはまる場合、従業員は各保険に加入する義務があります。正社員・パートタイムなどの雇用形態にかかわらず、条件に当てはまれば加入する義務があるので注意が必要です。

3-5. 労働保険（雇用保険、労災保険）

下記2つの項目を満たす従業員は雇用保険の加入対象となります。労災保険は、すべての従業員が加入対象となりますが、保険料はすべて会社負担となります。

また年1回の納付となるので、毎月の給与計算ではそこまで意識しなくていいでしょう。こちらも雇用保険と同じく、役員は原則対象外となります。

4. 給与計算の計算方法

従業員に支払う賃金を算出するための給与の計算方法を、流れに沿ってご紹介します。

4-1. 労働時間の集計

勤怠表やタイムカードなどをチェックし、従業員ごとに1ヶ月分の労働時間を集計します。

定時で働いた場合の給与は基本給に含まれますが、それ以外の時間帯に働いた場合は、別途時間外手当が支給されます。

一般的に、残業手当や深夜手当、休日手当などは、定時内で働いた場合より賃金が割増されますので、それぞれ分けて計算する必要があります。

労働時間を集計する際は、定時内の労働時間と、それ以外の労働時間を混同して集計しないよう注意しましょう。

【労働時間の計算方法を詳しく知りたい方はコチラ▶労働時間の正しい計算方法についてわかりやすく解説】

4-2. 時間外手当の計算

残業や深夜勤務、休日出勤などの時間外勤務があった場合は、基本給とは別に、時間外手当の計算を行います。

時間外手当の計算式は以下の通りです。

正社員は時給制ではありませんので、1時間あたりの賃金は月給÷1ヶ月あたりの平均所定労働時間で算出します。

ここでいう月給とは、基本給だけでなく、役職手当や資格手当などの固定給も含まれます。

割増率については、労働基準法によって以下の基準が設けられています。

・残業：25%以上
・月60時間以上の残業時間：50%以上（中小企業は2023年4月1日より適用）
・深夜勤務：25%以上
・休日出勤：35%以上

なお、時間外手当は重複して発生するケースもあります。

たとえば残業が深夜（午後10時～翌午前5時）に及んだ場合、残業の割増率25%と、深夜勤務の割増率25%が重複し、合計50%の割増率が適用されます。

同様に、休日出勤が深夜に及んだ場合は休日出勤の割増率35%＋深夜勤務の割増率25%=60%の割増率が適用されることになります。

ただし、労働基準法で定められている休日（法定休日）には、法定労働時間が存在しないため、休日出勤の割増率と残業の割増率が重複することはありません。

たとえば通常勤務日の定時が9時～18時の人が、休日に9時～19時まで働いた場合でも、適用されるのは休日出勤の手当のみで、18時～19時までの1時間に残業手当はつきませんので要注意です。

ちなみに、労働基準法で定められた時間外労働に対する割増率は、あくまで最低限のラインです。

企業によっては時間外労働について、より高い割増率を適用しているところもありますので、事前に就業規則を必ず確認しておきましょう。

4-3. その他手当の計算

時間外手当の他にも、企業によっては通勤手当や家族手当などの各種手当てが支給されます。通勤手当に関しては、支給額によって所得税の課税対象になるかどうかが変化します。

電車やバスなどの交通機関を利用している場合は月15万円まで、マイカー通勤の場合は片道距離に応じて4,200円～31,600円までがそれぞれ課税対象外になります。

それ以上支給した分については所得税の課税対象となりますので、計算時に間違えないよう注意しましょう。

なお、家族手当の規定は企業ごとに異なりますので、あらかじめ就業規則で計算方法を確認する必要があります。

4-4. 総支給額の計算

1～3で計算した支給額を合算し、総支給額を算出します。総支給額の計算式は以下の通りです。

4-5. 雇用保険料の計算

雇用保険料は、従業員と事業主で分けて負担しているため、総支給額から従業員負担分の雇用保険料を控除する必要があります。雇用保険料の計算式は以下の通りです。

雇用保険料率は厚生労働省から毎年発表されており、たとえば令和2年度の雇用保険料率は9/1,000です。

このうち、従業員負担は3/1,000ですので、たとえば総支給額が30万円の場合は、30万円×0.003=900円を雇用保険料として総支給額から控除します。

【参考】【2020年4月改正】65歳以上の雇用保険料に関する給与計算ルール

4-6. 健康保険料の計算

社会保険のひとつである健康保険の保険料は、雇用保険同様、従業員と事業主とで折半して負担します。健康保険料の計算式は以下の通りです。

標準報酬月額とは、従業員が事業主から受け取る毎月の報酬を区切りの良い幅で区分したものです。

標準報酬月額は「全国健康保険協会（協会けんぽ）」のHPで公開されている健康保険・厚生年金保険の保険料額表で確認できます。標準報酬月額がわかったら、都道府県ごとに定められている保険料率を乗じて計算します。

