給与計算をエクセルで行う方法とは?4つのメリットと注意点を解説 | jinjerBlog

給与計算をエクセルで行う方法とは?4つのメリットと注意点を解説

表計算ソフト「エクセル」を使用すれば、毎月の給与計算を自動で行うことができます。

手計算の給与計算に限界を感じているのなら、エクセルを使って簡単、手軽に給与計算を始めてみましょう。

今回は、エクセルを使った給与計算の方法と、エクセルで給与計算を行うメリット、導入時の注意点などをまとめました。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは?計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説

システム・Excel・アウトソーシング、どれがいいの?
給与計算の効率化方法を徹底比較!

Excelで給与計算を行う場合、保険料率や税金の反映に注意が必要なほか、Excelの関数が何かの拍子に壊れてしまった場合、対応できるような知識が必要といった注意点があります。

「手計算では手間がかかるようになったので、Excelでの給与計算を考えているけど、アウトソーシングやシステムは何ができて、どう便利なの?」という方に向け、当サイトでは給与計算のシステム・Excel・アウトソーシングについて、それぞれどのようなことができるのか、比較した無料資料をご用意いたしました。

「Excelでやるつもりだが、今後も考えて他の方法も念のために把握しておきたい」という方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

1. 既存の無料テンプレートを使うのがおすすめ!エクセルで給与計算を行う方法

給与計算をエクセルを用いて行う方法は、自分で給与計算用のエクセルシートを作成するか、既存の無料テンプレートをダウンロードして行うかの2種類あります。

まずは自分で給与計算用のシートを作成する方法について説明します。

こちらの方法のメリットは、自社にあうように自由に作れたり、カスタマイズも自由自在であるため、使い勝手の良い給与計算システムに仕上げることが可能です。

一方で、一から給与計算用のエクセルシートを作成するのは手間と時間がかかり、エクセルに関するそれなりの知識も必要になります。さらに仕様にミスがあった場合、正確な給与計算ができず、賃金の過不足が出てしまうおそれがあるというデメリットもあります。

場合によっては従業員とのトラブルに発展する可能性もありますので、よほどのこだわりがない限りは、給与計算シートをエクセルで自作するのはおすすめしません。

続いて、既存の給与計算用エクセルシートをダウンロードして使用する方法について説明します。

こちらの方法は、実際に各企業で使われていたものをブラッシュアップし、だれでも使用できるように公開しているものなので、エクセル初心者でも実用に向いたエクセルシートを使用することが可能になります。

デザインやレイアウト、機能はシートごとに異なりますが、給与計算に必要な項目や基本的な機能は網羅されていますので、エクセル初心者でも無料で、簡単に使いこなすことができます。

パソコンにダウンロード&インストールすればすぐに使えるようになりますので、手間ひまかけずにエクセルで給与計算したいという方は、既存の給与計算シートを活用することをおすすめします。

2. 給与計算用エクセルシートの基本的な使い方

給与計算用エクセルシートの仕様は、使用するシートによってまちまちですが、ここでは基本的な使い方を4つのポイントに分けてご紹介します。

2-1. 給与情報・従業員情報の入力

給与の締め日や支給日といった給与情報のほか、従業員ごとに氏名や生年月日、入社日、社会保険および雇用保険加入日などの情報を入力します。

2-2. 給与データの入力

従業員ごとに、基本給や交通費、扶養控除家族の人数など、給与に関するデータを入力します。

基本データを入力すると、シートが料率を自動判定したうえで、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料などを計算してくれます。

2-3. 賃金データの設定

時間外労働などの諸手当についての情報を入力します。深夜手当や休日手当など、ケースごとに手当額を設定することも可能です。

2-4. 勤怠管理シートに出勤状況を入力する

設定が終わったら、勤怠管理シートに従業員ごとの出勤状況を入力します。

勤怠管理シートと給与計算シートを併用すれば、従業員ひとりひとりの給与を正確かつ簡単に計算することができます。

3. Excelで給与を計算する際に使うExcel関数

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3-1.  日付から曜日を返すWEEKDAY関数

日付に対応する曜日を数字で表示させることができる関数です。
WEEKDAY関数を使うことによって、毎月の給与計算のフォーマットも時間をかけずに作成をすることができるため、他のタスクに時間を割くことも可能です。

3-2.  勤務時間の端数処理(CEILING関数、FLOOR関数、MROUD関数)

1時間当たりの賃金額および割増賃金額に円未満の端数が生じた場合、50銭未満の端数を切り捨て、それ以上を1円に切り上げることを表します。勤務時間は〇分単位で計算したい、〇分に満たない残業は切り捨てて計算したい、、と考えている時に端数処理をおこなう。

3-3.  法定長労働時間や遅刻早退時間の集計(IF関数)

IF関数は Excel で頻繁に使用される関数の1つであり、ある値と期待値を論理的に比較できる仕組みになっている。2つのセルを比較し、時間が一致していたら「残業なし」、一致していなければ「残業あり」と判断できる仕様は、IF関数で作ることができる。

