営業職に就いている方であれば、出張に行き経費を立て替えていることが多いでしょう。

出張を終えて帰社した後、待っているのが旅費精算です。旅費精算に手間を感じている経理担当者も多いのではないでしょうか。

旅費精算は出張で発生した交通費や宿泊費などを精算する業務になりますが、科目や経費申請の可否など複雑な部分が多く存在するため、他の精算業務と比べて負担が大きくなることもあります。

今回は、旅費精算の方法や流れ、注意点や効率化するポイントについて解説いたします。

1. 旅費精算とは

旅費精算とはどのような作業を指すのでしょうか。ここでは旅費精算の概要と旅費の定義について解説します。

1-1. 旅費精算とは出張時の宿泊費や交通費をはじめとした費用を精算すること

旅費精算とは、社員が立て替えた旅費を精算することをいいます。旅費の中には、出張時の宿泊費や交通費、出張手当などが含まれます。

会社によって旅費、出張費、旅費交通費などと名称は異なりますが、基本的には同じ経費を指しています。

交通費の中には、電車代やタクシー代、飛行機代などが含まれます。

会社によって旅費、出張費、旅費交通費などと名称は異なりますが、基本的には同じ経費を指しています。

1-2. 旅費の定義は会社によって異なる

「旅費」という言葉には、法律的な定義がありません。そのため会社によって旅費の定義はやや異なります。

旅費規程に基づいて、どのような経費を旅費とみなすかをしっかりと確認したうえで、申請や精算をおこなうことが大切です。

取引先に行く場合でも、移動した距離が100km以上というように距離を基準にして旅費精算ができるかを決定している企業もあります。

旅費精算の際にトラブルにならないよう、自分の会社では旅費がどのように定義されているのかを理解しておきましょう。

関連記事：一般的な旅費精算規定の内容は？作成時の注意点も解説

2. 旅費精算の方法と流れ

出張が多い企業であれば、出張に行く社員や経理担当者は旅費精算について正確に理解しておく必要があります。

流れを理解し、スムーズに申請や精算ができるような環境を整えることで、旅費精算を効率化することにもつながるでしょう。

ここでは、旅費精算に必要な6つのステップで解説いたします。

2-1. 従業員は出張前に申請を出す

まず出張に出かける前に、出張することを上司に報告し承認を得ておかなければなりません。

もし出張申請を怠ると、旅費精算ができなくなってしまう恐れがあるので注意が必要です。

事前に申請することで、スムーズに旅費精算をおこなうことができます。

もし、あらかじめどのくらいの費用がかかるかわかっているのであれば、それもあわせて申請しておくとよいでしょう。

例えば、すでにホテルの予約を取っていたり、飛行機のチケットを取っていたりする場合には、承認を得ておくとトラブルを防ぐことができます。

旅費は高額になりやすく、会社側もできるだけ経費を抑えたいと考えています。

事前に申請しておけば、どのくらいの経費がかかるか予想できるとともに、計画的な経費であることも証明できます。

2-2. 出張中は経費を立て替える

出張申請をおこない承認されたなら、出張に行くことができます。

旅費として申請できるものに関しては出張中は自分で立て替え、領収書を会社名でもらうようにしましょう。

領収書を失くしてしまうと旅費精算ができなくなる恐れがあるので注意が必要です。

2-3. 領収書の内容をもとに旅費精算書を作成する

出張から帰ってきたら、旅費精算の申請をおこないます。

旅費精算書を記入して、上司に提出しなければなりません。

旅費精算書を記入する際には、必要項目がすべて含まれているかを確認しましょう。

などが主な項目です。

ここで記入を間違えてしまうと、経理担当者から差し戻されてしまうので注意が必要です。とくに経費の金額は、領収書と比較し誤りがないかしっかりチェックしましょう。