たとえば東京の場合、令和2年3月分から適用されている健康保険料率は、介護保険第2号被保険者（40歳以上65歳未満の人）の場合は11.66%、それ以外の人は9.87%となります。［※注4］

なお、介護保険第2号被保険者については、介護保険料率1.79%（令和2年3月分～適用分）が上乗せされています。

東京で働く30歳の人の4～6月の平均給与が25万円の場合、標準報酬月額は26万円ですので、26万円×11.66%÷2=15,158円が健康保険料となり、総支給額から控除されます。

【社会保険料と給与計算について詳しくはコチラ▶給与計算で社会保険料を算出する方法を分かりやすく解説】

4-7. 厚生年金保険料の計算

厚生年金保険料は、社会保険料と同じく、標準報酬月額をベースにして計算します。

ただ、社会保険料は都道府県や介護保険第2号被保険者か否かで保険料率が異なるのに対し、厚生年金保険料は平成29年9月より一律に固定されています。

令和2年3月分から適用される保険料額表によると、厚生年金保険料率は18.300%ですので、賃金が25万円の人の厚生年金保険料は47,580円、個人が負担する額は23,790円となります。［※注4］

なお、健康保険・厚生年金保険の保険料額表には、標準報酬月額ごとに、健康保険料と厚生年金保険料の「全額」と「折半額」がそれぞれ掲載されています。

つまり、従業員の月給に該当する標準報酬月額がわかれば、いちいち計算しなくても、総支給額から控除すべき健康保険料・厚生年金保険料を確認することが可能です。

4-8. 住民税の計算

従業員が支払う住民税については、市町村役場から郵送されてくる「住民税特別徴収税額の通知書」を確認すれば、控除すべき納税額がわかります。

そのため、特に計算は必要なく、その他の控除と一緒に総支給額から差し引くだけでOKです。

【住民税の計算について知りたい方はコチラ▶給与計算における住民税とは｜住民税の計算・納付・注意点について解説】

4-9. 源泉所得税の計算

毎月の給与から控除される所得税（源泉所得税）は、雇用保険料や社会保険料を控除した後の報酬金額に、所定の所得税率をかけて計算します。

なお、被扶養者のいる従業員は、給与額からさらに一定の額が控除されますので、同じ給与でも扶養者のいない人とでは納税額に違いが出ます。

源泉所得税については、国税庁が毎年公表している「源泉徴収税額表」を利用すれば、いちいち計算しなくても従業員ごとの納税額を確認することが可能です。［※注5］

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出した従業員については、社会保険料控除後の報酬額と、「甲」欄にある扶養親族等の数の行が交差した箇所をチェックすれば、その月の源泉所得税がわかります。

ちなみに「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出していない人は「乙」欄、日雇いなどの従業員は「丙」欄が適用されます。

【所得税の計算について知りたい方はコチラ▶所得税とは？｜源泉所得税の計算方法や税額表の見方を解説】

4-10. その他控除の計算

企業が独自に控除制度を設けている場合は、就業規則に則って計算をおこないます。

たとえば社宅利用料や、共済会費などがこれに該当します。

4-11. 差引支給額の計算

総支給額から、各種控除額を差し引き、実際に従業員の口座に支給される「差引給与額」を計算します。

ここまで給与の計算方法を解説してきましたが、所得税・住民税などの税金の計算や保険料控除の計算など、複雑な計算が続くためにヒューマンエラーは避けられません。また、各計算の工数もかかるため、給与計算業務を負担に感じている担当者も多くいることでしょう。

そこで当サイトでは、業務効率化とミスの低減が期待できる方法を解説した資料を無料で配布しております。具体的にはシステムを活用した方法になりますが、給与計算業務が自動でできたり、法改正による税率の変更があっても自動更新されるため、最近では多くの企業が導入しております。

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5. 給与計算のミスが発生した場合の対応

給与計算は毎月どの企業でも行われる業務ですが、専門性が高くミスが許されないので、業務を負担に感じている方もいるかもしれません。

訂正業務が必要になったり税金や保険料の訂正申請が必要になったりと、給与計算にミスがあると余計な業務が増えてしまうことになります。

そこで本章では、ミスを行ってしまった場合に取るべき行動とその後の対応について解説します。

5-1.気づいたらすぐお詫びを入れる

給与計算は、従業員に支払う賃金や、雇用保険・社会保険などに関わる大切な業務ですので、ささいなミスも許されません。しかし、人が行う作業に「絶対」はなく、ときとして計算間違いや計算漏れが発生することもあります。

