企業は従業員の出退勤状況、残業状況といった勤務状況を勤怠管理として把握する必要があります。勤怠管理はクラウド化することで、効率的に作業を進められるため、クラウド化をしていない場合は検討してみましょう。

この記事では勤怠管理のクラウド化のメリットや注意点について解説します。

1. 勤怠管理のクラウド化とは？

従来、従業員の勤怠管理はタイムカード、Excelなどを活用して行われるのが一般的でした。一方、勤怠管理のクラウド化では、クラウド型のシステムを用いてオンラインで従業員の勤怠を管理します。

クラウド型の勤怠管理システムは、ICカードや生体認証、専用のアプリなどから打刻が可能です。また、有給休暇の申請や残業の申請といった手続きもシステム上で完了します。

2. 勤怠管理をクラウド化するメリット

勤怠管理をクラウド化することで次のようなメリットが生まれます。

• 従業員の勤怠状況をリアルタイムで正確に把握できる
• 打刻の不正を防止できる
• 勤怠管理業務の負担を軽減できる
• 法改正に対応しやすい

2-1. 従業員の勤怠状況をリアルタイムで正確に把握できる

クラウド型の勤怠管理システムであれば、従業員一人ひとりの労働時間や残業時間、休日労働の時間などがリアルタイムで正確に把握できます。そのため、従業員の勤怠情報の集計と管理にかかっていた時間を削減でき、人事労務担当者が勤怠管理以外の業務に取りかかれます。また、残業時間がすぐに確認できるため、長時間労働是正にもつながります。長時間労働を是正することで、法に則った勤怠管理ができるうえに、従業員のストレス軽減も期待できます。

さらに、クラウド型のシステムはテレワークや外出先からの打刻にも対応しており、従業員はスマートフォンを使って簡単に出退勤の打刻ができます。これにより、場所を問わず柔軟な働き方が可能となり、業務効率が向上します。

また、勤怠データは自動で集計されるため、人的ミスを減少させ、正確な労務管理が実現します。加えて、適切な労務管理を行うためのアラート機能も搭載されており、出退勤の登録忘れや残業の超過を即座に通知することで、問題の早期発見と解決が可能となります。このように、クラウド型勤怠管理システムを導入することで、労務管理の効率化だけでなく、従業員の労働環境の改善にも寄与することが期待されます。

2-2. 打刻の不正を防止できる

クラウド型の勤怠管理システムは、データの自動集計機能やリアルタイムでの勤怠状況の把握を可能にします。これにより、人事担当者は煩雑な集計作業から解放され、業務の効率化を図れます。さらに、勤怠データは安全にクラウドに保存されるため、万が一のデータ損失のリスクも軽減されます。テレワークや外出先からでも簡単に打刻できるため、従業員にとっても利便性が高まります。

また、アラート機能が搭載されたシステムを利用することで、出退勤の登録忘れや残業の超過を自動で通知し、適切な労務管理が実施できるため、長時間労働の防止にもつながります。これらの機能が一体となることで、企業全体の生産性向上が期待できます。

2-3. 勤怠管理業務の負担を軽減できる

勤怠管理では、労働に関するさまざまな書類が発生します。紙で管理している場合は管理スペースや管理に必要な業務が必要です。一方、クラウド型の勤怠管理システムであれば書類をデータ化できるため、保管スペースや勤怠管理にまつわる業務を軽減できます。また、給与計算システムのように勤怠管理と関連するシステムと連携することで、より効率的な作業が実現できます。

さらに、クラウド型の勤怠管理システムを利用することで、出退勤データの集計が自動で行われ、人的エラーを減少させることができます。これにより、正確な勤怠情報をもとにした迅速な給与計算が可能となるため、従業員の満足度向上にも寄与します。加えて、これらのシステムは法令遵守が容易になるため、企業のリスク管理の観点からも非常に有効です。

2-4. 法改正に対応しやすい

働き方改革に代表されるように、労務に関する法律は改正されることがあります。法改正がされた際であっても、クラウド型勤怠管理システムであれば自社での対応は不要です。クラウド型の勤怠管理システムは、システムを提供するベンダー側が、改正に応じてシステムをアップデートしてくれます。