2-4. 上司の承認を得る

旅費精算書に記入したら、その精算書を上司に提出します。

上司はその精算書をチェックして、事前に申請があった計画書と大きな違いがないかを確認します。

もし予定外の支出が発生して金額が大きく違うのであれば、何に使ったのかを説明することが必要です。

上司が旅費精算書を承認すると、書類は経理部に回されます。

2-5. 経理部に提出し確認や仕訳をする

経理部は承認された旅費精算書を細かくチェックします。

特に、不正がないかをチェックすることは重要です。

出張に使ったタクシー代や電車代は適切かどうか、より安い経路はなかったのか、定期区間は省いて申請してあるかなどをチェックしなければなりません。

さらに出張中の宿泊費や飲食費が計上されているのであれば、その金額も適切かどうか確認します。

もし飲食費の金額が大きい場合、同席者がいた可能性もあります。

経理担当者は旅費精算の不正を防ぐ最後の砦なので、時間をかけて旅費精算書と領収書を精査しなければいけません。

関連記事：旅費精算の仕訳方法は？まとめて簡単解説！

2-6. 処理をして小口現金や振込で精算する

旅費精算書と領収書に問題がなければ、出金となります。旅費精算書を提出した社員に直接手渡し、もしくは銀行振込されます。

経理部ではさらに、出金後にデータを帳簿に記入したり、システムに入力したりして記録します。

もし領収書が紙で提出された場合には、法律に従って7年間保管する義務があります。

ほかの書類と混同しないように、仕訳して保管する必要があるでしょう。

関連記事：旅費精算や交通費精算を小口現金から振込にする理由

3. 旅費精算での5つの注意点

旅費精算は膨大な量の業務となりますが、旅費精算を申請する社員も経理担当者も注意すべき点があります。

旅費精算をスムーズにおこなうためにも、5つの注意点について覚えておきましょう。

3-1. 旅費として申請できない費用に注意

出張で支払った経費であっても、「旅費」として旅費精算できない場合があります。

① 交際費

例えば、交際費が挙げられます。

すでに取引がある会社との懇談会のために、遠隔地まで行って参加したという場合、旅費ではなく交際費での処理が必要となります。

何らかの親睦会に参加したというケースも同様に交際費として精算しなければなりません。

② 研修費

さらに間違えやすい経費が研修費です。

社員研修のために費やした経費に関しては、旅費ではなく研修費となります。

たとえ交通機関を利用したり宿泊施設に泊ったりしたとしても、旅費として精算はできません。

③ 福利厚生費

加えて福利厚生費も旅費と混同しやすい経費です。

慰安旅行や社員旅行などの出費は福利厚生費で仕訳をおこないます。

ただし社員旅行を福利厚生費として処理するためには、いくつかの条件があります。

国内旅行であれば4泊5日以内、海外旅行では外国での滞在日数が4泊5日以内でなければなりません。

さらに会社が社員1人あたり10万円程度までしか負担しない、従業員の過半数が参加しているなどの条件もあります。

旅費として精算できるかどうかは、何のために必要な経費かを考えるとわかりやすいでしょう。

3-2. 旅費精算の妥当性は必ず確認

旅費はほかの経費と比較して高額になる傾向があります。

出張の際に使った交通費以外にも、日当や宿泊費、飲食費などが含まれるためです。

そのため旅費の妥当性のチェックを厳しくおこなわなければなりません。

例えば宿泊費が高すぎないか、交通費は最短経路で利用したものか、飲食費は常識の範囲内かを確認します。

とくに交通費に関しては不正が横行しやすい経費であることを覚えておきましょう。格安チケットを購入したにも関わらず、正規の運賃を支払ったとして旅費精算するケースもあります。

