給与計算では、従業員一人ひとりに支払う給与を算出するため、人事労務・経理の中でも特に時間と手間のかかる業務です。

また、社会保険料や税金など、専門的な知識を常に念頭に置く必要があり、少しのミスが大きな失敗につながることもあります。

このような理由から、近年では給与計算代行・アウトソーシングの利用を検討する企業が年々増えてきています。

今回は、給与計算をより効率化するために役立つ給与計算代行・アウトソーシングのメリット・デメリットや、選定におけるポイントを紹介します。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算方法を11ステップに分けて解説！注意点・効率化のポイントも】

1. 給与計算の代行・アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、企業の定型業務を外部に委託するということです。

小さな企業では、アウトソーシングを検討する前にExcelや給与計算ソフトで管理していることも多いようですが、従業員数が増えると計算が複雑になり、時間もかかっていきます。また、専門的な知識が必要なわりに、業務に割く時間もかかりますし、売上に繋がる業務ではないので、企業としては貴重な人材をもっと中心的な業務に集約したいというのが本音ではないでしょうか。

本章では、まずは給与計算のアウトソーシングの歴史や業務内容などを紹介します。

1-1. 給与計算代行・アウトソーシングの利用率

給与計算代行・アウトソーシングは、もともと欧米で、弁護士や会計士など外部の専門家に業務をアウトソーシングする風土があるために発展したサービスでした。
日本企業に広まり始めたのは、1990年代のバブル崩壊以降になります。グローバル化が進み、あらゆる面で合理化・効率化を迫られたことで、給与関連業務を社内でおこなうことの必然性が改めて問い直されたという背景があります。
また、昨今における労働者人口の減少や多様な働き方の実現のため、さらなる業務の効率化が求められています。そのため、給与計算業務の代行やアウトソーシングの利用率は増加していくことが予想されるでしょう。

1-2. アウトソーシングと業務委託の違い

一般的にアウトソーシングは、業務を代行するという点では同じですが、その方法はあくまでも依頼先の方法に添ったものとなります。すなわち具体的な進め方は依頼先に一任され、結果のみが評価されるのがアウトソーシングです。

対して、業務委託であり民法でいう「準委任」は、基本的に決められた業務を代行しておこなうことで、その業務マニュアルは依頼元により作成されます。つまり、業務委託とは与えられた業務内容を代わりにおこなうことで、作業量を増やしたい場合などに用いられるというわけです。

2. 給与計算アウトソーシングに頼めること

ひと言で給与計算業務をアウトソーシングすると言っても、どこまで外部に委託するかは企業によってもさまざまでしょう。毎月の給与計算業務のみを外部委託する場合もあれば、社会保険の資格取得・喪失の手続きなどまで頼む場合もあります。

ここでは、給与計算アウトソーシングではどのような業務を依頼できるのか詳しく紹介します。

2-1. 給与・賞与計算

給与計算アウトソーシングを利用すれば、毎月の給与計算、賞与・ボーナス計算を代行してもらうことができます。給与計算業務には、各種手当・残業代の計算だけでなく、社会保険料や税金の計算も含まれるためミスが生じやすいです。

外部の専門家に委託することで、正確で法令を遵守した給与・賞与計算が可能となるでしょう。また、勤怠管理から給与計算まで委託できる業者もあるので、自社のニーズにあったサービスを選択することが大切です。

2-2. 振込・納税

給与・賞与計算が終わったら、指定されている時期に従業員の口座に振込をおこなう必要があります。また、従業員の給与から天引きした社会保険料や税金は定められた期限までに納付をしなければなりません。

給与計算アウトソーシングを利用し、振込・納税業務を委託すれば、給与計算担当者の業務負担が削減され、コア業務に集中しやすくなります。また、振込忘れや納税ミスなどを防止することにもつながります。

2-3. 年末調整

年末になると、従業員のその年の納税額を確定させ、その年に徴収した源泉所得税額の合計額と比較し、過不足税額を調整しなければなりません。通常の給与計算業務に加えて、年末調整業務が発生するので、年末は給与計算担当者の負担が大きくなりやすいです。