例えば、2024年4月から建設業やドライバー、医師の時間外労働に上限が設定されます。そのため、従業員の労働時間をリアルタイムで適切に管理できる体制を整える必要があるでしょう。紙で勤怠管理をおこなっている場合、新たな業務負担が発生するだけでなく、法改正に対応しきれない恐れがあります。特に従業員の人数が少ない中小企業などは、法改正に伴う運用の見直しに人員割けないこともあるでしょう。改正された法に対応できないとコンプライアンス違反として、企業の信頼が落ちてしまう可能性があります。

多くの企業がクラウド型の勤怠管理システムを導入する理由は、このような法改正に迅速に対応できる点にあります。さらに、システムを通じて集計されたデータは、労務管理だけでなく、経営戦略の基礎データとしても活用することができ、企業全体の効率化を図る手助けとなります。記録の電子化により、必要な情報をすぐにアクセスできるため、経営判断を迅速に行うことが可能になります。

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3. 勤怠管理をクラウド化するデメリット

勤怠管理をクラウド化することで従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認できる、打刻の不正を防止できるなどのメリットがある一方、次のようなデメリットも考慮しておきましょう。

• 導入にあたって一時的に負荷がかかる
• 従業員が使用に慣れるまで時間がかかる

3-1. 導入にあたって一時的に負荷がかかる

勤怠管理をクラウド化するにはクラウドシステムを導入する必要があります。しかし、システムの導入にあたっては一時的に負荷がかかる可能性があります。

勤怠管理をクラウド化するにはさまざまな設定をしなければならないうえに、正常に勤怠情報を集計できているかも導入当初は確認する必要があります。そのため、一時的ではありますが担当者に負荷がかかってしまうかもしれません。また、従業員が新しいシステムに慣れるまでの期間において、操作ミスや情報入力の漏れが発生するリスクもあります。

このため、従業員へのしっかりとしたトレーニングやサポートを行い、円滑なシステム移行を実現することが重要です。そして、導入後は、自動集計機能やリアルタイムでの勤怠状況の把握により、長期的には業務の効率化を図れる期待が持てます。これにより、担当者の負荷を軽減し、適切な労務管理が行えるようになるでしょう。

3-2. 従業員が使用に慣れるまで時間がかかる

それまで勤怠管理をクラウド化していなかった場合、従業員がシステムの使用に慣れるまで時間がかかってしまう可能性があります。そのため、従業員が使用に慣れるまでの期間は効率的に作業を進められないかもしれません。

少しでも早く操作に慣れるために社内で研修などを実施してみましょう。また、導入初期には操作マニュアルやFAQを用意しておくことで、従業員が疑問を持った際に迅速に解決できる環境を整えることも重要です。さらに、システムを提供するベンダーによるサポートを利用することで、技術的な問題への即応性が高まり、スムーズな運用が実現できるでしょう。これにより、早期に業務の効率化を図ることが可能となります。

4. おすすめの勤怠管理クラウドシステムの選び方

勤怠管理のクラウド化によって勤怠管理業務の負担が軽減され、業務を効率化できます。勤怠管理をクラウド化するクラウドシステムは数多く発表されています。そのため、どのようなシステムがどのような機能を備えているか比較することが大切です。

数多くのシステムのなかでもおすすめなのは、セキュリティ対策や他システムとの連携が可能なシステムです。

使いやすい勤怠管理を選択するには次のような点や機能に注目しましょう。

• セキュリティ対策を確認する
• 経費精算や給与計算など他システムとの連携が可能かどうかを確認する
• 自社の業界に特化したシステムかどうかを確認する
• 従業員規模にあったシステムかどうかを確認する
• サポート体制が充実しているかを確認する

なお、なかには無料の勤怠管理クラウドシステムもあります。しかし、無料のシステムの場合、一般的に使用できる人数や使用できる機能などに制限が設けられています。

4-1. セキュリティ対策やサポート体制を確認する

勤怠管理をクラウド化するには、セキュリティ対策やサポート体制を確認しましょう。例えばセキュリティ対策についてであれば、データセンターがどこにあるか、データの監視体制が整っているかなどの確認が必要です。

