企業は従業員の出退勤状況、残業状況といった勤務状況を勤怠管理として把握する必要があります。勤怠管理はクラウド化することで、効率的に作業を進められるため、クラウド化をしていない場合は検討してみましょう。

この記事では勤怠管理のクラウド化のメリットや注意点について解説します。

1. 勤怠管理のクラウド化とは？

従来、従業員の勤怠管理はタイムカード、Excelなどを活用して行われるのが一般的でした。一方、勤怠管理のクラウド化では、クラウド型のシステムを用いてオンラインで従業員の勤怠を管理します。

クラウド型の勤怠管理システムは、ICカードや生体認証、専用のアプリなどから打刻が可能です。また、有給休暇の申請や残業の申請といった手続きもシステム上で完了します。

2. 勤怠管理をクラウド化するメリット

勤怠管理をクラウド化することで次のようなメリットが生まれます。

• 従業員の勤怠状況をリアルタイムで正確に把握できる
• 打刻の不正を防止できる
• 勤怠管理業務の負担を軽減できる
• 法改正に対応しやすい

2-1. 従業員の勤怠状況をリアルタイムで正確に把握できる

クラウド型の勤怠管理システムであれば、従業員一人ひとりの労働時間や残業時間、休日労働の時間などがリアルタイムで正確に把握できます。そのため、従業員の勤怠情報の集計と管理にかかっていた時間を削減でき、人事労務担当者が勤怠管理以外の業務に取りかかれます。また、残業時間がすぐに確認できるため、長時間労働是正にもつながります。長時間労働を是正することで、法に則った勤怠管理ができるうえに、従業員のストレス軽減も期待できます。

2-2. 打刻の不正を防止できる

クラウド型の勤怠管理システムは生体認証で打刻できるシステムもあります。生体認証には顔認証や静脈認証などがありますが、いずれも一人ひとりで異なる情報を基にしています。そのため、打刻の不正を防止できます。

また、ブラウザやアプリからの打刻が可能な勤怠管理システムであれば、外出先からであっても打刻が可能です。そのため、打刻のために都度、帰社しなければならないといった非効率な行動が不要になります。

2-3. 勤怠管理業務の負担を軽減できる

勤怠管理では、労働に関するさまざまな書類が発生します。紙で管理している場合は管理スペースや管理に必要な業務が必要です。一方、クラウド型の勤怠管理システムであれば書類をデータ化できるため、保管スペースや勤怠管理にまつわる業務を軽減できます。

また、給与計算システムのように勤怠管理と関連するシステムと連携することで、より効率的な作業が実現できます。

2-4. 法改正に対応しやすい

働き方改革に代表されるように、労務に関する法律は改正されることがあります。法改正がされた際であっても、クラウド型勤怠管理システムであれば自社での対応は不要です。クラウド型の勤怠管理システムは、システムを提供するベンダー側が、改正に応じてシステムをアップデートしてくれます。

例えば、2024年4月から建設業やドライバー、医師の時間外労働に上限が設定されます。
そのため、従業員の労働時間をリアルタイムで適切に管理できる体制を整える必要があるでしょう。

紙で勤怠管理をおこなっている場合、新たな業務負担が発生するだけでなく、法改正に対応しきれない恐れがあります。
特に従業員の人数が少ない中小企業などは、法改正に伴う運用の見直しに人員割けないこともあるでしょう。改正された法に対応できないとコンプライアンス違反として、企業の信頼が落ちてしまう可能性があります。

3. 勤怠管理をクラウド化するデメリット

勤怠管理をクラウド化することで従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できる、打刻の不正を防止できるなどのメリットがある一方、次のようなデメリットも考慮しておきましょう。

• 導入にあたって一時的に負荷がかかる
• 従業員が使用に慣れるまで時間がかかる

3-1. 導入にあたって一時的に負荷がかかる

勤怠管理をクラウド化するにはクラウドシステムを導入する必要があります。しかし、システムの導入にあたっては一時的に負荷がかかる可能性があります。勤怠管理をクラウド化するにはさまざまな設定をしなければならないうえに、正常に勤怠情報を集計できているかも導入当初は確認する必要があります。そのため、一時的ではありますが担当者に負荷がかかってしまうかもしれません。