給与計算アウトソーシングでは、年末調整も代行してもらえます。繁忙期の年末調整業務のみを委託するだけでも、自社の担当者の負担減少につながり、人件費削減や業務効率化が期待できます。

2-4. 明細作成

給与計算が終わったら、給与明細を作成しなければなりません。従業員一人ひとりの給与明細を作成・発行する必要があり、従業員数が多い企業の場合、業務負担が大きくなるケースもあります。

給与計算アウトソーシングを利用すれば、給与明細に関する業務も委託することが可能です。また、賞与明細や源泉徴収票などの書類作成・発行を代行してもらえるサービスもあります。

2-5. 住民税更新

住民税の納付方法には「普通徴収」と「特別徴収」の2種類があります。従業員が特別徴収を選択する場合、会社が給与から住民税を天引きして代わりに納税しなければなりません。

給与から控除すべき住民税額は、毎年各自治体から送付される住民税決定通知書で確認できます。住民税更新業務は、定型的な作業になりますが、従業員の納税を代わりにおこなうことになるので重要な業務の一つといえます。

給与計算アウトソーシングを活用すれば、このような住民税更新業務を代行してもらうことが可能です。また、住民税の納税や給与支払報告書の作成・提出まで対応してもらえるサービスもあります。

2-6. その他（人事・労務管理など）

給与計算アウトソーシングに頼めることは、業者・サービスによって異なります。給与計算業務や振込・納税業務だけでなく、社会保険手続きに関する業務や、有給・欠勤などの人事労務管理業務、勤怠管理システム・給与計算ソフトのデータ連携業務などにも対応している給与計算アウトソーシングもあります。

一部のみ委託するのか、すべてを委託するのかでも、利用すべきサービスは変わってきます。まずは自社の給与計算業務の課題を洗い出し、どの部分を委託すべきか検討しましょう。

3. 給与計算のアウトソーシング・代行のメリット

給与計算を効率化するため、アウトソーシングを取り入れている企業も少なくありません。ここでは、給与計算のアウトソーシング・代行のメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 正確かつスピーディに給与計算できる

給与計算を請け負っている業者は、人事労務・経理に関する専門的な知識とスキルを兼ね備えています。その豊富な知識と実績を活かし、正確かつスピーディーに処理ができます。

給与計算ミスは、賃金や各種保険料の未払い・過払いにつながる可能性があるため、作業を依頼することで、トラブルのリスクを軽減できます。

3-2. メインの業務に集中できる

給与計算に着手している間は、本来すべきタスクの期限に間に合わなかったり、優先順位が高い仕事に手を付けられなかったりなど、業務効率が低下する恐れがあります。

しかし、給与計算アウトソーシングを利用すれば、定型的な作業を委託し、業務負担を削減できるので、コア業務に集中しやすくなります。社員一人ひとりの作業効率が上がり、業績・売上アップにも繋げられるでしょう。

3-3. 法改正にしっかり対応できる

社会保険料や税金に関する法改正は、毎年のようにおこなわれています。最新の情報をきちんと収集し、それに基づき給与計算をおこなわなければ、従業員に支給する給与額（手取り額）や社会保険料・税金の徴収・納付額の計算にミスが生じます。

給与計算アウトソーシングを利用すれば、法改正についても熟知した専門家に給与計算業務を代行してもらえるため、給与の未払い・過払いや社会保険料・税金の計算間違えといったミスを防止することが可能です。

3-4. コストを削減できる

既存の従業員だけで無理に給与計算業務を回そうとすると、1人の担当者の負担が大きくなり、業務効率の低下を招くだけでなく、残業代などの人件費も大きくなります。

一方、給与計算ができる人材を新しく採用して対応する場合、求人広告費や人材紹介会社に支払う報酬代、広報物の制作費など、さまざまなコストが必要になります。また、採用後の教育コストも必要です。

給与計算アウトソーシングを活用すれば、従業員一人ひとりの業務負担が減り、人件費の削減が期待できます。また、新しく人材を雇用するわけでもないので、採用コスト・教育コストも発生しません。ただし、アウトソーシングにかかる費用は生じるため、事前に費用対効果をきちんと検証しておきましょう。

