給与計算で間違いが発覚したときのお詫びで注意すべきこと | jinjerBlog

給与計算で間違いが発覚したときのお詫びで注意すべきこと

給与計算は、従業員に支払う賃金や、雇用保険・社会保険などに関わる大切な業務ですので、ささいなミスも許されません。しかし、人が行う作業に「絶対」はなく、ときとして計算間違いや計算漏れが発生することもあります。

もし給与計算にミスが発覚したら、従業員に対してお詫びすると共に、適切な対応を行いましょう。

今回は、給与計算に間違いがあったときのお詫びの仕方や、注意すべきポイント、ミス後の対応などについて説明します。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは?計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説

【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

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1. 給与計算でミスしたときのお詫びの仕方

給与計算の間違いに気付いたら、ミスが見つかった従業員本人にその旨を通知し、誠心誠意お詫びをしましょう。ミスに気付いたのに知らん顔をしたり、嘘をついてごまかしたりすると、従業員に不信感を持たれる原因になります。

場合によっては訴訟に発展する可能性もありますので、ミスが発覚したら丁重にお詫びするのが最低限のマナーです。

1-1. お詫びのタイミングは、ミスに気付いたあとすぐに!

給与計算でミスが見つかったら、正確な給与明細を作り直したり、過不足分を調整したりする必要があります。

正しい給与明細を渡すときに謝罪すればよいのでは?と思うかもしれませんが、事後報告されたことに怒りや不快感を覚える方も少なくありません。

誠意を見せるためにも、ミスに気付いたらすぐに謝罪することを心がけましょう。

1-2. お詫びするときは、ミスの内容や今後の対応も伝える

給与計算のミスをお詫びするときは、ただ「申し訳ありません」と謝罪するだけでなく、どんなミスがあり、今後どのように対応するかも伝えることが大切です。

長々と説明すると言い訳と取られる可能性もありますので、「手違いで雇用保険料を通常より多く徴収してしまいました。◯日までに正しい給与明細を発行し、未払い分を支給します」など、重要な情報だけを簡潔に伝えましょう。

もちろん、今後二度と同じようなミスを犯さないよう、しっかり対策を講じることも約束します。

1-3. 給与明細のミスが大人数に及んだ場合のお詫びの仕方

給与計算のミスは1~2人程度の少人数であれば、本人のもとへ直接伺い、謝罪するのがベストです。

ただ、給与計算ソフトの更新忘れや、システム上の不具合などによって給与計算のミスが大人数に及んでしまった場合、ひとりひとりと対面してお詫びするのは困難です。

そんなときはお詫び状を作成し、書面やメールでミスがあったことを通達しましょう。文面では、口頭で謝罪する場合と同様、どんなミスがあったか、今後どのように対処するのかをわかりやすく説明します。

書面だとなかなか誠意が伝わりにくいので、事務的な文書になりすぎないよう、謝罪と反省の言葉をしっかり記載することが大切です。

2. 給与計算でミスをしたあとの3つの対応方法

従業員への謝罪が済んだら、ミスを訂正するための業務に取りかかります。早く訂正しなければと焦るところですが、ミスを繰り返すことは許されませんので、入念にチェックしながら作業を行いましょう。

2-1. 正しい給与明細の作成・送付

ミスがあった箇所を訂正し、正しい給与明細を作り直します。直接新しい給与明細を手渡すときは、訂正した箇所と正しい金額を伝えるとともに、差額分の徴収or支払い方法を説明します。

ミスが大人数に及んだ場合は、新しい給与明細と共に、説明のための用紙を添えて送付します。

2-2. 過不足の調整を行う

給与計算ミスによって賃金の過不足が発生した場合の対処方法は、過払い時と不足時で異なります。

過払いが発生した場合は、原則として当月内に現金で払い戻してもらい、過払い金額を明記した領収書を渡します。勝手に翌月の給与から差し引くことは認められていませんので、注意が必要です。

ただし、労使協定で「給与計算にミスがあった場合は翌月調整する」と規定されている場合や、従業員が同意した場合は、翌月の給与から差し引き調整することが可能です。

一方、不足が発生した場合は、速やかに不足分を支給します。即時支給が原則ですので、人数が少ない場合は、従業員に直接手渡して領収書に捺印してもらう方法が手っ取り早いでしょう。

大人数にミスがあった場合は振込を利用した方が便利ですが、振込日が翌営業日に持ち越されないよう配慮する必要があります。

2-3. ミスの原因を究明し、対策を講じる

給与計算のミスは、従業員の信頼を失いかねない大きな失態です。

二度と同じ過ちを犯さないよう、ミスの原因を究明し、然るべき対策を講じることが大切です。

たとえば、法令改正の情報を逐一チェックする、ダブルチェック体制を導入するといった有効な手段を取り入れれば、給与計算ミスの発生リスクを軽減することができます。

手書きやエクセルで給与計算を行っている場合は、専用の給与計算ソフトを導入すると、人的ミスの予防に役立つでしょう。

給与計算ソフト(給与計算システム)は、給与計算や年末調整、社会保険などの処理を自動化するソフトのことを指し、導入することで税率が変わるたびの調整や従業員が結婚した際の控除額の調整など、今まで手間に感じていたであろう業務を簡素化することができます。

「給与計算ソフト(システム)で業務がどれだけ楽になり、ミスが減らせるのか知りたい」という方にむけ、給与計算システムジンジャー給与を例に、給与計算システムのサービス内容が分かる資料を無料で配布しておりますので、ミスを減らしたいとお考えの方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

【給与計算のミスを防止する方法はコチラ▶給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説

3. 給与計算ミスが発覚したら速やかにお詫びしよう

給与計算に間違いがあることがわかったら、従業員に対してミスがあったことを伝え、心から謝罪しましょう。

なるべく対面でお詫びするのがベストですが、人数が多い場合は丁寧なお詫び状を作成し、メールや書面で送付するのがマナーです。

賃金の過不足は当月内に調整するのが原則ですので、謝罪後は速やかに調整業務に取りかかりましょう。

そのうえで、今後二度と同じ間違いを繰り返さないよう、ミス再発防止のための対策を徹底することが大切です。

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【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

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