休職届とは?テンプレート書式や届出理由の書き方、労務手続きの流れも紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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休職届とは?テンプレート書式や届出理由の書き方、労務手続きの流れも紹介

ソファーに横たわる女性

「休職届とはどういうもの?」

「休職届を受け取ったけど、どう処理したらいいの?」

「休職までの流れを知りたい」

上記のお悩みを抱えていませんか。

休職届とは、従業員が勤務できない際に、会社に対して休職を申請する書類です。

本記事では、休職届の概要や提出理由、手続きの流れなどを解説します。急な休職届の提出があっても慌てることなく対応できるよう、参考にしてください。

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1. 休職届とは

書類を読む男性

休職届とは、従業員が勤務できない際に、雇用関係を結んだまま一定期間、業務から離れることを申請する書類です。

休職は、就業規則をもとに適用される場合と、就業規則にはないものの会社側が従業員に休職を命じる場合に分けられます。

休職は法律で定められた義務ではなく、会社が就業規則に休職の規定を設けなくてもよいためです。実際に休職の規定がない会社もあるでしょう。

就業規則に休職の規定を設けている場合、規定通りに対応することが義務となります。従業員から休職の申し出を受けた際は、就業規則にもとづき、休職届の提出依頼をはじめ手続きをしなければなりません。

なお、休職の規定がない場合は、原則的に解雇となります。しかし、解雇や解雇にともなうリスクを避けるために、会社側が休職を命じる場合もあるでしょう。

いずれの場合も、休職届の提出を依頼し、適切に手続きを進める必要があります。

​​参照:休職は義務ではない|キノシタ社会保険労務士事務所

2. 従業員が休職届を提出する主な理由

休む女性

従業員が休職届を提出する主な理由は以下の4つです。

  1. 自己都合
  2. 会社都合
  3. 病気や怪我による休職
  4. そのほか

従業員が提出してきた休職届がどれに当てはまり、会社としてどの休職を認めることになるのか、参考にしてください。

2-1. 自己都合

従業員が休職届を提出する主な理由の1つ目は、自己都合です。自己都合とは、従業員自身の事情によることを意味します。

具体的なケースは以下のとおりです。

  • 家庭の事情(産前産後・育児・介護など)
  • 個人的なボランティアへの参加
  • 海外留学
  • 資格取得

休職を認めるかは会社次第です。休職理由が直接的に会社に貢献しない場合でも、長期的に見て従業員の成長やモチベーションの向上につながると判断した際は、認める会社もあります。

2-2. 会社都合

従業員が休職届を提出する主な理由の2つ目は、会社都合です。会社都合とは、会社の事情によることを意味します。

従業員が正常に業務できないと判断した場合や出向を命じた場合です。具体的には以下のケースが挙げられます。

  • 遅刻や欠勤が連続している
  • ほかの従業員に悪影響を与える
  • 勤務することで事故や怪我につながる
  • 出向

従業員からの申告がなくても会社の判断で可能ですが、自己都合とは異なり休業手当を支給する必要があるため注意が必要です。

出向は、現在の会社に籍を残したまま、出向する際に利用します。

参考:労働基準法 | e-Gov法令検索

2-3. 病気や怪我による休職

従業員が休職届を提出する理由の3つ目は病気や怪我です。病気や怪我による休職は、医師から休職が必要と判断され、従業員が診断書を提出した場合に適用されます

具体的なケースは以下のとおりです。

  • 適応障害
  • うつ病
  • 交通事故

なお、職場の人間関係や長時間労働が原因である場合は、労働災害に該当します。手続きが異なるため注意しましょう。

復職を希望する従業員には、医師から復職可能と証明する診断書を提出するよう指示してください。

会社側は安全に勤務できるよう配慮する義務があるためです。本人からの意見だけではなく、医師の意見も踏まえて最終的に判断する必要があります。

2-4. 事故欠勤休職

事故欠勤休職とは、傷病以外の事由による長期休職を指し、特定の容疑で逮捕・勾留された場合などが含まれます。名称に「事故」とついていますが、交通事故などによる休職とは異なる点に注意が必要です。交通事故による負傷の場合、業務外であれば疾病休職、業務内であれば労災扱いとなります。事故欠勤休職の手続きを進める際には、休職届に事故証明書や警察の報告書を添付し、保険適用や補償についての詳細な記載が求められます。

