一歩間違えると労務関係のトラブルにも発展してしまう給与計算は、給与計算業務担当者のミスを軽減し、業務を効率化するためにも自動化の検討が必要です。

今回は、給与計算を自動化するメリット・デメリットのほか、給与計算の自動化を行う方法についてご紹介していきます。

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1. 給与計算業務の流れ

給与計算は、名前やデータの入力など定型化している作業が多く存在します。労務担当者は給与計算の他にも、採用や他の業務があるため、時間をかけずに進めていく必要があります。具体的に給与計算のどのような場面で自動化ができるかを把握し、業務の効率化に繋げていきましょう。

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2. 給与計算システムで自動化ができるもの

2-1. 請求書の作成

フォーマットが多数用意されており、作成する必要が無く、必要項目を入力すればエクセルの定型よりも見栄えのよい請求書がすぐに完成します。

また、あらかじめ設定しておいた発行日に自動的に請求書が発行・送付され、請求書の作成の際に送付状も自動作成される機能も、工数削減に役立つことができます。

2-2. 次月度への更新処理

当月度の給与計算が終了したら、次月度への更新処理をおこないます。
更新処理をおこなった際、当月度の全従業員の給与明細を確定し、翌月度の給与計算が実施できるため、次月度への更新処理の前に次の作業が終了しています。

自動化をおこなうことで全従業員が更新を終えていたり、賞与の終了処理を完了していたりなど更新をおこなうための正しいフローを踏むことができるのが特徴です。

次月度への更新処理と賞与の終了処理の順番を間違えると、累計額が正しく集計されないため注意が必要です。

2-3. 経費や給与の個人申請

申請の入力漏れや内容の誤りなど、正確な経費情報を申請できていない場合があります。そのような際には、自動メールやアラート経由で通知を出すことができます。

自動化をおこなうことによって、従業員自身が経費や勤怠情報の誤りや申請漏れに気が付くことができます。

2-4. 社会保険の月変処理

社会保険料の計算の基礎となる標準報酬月額を変更するために、毎年届け出を提出します。

標被保険者の報酬が昇給や降給によって増減したときや、パートから正社員に雇用契約を変更したときなど、給与が大きく変わる場合は標準報酬月額の随時改定が必要です。

給与証明書や月額変更届を提出する際に、RPAやツールを使用することで自動化が実現できます。
過去のデータや既定の値段を参照しながら、社会保険の月変処理も効率化していきましょう。

【給与計算にかかる社会保険料の計算方法を知りたい方はコチラ▶給与計算で社会保険料を算出する方法を分かりやすく解説】

2-5. 給与計算実行

ツール経由で支給日や従業員名、控除額の計算ができます。それによって、エクセルに計算式を記入しなくても、情報を入れることで、従業員に給料の支給をおこなうことができます。

3. 給与計算システムで自動化できないもの

給与計算をおこなう中で自動化できないプロセスも多く存在します。
業務の効率化に繋げるためにも、事前に自動化できないプロセスを把握し、情報収集を進めていきましょう。

3-1. 従業員の勤怠打刻修正

打刻修正は社員が主導で修正し、労務担当者が手動で直す仕組みになっています。
しかし、打刻修正理由を確認した上で修正承認は手動でおこなわれているため、自動化はまだ実現できていません。

また、エクセル経由で自動化は出来ますが、勤怠管理系のシステムでは機能として運用されていないサービスがほとんどです。将来的には、パソコンの開閉で打刻が出来たり、会社の出入りを察知して勤怠打刻が出来たりなど、自動化の余地があるプロセスになっています。

3-2. 人事発令、給与の更新

会社、退職、異動などの発令情報およびそれに伴う給与情報などの更新で自動化の余地があります。

数値的な人事評価に伴う給与改定は自動化の余地がありますが、人事異動は要因も様々であり不定期で実施される形になっています。欠員や従業員の判断、会社の経営状況によって発令されるため、自動化で管理するのは難しいでしょう。

4. 給与計算を自動化するメリット・デメリット

4-1. 給与計算を自動化するメリットとは

給与計算担当者の負担が軽減したり、手作業で発生した記入間違いミスが減少したりなど、給与計算の自動化は沢山のメリットがあります。

①給与計算担当者の負担が軽減

計算業務担当者の負担が軽減され、他の業務の進捗の改善にも繋げることができます。給与計算の自動化できる用途や、具体的なツールなど、従業員の仕事量も考慮しながら選定していきましょう。

②手作業で発生しがちなミスが減少

手作業の計算で発生しがちなミスを自動化によって減らすこともできます。例えば、記入する日にちを間違えたり、源泉徴収票の計算を間違えたりなど、会社や従業員のお金に関係する仕事のため間違いは許されない仕事です。給与計算を自動化することで、書き間違いや手作業で記入する時間を減らし、ケアレスミスを無くしていきましょう。

③人件費の削減が可能

給与計算の自動化をおこなうことで、計算に関わる業務時間が減り、人件費の削減も期待できます。自動化をおこなうツールの設定やメンテナンスは他の部署に委託し、システムを動かすタイミングを労務の仕事量に合わせて設定することで、人件費以外のコストを削減することができます。

4-2. 給与計算を自動化するデメリットとは

一方、セキュリティへの不安や人員確保や教育が自動化のデメリットとして挙げられます。

①セキュリティへの不安

給与計算を自動化するには、給与関係のデータを扱うことにも繋がります。万が一、重要なデータが外部流出することが無いよう、給与計算自動化を検討する際には、万全のセキュリティ体制を敷いておく必要があります。

②自動化にあたっては人員確保や教育が必要

計算業務自動化を遂行するためには、運用に関わる人員の確保や教育をおこなわなければなりません。また、新たなシステムを導入する際には、システムを使いこなせるようになるためには時間が必要のため、習熟期間についても考慮にいれておきましょう。

ここまで自動化のメリットデメリットについて説明しましたが、システムを導入するかエクセルなどの無料ツールで自動化させるか迷う方が多いでしょう。当サイトでは、エクセルを使用した場合とシステムを導入する場合の違いを解説した資料を無料で配布しています。給与計算の業務で必要な業務から自動化できる業務まで確認できるので、自動化をお考えの担当者の方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

5.  給与計算の自動化は業務効率化に繋がる

エクセルに入力した後に修正をしたり、人事部が給与情報を再度修正したりなど、給与計算は様々な用途で工数がかかります。そして、自動化をおこなうことでツールに情報を入力した後、金額の承認と確認を経て、入力が完了します。システムへの入力やデータ加工の手間を減らすためにも、給与計算を自動化することで負担を減らしていきましょう。

年末調整業務は担当の方にとっては大変な業務です。しかし、保険会社が保険料控除や地震保険料控除の書類のペーパーレス化を開始したり、国税庁も提出書類のペーパーレス化を推奨するなど少しずつIT化、簡素化の流れが進んでいます。 年末調整書類の郵送でもあまり業務が改善されない場合は、業務のペーパーレス化の流れにも注目してみましょう。

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