給与計算の初心者がこれだけは押さえるべき3つのポイント
更新日: 2022.12.7
公開日: 2020.12.11
野村 佳史
給与計算は従業員を雇う場合、必ずおこなう必要があります。経験と知識を必要とする業務であり、さまざまなリスクを含んだ業務です。
今回は、給与計算の初心者の方向けに、給与計算の正しい方法や注意点についてご紹介していきます。
【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは？計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説
給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。
当サイトでは、給与計算で生じるミスの対処方法を場合別に紹介した「給与計算のミス別対応BOOK」を無料で配布しております。
・給与計算でミスが頻発していてお困りの方
・給与計算業務のチェックリストがほしい方
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上記に当てはまるご担当者様は、「給与計算のミス別対応BOOK」をぜひご覧ください。
1. 給与計算前に準備しておくもの
まず、給与計算を実施するにあたって、あらかじめ準備しておくべきものについて確認しておきましょう。
ここでは、給与計算前に準備しておくもの4点として取り上げていきます。
①就業規則や給与規定の作成
②保険への加入
③従業員情報の把握および更新
④従業員の勤怠管理
以下、具体的にこれら4点についてご紹介してきます。
1-1. 就業規則や給与規定の作成
給与計算前に準備しておくものとして、就業規則や給与規定の作成が挙げられます。
従業員の勤務に関するルールや労働条件を定めた就業規則は、10人以上の従業員を要する事業所では必ず作成・届出をしなければなりません。
また給与規定は、従業員に給与を支払う上で、給与計算のもとになりますので、こちらについてもあらかじめ準備しておきましょう。
1-2. 保険への加入
給与計算をする上で、保険への加入は重要な項目となります。条件にあてはまる従業員はすべて加入する義務がありますので、忘れることのないようにしましょう。
なお、対象となる保険は次の5つとなります。
①健康保険
②厚生年金保険
③介護保険
④雇用保険
⑤労災保険
1-3. 従業員情報の把握および更新
従業員は、勤続年数や役職の変更により、基本給や手当等が変更になります。また勤務地・居住地の変更があった場合は、通勤手当が変わることもあるでしょう。
このような従業員の情報については、給与計算に大きく関係する部分でもあります。
そのため、常に最新の情報を把握し、給与計算時には情報の更新をしておきましょう。
1-4. 従業員の勤怠管理
最後に、給与計算時に欠かせないものとして、従業員の勤怠管理の情報が必要になります。
従業員の勤怠管理情報は、通常の労働時間の計算のほか、時間外労働分、またパート・アルバイトで働く従業員の給与計算に利用します。
2. 給与計算の正しい方法
ここからは、給与計算をする上での正しい方法3つについてご紹介します。
①支給額を計算する
②保険料の計算をおこなう
③所得税・住民税の計算をおこなう
以下、具体的にこれら3つの方法について解説します。
【給与計算の方法をさらに詳しく知りたい方はコチラ▶給与計算はこれで解決！給与計算の方法や流れなど分かりやすく解説】
2-1. 支給額を計算する
まず、給与として支給する額の計算をおこないます。
給与支給分は大きく2つのものに大別され、固定的な給与（基本給・職務手当）と変動的な給与（残業代や深夜手当・休日手当）から構成されています。
固定的な給与については、雇用契約書や就業規則を参考に算出しますが、変動的な給与については別途計算の必要があります。
変動的な給与支給額の計算方法
残業手当や深夜手当・休日手当といった変動的な給与支給額は、以下の計算式で計算をおこないます。
- 1時間当たりの賃金は「月給÷1ヵ月あたりの平均所定労働時間」から算出（月給は基本給に役職手当・資格手当を含める）
- 1ヵ月あたりの平均所定労働時間は「{ （365日－年間所定休日数)×1日の所定労働時間数 } ÷ 12（ヵ月）」から算出
なお、割増率は労働基準法にて定められたものを用いる形となりますので、給与計算前にはあらかじめ確認をしておきましょう。
2-2. 保険料の計算をおこなう
給与計算をする上で算出の必要がある保険料には、次の3つが挙げられます。
①雇用保険料
②健康保険料
③厚生年金保険料
以下、これら3つの保険料の計算についてご紹介します。
雇用保険料の計算方法
雇用保険料は、厚生労働省の雇用保険料率表をもとに以下の計算式で算出します。
健康保険料の計算方法
健康保険料は、全国健康保険協会の都道府県ごとの保険料額表をもとに、以下の計算式で算出をします。
厚生年金保険料の計算方法
厚生年金保険料は、日本年金機構の保険料額表をもとに以下の計算式で算出をします。
2-3. 所得税・住民税の計算をおこなう
所得税および住民税は、会社が給与からあらかじめ差し引いて徴収し、従業員の代わりに税務署に納付する（源泉徴収）という形をとっています。
そのため、これら2つについても控除の対象となります。
【住民税の計算について知りたい方はコチラ▶給与計算における住民税とは｜住民税の計算・納付・注意点について解説】
【所得税の計算について知りたい方はコチラ▶所得税とは？｜源泉所得税の計算方法や税額表の見方を解説】
3. 給与計算で初心者が注意すべき3つのこと
ここでは、給与計算の実施において初心者が注意すべき点を3つ取り上げ、紹介します。
- 賃金支払い5原則を守る
- 最低賃金ルールを確認する
- 残業代の支払いは正確に
以下、具体的にこれら3つの注意点について解説します。
3-1. 賃金支払い5原則を守る
「賃金支払い5原則」とは、労働基準法第24条で定められたもので、必ず守らなければならないものです。
①通貨で支払う
②直接本人に支払う
③全額払いする
④毎月1回以上支払う
⑤支払期日を特定する
これらの原則を守らない場合、30万円の罰金の対象となりますので、注意が必要です。
なお、状況に応じて労働協約を締結し、規定を設けることにより、本人の同意を得た上で、例外が認められる場合もあります。
3-2. 最低賃金ルールを確認する
基本的に、給与を支払う場合は地域別の最低賃金ルールに則った形での支給が必要となります。
このルールは、毎年秋に見直しをされていますので、都度従業員の給与が最低賃金ルール以下の金額となっていることはないか、確認をおこなうようにしましょう。
3-3. 残業代の支払いは正確におこなう
法定労働時間を超えて働いた労働分については、残業代として支払う義務があります。この残業代については上述の通り、法で決められた割増賃金で支払う必要があります。
割増賃金は、時間外と休日・深夜で割増率が異なりますので、あらかじめ確認しておきましょう。
【残業と割増賃金の関係を知りたい方はコチラ▶残業による割増率の考え方と残業代の計算方法をわかりやすく解説】
4. 給与計算は事前に準備が大切！焦らず正確におこなおう
今回は、給与計算を初めておこなう担当者の方に向けて、給与計算前に準備しておくものや給与計算の正しい方法、注意すべき点についてご紹介してきました。
給与計算のミスは、労働問題など大きなトラブルに発展することもありうる事項です。
本記事で紹介した給与計算におけるルールをあらかじめ確認した上で、間違いのない計算をおこなうよう心がけましょう。
なお、手動での給与計算等で計算ミスのリスクを感じる場合は、計算の自動化が可能な給与計算システムの導入を検討してみるのもおすすめです。
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▶給与計算をエクセルで行う方法とは？4つのコツと注意点を解説
給与計算のミスは、残業の割増率などの単純な計算間違いだけでなく、そもそも労働時間の集計が誤っていた、昇給や介護保険の新規加入などを反映し忘れ社会保険料の徴収金額を間違えていたなど、様々な要因で発生します。
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jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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