3-5. 属人化の防止

属人化の防止にもアウトソーシングが効果的です。限られた従業員だけが業務の流れや手順を知っている属人化が起きていると、その従業員が休職・退職してしまった場合、業務が回らなくなるリスクがあります。また、対応できたとしても品質の低下が懸念されるでしょう。

給与アウトソーシングを利用することで、給与計算の業務属人化を防止し、「業務が回らなくなる」「品質が低下する」といったリスクを回避することができます。また、給与計算アウトソーシングは、一時的な人材不足を補いたい場合、年末調整や住民税更新といった季節的業務に対応したい場合などに有効的です。

4. 給与計算のアウトソーシング・代行のデメリット

給与計算のアウトソーシングを採用することで、正確かつスピーディーな給与計算が可能になります。しかし、給与計算をアウトソーシングする場合、メリットだけでなく、デメリットもあります。ここでは、給与計算のアウトソーシング・代行のデメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 業務負担が残ることがある

一部分だけアウトソーシングした場合にありがちなのが、代行会社とのやり取りに手間がかかったり、利用しているシステムが連携できていなかったりすることです。給与計算アウトソーシングを利用したことで、かえって作業負担が増えてしまったというケースもあります。
このような事態を招かないためにも、委託する前に業務の切り分けをきちんとおこない、アウトソーシングする範囲を明確化することが大切です。また、事前に委託先と業務フローなどについて密に話し合い、互いの認識を統一させておくことで、ミスの防止につながります。

4-2. 自社内にノウハウが蓄積されない

給与計算を丸ごと全部アウトソーシングした場合には、ノウハウが蓄積されないという可能性もあります。給与に関する労務事項や社会保険、税制などの専門知識を保有する人が自社にいなくなってしまうことも考えられます。

給与計算業務全体をアウトソーシングする場合であっても、ノウハウを蓄積できるような仕組みや契約にする方法を考えたほうがよいでしょう。

4-3. 従業員の個人情報が流出する恐れがある

給与計算業務をアウトソーシングするということは、社外に自社の従業員の個人情報を渡すことになります。契約書上で情報漏えいなどの措置について記載するのは当然のことですが、思わぬところで情報が漏れてしまうことも考えられます。

給与計算アウトソーシングを利用する場合、十分セキュリティに注意し、実績や信頼性の高い委託先を選びましょう。外部に委託する場合、情報漏えいを完全に防ぐことは難しいかもしれません。アウトソーシングではなく、給与計算ソフトなどのITシステムで対応できないかも検討してみるのがおすすめです。

5. 給与計算をアウトソーシングする際の料金相場

アウトソーシングに当てられる予算は企業ごとに異なるかと思います。ここでは、アウトソーシングの相場について紹介します。

5-1. 給与計算のみ委託する場合の料金相場

あくまでも一般的な料金の相場になりますが、従業員数が50名規模の企業の場合、1ヵ月4～6万が相場となります。これを年間にすると、約48～72万が相場になります。

5-2. 年間の特殊業務を追加で依頼する場合

給与計算以外の業務を依頼する場合、オプションとして料金が追加されるケースもあります。

例えば、毎月の給与計算に付け加え、オプションとして年末調整や、住民税更新などの特殊業務を依頼するとき、従業員数が50名規模の企業では、1ヵ月10～20万が相場となります。

これを年間にすると、120～240万が相場です。あくまでも相場のため、代行・アウトソーシング先によって料金は異なります。自社の予算も踏まえて検討するとよいでしょう。

6. 給与計算のアウトソーシングに向いている企業

ここまで紹介した給与計算の業務をアウトソーシングするメリット・デメリットを踏まえ、どのような企業が給与計算アウトソーシングを利用することに向いているのか紹介します。

6-1. 人事労務の専門的な知識を持った担当者がいない企業

給与計算業務は、税務リスクや労務リスク、情報漏えいリスクなどと常に背中合わせであるため、法律に則ったうえで正確におこなう必要があります。社内でおこなう場合、専門知識を持った従業員を確保することが重要です。