4. エクセルで給与計算を行う4つのメリット

エクセルを使って給与計算を行うメリットを4つご紹介します。

4-1.給与計算はエクセルがあれば無料でできる

給与計算用のエクセルシートは、ネット検索すれば無償配布されているものがたくさん見つかります。

エクセルソフトは有料ですが、MicrosoftOfficeがプリインストールされているパソコンなら、新たなコストをかけずに給与計算用シートを使うことができます。

一般的な給与計算用ソフトは有償のものが多いので、導入コストを丸々カットできるのは大きなメリットです。

4-2. 手書きよりも時間と手間を省ける

給与計算は決して複雑なものではありませんが、項目数が多く、かつ一人ひとりの状況に応じて計算しなければならないため、手書きで行うとかなりの時間と手間がかかります。

また、手動の計算はヒューマンエラーが起こりやすく、賃金が適切に支払われなかったり、逆に多く支給しすぎたりするミスを犯す可能性があります。

エクセルなら、正しく設定すれば、あとはコンピュータが正確かつスピーディに計算してくれるので、経理業務を効率化できます。

4-3. 勤怠管理シートと連携しやすい

手書きで給与計算する場合、別に作成・保管している勤怠管理表と照らし合わせながら作業をしなければならないため、効率が悪くなってしまいます。

勤怠管理表とセットになっているエクセルシートを選べば、勤怠管理シートと給与計算シートを簡単に連携できるので、2つの資料を照らし合わて作業する手間を省けます。

4-4. 操作しやすい

エクセルはさまざまな業務に活用できる万能ソフトで、株式会社わかるとできる「Excelに関するアンケート」によると、普段の業務でエクセルを使用している人の割合は全体の7割にも及んでいます。

使い方をマスターしようとすると、それなりの知識やスキルが必要ですが、給与計算程度ならエクセル初心者でも簡単に使いこなすことが可能です。

普段から使い慣れているエクセルなら、シートを見ただけで直感的に操作できるため、導入したその日からスムーズに作業できます。

5. エクセルで給与計算を行う際の2つの注意点

エクセルで給与計算を行う際、特に気を付けたいポイントを2つご紹介します。

5-1. 保険料率・税率の改正をチェックする

従業員に給与を支給する際は、あらかじめ総支給額から所得税や住民税、雇用保険料、社会保険料などを差し引く必要があります。

それぞれの計算に用いられる保険料率や税率は国が定めていますが、社会情勢などを踏まえ、不定期に改正されることがあります。

たとえば平成29年度は雇用保険料率の引き下げが行われ、前年度の11/1,000から9/1,000に改正されました。

保険料率や税率の改正・改定があったにもかかわらず、前年度と同じ料率・税率で給与計算してしまうと、給与の未払いや過払いが発生するほか、保険料や税金の未納・過払いが起こる可能性もあります。

保険料率や税率の改正・改定があった場合は、忘れずにエクセルの設定を変更し、最新の料率・税率を反映させた状態で給与計算を行うようにしましょう。

【社会保険料と給与計算について詳しくはコチラ▶給与計算で社会保険料を算出する方法を分かりやすく解説
【住民税の計算について知りたい方はコチラ▶給与計算における住民税とは|住民税の計算・納付・注意点について解説
【所得税の計算について知りたい方はコチラ▶所得税とは?|源泉所得税の計算方法や税額表の見方を解説

5-2. 定期的にデータのバックアップを取る

エクセルで給与計算する場合、データはパソコンのHDDやサーバーに保存されます。

紙で保存・管理するより手間やスペースが省ける一方、うっかりデータを書き換えてしまったり、パソコンが故障したりすると、データを復元できなくなるリスクをはらんでいます。

エクセルで給与計算する際は、こまめにバックアップを取り、万一のことがあってもすぐにデータを復元できる体制を整えておきましょう。

パソコンのHDDだけでなく、USBメモリやクラウドにコピーしておくなど、二重バックアップを取っておくと、より安心です。

本章で説明した2つの注意点を気にすることなく給与計算ができる「給与計算システム」はご存じでしょうか?勤怠管理システムなどから労働時間を取り込んで自動計算してくれるほか、税率の変更があった場合、システム上で自動的に変更されたり、データのバックアップが自動で行われるなど、エクセルで行っていた以上に時間効率をあげることができます。

当サイトでは、エクセルを用いた給与計算との違いを、給与計算の流れに沿って解説した資料を無料で配布しております。エクセル以外での給与計算の方法も把握しておきたい方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

6. エクセルで給与計算すれば業務効率をアップできる

給与計算は、従業員に支給する賃金を算出する大切な業務ですので、スピードと正確さが求められます。

手書きでの計算は手間や時間がかかるうえ、ミスも起こりやすいので、エクセルを使って給与計算した方が業務の効率化を図れます。

給与計算用のエクセルシートは無償でダウンロードできますが、そのぶん、機能や仕様にはある程度の限界があります。

1度エクセルの給与計算シートを使ってみて、「もっとこうだったらいいな」「こういう機能があればいいのに」といった不満が出てきたら、専用の給与計算ソフトの導入を検討してみることをおすすめします。

【給与計算のアウトソーシングについて知りたい方はコチラ▶給与計算のアウトソーシング・代行のメリット・デメリットと相場をご紹介
【自動で給与計算をしてくれる勤怠管理システムについて知りたい方はコチラ▶勤怠管理システムと給与計算を連携させて業務の効率化をアップしよう

従業員それぞれの給与計算を手間なく実現したい方へ

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

給与計算ソフトへの入力作業や給与明細の印刷、封入、郵送など、管理方法によってはコストや手間が膨大になります。

特に給与明細を紙で発行している企業様にとっては、このような手間を感じたことのある方も多いのではないでしょうか。

「給与計算の手間を削減したいけど、色々方法がある・・・どれが一番自社にあった方法なんだろう・・・」

とお悩みの担当者様向けに、今回は「給与計算業務の効率化BOOK」をご用意しました。

企業の課題にあった解決方法を解説していますので、ぜひご覧ください。

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