旅費精算の仕訳に関する3つのポイントを徹底解説 | jinjerBlog

旅費精算の仕訳方法は?まとめて簡単解説!

経理担当者は、会社の経費を仕訳して記録しなければなりません。

水道光熱費や交際費などの経費がありますが、旅費精算の際にはどのように仕訳する必要があるのでしょうか。

今回は、旅費精算の仕訳方法や概算払い旅費、出張中にかかった費用の勘定科目などをご紹介いたします。

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「出張費の規定の作り方に悩んでいる」
「旅費交通費に関する基本的な知識をつけたい」
「仮払の運用方法がわからない」

などなど出張費に関して不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
交通費出張費は会社が大きくなるにつれて、件数が増えていくものですが、それに伴って日当や各種手当など複雑な要件や規定を定める必要があります。

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旅費交通費

旅費交通費

1. 旅費交通費(出張旅費・仮払旅費)の仕訳

従業員の出張にかかった飛行機、バス、電車などの交通費や、ホテルなどの宿泊代、旅費などは、基本的に「旅費交通費」で記帳します。

また、出張後の精算の簡素化のために定められている「旅費規程」によって支給される日当も「旅費交通費」として記帳しましょう。

旅費交通費の具体的な例:

従業員が出張の際に立て替えていた出張旅費(移動の際に使用した飛行機代・在来線代・ホテルの宿泊代・旅費規程に定められた日当)60,000円を本日現金で精算した。

【仕訳】

借方 金額 貸方 摘要
旅費交通費 60,000 現金

2. 概算払い旅費の処理方法

概算払い旅費とは、海外の出張や長期間の出張のように、従業員が立て替えて費用を払うには負担がかかる際に、事前に出張旅費の概算額の仮払いをおこなうことです。

後日、正式な金額が判明してから精算をおこないます。

このような場合は、概算払い段階では「仮払金」として記帳し、金額が確定してから「仮払金」を「旅費交通費」へ振り替える必要があります。

概算旅費の具体的な例①:

従業員が1週間の海外出張に出かけることになり、事前に出張旅費の概算を算出して150,000円を現金で支給した。

【仕訳:概算旅費を仮払いする際】

借方 金額 貸方 摘要
仮払金 150,000 現金

概算旅費の具体的な例②:

従業員が1週間の海外出張から戻り、実際にかかった費用の135,000円と概算で支給された仮払い金150,000円の差額である15,000円を返還した。

【仕訳:概算旅費を精算する際】

借方 金額 貸方 摘要
旅費交通費 135,000 仮払金
現金 15,000

3. 旅費精算時の3つの押さえておくべきポイント

旅費精算をおこなう際に意識しておくとよい3つのポイントを解説いたします。

3-1. 旅費として仕訳できるのは業務に関連したもののみ

当然ですが、出張に出かけたときの支出で会社の経費となるのは、業務に関連したものだけです。

たとえば、出張に出かけるときに利用した交通費は、通常会社の経費として旅費精算ができます。

しかし、途中で下車して個人的な寄り道をした場合、その分は経費にはなりません。

同様に遠隔地で取引先と食事をすれば会社の経費になりますが、業務に関係ない友人と食事をした場合には旅費精算できないでしょう。

旅費精算書を作成する際に、会社の経費と個人的な支出をしっかり分けて申請する必要があります。

経理担当者は旅費精算書に書かれている支出が、本当に会社の経費にできるものなのかを確認する必要があるでしょう。

3-2. 旅費精算の仕訳に使う勘定科目

旅費精算の仕訳にはいくつかの勘定科目が関係しています。

旅費や出張費としてまとめて仕訳できないので、経理担当者は勘定科目について詳しく知っておかなければなりません。

たとえば出張のために電車やバス、飛行機、タクシーを利用した場合にはその運賃が「旅費交通費」になります。

旅費精算の際には、乗り換えを含めたすべての経路を明示し、領収書を添付しなければなりません。

さらに泊りがけの出張での宿泊費も、この旅費交通費になります。

一方自動車で出張した場合には、ガソリン代が旅費交通費として計上できます。

続いて業務と関係のある取引先などとの会食、接待、慰安、贈答などは「交際費」として仕訳します。

食事をしたときの飲食費はもちろん、祝儀や香典、お中元やお歳暮なども交際費になります。

もし、取引先と会議を行い、会議中に飲み物を提供した場合は「会議費」になります。

業務に関連した支出であっても、どのような目的・状況で使われた経費かによって勘定科目が変わるので、経理担当者は細かい点までチェックすることが必要です。

3-3. 出張旅費規程が重要

経理担当者が旅費精算の仕訳を行う場合、助けになるのが出張旅費規程です。

出張旅費規程は絶対に必要なものではありませんが、法人税の節税効果や事務処理が簡単になるなど多くのメリットがあります。

出張旅費規程には、出張に関係した経費の取り扱い方が定められています。

出張旅費規程があれば、それに照らし合わせて規定から逸脱した支出か、許容範囲内かを判断できます。

たとえば役員が出張して、出張手当を受け取っているとします。

しかし、出張旅費規程がなかったり、あまりに規定から外れた手当だったりした場合には役員報酬として計上されます。

さらに旅費交通費の目安や、交際費をどのくらいまで使ってよいかなどを細かく規定しておくことで、大幅な経費の増加を防げます。

関連記事:一般的な旅費精算規定の内容は?作成時の注意点も解説

4. 旅費精算の仕訳に関する2つの注意点

旅費精算の仕訳には注意すべき点があります。

仕訳の注意点についてよく理解しておくと、旅費精算をスムーズにおこなうことができるようになるでしょう。

では旅費精算の仕訳の際の注意点について見ていきましょう。

4-1. 不正の防止

出張中の社員の行動を、経理担当者がすべて把握することは不可能です。

そのため社員の中には、旅費精算の際に経費を水増しして申請する人がいます。

旅費精算の仕訳では、本当に業務のための支出だったのか、疑わしい場合にはどんな業務のための支出なのかを確認する必要があるかもしれません。

とくに旅費交通費や交際費に関しては、仕訳が難しい支出があるのでしっかりチェックしなければならないでしょう。

適切でない支出があると、税務調査の際に指摘される恐れがあるので、根拠に基づいた説明ができる仕訳をおこなうことが重要です。

4-2. 海外出張の際にはより細かいチェックが必要

海外出張は支出が多額になることに加え、社員が出張を利用して観光することも珍しくないので、よりチェックが厳しくなります。

経理担当者は、より細かな確認を必要とするでしょう。

両替時のレートを証明するものや、外国で発行された領収書をよく精査して、指摘されても問題ないように仕訳をおこなえるようにしておくことが必要です。

5. まとめ

税務調査の際に客観的な説明ができるよう仕訳をしましょう。

出張の際の経費を精算する旅費精算は、税務調査で指摘を受けやすい支出です。

出張旅費規程があるかどうか、仕訳が規定に則って行われているか、支出に妥当性があるかなどを詳しく尋ねられることも珍しくありません。

旅費精算の仕訳を行う場合には、領収書などの客観的な証拠に基づいて適切な支出であることを説明できるようにしておきましょう。

関連記事:旅費精算とは?方法や流れ、処理時の注意点を解説

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