手書きによる電子サインは法的に有効？導入するメリットや作り方についても解説
近年、契約書の電子化により、電子印鑑が利用される機会が増えてきました。しかし、電子印鑑ではなく、手書きで電子的にサインするケースもよく見られます。
当記事では、手書きによる電子サインの有効性と、導入のメリットについて詳しく解説していきます。
関連記事：電子サインとは？｜メリットや法的効力について具体的に解説！
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
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・書面契約との違い
・法的有用性
・電子化できる契約書の種類
・導入メリット、効果 など
1.手書きによる電子サインの法的効力とは？
紙の契約書などに手書きで署名した場合、疑いの余地なく法的な効力があると判断できます。しかし、電子サインの場合、紙への自筆での書類とは異なるため、法的効力があるのか疑問を持つ方もいるでしょう。
では、手書きによる電子サインの法的効力について見ていきましょう。
1-1.手書きの電子サインは署名と同じ
結論からいえば、手書きの電子サインであっても、自筆の署名と同様、法的効力があります。
電子サインだからといって、契約の成立が疑問視されることはないのです。
この根拠となっているのが「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」です。
電子署名法では、手書きによる電子サインが法的に有効と見なされるための基準が定められており、この基準を満たした場合には法的に効力を持ちます。
一方、店舗や携帯ショップなどでスクリーン上に行う署名に関しては、電子署名法で規定されている公開鍵暗号方式ではないため、法的な効力はないとされます。
1-2.電子署名を有効にする3つのポイント
手書きの電子サインを法的に有効なものにするためには、大きく分けて3つのポイントがあります。
まず、署名者認証です。署名者認証とは、確かに契約者本人が署名したことを証明することで、本人しか知らないパスワード、個人のID、電話認証などが考えられます。複数の方法を組み合わせることでより高いセキュリティの実現も可能です。
続いて、意思および同意が必要となります。手書きの署名の場合、本人の同意がなければサインすることはないはずなので、条件を満たしていると考えられます。
最後に、完了状態を記録しておかなければなりません。誰が、いつ、どの文書を作成し、署名したのかという記録をすべて保管しておくことで法的に有効なものとなります。
もちろん、署名者認証や手書きの電子サインの日付、時刻などの記録もすべて保存しておくべきです。
2.電子サインを導入するメリット
電子サインを導入すると、多くのメリットがあることに気づくでしょう。
では、電子サインを導入することで生まれるメリットを3つ見ていきましょう。
2-1.コストの削減
電子サインを導入する最大のメリットといえるのが、コストの削減です。
紙の契約書を作成し契約を締結するためには非常に多くのコストがかかっていました。契約書を作成するだけでも、紙代やインク代がかかっていたことでしょう。
さらに、取引先に実際に行って契約書を交わす場合、移動にかかる費用が必要で、取引先を訪問する従業員はそのために時間を取り分けなければなりませんでした。
契約書を郵送する場合も、郵便代、切手代、封筒代などのコストがかかったはずです。もちろん、郵送作業を行う従業員の人件費も考えなければなりません。
加えて、一定額以上の契約書を交わす際には、収入印紙を貼ることが義務付けられています。大量に契約書を取扱う企業の場合には、印紙代も膨大なものとなりました。
しかし、電子サインを導入すれば、こうしたコストをほとんどすべて削減できます。
2-2.契約締結がスムーズに行える
電子サインを導入すれば、契約の締結がスムーズに行えます。
紙の契約書の場合、取引先に持っていったり、郵送したりして届けなければなりませんでした。契約書を送った後も、取引先が確認する時間が必要だったため、数日かかることも珍しくなかったでしょう。
しかし、電子サインを利用して契約を締結すれば、もっと早く契約が行えます。
前もって契約書の内容を確認してもらい、電子契約書に電子サインできるようにしておけば、最短で数分程度の時間で契約が完了するでしょう。
手書きの電子サインを導入している場合、タブレットでもサインが可能なので、出先でも契約の締結ができます。
業務をさらに効率化していくのに、電子サインは非常に役立つのです。
2-3.保管スペース・コストの削減
紙の契約書を使って契約を締結すると、その契約書を保管しておく必要がありました。すべての契約書をファイリングし、数年分から数十年分を保管している企業も少なくありません。
保管のためのスペースも増えていき、必要な書類を探すのも一苦労だったでしょう。契約書などの書類を管理する担当者も必要になり、人件費もかかります。
しかし、電子サインを導入すれば、すべての情報を電子化して保存しておけます。ハードディスクがあれば、契約書の情報を半永久的に保存可能で、コンパクトなので保管スペースも必要ありません。
さらに、契約書の名前の付け方を統一しておけば、ほんの数秒で必要な書類を検索することもできます。
書類を管理する担当者を別の業務に就かせることもでき、コストの削減にもつながるでしょう。
3.電子サインを作る方法
電子サインを導入するためには、まず電子サインの作り方を知らなければなりません。
電子サインは比較的簡単に作れるので、まずは作り方を見ていきましょう。
3-1.手書きのサインを撮影して切り抜く
もしタイムスタンプなどの認証が必要ない手書きの電子サインでよいのであれば、紙に書いたサインを撮影して切り抜くことで簡単に作成が可能です。
まず普段と同じように紙とペンを用意して手書きのサインを書きます。続いて写真をスマートフォンやデジカメで撮影し、パソコンに取り込みます。
ここでサインの周りを四角く切り取って貼り付けることも可能ですが、ビジネスシーンなどで利用するのであれば、画像編集ソフトで透過ファイルとして出力したいところです。余分な白い部分はカットしてサインだけくり抜くように編集すれば、PDFの電子文書などにも画像として挿入できます。
契約書などのような重要な書類ではなく、書類の社内承認などで利用するのがよいでしょう。
3-2.電子サインのサービスやソフトを使う
もし法律的に効力のある電子サインが欲しいのであれば、電子サインを提供しているサービスやソフトを使うのがよいでしょう。
現在では、多くの電子契約システムが提供されており、誰でも簡単に利用できます。毎月の利用料はかかりますが、自社も取引先も両方電子サインで契約が締結できるのでとても便利なサービスです。
しかも、サービスによっては2段階認証などによって高いセキュリティを保っており、重要な契約でも安心して利用可能です。
使い方もとても簡単で、ログインさえすれば登録しておいた電子サインを使って契約が締結できるでしょう。
毎月の利用料よりもはるかに大きなメリットがあるので、自分に合ったサービスを探して使ってみることができます。
4.電子サインであっても法的効力のある契約書作成が可能
手書きによる電子サインを使っても、法的に効力のある契約書の作成が可能です。ただし、電子サインが法的な効力を持つためには、タイムスタンプなどの認証が必要とな
ります。
重要な契約の前には、電子サインが有効なものかどうかをきちんと確認しましょう。
電子契約はコスト削減や業務効率の改善だけがメリットではありません。法的効力を持っていて、安全性が高いことをご存知でしょうか。契約締結や送信の履歴・証拠を残すという点でも、実は書面契約より使い勝手よく運用可能です。
ガイドブックでは、電子契約の仕組みや実際の業務フロー、電子契約の根拠となる法律や電子契約のサービスを導入するまでに準備すべきことまでを網羅的に解説しており、これ一冊で電子契約の仕組み理解から導入まで対応できる資料になっています。興味がある方は、ぜひ資料をダウンロードしてご活用ください。
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・電子化できる契約書の種類
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