電子署名とは?仕組みや法律、クラウド型サービスなどをわかりやすく解説! - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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電子署名とは?仕組みや法律、クラウド型サービスなどをわかりやすく解説!

白いシャツと青いネクタイ

近年、電子署名を用いて契約を締結したり、請求処理をおこなう企業が増えてきました。その一方で、電子データの取扱い方や電子署名の仕組みが把握できず、困っている担当者も少なくありません。

電子署名はデジタル化の波が押し寄せている昨今において、必要不可欠となる仕組みです。本記事では、電子署名の仕組みや活用方法、使用する際の注意点について説明します。

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電子契約

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1.電子署名とは正式な電子文書であることの証明

高級そうなペン

電子署名は、電子データの文書に対して付与される署名のことです。

書面契約では、押印や直筆署名を用いることで、書類が正当であることや改ざんされていないことを証明しています。同様に電子契約では、電子署名を用いることで、電子データが正式な文書であることを証明します。

電子署名ではタイムスタンプが発行され、締結日時が記録されるため、その点では書面契約よりも証拠力が高いといえるでしょう。

関連記事:電子署名と押印の違いは何?わかりにくい用語の意味を表で比較!

1-1. 電子署名に関する法律

電子署名として押印や直筆署名と同等の法的効力を持たせるためには、電子署名法第2条、第3条の規定に従う必要があります。

まず第2条では、電子署名であることの要件として以下2点を定めています。

・署名の名義人が電子データの作成に関わっているかを証明できること(本人性)
・電子データが改ざんされていないかを確認できること(非改ざん性)

第3条では、推定効(真正に署名が成立したと推定できること)について、以下のように定めています。[注1]

・本人のみが署名できるように管理されている状態で、本人によって電子署名がされていること

このように、本人性、非改ざん性、真正性という要件を満たした電子署名を用いることによって、電子データに法的効力が発生し、契約書や請求書のほか各種申込書、議事録や稟議書などの電子データ化を実現することができます。

[注1]電子署名法3条に関するQ&A|経済産業省

関連記事:電子署名に関連した4つの法律と「電子署名法」について丸わかり!
関連記事:電子署名を使用する際に重要な「真正性」について分かりやすく解説!

1-2. 電子署名は代理でも可能

これまで電子署名は本人による署名であること(本人性)を証明することで、法的効力を担保できると説明しました。

基本的に法人名義で契約を結ぶ場合は、代表取締役が電子署名をおこなうことが望ましいですが、企業規模が大きいと取引数が多く、代表取締役が全取引に対して電子署名をおこなうのは難しいでしょう。

このような場合が想定され、会社法では契約を締結するにあたって、ほかの従業員が権利を譲り受けて代理で署名することも認められています。

関連記事:電子署名は代理でも可能?代表者以外が署名をおこなう際の方法を解説

1-3. 電子署名には有効期間がある

電子署名には有効期間が存在しており、電子署名ごとに発行される電子証明書に準じて決定します。電子署名をおこなう際に発行される電子証明書は、書面契約でいう印鑑証明書の役割を担います。電子証明書の有効期間は5年以内と定められているため、電子署名の有効期間は一般的に1〜3年程度に設定されることが多いです。

有効期限を過ぎてしまった電子署名は法的効力を失い、本人による署名や改ざんの有無を証明できなくなってしまうので注意しましょう。

関連記事:なぜ電子署名には有効期限がある?|長期署名の仕組みと方法もご紹介!

1-4. 電子署名が利用できる書類

近年、法改正によって電子署名を利用できる書類が増加しています。
具体的には、以下のような書類で電子署名を利用することができます。

・業務委託契約書
・秘密保持契約書
・雇用契約書
・賃貸借契約書
・取締役会議事録・・・ etc.

とくに、登記申請の際に使用される取締役会議事録への電子署名が承認されてからは、出席者のハンコ集めをする必要がなくなり、セキュリティをより強化できるなどのメリットが生まれています。

関連記事:電子署名で登記申請できる?オンライン申請のポイントを徹底解説!

