給与計算では総支給額の計算や税金の各種控除など、毎月多くの業務処理をおこないます。また、これは従業員に支払う給料の計算であるため、小さなミスも許されません。しかし、働き方が多様化したり、従業員が増えたりすると、給与計算をミスするリスクが高まります。

今回は、もし給与計算のミスをしてしまった場合、どのように対処するべきか解説します。また、給与計算におけるよくあるミスやその要因と防止策も紹介します。

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1. 給与計算でミスをしてしまった場合の対処法

給与計算でミスをしてしまい、支給額に間違いがあった時は、すぐに当該従業員へ謝罪をします。そのうえで、当月か翌月に給与が不足していれば追加で支給を、過払いであれば控除をしましょう。

給与計算でミスが発生した際の対応方法を詳しく解説します。

1-1. まずは発覚した段階で謝罪を

給与計算のミスが発覚した際、まずは対象の従業員にその旨を知らせ、すみやかに謝罪しましょう。

ミスが発覚した場合、給与明細を作成し直したり、過不足を調整したりする必要があります。しかし、それらの対応に気を取られて謝罪が後回しになってしまうと、従業員に不信感を持たれる要因にもなるため、ミスに気が付いたときはすぐに謝罪することが大切です。

【給与計算のミスで謝罪する方法を知りたい方はコチラ▶給与計算で間違いが発覚したときのお詫びで注意すべきこと】

1-2. 給与明細を訂正する

謝罪が完了したら、給与明細を修正します。修正する項目によっては所得税や雇用保険料も再度計算しなければなりません。

例えば、通勤手当（月15万円を超えない）が間違っていた場合、所得税の計算に関して修正は不要ですが、雇用保険料の計算に関しては見直しが必要です。

また、健康保険料や厚生年金保険料といった標準報酬月額の決定にも影響を与える可能性もあるので慎重に修正業務をおこないましょう。

1-3. 当月中に現金精算をおこなう

給与計算ミスに気付いた時は、可能であれば当月中に精算をおこないましょう。労働基準法第24条によって、給与は「通貨で」「直接労働者に」「全額」「毎月1回以上」「一定の期日を定めて」支払わなければならないと規定されています（賃金支払いの5原則）。

特に支払った給与に不足が生じている場合は、当月中に精算されないと、この賃金支払いの5原則に抵触する恐れがあるため注意しなくてはいけません。所得税や社会保険料の見直しも必要になるので、再び誤った金額を従業員に支給しないよう気を付けましょう。

（賃金の支払）

第二十四条　賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。（省略）

②　賃金は、毎月一回以上、一定の期日を定めて支払わなければならない。（省略）

引用：労働基準法第24条一部抜粋｜e-Gov

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1-4. 翌月に過不足分・過払い分を精算する

給与計算のミスに気付くタイミングによっては、当月中に精算するのが難しいケースもあるかもしれません。このときは、必ず本人の合意を得たうえでの対応が必要となります。

過払いになっていた場合は、「調整金」などの項目で多く支給してしまった分について、翌月の給与から差し引きます。一方、過不足が生じていた場合は、翌月支給分の給与に「調整金」などとして足りなかった分を追加します。

2. 給与計算ミスによって起こる責任・リスク

従業員に定められた給与を支払うのは、使用者の義務です。給与計算ミスがあり、未払い賃金が発生したのであれば、使用者としての責任を果たしていないことになります。ここでは、給与計算ミスによって起こる責任やリスクについて詳しく紹介します。

2-1. 労働基準法違反による罰則

給与計算のミスは、単に従業員へ迷惑をかけるだけでなく、さまざまなリスクも生じさせます。

例えば、給与計算ミスによって本来よりも少ない給与を支給していた場合、労働基準法「賃金支払いの5原則」に違反することになります。この場合、労働基準監督署から是正勧告を受けたり、労働基準法に基づき30万円以下の罰金の罰則が科せられたりする恐れもあります。

このような事態を招かないためにも、給与計算ミスが発覚したら速やかに対応しましょう。

2-2. 従業員からの未払い賃金の請求

給与計算ミスは、労働基準法違反につながります。また、従業員の給与が本来よりも低く計算されていた場合、未払い賃金の請求を受ける可能性もあります。未払い賃金の請求を受けたら、その内容をチェックし、速やかに対応をしましょう。

なお、労働基準法で未払い賃金の請求には5年間（退職手当以外は当面の間3年間）の時効規定が定められていますが、民法で「時効の完成猶予」「時効の更新」といった規定も定められているので、事前に正しく対応方法を把握しておくことが大切です。

2-3. 遅延損害金や付加金が生じる可能性もある

賃金未払いが事実で、労使間で折り合いがつかなければ、当該不足分の賃金に加えて、支払いが遅れたことに対する遅延損害金も支払わなくてはならない可能性もあります。

なお、遅延損害金は、本来賃金を支払うべき日であった翌日からかかります。遅延損害金の利率は年3%（年14.6%）と大きいです。そのため、給与計算ミスがあったら、速やか

