給与計算でミスしたときの対処法は?要因とその防止策もご紹介 | jinjerBlog

給与計算でミスしたときの対処法は?要因とその防止策もご紹介

給与計算は総支給額の計算や税金の各種控除など、毎月多くの業務処理をおこないます。また、これは従業員に支払う給料の計算であるため、小さなミスも許されません。

しかし、働き方が多様化したり、従業員が増えたりすると、給与計算をミスするリスクが高まります。

今回は、もし給与計算のミスをしてしまった場合、どのように対処するべきか、また要因に応じた防止策もご紹介いたします。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは?計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説

【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

当サイトでは、給与計算で生じるミスの対処方法を場合別に紹介した「給与計算のミス別対応BOOK」を無料で配布しております。

・給与計算でミスが頻発していてお困りの方
・給与計算業務のチェックリストがほしい方
・給与計算のミスを減らす方法を知りたい方

上記に当てはまるご担当者様は、「給与計算のミス別対応BOOK」をぜひご覧ください。

1. 給与計算でミスをしてしまった場合の対処法

給与計算でミスをしてしまい、支給額に間違いがあった時は、すぐに当該従業員へ謝罪をします。そのうえで、当月か翌月に給与が不足していれば追加で支給を、不足していれば控除をしましょう。

給与計算でミスが発生した際の対応方法を詳しく解説します。

1-1. まずは発覚した段階で謝罪を

給与計算のミスが発覚した際、まずは対象の従業員にその旨を知らせ、すみやかに謝罪しましょう。

ミスが発覚した場合、給与明細を作成し直したり、過不足を調整したりする必要があります。しかし、それらの対応後に通知すると、従業員に不信感を持たれる要因にもなるため、ミスに気が付いたときはすぐに謝罪することが大切です。

【給与計算のミスで謝罪する方法を知りたい方はコチラ▶給与計算で間違いが発覚したときのお詫びで注意すべきこと

1-2. 翌月に過不足分(遅延損害金含む)を精算する

過不足分の給与について翌月精算で対応するという方法です。

多く支給していた場合は、「調整金」などの手当て項目で多く支給してしまった分の給与を差し引きます。
この場合は、賃金支払いの原則である全額支給に反するため*、必ず本人の合意をとった上での対応となりますので、注意が必要です。必ず従業員の了承を得てから控除しましょう。

不足している場合も同様に、翌月支給分の給与に「調整金」などとして足りなかった分を追加します。この場合は多く支給した場合と同様に、必ず従業員の了承を得てから控除しましょう。

また、不足分の支払いを行う場合に、遅延損害金という利息を支払う必要があるので、こちらも注意が必要になります。本来支払わなければならない日の翌日から計算して、支払いが遅延している期間の利息に相当するものとして、使用者は遅延損害金を支払わなければならない義務を負います。

賃金は債権の一種ですので、決められた期日に支払わなければ、債務不履行として遅延損害金が発生することを覚えておきましょう。

*参照:労働基準法第24条(賃金の支払)について

1-3. 当月中に現金精算をおこなう

給与支給日の当月のうちに現金にて過不足分の精算をおこなう方法です。

現金で支払う場合には、すでに控除してしまった所得税や社会保険料も給与計算のやり直しが必要になるため、念頭に入れた上で対応をおこないましょう。

【給与計算のミスに関する人気記事はこちら▶給与計算で間違いが発覚したときのお詫びで注意すべきこと

2. 給与計算でよくあるミス5つ

給与計算をおこなう上でよくあるミスは次の5つです。

●扶養から外れたあとの反映が漏れている
●時間勤務の割増計算が漏れている
●役職手当の反映が漏れている
●40歳以降の介護保険料の控除が漏れている
●月途中退職者の社会保険料控除誤り