2. 「電子署名」と「●●」の違い

二つの物事を比較する様子

電子署名と似ている単語に、「電子サイン」「電子印鑑」「デジタル署名」があります。本項では、電子署名と各単語の違いについて詳しく説明します。

2-1.「電子署名」と「電子サイン」の違い

電子署名と似たような意味で認識される「電子サイン」という言葉があります。電子サインは、契約書や発注書など幅広い書面に対する、署名・記録について証明する電子上のサインを意味します。

例えば、店舗でクレジットカードを利用した場合に、デバイスの画面上にサインを求められることがあるでしょう。これも「電子サイン」に含まれます。

一方、電子署名は、電子サインの範囲の中にある、より高い法的な真正性を示すために電子証明書を利用した署名のことです。

2-2.「電子署名」と「電子印鑑」の違い

そのほかにも電子署名に似た意味で使用される「電子印鑑」という言葉があります。電子印鑑は、印影を画像データ化したものや、電子上で本人情報を含めた印鑑をデータ化したものを示します。
電子印鑑は「電子署名」とは違い、あまり外部取引には使用されず、主に社内向けの稟議書や見積書などで使用されます。

2-3. 「電子署名」と「デジタル署名」の違い

デジタル署名とは、電子契約で用いられる公開鍵暗号技術のことを指します。つまり電子署名の方法の一つにデジタル署名があるというイメージです。

公開鍵暗号技術については後の章で詳しく解説しますが、電子署名とは、電子書面上での署名そのものを指しています。

関連記事:電子署名とデジタル署名の違いは?仕組みや導入メリットについて解説

3. 電子署名の基本用語

白いマウスとパソコン

電子署名を導入する際は、万全なセキュリティ体制を構築するためにも、電子署名がどのような構造になっているのか理解しておく必要があります。まずは、電子署名の細かい構造を説明するうえでよく出てくる単語を解説します。

3-1. 公開鍵暗号方式

電子データをやり取りする際は、セキュリティ対策を施すために「鍵」を使用してデータを暗号化します。
公開鍵暗号方式では「秘密鍵」と「公開鍵」という鍵のペアを作ります。送られてきた暗号データが自分の持っている鍵で復号できれば、そのデータが正しいと証明することができます。

電子署名を使って手続きを進めるためには、公開鍵暗号方式の活用が必要不可欠です。具体的に公開鍵暗号方式は、以下のような構造になっています。

公開鍵暗号方式の仕組

関連記事:電子署名の公開鍵暗号の仕組みと秘密鍵の役割とは?安全性についてわかりやすく解説!

3-2. 認証局

認証局とは、電子署名において本人確認や証明書の発行・管理をおこなう機関です。なお、認証局は以下3つの機関から成り立っています。

・登録局→証明書の申請者が提出した所有者情報を審査する機関
・発行局→登録局からの要求にそって証明書の発行や失効をおこなう機関
・リポジトリ→証明書に関する情報や有効性に関する情報を提供する機関

このように認証局は、公開鍵基盤の中核を担っている機関であり、上位認証局や下位認証局を確認して証明書を発行することで、認証局の信頼性・安全性を担保しています。

関連記事:電子署名の認証局の役割とは?|仕組みと種類をご紹介します!

3-3. 電子証明書

電子証明書は、指定認証局が発行する電子上の証明書のことです。契約書を受信する側が電子署名と電子証明書の一致を確認することにより、本人証明や改ざん防止の証明が可能となります。

紙の文書では印鑑証明書を活用して本人証明をおこないますが、電子契約においては電子証明が印鑑証明と同じような役割を担います。よく使われている電子証明書には、公的個人認証制度におけるICカード(マイナンバーカード)に搭載されているものが挙げられます。

3-4. ハッシュ値

ハッシュ値とは、ハッシュ関数を使って算出した乱数データの事です。同じ元データからは同一のハッシュ値が得られ、異なるデータでは別のハッシュ値が設定されます。また、ハッシュ値とハッシュ関数から元データを算出することもできません。電子署名システムでは、重要書類である契約書の内容を一度ハッシュ値を生成して保護しています。

関連記事:ハッシュ値・ハッシュ関数とは?基本から使い方までわかりやすく解説

3-5. 認定タイムスタンプ

認定タイムスタンプとは、日本データ通信協会が認定する「時刻認証業務認定事業者」の認定に関係する業務により発行されるタイムスタンプのことです。

またタイムスタンプについて説明しておくと、電子データがその時刻に確実に存在していたことを示すもので、時刻証明書またはデジタルタイムスタンプとも呼ばれます。

電子データにはいくつかの問題点が存在しますが、なかでも、電子データがいつ作成されたか判別できないことは大きな問題です。タイムスタンプには、ある時間帯に電子データが確かにあったという存在証明とともに、非改ざん証明の役割もあります。

