電子サインとは?|メリットや法的効力について具体的に解説! | jinjerBlog

電子サインとは?|メリットや法的効力について具体的に解説!

テレワークの広がりによって認知されつつある「電子サイン」。言葉は知っているが、詳細についてわからないという方は少なくないでしょう。本記事では、電子サインの具体的な内容や、法的効力について詳しく解説していきます。

1.電子サインとは

電子サインとは、同意や承諾の意思をオンライン上の電子文書やフォームに記す方法です。

タブレット端末やスマートフォンの画面上に、タッチペンでサインすることを電子サインと呼ぶこともありますが、
電子サインという言葉は広義で使われており、電子署名なども含めて電子サインと呼ばれることもあります。

1-1.電子契約・電子署名との違い

電子契約とは、書面に代わってオンライン上で契約を取り交わすことをいいます。

電子契約は、オンライン上でおこなわれるため、契約に必要な「署名・捺印」をおこなうことができません。

しかし、それでは契約を成立させることができませんので、「署名・捺印」に代わるものとして、電子サインや電子署名があるのです。

電子署名は、認証局と呼ばれる第三者機関によって身元確認された電子証明書を使用する方法です。

第三者機関により本人性が担保されていますので、電子サインよりも信頼性が高いといえます。

対して電子サインは電子証明書が付与されていないため、電子署名が印鑑で例えると「実印」ならば、電子サインは「認印」といったイメージを思い浮かべるとわかりやすいでしょう。

2.電子サイン導入のメリット


電子サインの導入は、費用の削減や業務効率の改善につながるメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しくみていきましょう。

2-1.印紙代・郵送代が不要でコストを大幅削減

電子サインを導入して契約をオンライン化することで、紙で契約書を作成した場合にかかっていた印紙代や郵送代が不要となります(理由や法的根拠についてはこちらの記事を参照ください)。

たとえば、紙の契約書をレターパックライトで郵送した場合は370円かかっていたのが、電子サイン導入によって削減できるのです。

1回にかかる印紙代や郵送代の金額が少なかったとしても、年間を通じて契約数の多い企業にとっては、大きなコスト削減につながるといえるでしょう。

2-2.郵送作業等の工数削減

書面で契約書を取り交わす場合、契約書を送る郵送用の封筒を作成し、郵便局へ持っていき、相手からサイン済みの契約書を返送してもらったりと手間と時間がかかりますが、電子サインを導入することで、これら一連の作業を全て削減することができます。

契約にかかる工数削減は、自分達だけではなく相手側にとってもメリットです。これにより、スピード感をもって契約締結を進められます。

2-3.保管スペースが不要

書面で保管する場合、保管スペースを確保しなければなりませんが、自社に十分なスペースが無い場合は、保管スペースを確保するために別途費用がかかる可能性があります。

また、書類の量が増えるにつれて、書類の整理や管理にも時間がかかってしまいます。

電子サイン導入によって、契約書類をサーバー上に保管・管理できるようになりますので、紙で保管していた際にかかっていた費用や管理の手間を無くすことができます。

3.電子サインの法的効力

電子サインでは、本人による署名に加えて次に紹介するツールを使用することで、電子サインの法的効力をより高いものにします。こちらでは、電子サインの法的効力が生まれる仕組みについて解説します。

3-1.法的有効性

電子契約に関する「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」の第3条で、本人による電子署名がおこなわれていれば契約成立するとされています。

つまり、本人による電子署名であることが証明されれば、電子サインは法的効力をもつことになります。

目の前で契約書にサインしてもらうような場合であれば、写真付きの免許書などを提示してもらって本人確認できますが、電子サインを使用する場合では、署名に加えてツールを使って本人性や非改ざん性の担保を取ります。次に、具体的な例をみてみましょう。

3-2.法的効力が生まれる仕組みの例

■タイムスタンプ
タイムスタンプとは、電子データが存在していたことと改ざんされていないことをタイムスタンプが押された時刻以降に証明する技術です。

電子サインとタイプスタンプの両方があることで、誰がいつ署名したかが明確になるため、法的効力がある電子契約として認められます。

■メール認証
メール認証とは、相手先のメールアドレスへ電子文書がアップされているURLを送信し、相手先がURLからアクセスして署名をおこなうことで、本人確認をおこなう方法です。

