従業員の残業対策で企業が今すぐ取りかかるべき3つのこと

働き方改革の推進により、残業削減への意識はますます高まっています。強制退社時刻や残業条件の厳格化といった取り組みを実施している企業も増えていますが、業務量の従業員の数や能力のバランスが崩れていると、なかなか上手くいかないのが現実です。

従業員の意識改革や労働時間に関する制度や体制の見直し、労働の平準化やIT化推進などによる業務改善を行うことで、「残業の原因」を排除していきましょう。

この記事では、残業対策として取り組むべき3つポイントや残業対策に関する法律、具体的な成功事例などをご紹介いたします。

1. 残業対策に取り組む際の3つのポイント

悩んでいる人に対して解決策を提示しているイラスト

残業対策を成功させるには、経営トップが強い意思を持ち、経営トップ主導で残業削減を推進することが重要です。無理のない目標を段階的に設えながら、次の3つのポイントを改善していきましょう。

1-1. 残業に対する意識の改革

ただ残業削減に向けた取り組みを施すだけでは、成果を上げることは難しいでしょう。まずは管理職や社員が「不要な残業」に対する理解や意識を高めることが大切です。

特に管理監督者は、自らの役割や働き方をあらためて見直してみましょう。管理職の仕事はチームが最大限の成果を上げられるよう、部下を束ねることです。そのなかには、部下が仕事をしやすい環境を作り上げることも含まれます。

管理監督者自身ができるだけ定時で帰る、年次有給休暇を積極的に取得するといった働き方を続けていれば、部下にも「仕事は定時で終わらせるもの」という意識が広がっていくでしょう。

残業を削減できた社員に対して手当を支給するなど、時間管理を評価するインセンティブを設ける方法も有効です。

1-2. 労働時間制度や管理体制の見直し

繁忙期と閑散期で稼働率に差がある業種では、変形労働時間制やフレックスタイム制の導入を考えましょう。月単位や年単位で労働時間を調整することで残業代削減につながります。

1-2-1. 残業の事前申請制度の導入

「いつ・どれくらい残業するのか」をすべて従業員の意思に委ねる体制では、ムダな残業をできるだけ減らしていくことは困難でしょう。

そこで有効なのが、残業の事前申請制度です。定められた申請書に、従業員自身が残業の時間や業務内容、残業の必要性を記載して上司に提出し、上司が申請内容を確認・許可したうえで残業を行える、という仕組みです。

従業員は時間管理を意識的に行うようになり、管理者は一人従業員ひとりの時間外労働状況を細かく把握できるでしょう。

1-2-2. 勤怠管理システムの導入

労働時間の管理体制を見直すことも重要です。各部署や従業員それぞれの勤怠状況や実績をリアルタイムで確認するためには、就業管理システムを導入が必須でしょう。

法定労働時間の上限に近づいたときにはアラームが表示されるなど、残業状況の可視化も可能です。残業が増えた原因や残業時間を調整するための話し合いにつながり、残業削減への意識がより高まります。

1-3. 業務の改善

残業をせず、所定労働時間内に業務を成し遂げるための重要なポイントは、業務上でのムダや負荷を省いて効率化を図ることです。

1-3-1. 労働の平準化

部署ごとに時期的な業務量の偏りや特定の従業員しかこなせない業務があると、一部の従業員に長時間労働が集中してしまうことがあります。この問題は、多能工社員を増やすことで業務を平準化します。

多能工従業員は日常的な業務ローテーションによって計画的に育成していきましょう。各部署に必要な技術や資格、能力など明確にし、業務仕様書をまとめておくことで育成指導がおこないやすくなります。

1-3-2. IT化による業務効率化

オンラインストレージを導入することで書類の作成・管理や資料の共有などをペーパーレス化し、業務の効率化を図りましょう。昨今ではRPAの導入による定型作業の自動化なども注目されています。

2. 働き方改革関連法による「時間外労働の上限規制」について

卓上に法律に関する本を広げている様子

日本の少子高齢化による働き手の減少や働き方に対するニーズの多様化に対応するため、生産効率の向上や労働時間の短縮化は大きな課題となっています。

働き方改革関連法により、大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月から、時間外労働の上限規制の導入が義務付けられました。

これは過度な長期間労働を規制することで社員のワーク・ライフ・バランスの改善し、長時間労働が困難な女性や高齢者の労働参加率を向上させるための法律です。

これまで、時間外労働の上限は厚生労働大臣の告示により定められていました。また、臨時的で特別な事情があり、36協定の特別条項によって労使間での合意があった場合には、年6ヵ月までは上限なしの時間外労働が可能でした。

この法改正によって時間外労働の上限は月に45時間・年360日が原則となり、特別条項がない場合はこれを厳守しなければならなくなりました。特別条項があったとしても、以下の上限が定められています。

●年720時間以内
●月100時間以内(休日出勤を含む)
●2~6ヶ月の平均80時間以内
●年6ヶ月まで

違反した場合は、罰則として6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課される可能性があります。法律上の観点からも、長時間労働の是正対策は企業が継続的に取り組まなければならないものといえるでしょう。

3. 残業対策の具体的な事例

パソコンに文字を入力している様子

長時間労働の削減に成功した企業の取り組みを、具体的な事例として2つご紹介します。

3-1. 伊藤忠商事株式会社:朝方勤務や20時以降勤務申請制で残業削減

伊藤忠商事株式会社では、9時から17時15分の所定労働時間を基本とした「朝方勤務」を推進。20時から22時の労働を原則禁止、22時以降の深夜勤務は禁止とし、20時〜22時の残業がやむを得ない場合は事前申請が必要です。

推進している5時から8時の早朝時間勤務には、深夜勤務と同じ50%(※管理監督者は25%)の割増賃金を支給しています。また、8時前に出勤した従業員には朝食が無料で配布されます。

結果、20時以降に退社する従業員は導入前の30%から7%になり、時間外労働勤務時間が大幅に削減されました。

3-2. SCSK株式会社:長期的な働き方改革で月間平均残業時間を大幅削減

SCSK株式会社では、働き方改革として2013年から「スマートワーク・チャレンジ20」を導入、社員の意識改革や業務改善を定着化させ、働きやすい職場作りを目指しています。

具体的な施策としては、浮いた残業代を社員に還元するインセンティブ制度の導入(2014年まで)、月80時間以上の残業は社長の承認が必要な長時間労働の是正による残業対策です。

そのほか、フレックスタイム制の適用、ノー残業デーの推進、17時以降の会議禁止のなど、さまざまな取り組みをおこなっています。結果、2008年当時は35時間だった月間平均残業時間が、2016年には17.8時間にまで減少しました。

4. 残業対策の成功の鍵は「残業の原因」を排除すること

男性従業員の前に右肩上がりのグラフが並んでいる様子

「時間を削る」ことばかりに焦点を当てた施策では、残業対策は成功しません。社員の意識改革や労働体制の見直し、業務上の負荷や非効率を排除することで、「残業の原因」をつぶしていくことが重要です。

さまざまな残業対策からどれを導入するかは、企業の業種や規模によって変わります。他企業の成功事例などを参考に、自社にあった取り組みをしていきましょう。

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