電子サインと電子署名との違いとは?導入するメリットについて解説 | jinjerBlog

電子サインと電子署名との違いとは?導入するメリットについて解説

3D電子サイン

電子サインと電子署名は厳密には異なる仕組みであり、電子サインの一部として電子署名が存在します。
どちらもセキュリティ対策を施せば法的効力が認められるため、業務の効率化などに役立てることができます。
この記事では、電子サインの概要や法的効力、電子署名と電子サインの違い、契約書に電子サインを導入するメリットを解説します。

1.電子サインとは書類への署名捺印を電子的に行う仕組み!

斜め持ちのタブレット

電子サインとは、書面への署名捺印をデジタル化し、本人証明や意思確認を電子的に行う仕組みのことです。
紙を使わずに契約書の締結や見積書・領収書の発行などができるため、業務の効率化やペーパーレス化などに役立ちます。

電子サインを活用した例としては、日常生活では、買い物の際にタブレット端末に署名する方法が挙げられます。また、このほかにも指紋などを使った生体認証も広義の電子サインに含まれます。
ビジネスの場では、メール認証などを使った契約書へのサインなどが代表的です。

2.電子サインの法的効力

金の天秤

電子サインも以下のように本人が行ったものと確認できるときは、紙の契約書の署名捺印同様の法的効力を得られます。

2-1.電子証明書の付与

電子証明書を発行し、電子署名に添付して本人性確認をするなどの方法です。電子証明書とは、認証局という信頼できる第三者により発行される電子的な身分証明書に相当します。電子契約ではこの仕組みを当事者型といいます。

2-2.メール認証

また、電子証明書を取得している電子契約サービスを介し、メール認証などにより契約者双方の本人確認を行う方法もあります。これを、電子契約では立会人型と呼びます。

メール認証では、署名者のメールアドレスに契約用のURLを送信し本人確認を行います。通常、メールアドレスは本人しか知らず、URLを開いて契約手続きができるものも本人に限られるという理由により、本人性を担保できます。

しかし、この方法ではメールアドレスは流出などの危険もあるため、二段階認証などを併用し安全性を高めた運用が求められます。

3.電子署名と電子サインの違い

メガネかけたワイルドな男性

電子サインと似た言葉に電子署名がありますが、両者は厳密には別のものです。
電子署名は、電子サインの一部であり、広義の電子サインに含まれるものです。

3-1.電子署名は証拠能力の強い狭義の電子サイン

電子署名は電子署名法などの法律により、運用方法や法的効力が保証されています。電子証明書の付与などにより、厳格に本人性の担保が可能で、従来の実印に相当する仕組みともいえます。

3-2.電子サインは従来の書面への署名に変わる仕組み

電子サインは従来の書面への署名に変わる仕組みです。
なお、サインの画像データを利用するなど、広義の電子サインも契約の成立には有効な方法です。

しかし、上記の仕組みだけでは、訴訟の際の証拠能力に劣ってしまいます。
そのため、狭義の電子サインに当たる電子署名などを活用し文書の完全性を担保します。

4.紙の契約書と電子契約書の違い

はてなが沢山浮かんでいる女性

電子サインは主に電子契約書と合わせて利用されます。
なお、紙の契約書も電子契約書も、どちらも法に則った方法で契約締結すれば、証拠能力のある契約書として認められています。それぞれの違いを解説します。

4-1.紙の契約書は署名捺印で証拠能力を得る

従来の紙の契約書は、署名捺印により民事訴訟法第228条4項の「私文書は、本人(中略)の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」を満たすため、法的効力が保証されます。

印鑑の本人性を担保する仕組みとしては、法務局などに印鑑を届け出る印鑑証明があります。

4-2.電子契約書は電子署名とタイムスタンプで証拠能力を得る

対して、電子契約書とは、PDFなどで電子化された契約書データのことです。
紙の契約書と違い、電子データは改ざんが容易なため、まずは電子文書自体の改ざんを防止する仕組みが必要です。

そのために利用されるものが時刻情報やハッシュ値などを付与したタイムスタンプです。
次に、電子署名第3条が規定する「(前略)本人による電子署名(中略)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」を満たす仕組みとして利用されるのが、先述した電子署名です。[注1]
電子署名の本人性担保としては、認証局により発行される電子証明書があります。

上記2つの仕組みを組み合わせることで、電子契約書も紙の契約書同等の法的能力を得ます。

[注1]「押印に関するQ&A」|経済産業省

5.契約書に電子サインを導入するメリット

緑の背景

契約書に電子サインを導入することで、業務の効率化やコスト削減、コンプライアンス強化など、さまざまなメリットが生まれます。また、柔軟な働き方への対応も可能です。

5-1.業務の効率化

紙の契約書を使う場合、印刷や押印、収入印紙の添付、封筒への住所の記載など、送付するだけでも多くの工程が発生します。

また、契約締結までは取引先の契約書の返送を待たなくてはいけず、もし間違いがあれば、修正や手続きのやり直しが必要です。管理がずさんな状態だと、契約締結できていない契約書が溜まる可能性もあります。

電子サインシステムを契約業務に導入すれば、契約書の作成から締結、保管まですべてクラウド上で管理できます。メールで送受信し、進捗状況もシステムで管理できるため、契約漏れなども起こりにくくなります。

また、ペーパーレスで管理できるため、探したい契約書をすぐに検索し見とけることが可能となります。

5-2.コスト削減

紙の契約書では、印刷代や郵送代だけでなく、保管コストや破棄コストも発生します。また、契約金額によっては印紙税の支払いも必要です。電子契約では郵送などの諸経費がかからないだけでなく、印紙税が発生しないため、収入印紙も必要ありません。

なお、印紙税は文書に対する課税のため、電子的方法で作られたものには課税さません。
業務効率化が上がり残業が減れば、人的コストを本来やるべき業務に集中させることもできます。

5-3.コンプライアンスの強化

電子契約書は、紙書類のように紛失や持ち出しがしづらく、契約更新漏れなど人的ミスも防ぎやすくなります。
契約書の作成から締結まですべて可視化されるため管理しやすく、機密書類には閲覧権限を設けることも可能です。

また、保管されたデータにはセキュリティ対策も施されることから、流出の防止にもつながります。
クラウド上で多重バックアップなどにより管理されるため、災害時のデータ損失対策にもなります。

5-4.柔軟な働き方への対応

電子契約では、インターネットにつながる環境があれば、契約に係るすべての工程をWeb上で行えます。
そのため、契約書の処理のために出社する必要がなく、テレワークや在宅勤務も導入しやすくなります。

柔軟な働き方を取り入れることで、従業員が働きやすい環境を整えたり、優秀な人材を確保したりしやすくなる点もメリットです。

6.電子署名は電子サインの種類の1つ!どちらも業務効率化に役立つ

画面が暗いタブレット

電子署名は電子サインのうちの1つで、運用方法や効力が法律上定められています。どちらもセキュリティ対策をほどこすことで、法的効力が認められるため、導入すれば、業務の効率化などに役立てることができます。
導入する際はそれぞれの特徴を理解し、自社に適した方法を選びましょう。