欠勤届とは？意味や給料との関係・企業側の取るべき対応を解説

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人事・労務管理

更新日: 2024.4.29
公開日: 2024.4.29 OHSUGI

「欠勤届とはどういうもの？」

「欠勤届の必要性は？」

「欠勤届のテンプレートの項目には何がある？」

上記のようにお悩みではありませんか。

欠勤届は、従業員が勤務日に出勤しない場合に提出する書類です。欠勤の理由と期間を正式に企業に報告するために必要になります。

経理や労務担当者にとって、欠勤届は従業員の勤務時間、賃金計算、さらには人事評価に直接関係がある重要な書類です。

本記事では、欠勤届の概要や必要性、企業側が直面する可能性のあるトラブルへの対応について、詳しく解説しています。最後までぜひご一読ください。

1. 欠勤届とは
2. 欠勤届は必要か？必要な理由を解説
3. 欠勤届のテンプレートの項目
4. 従業員が欠勤した場合は欠勤届の提出を依頼する
5. 欠勤届でよくあるトラブルへの企業側の対応
6. 欠勤届を適切に扱い従業員の労働時間・賃金を把握しよう

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1. 欠勤届とは

欠勤届とは、従業員が所定の勤務日に出勤しないときに、理由や期間を記載して提出する書類です。

提出先は直属の上司や人事部門となります。提出期限は可能な限り早く、できれば欠勤する前に提出させましょう。

ただし、急な体調不良や家庭の事情などで事前に提出できない場合は、欠勤した日もしくは後日に提出させます。

2. 欠勤届は必要か？必要な理由を解説

欠勤届の提出が必要な理由は、以下の4点です。

給与計算の正確性を保つ
欠勤理由の透明性を高める
従業員の健康状態を把握できる
人事評価に使用する

2-1. 給与計算の正確性を保つ

欠勤届の提出は、給与計算の正確性を保つ上で重要な役割を果たします。欠勤届の提出による正確な欠勤記録により、勤務日数や時間に応じた給与計算ができるためです。

記録がなければ給与計算に誤差が生じ、過払いや不足払いが発生する可能性があります。

給与計算を正しくおこなうためにも、欠勤届を提出させることが重要です。

2-2. 欠勤理由の透明性を高める

欠勤届により欠勤理由の透明性を高められます。欠勤届には理由を明記し、必要に応じて医師の診断書などの書類をあわせて提出させるためです。

欠勤理由を正式に報告することで、不要な誤解や不信感を避けられるでしょう。企業側も従業員が責任を持って行動していることを認識できます。

欠勤届の提出は、従業員と企業間のコミュニケーションと信頼関係のためにも重要です。

2-3. 従業員の健康状態を把握できる

とくに病気による欠勤の場合、従業員の健康状態を把握するために欠勤届が必要です。

例えば、従業員がインフルエンザなどの感染症に罹患した場合には、欠勤届で病状の重大さや休息の必要性が把握できます。企業は従業員に必要な休息期間を確保し、早期の回復をサポートすることが可能です。

また、長期にわたる病気や慢性的な健康問題の場合、企業は欠勤届をもとに従業員に対する長期的なサポートや職場復帰に向けた計画を立てられます。

健康問題に起因する欠勤の適切な管理と対応は、従業員の早期回復につながるうえ、職場全体の生産性と士気を高めるでしょう。

2-4. 人事評価に使用する

定期的な欠勤がある場合、欠勤届は人事評価に影響を与える記録となります。正当な理由での欠勤とそうでない欠勤を区別することで、公平で正確な評価ができるためです。

従業員にとっても、正当な理由に基づく欠勤を正確に記録し報告することにより、不当な評価を受けるリスクを減らせます。

3. 欠勤届のテンプレートの項目

欠勤届のテンプレートの項目は以下のとおりです。

項目	内容
提出日	欠勤届を提出する日付
従業員情報	氏名、部署、職位など、従業員の情報
欠勤期間	欠勤する予定の具体的な開始日と終了日
欠勤理由	欠勤する具体的な理由、病気や事情
連絡先情報	緊急連絡先としての電話番号やメールアドレス
上司の承認	承認を得るための署名やコメント欄

同一のテンプレートを作成することで必要な情報が整理できます。

所属する組織の指示やガイドラインがあれば、追加項目を加えてください。

4. 従業員が欠勤した場合は欠勤届の提出を依頼する

従業員が欠勤する場合、理由が何であれ事前もしくは事後に欠勤届の提出を依頼しましょう。

欠勤届を適切に運用するために、以下の事前準備をすると円滑な仕組みづくりができます。

事前準備の項目	準備の内容
欠勤届のテンプレートの準備	社内の共有ドライブなどにテンプレートを掲載することで、従業員が簡単にアクセスして利用できる体制を整える
欠勤届提出のガイドラインの明確化	提出方法や提出期限、承認プロセスについてのガイドラインを決めて公開する
上司や人事部門の研修	欠勤届の扱い方、承認プロセス、従業員からの問い合わせに対する対応方法を理解し、適切に実行できるようにトレーニングする
サポート体制の構築	長期間の欠勤や繰り返しの欠勤が見られる場合に備え、従業員サポートプログラムや健康管理プログラムを作成する