その理由は、以下の2つです。

• 雇用保険料率・社会保険料率・最低賃金の変更などに対応する必要がある
• 誤った知識で、残業代の計算ミス、給与未払いが発生するおそれがある

法改正が随時あるだけでなく、毎年住民税や社会保険料の納付金額に見直しがあるなど、常に情報を最新かつ正しい知識にする必要があります。

しかし、このような知識・スキルを持った人材は希少価値が高く、確保することが難しい企業も少なくないでしょう。そのような場合、正しく給与計算をおこない、リスクを減らすためにも、給与計算アウトソーシングの利用を検討してみましょう。

6-2. 担当者がメインの業務に注力できていない企業

近年では少子高齢化などの影響もあり、従業員1人あたりの業務負担が増えている企業も少なくないでしょう。よくあるケースとして、経営の3要素である「ヒト・モノ・カネ」の中のヒトに大きくかかわる従業員が人事部・総務部などを兼任していたり、経営者自身が給与計算をおこなっていたりすることもあります。

給与計算をアウトソーシングすることで、現在人事部が給与計算をおこなっている場合は採用・評価・教育、総務部であれば社内環境の整備・改善など、コア業務に注力できるようになります。また、現在経営者自身が給与計算をおこなっている場合も同様に、本来集中して取り組むべき事業のグロースに注力できるようになります。

6-3. 給与計算の担当者が1名しかいない中小企業

給与計算の担当者が1名しかいないと、その担当者が休職・退職した際に業務が滞るおそれがあります。現在このような業務の属人化が発生している場合、給与計算アウトソーシングの利用を推奨します。

給与計算をアウトソーシングしていれば、休職・退職などにより業務が滞ることを防ぎ、契約期間は責務を全うしてもらえます。

何より給与計算は毎月必ずおこなう業務で、従業員の給与支給に関わります。常に安定して、業務を回せる状態にできるよう、あらかじめ対策を講じておくことが大切です。

7. 企業規模別の給与計算アウトソーシングの選び方

給与計算アウトソーシングは、委託先やサービス内容などによって、大きくコストや対応業務範囲が変わってきます。そのため、企業規模を踏まえてアウトソーシング先を検討することが大切です。ここでは、企業規模別の給与計算アウトソーシングの選び方について詳しく紹介します。

7-1. 大企業向けの給与計算アウトソーシング

従業員数を多く抱える大企業の場合、給与計算の件数はもちろん、取り扱う人事データや個人情報の件数も多くなります。大企業が給与計算アウトソーシングを導入するのであれば、多くの件数、情報量に対応できるだけの人員と専門性を備えた委託先を選びましょう。

7-2. 中小企業向けの給与計算アウトソーシング

中小企業の場合、大企業と比べて、給与計算を担当する従業員が少なく、業務負担が偏っている可能性もあります。また、大企業ほど給与計算アウトソーシングに予算を割けないかもしれません。そのため、委託する業務を限定したり、中小企業に特化した業者を探したりするなど、予算とも比較しながら委託先を選定することが大切です。

また、従業員数が10人程度の企業であれば、税理士や社会保険労務士と顧問契約を結ぶのもおすすめです。顧問契約を結んだ税理士や社会保険労務士であれば、社内の体制や状況を細部まで把握しているため、手厚いケアが期待できます。

7-3. オーダーメイド型の給与計算アウトソーシング

給与計算アウトソーシングのなかには、自社の給与体系や業務フローにあわせてカスタマイズできるサービスを提供している業者もあります。複雑な勤怠・給与制度を導入している企業や、高度なシステムを利用している企業などは、柔軟に対応してもらえるオーダーメイド型の給与計算アウトソーシングを検討してみるのもおすすめです。

ただし、決まったサービスを提供している業者よりは、コストが高くなる可能性があります。また、委託先との密な連携が必要となり、かえって従業員の負担が増える恐れもあるので注意しましょう。

8. 給与計算をアウトソーシングする際のポイント

給与計算のアウトソーシングを請け負っている業者は複数あります。しかし、それぞれサービス内容や料金体系、評判は異なるため、それぞれの特徴を把握しておく必要があります。