に当該従業員に謝罪したうえで、精算をおこなうことが不可欠です。

また、解雇予告手当（労基法第20条）、休業手当（労基法第26条）、割増手当（労基法第37条）、有給手当（労基法39条第9項）に関する未払い賃金が発生したとなれば、当該支払うべき賃金に加えて、その同一額の付加金の支払いが裁判所より命じられる恐れもあるので注意しましょう。

参考：未払賃金とは｜厚生労働省 東京労働局

3. 給与計算でよくあるミス

給与計算ではどのようなミスが起こりやすいのでしょうか。ここでは、給与計算でよくあるミスについて詳しく紹介します。

3-1. 扶養から外れたあとの反映が漏れている

「子どもが社会人となった」「配偶者の収入が増えた」など家族が扶養から外れる場合、毎月給与から天引きする源泉所得税の計算方法を変更しなければなりません。扶養親族の人数に変更がある場合、従業員に「給与所得者の扶養控除等の（異動）申告書」を作成・提出してもらう必要があります。もしも給与計算への反映漏れがあった場合、年末調整で所得税の過不足額を調整することになるので留意しましょう。

3-2. 時間外労働の割増計算が漏れている

労働基準法に基づき、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えた労働には、時間外労働の割増賃金を支給しなければなりません。なお、月60時間を超えた時間外労働に対しては、割増率の引き上げも必要です。また、休日労働（法定休日の労働）や深夜労働（原則22時～5時の労働）にも割増賃金の支払いが必要となります。

このような割増賃金の計算にはミスが起きやすいです。未払い賃金が発生したとなれば、大きなトラブルにもつながる恐れもあるので、慎重に給与計算をおこなうことが大切です。また、時間外労働や休日労働をさせるには、事前に36協定の締結・届出が必要なので気を付けましょう。

関連記事：労働基準法第36条に定められた36協定（時間外・休日労働）の内容や様式を解説

3-3. 役職手当や資格手当などの反映が漏れている

毎月すべての従業員に一定額支給する手当であれば、給与計算ミスは起こりにくいでしょう。しかし、役職手当・資格手当などの従業員や時期ごとに変わる手当は、給与計算への反映漏れが生じやすいです。

各種手当も基本的に賃金と同等の性格を有するため、賃金支払いの5原則に違反しないよう正しく支給することが大切です。また、割増賃金の基礎となる賃金や、社会保険料の計算にも含めなければならないケースもあるので注意しましょう。

3-4. 40歳以降の介護保険料の控除が漏れている

通常、介護保険料は40歳になる誕生日の前日を含む月から必要となります。5月20日生まれであれば5月分、5月1日生まれであれば4月分から徴収しなくてはいけません。

しかし、従業員数が多いことが要因で漏れが発生することもあり、給与計算時にミスを招きやすいです。

3-5. 月途中退職者の社会保険料控除誤り

社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料）は、資格喪失月の前月分まで徴収する仕組みになっています。資格喪失日は、退職日の翌日です。

例えば、4月30日（月末）に退職した場合、資格喪失日は5月1日となり、4月分までの社会保険料を徴収する必要があります。一方、4月20日（月途中）に退職した場合、資格喪失日は4月21日であり、4月分の社会保険料を徴収する必要はありません。

うっかり4月分の社会保険料を給与から差し引いてしまうと、従業員の手取り給与が本来よりも低く計算されてしまいます。この場合、間違って差し引いた分の社会保険料を返金しなければならないので速やかに対応しましょう。

参照：退職した従業員の保険料の徴収｜日本年金機構

3-6. 社会保険制度改定に対する対応漏れ

社会保険制度については、法改正が繰り返しおこなわれています。例えば、社会保険適用拡大により、パート・アルバイトなどの短時間労働者でも、社会保険に加入できる人が増えています。また、雇用保険料率などの保険料率も毎年のように見直しされ、改定がおこなわれています。

社会保険料の計算を誤ると、給与計算に直接影響し、従業員の手取り額が変わってしまいます。必ず最新の情報を把握し、適切な保険料を計算・控除するようにしましょう。

関連記事：社会保険料の徴収ミスの対処法は？会社負担の必要性や発生の原因、防止策を解説

3-7. 年末調整による所得税の計算間違い

年の暮れになると、その年に納めるべき所得税額（年税額）とその年に徴収・納付した源泉所得税の合計額を比較し、過不足額を調整する年末調整の手続きが必要です。年末調整により過不足額が発生した場合、通常は12月の給与に、還付額もしくは追加徴収額を反映させて計算する必要があります。

しかし、年末調整の計算にミスがあれば、還付額・追加徴収額にも誤りが生じ、給与計算ミスへとつながります。また、年末調整にミスがあった場合、正しく納めるべき所得税額を申告・納付するため、従業員に確定申告をしてもらわなければならない可能性もあるので注意しましょう。

