電子サインに法的効力はある?効力を持たせる条件や仕組みを解説! - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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電子サインに法的効力はある?効力を持たせる条件や仕組みを解説!

電子サインと電子署名の比較

社会のデジタル化・テレワークの普及などで、注目を集めているのが電子サインです。
とはいえハンコ文化が根付く日本のビジネス社会では、導入のハードルを高く感じている企業が少なくありません。とりわけ、法的効力について気になる担当者は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子サインの法的効力について具体的に紹介します。電子署名・電子サインの違いや、導入のメリット・デメリットとあわせて確認してください。

関連記事:電子サインとは?|メリットや法的効力について具体的に解説!

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1.電子サインとは従来の署名・押印と代わりとなるもの

電子サインに法的効力を持たせるポイント

コロナ禍での「ハンコ出社」に対して、世間から疑問視されていることもあり、ハンコから電子サインへの移行を検討する企業が増えています。

電子サインとは、書面契約への署名・押印の代わりとなるものです。Web上で契約の締結や、帳票への捺印ができるので、リモートワークを導入している企業でも、わざわざハンコを押すために出社する必要がなくなります。

また、「電子サイン」という言葉は広義の意味で使われることが多く、電子上でおこなわれる署名はすべて電子サインに該当します。

例えば、店舗で会計をおこなう際にタブレットに名前を記載したり、メールで本人認証をしたりするのも電子サインの一種です。必ずしも、全ての電子サインに法的効力が与えられているわけではないので注意しましょう。

2. 電子サインと電子署名との違い

電子サインと電子署名の違い

電子サインと電子署名は混同されることも多いですが、定義が異なります。

電子サインは先述した通り、電子上でおこなわれるすべての署名のことを指します。

一方、電子署名は、より狭義の意味として使用され、電子サインという括りの中に電子署名が含まれています。

電子署名とは、電子署名法の条件を満たす署名押印のことを指します。
すなわち、「電子文書ファイルに別途付加された署名データであること」「本人性が確認できる」「改ざんが行われていないかどうかを確認できる」という条件を満たしているものが電子署名です。

2-1. 電子署名は2種類ある

電子署名には、第三者機関である「電子認証局」に「電子証明書」の発行を依頼するタイプと、電子契約サービスが独自の仕組みで信頼性のある電子署名を発行するタイプの2種類があります。

このうち法的効力が高いとされるのは、第三者機関である電子認証局を通すタイプです。しかし認証局を通すとかかる手間・コストが大きくなってしまうため、現在では、電子契約サービスを利用するのが一般的となっています。

ただし、電子契約サービスが発行する電子証明について、総務省・法務省・経済産業省は連名で、以下の条件を満たせば「本人による電子署名と判断できる」という見解を示しています。[注2]

・サービス提供事業者内部のプロセスについて十分な固有性が満たされていること
・電子契約サービス利用者(署名者)の身元確認が適切におこなわれていること

サービスを適切に選べば、第三者機関を通さなくても法的効力のある電子署名を発行することは可能です。

[注2]利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法第3条関係)(2020年9月)|経済産業省

3.電子サインに法的効力を持たせるための条件

法律家の机

電子署名の説明と内容が重複しますが、電子サインに法的効力を持たせるには、「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」が求める要件を満たすことが必要です。要件については、「電子署名法2条」「電子署名法3条」[注1]の内容を確認するとよいでしょう。

具体的に、電子サインに法的効力を持たせるための条件は下記のとおりです。

3‐1. 内容が改変されていないこと

内容の改変については、「電子署名法2条」で言及されています。[注1]
条文をを要約すると、以下のようになります。

・電子データに対しておこなわれる署名であること
・電子データが署名をおこなったものが作成したものであることを明記する目的であること
・電子データが改変されていないと確認できること

第三者によって、書面の内容が改変されていないことを証明できれば、該当の電子サインに法的効力を持たせることができます。

[注1]電子署名及び認証業務に関する法律 第二条|e-Gov法令検索

3‐2. 本人性が確認できる署名であること

本人性の確認については、「電子署名法3条」で言及されています。[注2]
たとえ電子書面であっても、本人であることが確実に確認できる方法で署名しなければなりません。

契約書に押印・署名が成されるのは、それを法的な証拠力とするためです。万が一何らかのトラブルがあって裁判に発展したとき、本人の押印・署名が契約書の正当性・真正性を証明する法的な証拠となります。
その証拠を担保するためにも、電子の署名であっても、「本人性」という点が非常に重視されています。

