脱ハンコとは?メリット・デメリットや政府の動きについて解説! | jinjerBlog

脱ハンコとは?メリット・デメリットや政府の動きについて解説!

解説

昨今、企業に対してDXの推進がますます求められるようになってきていますが、DX推進において重要な役割を果たすのが、「脱ハンコ(脱判子)」です。

ただ、DXを推進するためという盲目的な理由で、脱ハンコを推進するべきではありません。脱ハンコのメリット・デメリットをそれぞれ把握したうえで、脱ハンコ化を推し進めるべきかどうかを判断することが重要です。

本記事では、脱ハンコとは何か、脱ハンコのメリット・デメリット、脱ハンコを推進する方法などについて解説します。

「この書類は電子化できる?できない?」
【弁護士監修】でデジタル改革関連法を徹底解説!

2021年9月に施行されたデジタル改革関連法で、様々な書類の電子化が解禁されました。

とはいえ、「どの書類を電子化できるの?」「実際に契約を電子化した際の業務の流れは?」と、法改正や電子契約についてイメージがついていない方も多いでしょう。そのような方に向け、当サイトではデジタル改革関連法について弁護士が監修した解説資料を無料で配布しております。

新たに電子契約できるようになった書類について法的根拠をもとに解説しているほか、電子契約を用いた実際の業務フローや電子署名の導入手順までを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約について理解できるため、書類の電子化に興味があるという方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

デジタル関連法案

1. 脱ハンコとは?広まっている理由は?

押印不要

脱ハンコとは、国内における行政・民間の手続きにおいて求められる、契約書や請求書などあらゆる書類への『押印廃止に向けた取り組み』のことを指します。

2021年9月には日本政府がデジタル庁を発足させており、社会全体にデジタル化やDX化が広まってきています。

また、社会全体として業務効率化や環境保全などの観点でペーパーレス化が盛んにおこなわれていることを受け、さまざまな書類の電子化が推し進められています。

このような社会の流れが背景にあることを踏まえると、脱ハンコという概念や考え方は広まって当然と考えられるでしょう。

1-1. ハンコ文化における課題

ハンコ文化における課題は大きく2つあります。

1つめは、テレワークの導入に支障が出てしまうことです。コロナの蔓延によってテレワークを実施している企業は以前よりも多くなりましたが、契約書を締結する際にハンコの押印作業が発生することで、担当者はテレワーク中でも出社しなければなりません。

2つめは、契約対応に時間がかかってしまうことです。書面への捺印で契約対応をした場合、先方に郵送する作業も発生します。また、双方捺印の場合には先方からの返送も待つ必要があるため、電子書面と比べて契約締結が完了するまでかなり時間がかかってしまいます。

このような2つの大きい課題が存在していることも、脱ハンコ化が推し進められている背景の一つといえるでしょう。

2. 脱ハンコに対する政府の動き

国会議事堂

では、脱ハンコに向けて政府としてはどのような動きを取っているのでしょうか。

大きな動きの一つとして挙げられるのが、電子帳簿保存法の改正です。2022年1月に大幅な内容の見直しがあり、これまでの電子契約に関するルールが下記の通り緩和されました。

・タイムスタンプの要件が緩和
・検索要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止
・税務署長の事前承認制度が廃止
・電子取引における書面による保存の廃止

ただし、「電子取引における電子データ保存の義務化」と「罰則規定の強化」も電子帳簿保存法の改正内容として含まれています。正しく電子データを保存するための規制であるため、緩和されたルールがある分、厳しくなったルールへの対応を徹底しましょう。

3. 脱ハンコのメリット

脱判子のメリット

脱ハンコ化によるメリットとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

・業務が効率化して生産性が向上する
・コストの削減につながる
・テレワークなどの多様な働き方が導入しやすくなる
・コンプライアンスの強化につながる

それぞれのメリットについて、説明します。

3-1. 業務が効率化して生産性が向上する

脱ハンコを推進することで、書類を紙で印刷して印鑑を用意して捺印する、という手間が一切必要なくなります。

捺印作業にはそこまで時間がかかるわけではありませんが、捺印回数が多ければ多いほど、1回1回の積み重ねがトータルとして業務の大きな効率化につながるでしょう。

業務の効率化がおこなわれることで、生産性の向上も期待できます。

3-2. コストの削減につながる

脱ハンコをおこなうことで紙の書類を印刷する必要がなくなれば、書類のコピーにかかるコスト(コピー用紙代やインク代など)をカットすることができます。

また、紙の書類を利用する場合はキャビネットなどを利用して書類を保管しておく必要がありますが、脱ハンコを推進すればそれも必要なくなるため、そういった点でもコストカットにつながります。

3‐3. テレワークなどの多様な働き方が導入しやすくなる

テレワークや在宅勤務を導入する場合、「オフィスに出社する必要性をいかになくすことができるか」がポイントの一つです。

ハンコを押して手続きをおこなうためだけに出社しなければならないことは、テレワークや在宅勤務を導入するにあたって大きなボトルネックになり得ますが、脱ハンコを推進すればそのような心配もありません。