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4. 給与計算のミスが発生する要因

それではなぜ、上記で取り上げたようなミスが給与計算で発生しやすいのでしょうか。

一般的に「給与計算の複雑さ」「担当者のスキル不足」などが理由として挙げられるでしょう。

しかし、ほかにも給与計算でミスが発生する原因は考えられます。ここでは、給与計算のミスが発生する要因について詳しく紹介します。

4-1. 固定給の頻繁な変更

年に一度の給与額変更や、扶養家族の変更など固定給が変わるタイミングは多くあります。固定給が頻繁に変わる場合、社会保険料の計算に用いられる標準報酬月額の変更など、手続きが煩雑になりやすいです。処理が追い付かなければ、給与計算ミスへとつながりやすくなります。

関連記事：標準報酬月額とは？調べ方や社会保険料の算出方法について解説

4-2. 手動での給与計算

手作業によって給与計算をおこなっている場合、どうしても担当者の負担が大きくなります。また、自動計算でないためミスが発生しやすい状況にもなります。

データの転記ミスや計算ミスなど、手動での給与計算は、ミスが発生する可能性が高まるので注意が必要です。

4-3. 働き方の多様化

近年、働き方の多様化が広がっています。例えば、パート・アルバイトといった従来からの働き方だけでなく、テレワークやフレックスタイムといった働き方を受け入れている企業も多くなってきました。

そのため、勤怠管理はますます複雑化し、労働時間の集計ミスや担当者の負担増加により、給与計算のミスが起こりやすいといった悪循環が生まれやすくなっています。

5. 給与計算ミスに対する防止策

給与計算ミスを防止するためには、その原因を追究し、適切な対策を講じることが大切です。ここでは、給与計算ミスに対する防止策について詳しく紹介します。

【給与計算のミスを防止する方法を詳しく知りたい方はコチラ▶給与計算のミスを防止する5つの施策を原因別に解説】

5-1. チェックリストの作成

給与計算をおこなう際に発生する業務をあらかじめリスト化しておくことで、作業漏れの発生を防げます。

従業員の異動や社会保険料の改定など、定期的に発生する業務を洗い出し、チェックリストを作成しておくのがおすすめです。

5-2. 2人以上でのチェック体制

手動での計算ミスやデータ転記の誤りなど、人為的ミスの発生防止のためにも、担当者1人の確認だけで完結することは避けましょう。1人の担当者のみに負担がかかることで、ミスが発生する可能性が高まります。

給与計算時のミスを防止するためにも、なるべく2人以上でのダブルチェック体制を取るようにするとよいでしょう。

【給与計算のダブルチェックを強化する方法を知りたい方はコチラ▶給与計算におけるダブルチェックの重要性と精度を上げる方法】

5-3. 給与計算スケジュールの見直し

給与計算ミスを削減するために、給与計算スケジュールの見直しをおこなってみましょう。例えば、次のようにスケジュールを調整すると、給与計算ミスが防ぎやすくなります。

• 固定給などの従業員情報の変更を曜日固定で定期的に反映させて入力漏れの防止につなげる
• 給与締日を従業員に周知徹底し、スムーズに給与計算業務がおこなえる状況にする
• 給与締日から支給日までの間隔を十分にあけて作業時間を確保する

余裕のあるスケジュールを設計し、給与計算ミス防止につなげましょう。

【給与計算の流れを確認したい方はコチラ▶給与計算業務の流れ｜月間と年間のスケジュールも紹介！】

5-4. 給与計算システムの導入

手動だと人為的ミスが発生しやすい給与計算ですが、システムを導入することにより、ミス発生のリスクが低減します。勤怠管理システムと連携できるものであれば、労働時間の集計から給与の計算までを自動でおこなうことも可能です。

また、給与計算システムの導入によって、業務の一部が自動化されれば、給与計算担当者の負担が減り、人件費削減や業務効率化にもつながります。システム導入の際には、セキュリティやコスト面も検討しながら、自社に合った製品を選ぶようにしましょう。

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関連資料：給与計算システムのジンジャー（ジンジャー） l 給与明細発行までをスムーズに

5-5. 給与計算アウトソーシングを活用する

対策をしても給与計算ミスが絶えないといった場合、給与計算アウトソーシングを利用するのも一つの手です。外部に給与計算業務を委託すれば、プロの専門家が給与計算を担当するため、計算ミスを大幅に減らすことができるかもしれません。

ただし、給与計算アウトソーシングを利用する場合、コストがかかります。また、自社にノウハウが蓄積されず、根本的な課題の解決につながらない恐れもあります。給与計算アウトソーシングを利用する場合、メリット・デメリットをよくチェックし、適切な委託先を選びましょう。

関連記事：給与計算の代行・アウトソーシングのメリット・デメリットと相場をご紹介

6. もう給与計算でのミスは繰り返さない！

今回は、給与計算でよくあるミスの要因とミスを防ぐ方法、またミスをしてしまった場合の対策などについて紹介しました。

働き方の多様化が促進されるなか、今後ますます複雑化が予想される給与計算については、ミスの要因を把握し、ミスを防ぐための手立てをあらかじめ検討しておくことが重要となります。

給与計算でのミスを減少させるためにも、業務を自動化できる給与計算システムの導入も検討してみましょう。

【給与計算が大変でやりたくない方へ▶給与計算が辛くてやりたくない人に知っておいてほしい4つの考え方】