もし給与計算にミスが発覚したら、従業員に対してお詫びすると共に、以下の2点に気を付けながら適切な対応を行いましょう。

①お詫びのタイミングは、ミスに気付いたあとすぐに！
②お詫びするときは、ミスの内容や今後の対応も伝える

ここで重要になるのが「同じミスを繰り返さない」ということです。一度起きてしまったことを再発することがないようしっかり対策をしましょう。

関連記事：給与計算で間違いが発覚したときのお詫びで注意すべきこと
関連記事：給与計算でミスしたときの対処法は？要因とその防止策もご紹介

5-2.ダブルチェックなどミスの防止対策をする

給与計算では、極力ミスを防ぐ必要があります。ここでは、給与計算のミスを事前に防ぐための5つの施策を解説します。

①保険料率の改定把握には年間スケジュールを作成
② 扶養変更・異動などの入力忘れを防止するにはダブルチェック
③ 控除項目の変更忘れ防止にはチェックリストを活用
④月額変更届の届出忘れ防ぐためにマニュアルを作成
⑤日割り計算を間違えの防止には給与計算システムを導入

より詳しく知りたい方は関連記事をご覧ください。

関連記事：給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法
関連記事：給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説

6.給与計算を自動化し、ミスなく効率よく行う方法

人事の方の中には、給与計算業務に追われるという経験がある方も多いことでしょう。

「給与計算をもっと効率的におこないたい」
「給与計算におけるミスやトラブルを回避したい」
など、給与計算における悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

本章では、このような悩みの解決法を紹介します。この記事で紹介する「給与計算を効率的におこなう方法」の中から自社にあった形を導入することで、日々の給与計算を効率的に行えるでしょう。

6-1.エクセル管理

エクセルを使って給与計算を行う方法は、大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、自分で給与計算用のシートを作成する方法です。

自分の好みに合わせてレイアウトできますし、カスタマイズも自由自在ですので、使い勝手の良い給与計算システムに仕上げることができます。ただし、一から給与計算用のエクセルシートを作成するのは手間と時間がかかりますし、エクセルに関するそれなりの知識も必要です。

もし仕様にミスがあった場合、正確な給与計算ができず、賃金の過不足が出てしまうおそれがあります。また、場合によっては従業員とのトラブルに発展する可能性もありますので、よほどのこだわりがない限りは、給与計算シートを自作するのはやめた方が無難です。

2つ目は、既存の給与計算用エクセルシートをダウンロードして使用する方法です。

「給与計算　エクセルシート」などのキーワードでネット検索すると、無償で配布されている給与計算用エクセルシートがたくさんヒットします。

デザインやレイアウト、機能はシートごとに異なりますが、給与計算に必要な項目や基本的な機能は網羅されていますので、エクセル初心者でも簡単に使いこなすことができます。

パソコンにダウンロード＆インストールすればすぐに使えるようになりますので、手間ひまかけずにエクセルで給与計算したいという方は、既存の給与計算シートを活用することをおすすめします。

▼より詳しく知りたい方はコチラをクリック
給与計算をエクセルで行う方法とは？4つのコツと注意点を解説

6-2.社労士や税理士などのアウトソーシング（代行）

給与計算の効率化において、アウトソーシングを取り入れている企業は増えている傾向にあります。まずは、メリットやデメリットを把握した上で、取り入れる必要があるか否かを考えましょう。

・アウトソーシングのメリット
①正確かつスピーディに給与計算できる
②メインの業務に集中できる
③法改正にしっかり対応できる
④経理コストを削減できる

・アウトソーシングのデメリット
①社内のリソースを利用することになる
②従業員の個人情報が流出するおそれ

給与計算をアウトソーシングに委託すると、手間をかけずに正確な給与計算をおこなうことができます。一方で、自社に給与計算のノウハウが蓄積されない、セキュリティに不安が残るなど、いくつかのデメリットもあります。

安心して給与計算を委託したいのなら、実績の有無やセキュリティ体制をチェックし、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。

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関連記事：給与計算は誰に頼む？税理士、社労士の違いとは
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6-3.勤怠給与システムや給与計算システムの導入

勤怠管理システムと給与計算システムの連携をおこなうことで、普段手打ち入力が必要だった作業を極端に減らすことが可能です。基本的に給与計算システムを使うためには勤怠データが必要なので、同時に導入することがおすすめです。

・システム導入するメリット
①勤怠管理を元に自動で給与計算がおこなえる
②人事の業務軽減につながる
③法改正の対応がスムーズにおこなえる

人がマニュアルでやっていたからこそ起きがちだったミスを、システムを導入することで軽減させることが可能です。もし給与計算が辛く、やりたくないと感じる場合は、アウトソーシングやシステムの導入を検討しましょう。

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関連記事：給与計算が辛くてやりたくない人に知っておいてほしい4つの考え方

7. 給与計算の正しい方法と流れを確認してミスを未然に防止しよう

給与計算の項目は複数にわたるうえ、それぞれ計算方法に違いがあります。

計算方法を誤ると、賃金や納税額に過不足が発生する原因になりますので、正しい方法と手順を理解してから作業に取りかかりましょう。

ただ、手書きやエクセルで給与計算するとヒューマンエラーが起こりやすいので、正確性やスピードを重視するなら、給与計算ソフトの導入をおすすめします。

給与計算のミスを無くしたい、ダブルチェックの手間を減らしたいという場合は、給与計算をシステム化やアウトソース化を検討してみてください。

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