給与計算を自動化するメリット・デメリット・方法を紹介 | jinjerBlog

給与計算を自動化するメリット・デメリット・方法を紹介

一歩間違えると労務関係のトラブルにも発展してしまう給与計算は、給与計算業務担当者のミスを軽減し、業務を効率化するためにも自動化の検討が必要です。

今回は、給与計算を自動化するメリット・デメリットのほか、給与計算の自動化を行う方法についてご紹介していきます。

1. 給与計算を自動化するメリット・デメリット

ここでは、給与計算を自動化することによるメリット・デメリットについて考えていきます。給与計算の自動化を導入する際には、このメリットやデメリットについてあらかじめ確認しておくことが重要となります。

以下、メリット・デメリットについて具体的に解説しますので、参考にしてみてください。

1-1. 給与計算を自動化するメリットとは

まず、給与計算を自動化するメリットには、次の3つの点が挙げられます。

  1. 給与計算担当者の負担が軽減
  2. 手作業で発生しがちなミスが減少
  3. 人件費の削減が可能

以下、具体的にこれらのメリットについて解説します。

①給与計算担当者の負担が軽減

給与計算の自動化により、計算業務担当者の負担軽減が可能となります。また、負担軽減により担当者の作業に余裕ができることが、業務遅延等のリスク回避にもつながります。

②手作業で発生しがちなミスが減少

計算業務の自動化は、手作業の計算で発生しがちなミスを減らすこともできます。

また、給与計算に必要な設定さえ事前に行っておけば、自動で計算を行うため、担当者の業務効率化にもつながります。

③人件費の削減が可能 

給与計算の自動化を行うと、計算に関わる業務そのものが減少するため、人件費の削減も期待ができます。

また、自動化の方法によっては、人件費以外のコストを削減することも可能です。

1-2. 給与計算を自動化するデメリットとは

一方、給与計算を自動化することによるデメリットには、次の2つの点が挙げられます。

  1. セキュリティへの不安
  2. 自動化にあたっては人員確保や教育が必要

以下、具体的にこれらのデメリットについて解説します。

①セキュリティへの不安

給与計算を自動化するには、給与関係のデータを扱うことにもつながります。万が一、重要なデータが外部流出することが無いように、給与計算自動化を検討する際には、万全のセキュリティ体制を敷いておかなければなりません。

②自動化にあたっては人員確保や教育が必要

計算業務自動化を遂行するためには、運用に関わる人員の確保や教育を行わなければなりません。また、新たなシステムを導入する際には、システムを使いこなせるようになるまでに時間を要するため、あらかじめ習熟のための時間についても考慮にいれておく必要があります。

2. 給与計算を自動化する方法

給与計算を自動化するには、給与計算システムの利用がおすすめです。

給与計算システムには、パッケージシステム型とクラウド型の商品があり、システムを利用する環境によりどちらを利用するのかを検討するのがおすすめです。

ここからは、パッケージシステム型とクラウド型の給与計算システムそれぞれの特徴についてご紹介します。

2-1. パッケージシステム型の給与計算システムの特徴

給与計算システムのソフトウェアを購入し、インストールして利用することができるのがパッケージシステム型の給与計算システムです。

給与の自動計算機能や給与に関する各種台帳の一元管理機能などが兼ね備えているものが多くなっています。

2-2. クラウド型の給与計算システムの特徴

クラウド型の給与計算システムでは、パッケージシステム型と同様に給与計算機能や台帳の管理機能が利用できますが、インターネット経由で計算処理を行えるという特徴があります。

利用料金は、初期費用に月額利用料を加えたものとなっているケースが多く、月額利用料は従業員の数に応じて変わります。

また、システムによっては、計算・管理機能の提供だけではなく、代行業務もあわせて提供しているものもあります。

3. 給与計算の自動化に給与計算システムを導入し、業務の効率化を目指そう

今回は、給与計算を自動化するメリット・デメリットと、給与計算の自動化を行う方法についてご紹介しました。給与計算担当者の業務負担を軽減し、効率化を目指す上でも、給与計算自動化を目的とした給与計算システムの導入はおすすめです。

本記事でご紹介した内容を参考に、給与計算システムの特徴をおさえた上で、自社の状況に適した方法を選択してみてはいかがでしょうか。