また、休職期間内に復職が可能な場合は手続きを経て復職しますが、期間満了時に就労が不可能な場合は自動的に退職または解雇となります。

2-5. そのほか

そのほかの理由として、頻度としては少ないものの、以下があることを知っておきましょう。

休職の種類 休職の理由
起訴休職 ・従業員が起訴され、勤務することで会社に悪影響があると判断された場合に適用される

・いきなり休職にすることはできないため、会社の信用が失われる、職場が混乱するなどの理由が必要となる

公職就任休職 ・従業員が地方公務員や国会議員などに就任した際に適用される

・必ず休職を認める必要はないため、従業員から相談を受けた際は事前に話し合う

どのような理由でも、会社ごとの休職対象を確認し、適切に対応しましょう

3. 休職届の書き方は?基本フォーマット・テンプレート例あり

ノートパソコンイラスト

スムーズな休職手続きのためのポイントとして、事前に必要な情報や書類のフォーマットを作成し、担当部署と従業員に共有しておきましょう。
必要な場面になってから動き出しては、対応が遅くなり従業員に不信感を与えます。休職する従業員がいないことが望ましいですが、準備して損はありません。

3-1. 休職届のテンプレート

休職届の基本的なフォーマット・テンプレートは以下のとおりです。

年  月  日

休職届

株式会社◯◯◯◯

代表取締役社長◯◯殿

◯◯部◯◯課

◯◯ ◯◯ 印

下記の通り、休職させていただきたく、お願い申し上げます。

  休職期間     年  月  日  〜  年  月  日
  休職理由
 休職中の連絡先 電話番号:

メール:

住所:

  備考

休職届には下記の内容を盛り込みましょう。

  • 休職期間
  • 休職理由
  • 休職中の連絡先の項目

内容は会社ごとに異なります。

従業員が休職する場合に備え、あらかじめ自社でフォーマットやテンプレートを作成しておきましょう。

4. 従業員から休職届を提出されたときの手続きの流れ

積み木の階段

従業員から休職届を提出されたときの手続きの流れは以下のとおりです。

  1. 休職対象に該当するかを確認する
  2. 休職届の提出を依頼する
  3. 病気の場合は医師による診断書の提出を依頼する
  4. 休職期間中の取り決めを決める
  5. 傷病手当金の給付対応をする

4-1. 休職対象に該当するかを確認する

本人から休職したい旨の相談があった場合や会社側が休職を促す検討をした場合、休職の対象に該当するかを確認しましょう。従業員の状況や就業規則から確認可能です。

休職の対象になるか判断するために、以下の情報を収集します。

  • 勤務中の様子
  • 残業時間
  • 欠勤状況
  • ストレスチェック
  • 出勤可否

本人の申し出のほかにも、情報を収集することで、休職の対象に該当するか適切に判断できます。

4-2. 休職届の提出を依頼する

就業規則にそって休職届の提出を依頼します。フォーマットは会社によって異なりますが、基本的に休職理由、休職期間、休職中の連絡先などが必要です

休職理由によっては、従業員が休職届をすぐに作成できない場合があります。いつまでに提出するのか期日を決めておくことで、スムーズにやり取りできるでしょう。

4-3. 病気の場合は医師による診断書の提出を依頼する

病気が原因で休職する場合は、休職届とあわせて医師による診断書の提出を依頼しましょう。休職開始前と、復職を検討する際の判断材料として使用します。

病院によっては、診断書の作成に時間がかかるため、従業員には提出が必要であることを事前に伝えましょう。

4-4. 休職期間中の取り決めを決める

次に、休職期間中の取り決めを決めておきましょう。

具体的な取り決めの内容は以下のとおりです。

  • 連絡頻度
  • 連絡先
  • 病気の場合は経過報告
  • 社会保険料の支払い方法

とくに病気の場合は会社側からの連絡が回復の妨げになる可能性があります。休職期間が開始してから、慌てて連絡しないように決めておくとスムーズです。

4-5. 傷病手当金の労災保険給付の対応をする

従業員が病気や怪我で休職する場合は、傷病手当金の給付対応をします。加入している健康保険の傷病手当金に関する申請条件を確認し、従業員が受給できるよう手続きを進めましょう

