給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説 | jinjerBlog

給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説

給与計算では、極力ミスを防ぐ必要があります。しかし人間にミスはつきものです。ここでは、給与計算で起こりやすいミスとその原因別に5つの施策を解説します。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは?計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説

【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

当サイトでは、給与計算で生じるミスの対処方法を場合別に紹介した「給与計算のミス別対応BOOK」を無料で配布しております。

・給与計算でミスが頻発していてお困りの方
・給与計算業務のチェックリストがほしい方
・給与計算のミスを減らす方法を知りたい方

上記に当てはまるご担当者様は、「給与計算のミス別対応BOOK」をぜひご覧ください。

1. 給与計算でよくあるミス

給与計算でどのようなミスが起こりやすいのかを知らなければ、その対策はできません。ここでは、給与計算で起こりやすいミスについて説明します。

1-1. 保険料率の改定を反映し忘れる

社会保険料と住民税額は、毎年改定されます。改定されることを知らない、あるいは変わると知っていても変更月を忘れるなどのミスが起こりがちです。

【社会保険料と給与計算について詳しくはコチラ▶給与計算で社会保険料を算出する方法を分かりやすく解説

1-2. 扶養変更・異動などの入力し忘れる

給与計算で特にミスが多くなるのが、扶養や異動など変更があった場合です。従業員一人一人で適用される手当も額も異なるため、入力し忘れや勘違いでミスが起こりやすくなります。

1-3. 年齢で追加される保険料を忘れる

介護保険料や雇用保険料は、開始や終了が年齢により決まっています。誕生日月から適用にならないため、給与計算でミスをしやすい項目です。

【65歳以上でも雇用保険料の納付が必要になりました▶【2020年4月改正】65歳以上の雇用保険料に関する給与計算ルール

1-4. 月額変更届の届出を忘れる

昇給があったり、雇用形態が変わったりした場合に、標準報酬月額が大きく変わることがあります。通常、標準報酬月額はその年の4~6月の給与で算出され、9月から翌年の8月まで変わりません。しかし、以下のすべてに当てはまるときは随時改定の手続きが必要です。

・賃金の変更があった
・それまでの標準報酬月額と変動月以前の3カ月間の標準報酬月額に2等級以上の差ができた
・変動月以前の3カ月間の支払基礎日数が17日を超える

上記に当てはまる場合に「健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届(月額変更届)」の届出を忘れてしまうと、正しい保険料を徴収できません。

1-5. 日割り計算を間違える

月の途中で入職・退職した場合や、休職した場合には、給与の日割り計算が必要です。日割り計算では、除外する手当を間違えるなどが原因で計算ミスが起こりやすくなります。

2. 給与計算でよくあるミスへの5つの施策

給与計算で起こしやすいミスを理解したら、その原因別に施策を見ていきましょう。

2-1. 保険料率の改定把握には年間スケジュールを作成

毎年決まった月に改定される保険料率によるミスを防ぐために、年間スケジュールを作成しましょう。各保険料と税金の改定月は以下の通りです。

・3月:健康保険料率
・4月:雇用保険料率
・6月:住民税額
・9月:厚生年金保険料率

この他に、昇給月など給与計算にかかわる社内のスケジュールも合わせて記載しておきましょう。特に、経験年数の浅い社員がいる場合には、スケジュールを視覚化しておくとミスの防止に繋がります。

【給与計算の流れと年間スケジュールはコチラ▶給与計算業務の流れ|月間と年間のスケジュールも紹介!

2-2. 扶養変更・異動などの入力忘れを防止するにはダブルチェック

最も注意したい扶養人数や、異動などの変更事項の入力忘れや入力ミス。

それを防ぐには、入力後のダブルチェック、場合によってはトリプルチェックが有効です。一人がミスをしても、別の目で確認することでミスを見逃す可能性を低くすることができます。

従業員から変更の届出があった場合や、変更事項を入力するときは必ず複数人でチェックする体制を作りましょう。

【給与計算のダブルチェックを強化する方法はコチラ▶給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法

2-3. 控除項目の変更忘れ防止にはチェックリストを活用

介護保険料は40歳から開始され、65歳以上の従業員では徴収が終了となります。また、2020年度より、65歳以上でも雇用保険料の納付が必要になります。

介護保険料については誕生月の前日から適用、雇用保険料は4月1日時点での年齢で適用です。その年に適用となる人と適用となる月を抽出し、事前にチェックリストを作成しておくと良いでしょう。

2-4. 月額変更届の届出忘れ防ぐためにマニュアルを作成

月額変更届の届出忘れを防止するために、手順をマニュアル化しておくと経験の少ない社員でも間違えにくくなります。マニュアルどおりに行うことで、手順を飛ばしてしまうミスも防げます。

2-5. 日割り計算を間違えの防止には給与計算システムを導入

日割り計算などを手計算で行うと、どうしてもミスを犯しやすくなります。また、常に法改正されていないかアンテナを張りながら正しい給与を支払う必要があります。変更後の給与支払いのタイミングで、税率の変更を忘れてしまい支払額に間違いが生じるなど、単純な計算ミス以外にも多くのリスクをはらんでいます。

システムを導入することで、日割り計算や時給計算の短銃計算のミスが低減し、税率の変更忘れのミスも自動で更新されるためなくなります。「給与計算システムで業務がどれだけ楽になり、ミスが減らせるのか知りたい」という方にむけ、当サイトでは、給与計算システムジンジャー給与を例に給与計算システムのサービス内容が分かる資料を無料で配布しております。

システム導入によってミスが減らせそうと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

3. 給与計算のミスを減らすにはシステムを利用する

給与計算でミスをすることは、絶対に避けなくてはいけません。しかし、人の手が入る以上、ミスを防ぐことは難しいのが現状です。そこで、活用したいのが給与計算システムです。ミスをしやすい計算も、システムが自動で算出してくれます。

また、人事管理システムと連携させることで昇給時の入力忘れも防げます。ジンジャーでは、給与計算システムの他に人事管理システムを用意しています。それぞれのシステムを連携することも可能なので、ミス防止にも役立つでしょう。

【給与計算でミスがあった際の対応を知りたい方はコチラ▶給与計算でミスしたときの対処法は?要因とその防止策もご紹介

【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

当サイトでは、給与計算で生じるミスの対処方法を場合別に紹介した「給与計算のミス別対応BOOK」を無料で配布しております。

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