給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法 | jinjerBlog

給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法

給与計算は毎月どの企業でも行われる業務ですが、専門性が高くミスが許されないので、業務を負担に感じている方もいるかもしれません。

訂正業務が必要になったり税金や保険料の訂正申請が必要になったりと、給与計算にミスがあると余計な業務が増えてしまうことになります。

正しく給与計算をするなら、ダブルチェックは欠かせません。

今回は、給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法について解説していきます。

1. 給与計算におけるダブルチェックの重要性

給与計算は複雑で専門性の高い業務であることにくわえて、正確な計算が求められています。そのため、ダブルチェックで徹底的にミスを防ぐことが大切です。

では、どうして給与計算ではダブルチェックをしてミスを防ぐ必要があるのでしょうか。まずは、給与計算におけるダブルチェックの重要性についてみていきましょう。

1-1. 働き方の多様化や従業員の変化で業務が複雑化しているから

近年、働き方改革でフレックスタイム制度やリモートワークを導入している企業が増えてきました。多様な働き方を受け入れている企業では、働き方の多様化で勤怠管理が複雑化し、それにともない給与計算業務も複雑になっています。

また、昇給や扶養家族の変更など、従業員の環境変化を全て考慮して給与を計算しないといけません。その都度発生する変更は見逃しやすく、給与計算に反映し忘れてしまうケースもあります。

こういった複雑な条件を踏まえた計算を一人で行う場合、ミスが生じてしまうのはどうしても避けられないことです。したがって、ダブルチェックをしてより精度の高い給与計算にする必要があるのです。

1-2. ヒューマンエラーを完全に防ぐことは不可能だから

勤怠の集計時の記載ミスや休日出勤や残業の集計ミスなど、勤怠管理や給与計算はヒューマンエラーが起きやすい業務です。

人間の脳には、自分にとって関心がある情報だけに注意を絞り込み、脳内に取り込む情報を選択してしまう働きがあります。

これを「注意の錯覚」と呼び、注意の錯覚のせいで「何度確認してもミスに気がつけなかった」なんてことは珍しくありません。

このように、本人のチェックだけで給与計算すべての情報を正しくチェックすることは非常に難しいのです。

したがってダブルチェックで第三者の目で確認し、すべての情報をまんべんなく確認してミスを潰していく必要があります。

1-3. 給与の計算ミスはリスクが大きいから

給与計算のミスがあると会社にとってリスクが多いため、ダブルチェックをして精度を上げることが大切です。

給与計算ミスによって引き起こされる問題は多いですが、とくに以下の4点が問題になりやすいでしょう。

  • 従業員に不信感を抱かせてしまう
  • 会社の信用が落ちてしまう
  • 訂正業務が必要になる
  • 税金や保険料の追徴・訂正申請が必要になる

給与が働いた分より低ければ従業員は不満に思いますし、多くて返金を求められても嫌な気持ちになります。また、給与計算ミスを放置していれば、会社や社員が脱税や横領の疑いをかけられることもあるかもしれません。

実務面で見ても訂正のための業務が増えることになるため、周囲や上司に迷惑をかけることになってしまいます。

このように、給与計算はちょっとしたミスで大きなリスクを負いやすいため、ダブルチェックで精度を上げる必要があるのです。

2. 給与計算の精度を上げるコツ2選

給与計算はダブルチェックでミスを防ぐことが大切だということを説明してきましたが、給与計算の精度を上げるためには具体的にどんな対策をしたらいいのでしょうか。

ここからは、給与計算の精度を上げるコツについて解説していきます。

2-1. ヒューマンエラーに体制を整える

給与計算では圧倒的にヒューマンエラーによるミスが多いため、まずはヒューマンエラーに気づける体制を整えることが重要です。

ヒューマンエラーに気がつくためには、「ミスしやすい部分を洗い出して重点的に対策すること」と「業務の見える化をすること」がおすすめです。

たとえば勤怠の集計作業にミスが多いのであれば、早めにデータを貰って余裕を持って作業するなど、ミスをしやすい作業が分析できれば正しく対策がとれます。

また、毎月の業務と毎年の業務、随時発生する業務をチェックリストにして見える化し、チェックしながら丁寧に進めることで作業の漏れを防げます。

すべての作業を一人で完結させないことも、ヒューマンエラーを防ぐためには有効です。作業後はダブルチェックで計算結果を確認し、ヒューマンエラーを減らす対策をとっていきましょう。

2-2. 手計算やExcelでの管理を避ける

給与計算の精度を上げるためには、極力手計算やExcelでの管理を避けましょう。手計算やExcelではどうしても計算ミスや入力ミスが生じてしまうことがあり、細かいミスの場合はダブルチェックを行っても間違いに気づけないケースもあります。

給与計算を高い精度で行いたいのであれば、給与計算システムなどで入力の自動化をすることがおすすめです。複雑な計算も自動で行ってくれるため、給与計算の精度が上がるだけではなく、業務の効率化も可能です。

どうしても給与計算でミスが生じてしまう、給与計算の業務に時間がかかっているという場合は、計算を自動化することで問題が解決するかもしれません。

3. 正確な給与計算にはクラウド型アウトソーシングがおすすめ

精度の高い給与計算には、給与計算システムなどのクラウド型アウトソーシングサービスの活用がおすすめです。では、給与計算をアウトソース化することでどんなメリットがあるのでしょうか。

そのメリットについて、3つご紹介していきます。

3-1. 勤怠管理から給与計算、年末調整まで可能

クラウド型給与計算アウトソーシングサービスの多くは、勤怠管理と連携して正確な給与計算を自動で行ってくれる機能が備わっています。残業時間や有給休暇などの集計をする必要がなくなるため、正確で効率的な給与計算が可能です。

また、年末調整の計算も自動で行ってくれるものもあるため、年末の煩雑な業務を軽減することができるのも大きなメリットです。

3-2. 入力の自動化による変更漏れ防止機能搭載

給与計算と人事管理が連携できるアウトソーシングサービスを使えば、常に最新の人事情報と自動連携をすることが可能となります。

扶養家族の変更など、給与計算で考慮しなければいけない変更は自動的に反映され、変更漏れや入力ミスを防ぐことが可能です。

また、税法や社会保障関係の法令は毎年のように改正されます。アウトソーシングであればこういった法改正の情報を反映した給与計算を行ってくれるため、社員の負担やミスをグッと抑えることができるようになります。

3-3. 従業員がコア業務に集中できるようになる

給与計算は専門知識が必要で時間がかかる一方で、業務の内容はタイムカードの集計や給与の計算、明細書の用意などのルーティンワークがほとんどです。

企業や従業員にとっては非常に重要な業務ですが、多くの時間を要する業務の割に会社にとって利益を生み出せないノンコア業務であることは否めません。

給与計算をアウトソースすることで、今まで給与計算に費やしていた人材をほかのコア業務に集中させられるようになります。

4. 給与計算精度を上げるためにダブルチェックは重要!

ミスをしてしまうと大きな問題となってしまう給与計算。人間が作業している限り完全にミスを防ぐことは不可能です。ダブルチェックを行って精度の高い給与計算にすることが重要です。

今後、働き方の多様化で給与計算はますます複雑化していくことが予想されます。

給与計算のミスを無くしたい、ダブルチェックの手間を減らしたいという場合は、給与計算をアウトソース化を検討してみてください。