委託してから後悔することのないよう、給与計算のアウトソーシングを依頼する会社は慎重に選びましょう。ここでは、給与計算をアウトソーシングする会社を選ぶ時のポイントについて詳しく紹介します。

8-1. 委託できる業務範囲で選ぶ

給与計算のアウトソーシングを請け負っている業者の中には、オプションとして社会保険手続きの代行、給与明細書の発行などに対応しているところもあります。

給与計算に関連する業務は多岐にわたるため、給与計算だけでなく、ほかの業務も一任したいと考える場合、委託できる業務範囲が広い業者を選ぶことがおすすめです。

8-2. 実績が豊富なところを選ぶ

給与計算には、数字の正確さはもちろん、納期に間に合うスピードも求められます。

実績や経験が豊富な業者ほど、スピードや正確さに信頼ができる会社です。公式サイトなどを確認し、過去の事例や実績数をチェックしてみましょう。

8-3. セキュリティ体制が整っているところを選ぶ

給与計算で扱う書類やデータには、企業や従業員の機密情報が含まれています。

給与計算に関連した書類・データが紛失・盗難にあうと、企業にとって大きな損害につながる可能性があります。そのため、セキュリティや個人情報保護について徹底している会社を選ぶことが大切です。

業者の公式サイトに掲載されているセキュリティへの取り組みをチェックするか、もしくは個人情報の保護体制が整っていることを示す「プライバシーマーク」の有無を確認すると、セキュリティレベルの高さを判断することができます。

8-4. 費用感で選ぶ

給与計算の代行・アウトソーシングの相場感は先に記載した通りです。しかし、実際は、アウトソーシング先や委託する業務範囲などによって大きく料金は変わってきます。

自社の予算に合わせつつ、料金表を比較しつつ、給与計算のどこを依頼したいのか、よく検討する必要があるでしょう。

8-5. 対応までのスピード感で選ぶ

給与計算の代行、アウトソーシングは対応までのスピードが業者によって異なります。万が一、給与計算に誤りがあった場合、対応が遅れてしまうと法令違反につながり、従業員とのトラブルを生む恐れもあります。そのため、対応までのスピードに自信がある業者を選ぶのがおすすめです。

8-6. 注意点：対応できる企業規模に制限がある場合も

アウトソーシング先によっては、対応できる従業員数に上限を設けている場合もあります。選択したアウトソーシング先に問い合わせてみたところ、「実は企業規模的に対応が難しい」と回答されるケースも十分にあり得ます。

そのため、委託先を選ぶ際は、早い段階で対応してもらえるかどうかだけでも確認を取ることが重要です。また、業者のホームページなどで何か制約事項はないか、先回りして確認しておくと安心です。

9. 給与計算をアウトソーシングした場合の流れ

最後に、給与計算をアウトソーシングした場合、どのような流れで給与計算業務を進めていくことになるのか紹介します。

1. 【自社】勤怠データを従業員から回収する
2. 【自社】回収した勤怠データに誤りがないか確認し確定・集計する
3. 【自社】集計した勤怠データを外注先に連携する
4. 【外注先】受領したデータを元に給与を算出する
5. 【外注先】給与明細書を発行する
6. 【外注先】振込データを作成する
7. 【外注先】帳票類を作成する
8. 【自社】振込データを確認し、給与振込手続きを実施する
9. 【自社】給与明細を従業員へ配布する
10. 【自社】帳票を確認する

あくまで一例となります。アウトソーシング先によって対応範囲や業務フローは異なるため、詳細は検討中のアウトソーシング先に確認するようにしましょう。

10. 複数のサービスを比較して給与計算アウトソーシングを利用してみよう

給与計算アウトソーシングを利用すると、手間をかけずに正確な給与計算をおこなうことができます。

一方で、自社に給与計算のノウハウが蓄積されない、セキュリティに不安が残るなど、いくつかのデメリットもあります。

安心して給与計算を委託したいのなら、実績の有無やセキュリティ体制などをチェックし、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。

給与計算のすべてをアウトソーシングするのに抵抗を感じる場合は、便利な給与計算システムの導入を検討してみるのもおすすめです。

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