それぞれを以下に詳しくご紹介していきます。

2-1. 扶養から外れたあとの反映が漏れている

「子どもが社会人となった」「配偶者の収入が増えた」など、家族が扶養から外れたときに、給与から所得税の徴収が発生します。

反映漏れがあった場合には、年末調整で差し引かれます。

2-2. 時間外労働の割増計算が漏れている

日本では法定労働時間が定められています。この法定労働時間を超えて残業した場合、割増した賃金を支払う必要があります。

割増率は労働状況や時間によって異なるので、給与計算の際は必ず確認しましょう。この割増計算が漏れてしまうと、給与計算ミスが発生します。

2-3. 役職手当の反映が漏れている

基本給とは異なる役職手当等の反映は、給与計算担当者がしっかりと把握しておく必要があります。

担当者側で正確な情報が共有されていないと、給与計算の間違いにつながってしまうため、常に従業員の情報は更新しておくといいでしょう。

2-4. 40歳以降の介護保険料の控除が漏れている

通常、介護保険料は40歳になる誕生日の前日が属する月から必要となります。

しかし、従業員数が多いことが要因で漏れが発生することもあり、給与計算時にミスを招いてしまいます。

2-5. 月途中退職者の社会保険料控除誤り

月途中で退職した社員の社会保険料については、控除の対象となりません。うっかり差し引いてしまうことで、ミスの発生となってしまうことも少なくはありません。

3. 給与計算のミスが発生する3つの要因

それではなぜ、上記で取り上げたようなミスが給与計算で発生しやすいのでしょうか。その要因について考えていきます。

一般的に「給与計算の複雑さ」「担当者のスキル不足」などが理由として考えられます。しかし、ほかにも給与計算でミスが発生する原因には次の3つが挙げられます。

●固定給の頻繁な変更
●手動での給与計算
●働き方の多様化

ここでは、これら3つの原因について順に確認していきましょう。

3-1. 固定給の頻繁な変更

年に一度の給与額変更や、扶養家族の変更など固定給が変わるタイミングは多くあります。

それにともなう社会保険料控除についても、都度見直しをおこなう必要があることから、変更に追いつかず漏れが発生してしまう可能性があります。

3-2. 手動での給与計算

社内で手動の給与計算をおこなっている場合、どうしても担当者の負担が大きくなります。また、自動計算でないためミスが発生しやすい状況にもなります。

データの転記ミスや計算ミスなど、手動での給与計算は、ミスが発生する可能性が高まるので注意が必要です。

3-3. 働き方の多様化

近年、働き方の多様化が広がっています。

たとえば、パート・アルバイトといった従来からの働き方だけでなく、テレワークやフレックスタイムといった働き方を受け入れている企業が多くなっています。

そのため、ますます勤怠管理は複雑化し労働時間の集計にミスが発生したり、それと同時に担当者の負担が増加、結果として給与計算のミスが起きやすい、という事態が発生しています。

4. 給与計算でミスをしない4つの防止策

ここまで給与計算でミスが発生する原因についてご紹介してきました。給与計算のミスを防ぐには、どのような方法を取るのが望ましいのでしょうか。

ここからは、その方法について4つご紹介します。

●チェックリストの作成
●2人以上でのチェック体制
●給与計算スケジュールの見直し
●給与計算システムの導入

【給与計算のミスを防止する方法を詳しく知りたい方はコチラ▶給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説

4-1. チェックリストの作成

給与計算をおこなう際に発生する業務をあらかじめリスト化しておくことで、作業漏れの発生を防げます。

社員の異動や社会保険料の改定、定期的に発生する業務などを洗い出し、チェックリストを作成することをおすすめします。

4-2. 2人以上でのチェック体制

人為的ミスの発生防止のためにも、担当者1人だけで確認をすることは避けましょう。1人の担当者のみに負担がかかることで、ミスが発生する可能性が高まります。

給与計算時のミスを防止するためにも、なるべく2人以上でのダブルチェック体制を取るようにするとよいでしょう。

【給与計算のダブルチェックを強化する方法を知りたい方はコチラ▶給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法

4-3. 給与計算スケジュールの見直し

給与計算ミスを削減するために、給与計算スケジュールの見直しをおこなってみましょう。

具体的なポイントとしては、「給与締め日を社員に周知徹底する」「給与締め日から支給日までの間隔を十分にあける」などが挙げられます。

余裕あるスケジュールはミス防止にもつながります。

【給与計算の流れを確認したい方はコチラ▶給与計算業務の流れ|月間と年間のスケジュールも紹介!

4-4. 給与計算システムの導入

手動だと人為的ミスが発生しやすい給与計算ですが、システムを導入することにより、ミス発生のリスクが低減します。システム導入の際には、セキュリティやコスト面での検討も必要となります。

また、システムを導入することで、上記の通りミス発生のリスクが低減することに加え、給与計算における人的リソースを減らすことが可能になったり、業務の効率化が期待できます。当サイトでは、給与計算システムで実際にどのような業務を代替できるか、給与計算システムジンジャー給与を例に説明した資料を無料で配布しております。

給与計算のミスでお悩みの方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

【参照】給与計算システムのジンジャー(ジンジャー) l 給与明細発行までをスムーズに

5. もう給与計算でのミスは繰り返さない!

今回は、給与計算でよくあるミスの要因とミスを防ぐ方法、またミスをしてしまった場合の対策などについてご紹介しました。

働き方の多様化が促進されるなか、今後ますます複雑化が予想される給与計算については、ミスの要因を把握し、ミスを防ぐための手立てをあらかじめ検討しておくことが重要となります。

給与計算でのミスを減少させるためにも、ぜひご紹介した内容を参考に対策を練ってみてはいかがでしょうか。

【給与計算が大変でやりたくない方へ▶給与計算が辛くてやりたくない人に知っておいてほしい4つの考え方

【給与計算で生じるミスを削減したい方へ】

給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。

当サイトでは、給与計算で生じるミスの対処方法を場合別に紹介した「給与計算のミス別対応BOOK」を無料で配布しております。

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