病気や怪我以外の場合、傷病手当金の支払いはありません。基本的に給与の支払いもないため、休職期間中は無給となります。

ただし、会社によっては就業規則の休職に関する規定で給与の支払いを定めているケースもあるため、確認したうえで対応しましょう。

参照:病気やケガで会社を休んだとき | 全国健康保険協会

4-6. 社会保険料や住民税の支払い方法を確認

休職期間中は賃金が支給されませんが、社会保険料や住民税の納付は必須です。社会保険料は労使折半で、会社が従業員の負担分を給与から控除し、一括で納付します。しかし、休職中でも被保険者の資格は失われず、保険料の免除もありません。

休職期間中は無給のため、保険料の徴収方法については就業規則に明記しておく必要があります。特に、収入が途絶えて保険料の負担が難しくなる場合に備え、傷病手当金を会社が受け取り、保険料を差し引いた上で従業員に支給する方法があります。また、会社が立て替え、復職後に支払う方法もありますが、休職期間満了とともに退職した場合、未回収のリスクがあるため、事前に支払い方法を明確にしておくことが求められます。休職に入る前に詳細を確認し、毎月確実に支払ってもらう体制を整えましょう。

4-7. 休職中の連絡方法を確認する

休職申請を受けたら、休職期間中の連絡方法を確認しておくことが重要です。特に疾病休職の場合、スタッフのメンタルヘルスに配慮し、頻繁な連絡は避ける必要があります。そのため、連絡の頻度についても事前に決めておくと良いでしょう。休職者のメンタルをサポートしながら、会社からの孤立感を防ぐために、適度に連絡を取り合うようにしましょう。復職時期の調整や復職可否の判断には、定期的な連絡が欠かせません。休職中の連絡先については、休職願に記載してもらうことが推奨されます。

5. 従業員の休職から復職までに必要な労務手続きの流れ

面談する女性
従業員の休職から復職までの流れは以下のとおりです。

定期的に連絡を取る
復職時期を確認する
病気が原因の場合は診断書の提出を依頼する
復職前に面談する

各ステップについて詳細に解説します。

5-1. 定期的に連絡を取る

休職期間中は、定期的に連絡をとりましょう。
休職中の状況を把握するためです。例えば、病気や怪我の場合は体調の回復具合を把握しておく必要があります。
定期的な連絡を取ることで、従業員が抱えている不安や困っていることを把握し、サポートできます。頻度については休職前の取り決めを守ることが大切です。
会社側が従業員を大切にする姿勢が伝わることで、復職する意思を促す効果もあります。

5-2. 復職時期を確認する

休職届を提出した際に決めた復職時期から変更がないか確認しましょう。
復職する時期を明確にすることで、人員配置や異動などの検討ができます。
部署内の人員を増やしたり、時短勤務ができる部署に異動したりと復職後に勤務しやすい環境づくりをするためです。

5-3. 病気が原因の場合は診断書の提出を依頼する

病気が原因で休職している従業員から復職の申し出があった場合は、医師からの診断書の提出を依頼しましょう。
復職させるかどうかの判断は会社側がするため、医師からの意見は重要な判断材料です。
本人の申し出を鵜呑みにしたり、専門知識がない会社が復職を許可したりすると、誤った判断につながります。病気や怪我の場合は復職後に再発する可能性があるため、リスク低減のためにも重要です。

5-4. 復職前に面談する

復職前に面談を実施します。従業員の不安を聞き出し、復職を受け入れる準備ができたことを伝えるためです。
人間関係が原因で休職した場合、復職後に以前の業務が難しい場合は、異動する必要があるかを事前に話し合います。
少しでも働きやすい環境を整えることで、従業員がスムーズに復職でき、離職のリスクを下げられるでしょう。

6. 休職に関連する届出書類

虫眼鏡
休職に関連する主要な書類を以下に詳述します。休職希望者が提出する基本的な書類の他にも関連書類があります。これらの書類は適切な労務管理に重要であり、正確かつ迅速な手続きが求められます。関連書類を正しく理解して、休職に関わる労務手続きをスムーズに行いましょう。