3-2. 従業員が使用に慣れるまで時間がかかる

それまで勤怠管理をクラウド化していなかった場合、従業員がシステムの使用に慣れるまで時間がかかってしまう可能性があります。そのため、従業員が使用に慣れるまでの期間は効率的に作業を進められないかもしれません。少しでも早く操作に慣れるために社内で研修などを実施してみましょう。

4. おすすめの勤怠管理クラウドシステムの選び方

勤怠管理のクラウド化によって勤怠管理業務の負担が軽減され、業務を効率化できます。勤怠管理をクラウド化するクラウドシステムは数多く発表されています。そのため、どのようなシステムがどのような機能を備えているか比較することが大切です。

数多くのシステムのなかでもおすすめなのは、セキュリティ対策や他システムとの連携が可能なシステムです。

使いやすい勤怠管理を選択するには次のような点や機能に注目しましょう。

• セキュリティ対策を確認する
• 経費精算や給与計算など他システムとの連携が可能かどうかを確認する
• 自社の業界に特化したシステムかどうかを確認する
• 従業員規模にあったシステムかどうかを確認する
• サポート体制が充実しているかを確認する

なお、なかには無料の勤怠管理クラウドシステムもあります。しかし、無料のシステムの場合、一般的に使用できる人数や使用できる機能などに制限が設けられています。

4-1. セキュリティ対策やサポート体制を確認する

勤怠管理をクラウド化するには、セキュリティ対策やサポート体制を確認しましょう。例えばセキュリティ対策についてであれば、データセンターがどこにあるか、データの監視体制が整っているかなどの確認が必要です。

また、初めて勤怠管理をクラウド化した場合は操作や設定などで戸惑うことが考えられます。そのため、サポート体制が整っているかどうかも重要です。サポート体制はベンダーによって異なるため、自社に応じたサポートを選ぶようにしましょう。

4-2. 経費精算や給与計算といった他システムとの連携が可能かどうかを確認する

勤怠管理のクラウド化による業務効率化を得るには、他システムとの連携も重要です。そのため、勤怠管理をクラウド化する場合は、他のシステムと連携できるかどうかに注意しましょう。例えば、勤怠データに基づいて行われる給与計算や社会保険システム、経費精算との連携は必須といえるでしょう。

4-3. 自社の業界に特化したシステムかどうかを確認する

業界ごとに勤怠管理のクラウド化に求める機能は異なります。そのため、クラウド型の勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の業界に特化したシステムを選ぶようにしましょう。例えば建設業界であれば、現場に向かう機会が多いため出先からでも打刻できるようなシステムを選びます。また、建設業界では耐久性に優れたガラケーを使用しているケースが多くあります。そのため、システムの対応端末もチェックしておきましょう。

4-4. 従業員規模にあったシステムかどうかを確認する

クラウド型の勤怠管理システムは自社にあったシステムを選ぶこともポイントです。ベンダーごとに得意とする企業規模は異なります。大企業を得意とするベンダーもあれば、中小企業に特化したベンダーもあります。そのため、自社の従業員規模に合ったシステムかどうかを事前に確認しておきましょう。

4-5. サポート体制が充実しているかを確認する

初めて勤怠管理をクラウド化した場合は操作や設定などで戸惑うことが考えられます。そのため、サポート体制が整っているかどうかも重要です。サポート体制はベンダーによって異なるため、自社に応じたサポートを選ぶようにしましょう。

5. クラウド化によって勤怠管理業務を効率化する

勤怠管理はタイムカードやExcelなどで行われてきました。タイムカードやExcelでの勤怠管理は集計業務などに時間を要してしまいます。しかし、勤怠管理をクラウド化することで、勤怠管理業務の効率化や法改正への対応が可能になります。

勤怠管理をクラウド化するうえでは、クラウド型勤怠管理システムのセキュリティ対策やサポート体制、他システムとの連携について確認するようにしましょう。