[注2]電子署名及び認証業務に関する法律 第三条|e-Gov法令検索

4.電子サインに法的効力があるか証明する仕組み

仕組み 青い

電子サイン(電子署名)は、電子証明書とタイムスタンプによって、改ざんの記録がないことと、本人性が担保されている電子データであることを証明することができます。

ここからは、電子証明書とタイムスタンプのそれぞれについて紹介します。

4-1.電子証明書

電子証明書とは、書面捺印における印鑑証明書にあたります。電子サイン(電子署名)の有効性を証明するために必要なものです。

電子証明書は、認証局という第三者機関によって発行することができます。

また、電子署名は公開鍵暗号基盤という暗号技術が利用されています。電子証明書では、その暗号の持ち主を保証できるので、本人が署名していることを証明することが可能です。

4-2.タイムスタンプ

タイムスタンプとは、契約書が作成・締結された正確な日時を記録するものです。時刻認証局という第三者機関によって発行することができます。

ハッシュ値という関数を利用することで、タイムスタンプが記録された時刻から、契約書の内容が改ざんされていないことの証明が可能となります。

5. 電子サインを導入するメリット

電子サインを導入するメリット

電子サインを導入すると、「業務効率アップ」「コスト削減」「保管が容易になる」といったメリットがあります。それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

5-1. 業務効率がアップする

紙ベースの契約では、契約書を「印刷する」「封筒に入れて宛名を書く」「郵送する」といった手間が発生します。郵送しても相手からすぐに返信があるとは限らず、想定よりも時間がかかってしまうケースも少なくありません。

そこで、電子サインを導入することで、全ての契約プロセスをオンライン上で完結させることができます。相手とリアルタイムでのやり取りが可能となり、スムーズに連携が取れれば、当日中に契約を締結させることも可能です。無駄な業務が発生しにくく、スピード感のある契約を実現できます。

5-2. コスト削減につながる

電子サインの導入により、契約プロセスを電子化できれば、紙代がかかりません。コピー代・インク代などのコストも削減でき、封筒代や契約書を入れるファイル代なども不要となるでしょう。

また、書面の契約締結の場合、種類によっては収入印紙が必要となるケースもあります。しかし、電子契約であれば契約する金額にかかわらず、印紙代が不要です。一つひとつはわずかな額でも、総合的に見れば大きなコスト削減へとつながるでしょう。

5-3. 保管の手間がなくなる

一般的な契約書や関連書類は、7~10年の保管期間が定められています。継続中の契約書に関しては契約が続く限り保管が必要となり、保管スペースの確保が困難となるかもしれません。
電子契約なら、データをUSB・外付けHD・クラウドサーバーなどに格納すればよいので、保管スペースを確保する必要がなくなります。

6. 電子サインを導入するデメリット

電子サインを導入するデメリット

電子サインの導入にはメリットが大きいものの、デメリットも存在します。デメリットも理解したうえで自社で導入するかどうかを判断するようにしましょう。

6-1. 取引先からの理解が必要

契約は、相手があってこそ成立します。電子サインを導入して契約プロセスを電子化するためには、相手の理解が必要となるでしょう。

万が一、相手方かた電子契約を拒否された場合には、紙ベースの契約書を作成しなければなりません。「この会社は書面契約で、あの会社は電子契約…」と対応がややこしくなる可能性があります。

6-2. 業務フローの見直しが必要

電子サインを導入する場合、押印・署名プロセスだけを電子化するわけにはいきません。書類作成から保管まで全てのプロセスについて、見直しが必要となるでしょう。

また、業務フローを大幅に変更すると、電子化に上手く対応しきれない社員も出てきます。この場合、適切なフォローアップをおこなえる体制づくりも必要です。

6-3. 電子サインが認められない書類もある

契約内容によっては、電子サインによる電子契約が認められていません。これらの書類を扱う業種の場合、電子契約と書面契約と分けて処理することが必要です。

・定期借地契約書・定期借家契約書(借地借家法22条、38条1項)
・訪問販売等で交付する書面(特定商取引法4条)
・任意後見契約書(任意後見契約に関する法律3条) など

ただし、現在は国が企業のデジタル化を強く推奨している状況で、デジタル改革推進法により、電子サインで締結できる書類は増える傾向にあり、今後はより多くの書類の電子化が認められるようになるでしょう。

7. 電子サインは条件を満たせば法的効力がある

電子サインの重要性

電子サインは、デジタル形式でおこなわれる署名全般を指します。通常の署名や押印の代わりとして使用できますが、「Webで作成しただけ」では法的効力はありません。

電子契約等に使うのであれば、電子署名法に則っている「電子署名」を活用しましょう。
電子署名の導入により紙ベースの書類のやり取りがなくなれば、業務効率は大幅に改善されます。コストや工数の削減につながるので、企業にとって大きなメリットとなるはずです。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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