特に、クラウドサービスを利用する場合は、データの暗号化やアクセス制御が適切に行われているかも重要なポイントです。また、初めて勤怠管理をクラウド化した場合は操作や設定などで戸惑うことが考えられます。そのため、サポート体制が整っているかどうかも重要です。サポート体制はベンダーによって異なるため、自社に応じたサポートを選ぶようにしましょう。

ベンダーのトレーニングプログラムやオンラインサポートの充実度を確認することで、従業員が新しいシステムにスムーズに移行できる環境を整えることができます。さらに、導入後の定期的なフォローアップやアップデートに関する情報提供があると、システムを効果的に活用できるでしょう。

4-2. 経費精算や給与計算といった他システムとの連携が可能かどうかを確認する

勤怠管理のクラウド化による業務効率化を得るには、他システムとの連携も重要です。そのため、勤怠管理をクラウド化する場合は、他のシステムと連携できるかどうかに注意しましょう。

例えば、勤怠データに基づいて行われる給与計算や社会保険システム、経費精算との連携は必須といえるでしょう。また、周辺業務の効率化を目指す場合、プロジェクト管理やシフト管理システムとの統合も検討すると良いでしょう。これにより、企業全体の業務プロセスがスムーズになり、関連する業務の情報を一元管理できるため、データの整合性が高まります。

さらに、勤怠管理システムが提供するAPIを活用することで、自社のニーズに合わせたカスタマイズも可能となります。こうした連携は、業務の透明性を高め、労務管理の正確性を向上させるために非常に効果的です。

4-3. 自社の業界に特化したシステムかどうかを確認する

業界ごとに勤怠管理のクラウド化に求める機能は異なります。そのため、クラウド型の勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の業界に特化したシステムを選ぶようにしましょう。例えば建設業界であれば、現場に向かう機会が多いため出先からでも打刻できるようなシステムを選びます。また、建設業界では耐久性に優れたガラケーを使用しているケースが多くあります。そのため、システムの対応端末もチェックしておきましょう。

さらに、業界特化型のシステムでは、シフト管理や作業時間の記録が効率的に行える機能が備わっていることが重要です。例えば医療業界では、急なシフト変更や臨時のスタッフ追加に柔軟に対応できる機能が求められます。また、製造業界では工場内での勤怠管理が円滑に進められるよう、バーコードやICカードを活用できる仕組みが有効です。このように、業界に特化したシステムを選ぶことで、自社の業務に即した対策を講じやすくなります。

4-4. 従業員規模にあったシステムかどうかを確認する

クラウド型の勤怠管理システムは自社にあったシステムを選ぶこともポイントです。ベンダーごとに得意とする企業規模は異なります。大企業を得意とするベンダーもあれば、中小企業に特化したベンダーもあります。そのため、自社の従業員規模に合ったシステムかどうかを事前に確認しておきましょう。

また、業界に特化した機能を持つシステムも選択肢として考慮すべきです。たとえば、医療や製造業など特定の業界では、労働時間の記録やシフト管理の柔軟性が要求されることがあります。こうした業界特有のニーズに応じたシステムを選ぶことで、業務をさらに効率化し、労務管理をより適切に行うことが可能になります。

4-5. サポート体制が充実しているかを確認する

初めて勤怠管理をクラウド化した場合は操作や設定などで戸惑うことが考えられます。そのため、サポート体制が整っているかどうかも重要です。サポート体制はベンダーによって異なるため、自社に応じたサポートを選ぶようにしましょう。このように、自社にあったシステムを探すにはさまざまな情報が必要となるため、複数のシステムの情報をまとめて確認できる比較サイトを利用するのが便利です。以下のような比較サイトを利用してシステムを探すとよいでしょう。

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5. クラウド化によって勤怠管理を効率化しよう

勤怠管理はタイムカードやExcelなどで行われてきました。タイムカードやExcelでの勤怠管理は集計業務などに時間を要してしまいます。しかし、勤怠管理をクラウド化することで、勤怠管理業務の効率化や法改正への対応が可能になります。

勤怠管理をクラウド化するうえでは、クラウド型勤怠管理システムのセキュリティ対策やサポート体制、他システムとの連携について確認するようにしましょう。