タイムスタンプによって、いつ誰が電子データを作成したのかといった情報が確認できます。タイムスタンプを利用するにあたっては、まず利用者が時刻認証局にハッシュ値を送信します。その後、認証局が時刻を付与することによってタイムスタンプが成立します。

関連記事:認定タイムスタンプとは?電子ファイルに付与する方法と認定事業者を紹介!
関連記事:電子署名とタイムスタンプそれぞれの役割とは?注意点も解説!

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4. 電子署名の仕組み

電子署名の仕組み

電子契約は認証局を介して電子取引をおこなうことで安全性が担保される構造となっています。電子契約を図式化すると上記のようになります。

まず、電子契約書の送信者(A社)は、認証局(電子認証局)に「電子証明書」の発行申請をおこなう必要があります。認証局はA社の担当者の在籍確認などをおこない、電子証明書と本人を紐付けます。
公開鍵暗号方式と呼ばれる暗号技術によって認証局はAに対し、Aしか知り得ない秘密鍵と、秘密鍵とペアになった公開鍵を発行します。
手続きが完了したら、A社は文書に電子署名をおこない、電子証明書付きの文書を契約相手(B社)に送信します。

このとき、電子署名では内部的に次の処理がおこなわれています。
1. A社が文書を圧縮し、ハッシュ値(40桁の英数字のこと)を作成する
2. A社が「秘密鍵」でハッシュ値を暗号化し、電子証明書付きの文書をBに送信する
※ハッシュ値を暗号化するのは、文書全体を暗号化すると時間がかかるため

暗号化された契約書を受信したら、B社の担当者は電子証明書に格納された「公開鍵」を使い、契約書を復元します。B社が認証局に申請をおこない、認証局は文書のハッシュ値を作成します。そして、復号化したハッシュ値とA社が暗号化した際に発行されたハッシュ値の照合をおこないます。
2つのハッシュ値が一致すれば、その文書がA本人に作成されたことが証明され電子署名としての法的効力が証明されます。
法的効力が証明され、契約内容に問題がなかった場合はB社は契約書に電子署名をおこない、再度認証局を経て同じフロ―で暗号化をおこないA社に契約書を返送し、契約が成立します。

電子署名は安全性が懸念されることがありますが、実は第三者機関の認証局の存在により、書面契約と同等かそれ以上の安全性が確保された契約方法です。

5. 電子署名のメリット

手の上に浮かぶ白いプラスマーク

電子署名の導入には以下のようなメリットがあります。

5-1. 業務効率の向上

電子署名を導入することで、書面での契約よりもスムーズに契約締結がおこなえるようになります。電子署名の場合は、上司がリモートワークや外回りなどで不在でも、すぐに承認してもらえる可能性が高く、送付前の契約書のとりまとめが迅速におこなえます。また、取引先への受け渡しもメールなどの電子送付でおこなわれるため、郵送日数も不要となり、書面よりも各段にスムーズに契約締結まで進めることができます。

5-2. コスト削減

書面で契約をおこなう際は取引金額に応じて収入印紙代が必要となりますが、電子契約書には印紙税が課税されないため、導入することでコストダウンが実現します。また、印刷費用や郵送代金も不要になるため、頻繁に取引が発生する場合は大きなコスト削減の効果が期待できます。

5-3. セキュリティの向上

紙の契約書では紛失や改ざんなどのリスクがあります。
しかし、電子署名では先述の通り、公開鍵暗号方式が採用されており、鍵が一致しない場合は書面を閲覧される心配がないほか、改ざんされると取引相手が契約書を閲覧できなくなるため、契約の締結ができない仕組みが取られています。
契約書の内容もサーバーやクラウド上で厳重に管理されているため、持ち出しや紛失の可能性がなく安全性が高まります。

