給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説 | jinjerBlog

給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説

給与計算では、極力ミスを防ぐ必要があります。しかし人間にミスはつきものです。ここでは、給与計算で起こりやすいミスとその原因別に5つの施策を解説します。

1. 給与計算でよくあるミス

給与計算でどのようなミスが起こりやすいのかを知らなければ、その対策はできません。ここでは、給与計算で起こりやすいミスについて説明します。

1-1. 保険料率の改定を反映し忘れる

社会保険料と住民税額は、毎年改定されます。改定されることを知らない、あるいは変わると知っていても変更月を忘れるなどのミスが起こりがちです。

1-2. 扶養変更・異動などの入力し忘れる

給与計算で特にミスが多くなるのが、扶養や異動など変更があった場合です。従業員一人一人で適用される手当も額も異なるため、入力し忘れや勘違いでミスが起こりやすくなります。

1-3. 年齢で追加される保険料を忘れる

介護保険料や雇用保険料は、開始や終了が年齢により決まっています。誕生日月から適用にならないため、給与計算でミスをしやすい項目です。

1-4. 月額変更届の届出を忘れる

昇給があったり、雇用形態が変わったりした場合に、標準報酬月額が大きく変わることがあります。通常、標準報酬月額はその年の4~6月の給与で算出され、9月から翌年の8月まで変わりません。しかし、以下のすべてに当てはまるときは随時改定の手続きが必要です。

  • 賃金の変更があった
  • それまでの標準報酬月額と変動月以前の3カ月間の標準報酬月額に2等級以上の差ができた
  • 変動月以前の3カ月間の支払基礎日数が17日を超える

上記に当てはまる場合に「健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届(月額変更届)」の届出を忘れてしまうと、正しい保険料を徴収できません。

1-5. 日割り計算を間違える

月の途中で入職・退職した場合や、休職した場合には、給与の日割り計算が必要です。日割り計算では、除外する手当を間違えるなどが原因で計算ミスが起こりやすくなります。

2. 給与計算でよくあるミスへの5つの施策

給与計算で起こしやすいミスを理解したら、その原因別に施策を見ていきましょう。

2-1. 保険料率の改定把握には年間スケジュールを作成

毎年決まった月に改定される保険料率によるミスを防ぐために、年間スケジュールを作成しましょう。各保険料と税金の改定月は以下の通りです。

  • 3月 健康保険料率
  • 4月 雇用保険料率
  • 6月 住民税額
  • 9月 厚生年金保険料率

この他に、昇給月など給与計算にかかわる社内のスケジュールも合わせて記載しておきましょう。特に、経験年数の浅い社員がいる場合には、スケジュールを視覚化しておくとミスの防止に繋がります。

2-2. 扶養変更・異動などの入力忘れを防止するにはダブルチェック

最も注意したい扶養人数や、異動などの変更事項の入力忘れや入力ミス。

それを防ぐには、入力後のダブルチェック、場合によってはトリプルチェックが有効です。一人がミスをしても、別の目で確認することでミスを見逃す可能性を低くすることができます。

従業員から変更の届出があった場合や、変更事項を入力するときは必ず複数人でチェックする体制を作りましょう。

2-3. 控除項目の変更忘れ防止にはチェックリストを活用

介護保険料は40歳から開始され、65歳以上の従業員では徴収が終了となります。また、64歳から雇用保険料が免除されます。

介護保険料については誕生月の前日から適用、雇用保険料は4月1日時点での年齢で適用です。その年に適用となる人と適用となる月を抽出し、事前にチェックリストを作成しておくと良いでしょう。

2-4. 月額変更届の届出忘れ防ぐためにマニュアルを作成

月額変更届の届出忘れを防止するために、手順をマニュアル化しておくと経験の少ない社員でも間違えにくくなります。マニュアルどおりに行うことで、手順を飛ばしてしまうミスも防げます。

2-5. 日割り計算を間違えの防止には給与計算システムを導入

日割り計算などを手計算で行うと、どうしてもミスを犯しやすくなります。そのため、日割り計算や時間給を計算するには、給与計算システムの導入を検討してみてください。jinjerでは月額500円で給与計算システムを導入できます。

3. 給与計算のミスを減らすにはシステムを利用する

給与計算でミスをすることは、絶対に避けなくてはいけません。しかし、人の手が入る以上、ミスを防ぐことは難しいのが現状です。そこで、活用したいのが給与計算システムです。ミスをしやすい計算も、システムが自動で算出してくれます。

また、人事管理システムと連携させることで昇給時の入力忘れも防げます。jinjerでは、給与計算システムの他に人事管理システムを用意しています。それぞれのシステムを連携することも可能なので、ミス防止にも役立つでしょう。