メールアドレスに送られたURLは、メールアドレスを持っている本人しか開けないため、本人性を担保できます。しかしメールの転送などによって他人がURLを開く可能性もあり、なりすましリスクを完全に解消できない点に注意が必要で、確固たる本人性の法的効力を担保する場合は電子サインではなく電子署名を利用することを推奨いたします。

3-3.電子署名との比較

電子サインと電子署名について具体的にどのような違いがあるのでしょうか。「導入のしやすさ」と「信頼度の強さ」で比較をすると、次のような違いがあります。

<導入のしやすさ>

電子署名電子証明書の取得
電子サイン:不要
電子署名:必要。電子証明書の手続に手間がかかる。
(ただし、電子契約サービスが立会人型の場合はベンダー発行の電子署名を利用出るため、取得不要。)

利用料金
電子サイン:比較的安価なため、導入しやすい
電子署名:電子サインと比べると、高額になる

契約相手の負担
電子サイン:なし
電子署名:あり

<信頼度の強さ>

本人性の担保
電子サイン:メール認証等によるシステムログ
電子署名:認証局が本人であることを確認した電子証明書

改ざんの防止
電子サイン:タイムスタンプなど
電子署名:本人の電子署名やタイムスタンプ

本人の意思表示の確認
電子サイン:本人による署名の画像データ
電子署名:電子証明書による電子署名+タイムスタンプ認証方法

信用度
電子サイン:電子署名と比べると低い
電子署名:信用度は電子サインより高い

信頼度の強さでみると「電子署名」の方が確実性はありますが、導入コストが高いことと、電子証明書の取得による手間や契約相手への負担が生じます。

一方「電子サイン」は、電子証明よりは信頼度は少々劣ってしまいますが、導入はしやすいというメリットがあります。

4.代表的な電子サインとは

具体的に電子サインにはどのようなものがあるのか、ここでは代表的な3社の電子サインを紹介します。

4-1.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは契約書送付がわずか1分で完了できる、電子契約サービスです。

電子サイン機能は2022年1月より新たに追加されました。3パターン(認証のみ・タイムスタンプのみ・電子署名)の署名方法を選択でき、契約書の種類や取引先に合わせて使い分けができる点が強みです。

具体的には、簡易な契約締結の際は「認証のみ」か「タイムスタンプのみ」を選択、あるいは契約当事者双方の押印が必要な際「電子署名機能」でおこなうことで柔軟に運用でき、場合によっては送信料を節約できます。

■署名方法詳細と送信料

●認証のみ:無料
メール認証(二段階認証)で本人確認する署名方法(電子データに電子署名やタイムスタンプは付与しません)。

●タイムスタンプのみ:30円/1通
電子データにタイムスタンプを付与する署名方法。

●電子署名:200円/1通
電子データに、電子署名とタイムスタンプを付与する署名方法。

また、使用頻度の高い契約をテンプレート化できるなど契約業務を効率化する機能が備わっており、全通信はSSL/TLSを用いた暗号化通信のため、データの改ざんや通信内容が漏えいするといったリスクが防げます。

4-2.電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、GMO社が提供する31万社以上の導入実績をもつ電子サインです。

電子印鑑GMOサインは、メール認証によって本人確認をおこなう「契約印タイプ」と、電子証明書を取得する「実印タイプ」、タブレットやスマートフォンの画面上に直接サインする「手書きタイプ」の3タイプの電子サインに対応しています。

他にも、社内の承認フローもシステム管理する機能や、1つの契約書を複数人にまとめて送信する機能なども充実しています。

4-3.クラウドスタンプ

クラウドスタンプの電子サインは、クラウド上に電子契約書をアップロードし、契約締結に必要な電子サインをクラウド上でおこなうシステムになります。メール認証やタイムスタンプの他に、電子契約書に任意のアクセスコードを設定することで、本人確認の精度を高めるアクセスコード認証の機能もついています。

5.電子サインは電子署名よりも気軽に導入可能

電子サインは、オンライン上で契約を取り交わす際に、押印や署名の代わりとなるものです。

電子サインを取り入れることで、コストの削減や業務効率の改善といった効果が期待できます。電子サインは、電子署名のように電子証明書の発行が無い分、導入がしやすいといったメリットがありますが、法的効力の強さでは少々劣ってしまうといったデメリットもあります。

簡単な契約であれば、電子サインで良いかもしれませんが、法的効力の高さが必要となる契約であれば、電子署名を利用したほうが良いでしょう。