あまりに常識とかけ離れた旅費精算を繰り返していると、税務調査で問題になる恐れがあるので注意が必要です。

3-3. 社内ルールの徹底的な周知は欠かさずおこなう

旅費精算は、社員が社内ルールをしっかり理解しておくことが非常に重要です。

社員がルールを理解しないまま出張に行くと、申請できない出費が出たり、高額な旅費精算を申請してきたりするかもしれません。

結果として経理担当者が旅費精算書を差し戻すことになり、精算までに多くの時間を費やさなければなりません。

社員と経理担当者のストレスを軽減するためにも、どのように旅費精算すべきなのか、どんな経費が対象なのかを周知しましょう。

とくにグリーン車や新幹線を誰が利用できるのか、宿泊費の目安はどのくらいなのかといった細かい規定を出張旅費規定に記載し、社員に読んでもらうと効果的です。

関連記事：一般的な旅費精算規定の内容は？作成時の注意点も解説

3-4. 旅費精算は基本的に領収書が必須

旅費精算書を提出する社員は、領収書を失くさないように十分な注意が必要です。

旅費精算においては、基本的に領収書が必須です。

経費のなかには祝儀や香典、自動販売機で購入した缶ジュース、仕事用にダウンロードしたアプリケーションなど、領収書が発行されなくても精算できるものがあります。出金伝票を使えば領収書がなくても税務上の費用として計上できるのです。

しかし旅費精算では領収書がなければ精算できないため、領収書をしっかり保管しておくことが求められます。

もちろん券売機での切符の購入や海外出張での経費など、領収書が発行されないケースもあります。

こうした事態に対処するためにも、社内ルール作りをしっかりおこなっておくことが必要です。

3-5. 旅費精算の遅延には注意

社員が旅費精算の重要性を理解していないと、大幅な遅延が生じることがあります。

原則的に、経費はその年度内に処理しなければなりません。

年度またぎの旅費精算も税務上は問題ありませんが、経理担当者がデータを修正する負担を考えると避けるのが望ましいでしょう。

さらに、確定申告の時期を過ぎると損金として計上することができなくなるため、会社にも損害を与えます。

それにもかかわらず数ヵ月、あるいは数年遅れて旅費精算を申請する社員もいます。

そのようなケースでは、罰則を科して改めてもらうといった対応が必要となるでしょう。

社内ルールを何度も周知したり、月末に経理担当者から旅費精算の申請を促すメールを送信したりして旅費精算の遅延を防ぐ必要があるかもしれません。

4. 旅費精算をスムーズにおこなう方法

旅費精算は重要度が高く、注意しなければいけないポイントが多い業務です。さらに、会社としてルールが浸透していなければミスも発生しやすいです。

従業員がスムーズに旅費精算申請をおこなうことができ、経理担当者がストレスなく精算業務をおこなえるように、旅費精算の方法を見直すことが大切です。

ここでは、旅費精算を効率化する方法をご紹介いたします。

4-1. エクセルのテンプレートを利用する

お金をかけずに効率化したい場合は、会社のルールに沿ったエクセルのテンプレートを使用しましょう。

エクセルのデータを印刷して手書きで記入、申請をおこなったり、エクセルのデータをメールで送信することで申請をおこなったりすることができます。

関連記事：旅費精算書をエクセルで作成する2つのコツを分かりやすく解説

4-2. 経費精算システムを利用する

エクセルよりもより経費精算全体を含めた効率化を図りたいのであれば、経費精算システムはおすすめです。

経費精算システムを使用することで、以下のことが可能になります。

• 申請書作成時のミスを最小限にできる
• データの紛失リスクが少ない
• 申請内容の転記作業が必要ない
• スマートフォンから申請、承認が可能
• 交通費の計算や仕訳を自動でおこなえる
• 領収書の電子化が可能になる

経費精算システムは経費の申請から処理までの一連の流れをオンラインで完結させることができるため、生産性の向上や業務効率化の観点から現在大変注目されています。

精算業務を効率化したいとお考えの場合は、一度調べてみるとよいでしょう。

関連記事：旅費精算をICカードで効率化する方法を分かりやすく解説

5. 旅費精算システムによって旅費精算をスムーズに

旅費精算に関する社内ルールが決まっていれば、社員もどのような経費を申請すればよいか理解し素早く申請がおこなえます。

決められた期日までに旅費精算書が提出されれば、経理担当者の負担も減ることでしょう。

社内ルールの策定と徹底した周知によって、すべての人の負担が軽減され、スムーズな旅費精算がおこなえるのです。

加えて、経費精算システムを使用することでICカードの使用や自動計算が可能になります。経費精算の工数を削減したいとお考えの方は調べてみることをおすすめいたします。