6. 電子署名のデメリットや注意点

電卓と黄色い鉛筆

電子署名の導入には多くのメリットがある一方、注意点も存在します。

6-1. 電子署名が使用できない書類もある

必ず把握しておきたい点が、一部の書類には電子署名が使用できないということです。以前は電子化が認められていなかった定期建物賃借契約や投資信託契約の約款についても、2022年5月のデジタル改革関連法の改正により電子化が可能になりました。

しかし、現在も後見人が必要な契約書類や農地の貸借契約の書類については電子化がみとめられていませんので導入を検討している際は電子署名の利用を想定している書類が対象外の書類ではないか確認をおこないましょう。

6-2. 取引先の同意を得なければならない

電子契約サービスは取引関係のあるどちらかの企業が導入していれば締結できますが、電子契約が可能な書類であっても、取引先の同意を得なければ契約に進むことはできません。

自社がデジタル化へ移行しているからといって、取引先企業が同じように電子契約に同意してくれるとは限らないため注意が必要です。もし、難色を示された場合には自社が電子契約書を保管し、相先には紙の文書を保管してもらうなどの工夫をおこないましょう。

関連記事:電子署名を片方の会社だけ導入している場合の対処法とは?

6-3. サイバー攻撃を受けるリスクがある

電子契約にはサイバー攻撃を受けるリスクがあるという点は留意しておく必要があります。情報漏えいのリスクは、顧客の重要な機密情報を扱っている企業にとっては死活問題です。

電子署名を導入する際は、サイバー攻撃を防ぐための対策を万全に施しておきましょう。当サイトでは、電子署名の法的根拠や関連する法律などの基礎知識から、電子契約の導入方法までを網羅的に解説した資料を無料で配布しております。電子契約に関心はあるが安全面などの不安な点があるご担当者様は、こちらから「電子契約の始め方ガイドブック 」をダウンロードしてご確認ください。

6-4. 契約書の文言を調整する必要がある

書面契約から電子契約に移行した場合、これまで使用していたひな型に記載されている契約書の文言を調整する必要があります。主な変更点として挙げられるのは、下記2点です。

・「書面」という文言の変更
・写しに関する文言の調整

契約書の「書面」という文言は、主に紙の文書で使用されるのが一般的です。そのため、ひな形に「書面で交付」「書面で保存」という文言がある場合、「電磁的措置」「電磁的記録」などの文言に変更しましょう。

また、契約締結の際は2通の契約書を用意して各自1通ずつ保有しますが、電子契約書で1通、2通という文言を使用すると、誤解を招く可能性があります。そのため、下記のような文言に変更するとよいでしょう。

「甲と乙は、本契約の成立の証として、本電子契約書ファイルを作成し、それぞれ電子署名を行う。なお、本契約においては、電子データである本電子契約書ファイルを原本とし、同ファイルを印刷した文書はその写しとする」

上記で紹介した文言以外にも、変更しなければならない箇所がある可能性もあります。一度、これまで使用していた契約書のひな型をリーガルチェックして、電子契約の際に使用するひな型を作成することをおすすめします。

関連記事:電子署名で契約書の文言はどう変わる?|知っておきたいポイントまとめ

7. 電子署名の使用方法

4つの用紙と黒いスーツ

ここでは、各ツールでの電子署名の使用方法を紹介します。

7-1. メールに電子署名を付ける場合

メールで電子署名を使用する場合、S/MIMEに対応したメールソフトを導入し、電子署名の設定をおこなう必要があります。
「S/MIME」とは、メール上で電子署名を利用した認証やメールの暗号化をおこなうものです。S/MIMEに対応したメールソフトには、「Microsoft Outlook」「Microsoft Outlook Express」などが該当します。

S/MIMEによってメールを暗号化することで、万が一第三者にメールが届いてしまっても、メールの内容を閲覧されることはありません。

関連記事:電子署名付きメールとは|付与のやり方や仕組みについても解説

7-2. PDFに電子署名を付ける場合

PDFで電子署名をしたい場合、「Acrobat」もしくは「Acrobat Reade」というツールを利用して、PDFファイルを開く必要があります。
ファイルを開いたら「名前」「部署名」など必要な情報を入力していきましょう。また、PDFファイルへの電子署名付与後の対応方法としては、以下2点をおこなう必要があります。