3‐4. コンプライアンスの強化につながる

脱ハンコによって書類の電子化が進めば、コンプライアンスの強化にもつながります。

紙の書類の場合、保管中に紛失してしまう恐れや、文書改ざんなどの不正が発生するリスクが常に付きまといます。

電子化した文書には適切なセキュリティ対策を施すことができるので、コンプライアンスの強化を容易におこなえるでしょう。

4. 脱ハンコのデメリット

悩む男性

逆に脱ハンコのデメリットとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

・システム導入に費用がかかる
・業務フローを見直す必要がある
・電子化できない書類がある

それぞれのデメリットについて、説明します。

4-1. システム導入に費用がかかる

脱ハンコを実現するためには電子署名システムなどを導入する必要がありますが、それらのシステムを導入するためには、当然のことながら費用がかかります。

新しいシステムを導入する際は、それらを導入するのにかかる費用と、導入することで削減されるコストを天秤にかけて判断するのが一般的です。

導入することで思ったほどのコスト削減効果がないと判断された場合、脱ハンコを推進するのは難しいでしょう。

4-2. 業務フローを見直す必要がある

脱ハンコによって捺印業務が電子化する場合、企業によっては業務フローを見直さなければならない可能性があります。

社員数の少ない企業であれば、業務フロー見直しにかかる時間や労力は、そこまで多大なものではないかもしれません。

しかし、いくつも部署があるような規模の大きな企業になると、業務フローの見直しはかなりの負担になる可能性があることを、念頭に置いておきましょう。

4-3. 電子化できない書類がある

さまざまな場面で電子化が進んできており、書類に関しても大半のものが電子化されていますが、中には紙の書面として残すことを義務付けられているような書類もあります。

代表的なものとしては、不動産の賃貸契約書や重要事項説明書などが挙げられます。

今後、時代の流れによって法改正などがおこなわれる可能性はありますが、現時点ではそのような書類があることを把握しておかなければなりません。

5. 脱ハンコ化を推進する方法

脱判子を導入する流れ

ここでは、脱ハンコ化を推進する方法について解説します。
以下の手順に沿って、電子契約サービスの導入をおこなうことで、スムーズに脱ハンコ化を実現することができます。

①導入目的や課題を明確にする
②どこまで電子化させるかを決める
③電子契約サービスを選定する
④社内ルールやワークフローを整える
⑤社内外に周知をおこなう
⑥効果検証をおこなう

5-1. 導入目的や課題を明確にする

まずは、脱ハンコ化つまり電子契約サービスを導入する目的や、現状の課題を明確にすることが重要です。

脱ハンコによってどの程度業務を効率化させることができるか、どの程度のコストカットが見込めるかなどの情報を、適切に集めましょう。

5-2. どこまで電子化させるかを決める

場合によっては、電子化させることによって管理や取引先との調整が難しくなる書類も存在するでしょう。

そのため、まず最初は労使間など社内手続きのみ電子化させるなど、手始めに電子化させる書類を決めておくのがよいでしょう。運用が軌道に乗ったら、徐々に電子化する範囲を広げていくのがおすすめです。

5-3. 電子契約サービスを選定する

最適な電子契約サービスを導入するには、自社の課題と各サービスの特徴をしっかりと理解することが重要です。

費用対効果も加味して、どんな機能が必要なのかを自社の課題に沿って確認したうえで選定するようにしましょう。

5-4. 社内ルールやワークフローを整える

書面契約と電子契約では、捺印から送付までの対応が全く異なります。

電子契約の場合、社内ワークフローを通さずに、担当者が独断で締結してしまう可能性があります。そのような事態を避けるためにも、電子契約を導入した時点で明確なルールを策定し、ワークフローを整えておくことが非常に重要です。

5-5. 社内外に周知をおこなう

社内はもちろん、これまで書面でのやり取りをメインでおこなってきた取引先に対して、電子契約の対応を提案する場合、相手方が躊躇してしまう可能性があります。

電子契約に対してできる限りハードルを下げるためには、事前に使い方を分かりやすく記載したマニュアルを作成しておくのがおすすめです。また、いつでも補足で説明ができるように、自社の従業員に対して、電子契約の締結フローを十分理解させておくとよいでしょう。

5-6. 効果検証をおこなう

効果検証をおこなうことで、電子契約サービスの導入により、どの程度の業務効率化を実現できたかを証明することができます。この証明によって、社内における脱ハンコ化の範囲を広げられる可能性もあるでしょう。

また、検証によって現状の改善すべき点を明らかにすることができるので、より適切な電子契約サービスの活用を実現することにもつながります。

6. メリット・デメリットを踏まえたうえで脱ハンコを推進することが重要

脱判子を推進する上で重要なポイント

ペーパーレス化やDXの推進など、脱ハンコに対して前向きに踏み切る要素は数多くあります。

脱ハンコを推進することによるメリットとデメリットの双方を適切に把握して、自社にとってメリットのほうが大きいと判断したうえで、推進することを心がけましょう。

脱ハンコ化の推進をおこなう際は、ぜひ本記事をご参照ください。

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