6-1. 休職延長願

休職期間が終了したが、まだ復職できない場合、休職延長願を提出することがあります。休職延長願は、復職予定日を過ぎても健康状態が回復しないなど、引き続き休職が必要と判断された時に提出されます。この際、会社側は個別の事情を考慮し、休職期間を延長するかどうかを判断します。
休職延長願を提出する際には、会社の規定に従って手続きを行う必要があります。具体的には、休職延長の理由や期間、必要な書類を記載した書面を作成し、上司や人事部に提出します。企業の人事担当や労務管理担当にとって、提出された休職延長願の内容は特に重要です。承認が得られた場合には、休職期間がさらに延長され、その間は引き続き給与が支払われないことがあるので注意が必要です。提出には書面が必要となるため、紙ベースで手続きを行うことが大半です。

6-2. 休職療養経過報告書

休職療養経過報告書は、休職中の従業員の健康状態や治療の進捗を会社に報告するための書類です。この書類は、休職中の従業員の医師が作成し、従業員が会社に提出します。報告書には、病名や疾患の状況、治療内容や進捗状況、薬物治療や手術の有無とその結果、医師の見解や意見、今後の治療方針や見通しなどの詳細が含まれます。
これにより、人事担当者や労務管理担当者は、従業員の健康状態を把握し、復職のタイミングや業務復帰が可能かどうかを適切に判断できます。休職療養経過報告書は一般的に複数回提出され、これは休職期間中の健康状態や治療の進捗に応じて最新の情報を提供するためです。長期にわたる休職の場合、定期的な報告が必要とされることもあります。
加えて、この書類は重要な通知であり、企業にとって従業員の健康管理や労務管理を適切に行うための重要なツールです。労務管理のさまざまなシーンで、この報告書が必要になることが多いです。

6-3.試し出勤申請書

試し出勤申請書は、休職期間を終えて職場に復帰する雇用者が、実際に業務を開始する前に利用する書類です。これは復職前のリハビリを目的としており、具体的には業務内容や職場環境の確認を行うために使用されます。また、試し出勤期間中には医師の診断書に基づいた労働能力の評価が求められることが一般的です。このように、試し出勤は復職後のトラブルを防ぐために重要なステップとなります。
試し出勤申請書には、申請者の基本情報、復職予定日、試し出勤期間、業務内容、報酬、保険の取り扱いなどが詳細に記載されます。これらの情報は、上司や人事担当者に対しても透明性のあるビジョンとプランを示すために必要です。また、試し出勤期間中に予期しないトラブルが発生した場合、再調整が行われる可能性があるため、申請書の内容は慎重に作成することが求められます。雇用者と雇用主が双方の理解と合意のもとに試し出勤申請を行い、今後の正常な職場復帰を目指しましょう。

6-4. 休職通知書

休職通知書は、企業が休職を認める際に、人事担当者や労務管理担当者が発行する重要な文書です。この通知は、休職期間、復職の際の具体的な対応、休職中の条件などを明確に通知することを目的としています。休職通知書を通じて、従業員は就業規則に基づいた休職条件を理解し、適切な手続きを進めることができます。企業の人事担当者は、従業員が混乱しないように詳細かつ明確に記載することが求められます。この文書が円滑な休職・復職のプロセスを支える基盤となるため、適切な内容を含むよう注意しましょう。

6-5. 休職期間満了通知・休職期間満了に伴う退職の通知

休職期間満了通知は、企業が就業規則や雇用契約書に基づき発行する重要な書類です。この通知には、休職期間が満了したことや、復職が不可能な場合の退職について詳しく記載されています。休職期間が終了した際、企業は迅速かつ的確にこの通知を行う必要があります。これにより、社員が今後の手続きや対応を理解し、混乱を防ぐことができます。企業の人事担当者や労務管理担当者にとって、求職者に明確かつ正確な情報を提供することは重要な業務です。休職届の提出理由や手続きに関する詳細な情報を通知書に盛り込むことで、社員と企業の間でスムーズなコミュニケーションが図れます。

7. 休職届への理解を深めて適切な手続きのフローを整えよう

書類にサインする

休職届を活用することで、従業員の休職理由や期間が明確になり、適切な対応ができます。休職届への理解を深め、普段から適切な手続きのフローを整えましょう。

会社側がしっかり休職の準備をしておくことで、従業員が休職した場合でも復職しやすい環境を整えられます。貴重な人材の離職を防ぐためにも、休職へのサポートが重要です。

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OHSUGI

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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