・電子署名付きPDFファイルの証明書の作成
・相手方に検証してもらう

相手方が電子署名付きPDFの証明書を検証後、そのPDFをダウンロードをすることで、電子署名付きPDFの真正性を明らかにすることができます。

関連記事:電子署名をPDFファイルに付与する方法を簡単に解説|記入方法や注意点も

8. 電子署名を導入する手順

白い階段

ここでは、電子署名を作成するまでのステップを紹介します。作成するまでの流れを理解しておくことで、電子署名をスムーズに扱うことができます。

8-1. 想定される利用機会を洗い出す

電子署名を導入するうえで、まず導入する目的や背景を決めておくようにしましょう。電子署名の利用を想定している契約書で、電子署名が導入出来なかった場合、システムの導入コストが無駄になってしまいます。

電子署名は取引先企業の合意が得られないと利用できないため、事前に電子契約への切り替えを想定していることを相談し、了承を得ておくなど、いざ導入した際に問題が発生しないよう対策しましょう。導入の目的・背景を明確にしておくことで、電子署名を導入後も取引先や自社でスムーズに契約業務を進めることができ、企業の生産性を向上させることができます。

8-2. 電子署名システムの比較検討

導入の目的を明確にすることができたら、電子署名システムの比較検討をおこなっていきます。比較検討をせずに電子署名を導入してしまうと、「自社に必要な機能が搭載されていない」「電子署名をうまく活用できない」などのリスクが生じる可能性があります。

電子署名を比較する際は、特に以下の項目をチェックしましょう。

・必要な機能は備わっているか
・料金は適正で、費用対効果が見合っているか
・セキュリティ体制は整っているか

8-3. マニュアルや社内規程を作成する

電子署名を新たに導入する場合、これまでの書面への署名方法からフローの変更が発生します。事前に電子署名導入後のマニュアルや社内規定を作成しておくことで、導入後もこれまでと変わらず、契約業務をスムーズにおこなうことが可能になります。

関連記事:電子署名の社内規程のポイントをサンプル付きで解説

8-4. 社内・取引先に報告する

電子署名の導入が確定したら、社内・取引先に報告するようにしましょう。
しかし、なかには電子署名の導入を良く思わない社員や取引先も出てくるでしょう。その際は、電子署名の必要性やメリットを説明し、導入後の業務をスムーズにおこなえるように理解してもらいましょう。

9. 電子署名に対応できるクラウドサービスを紹介

四角い眼鏡

電子証明書の取得フローはやや難解であるため、初めて電子データを扱おうとする人には敷居が高く感じられるかもしれません。また、電子署名の導入には一定のコストや手間もかかります。

それを受け、電子契約をサポートしてくれるクラウドサービスが脚光を浴びています。事業効率化のためにも、自社のスタイルに合ったクラウドサービスを活用してみましょう。

9-1. 電子契約サービスの概要

クラウド型電子契約サービスは基本的に、電子証明書以外の方法での本人証明と、タイムスタンプの付与の2種類をおこないます。これによって、本人証明と非改ざん証明が可能となるのです。

こういったクラウド型電子契約サービスの電子署名が本人の電子署名だと評価しうるという見解に基づき、政府はさらに、電子署名法第3条も適用できる可能性があると示唆しています。

9-2. ジンジャーサイン

電子署名を初めて導入するのなら、ジンジャーサインの利用がおすすめです。

ジンジャーサインを活用すれば、契約書の作成や締結、データ保管などの業務がワンストップでおこなえます。取引先は登録の必要なくサービスを利用することができるため契約相手の負担も少なく、社内では契約前の稟議や書類の管理も同一のファイルに格納できるためで契約内容の確認も簡単におこなえます。

サポート体制が行き届いているので、電子契約に慣れていない場合であっても安心して利用していただけます。

10. 電子署名を導入するならクラウド型の電子契約サービスの活用がおすすめ

契約成立の場面

電子署名を活用した電子契約には、コスト削減や業務効率化などのメリットがあります。公開鍵暗号方式によってセキュリティも担保されており、テレワークが普及しデジタル化が進んでいる近年では、導入する企業が増加しています。

まずは自社の課題を洗い出したうえで、今後目指すべき契約業務の体制について検討しましょう。状況に応じて、電子署名をサポートしてくれるクラウドサービスを活用するのもおすすめです。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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