年末調整のペーパーレス化とは?その背景や課題を詳しく解説 | jinjerBlog

年末調整のペーパーレス化とは?その背景や課題を詳しく解説

年末調整のペーパーレス化が2020年10月~スタートしました。業務のIT化によって、年末調整の担当部署の方は今後、年末調整時期の忙しさから解放されることにつながるのでしょうか?この記事ではペーパーレス化のメリットと問題点、企業が対応すべきことについて解説しています。

1. 年末調整のペーパーレス化とは?

年末調整のペーパーレス化とは、国税庁の指導のもと2020年10月~スタートした、年末調整手続きの電子化のことです。

具体的には以下の一連のサイクル全般を年末調整の電子化と言います。

➀従業員が保険会社から控除証明書などをデータで取得
②「年調ソフト」に控除証明書データを取り込んで従業員が控除申告書などをデータで作成
③従業員が「年調ソフト」で作成したデータをそのまま勤務先にもデータで提出
④経理部などの年末調整担当部署は、そのデータをもとに年間の税額を自動計算し、提供されたデータを保管(7年間)

1-1. 年調ソフトとは?

年末調整控除申告書作成用ソフトウェアの略称のことで、従業員が年末調整申告書を作成することができる国税庁が無償提供しています。

年調ソフトで作成できる控除申告書は2020年12月現在は以下の通りです。

➀扶養控除等(異動)申告書(当年分)
②扶養控除等(異動)申告書(翌年分)
③所得金額調整控除申告書
④基礎控除申告書
⑤配偶者控除等申告書
⑥保険料控除申告書
⑦住宅借入金等特別控除申告書

1-2. 年末調整ペーパーレス化のメリット

年末調整のペーパーレス化によって、年末調整担当部署と従業員それぞれにメリットがあります。

1-2-1. 年末調整担当部署のメリット

➀控除申告書の配布が不要
年末調整担当部署が控除申告書を配布する作業がなくなります。全国規模の企業であれば、配布、回収の際の郵送の手間が省けます。

②控除額の確認が不要
従業員が年調ソフトを利用して保険料控除申告書や配偶者控除を入力するため、控除額の確認作業が不要になります

③控除証明書のチェックが不要
保険会社から保険料控除証明書は従業員宛にデータで送付されます。従業員がデータをそのまま利用してくれれば、年末調整担当部署は控除証明書の提出を催促したり、年末控除証明書ハガキと金額の突合が不要になります。また、1人1人の給与を給与システムに入力する必要もありません

④従業員からの問い合わせが減少
年調ソフト自体に入力支援機能やヘルプデスクを用意しているため、従業員から年末調整担当部署への問い合わせの減少が見込まれます

⑤年末調整関連書類の保管コストの削減
従業員から提供されたデータは控除申告書は7年間保管する必要がありますが、データで保管できるため保管スペースが不要になります

1-2-2. 従業員のメリット

➀控除額などの記入・計算が不要
これまでは従業員が計算していた生命保険料控除などの控除額は、控除証明書データ取り込むことで自動計算することが出来ます。従業員にハガキだけ提出してもらって、年末調整担当部署で記入して計算しているケースがあるかもしれません。その場合は年末調整担当部署にとっても非常に大きなメリットになります。

②控除申告書の記入が不要
毎年同じ内容の控除申告書を手書き、押印する必要がなくなります

③控除証明書の再発行が迅速
控除証明書の提出が求められても、紛失したり、届いたかどうかが分からなくなることがあります。保険会社に控除証明書の再発行を求めた場合、以前より迅速に再取得することができます。

④押印が不要
関連書類はデータ送信で提出が完了。捺印は必要ありません。

2. 年末調整のペーパーレス化による課題

年末調整のペーパーレス化が進めば、年末調整担当部署、従業員ともに業務が簡素化され、企業全体としても大きなメリットになります。しかし、導入にあたってはまだまだ課題も多く存在します。

2-1. 従業員の協力が必要

年末調整のペーパーレス化は年調ソフトを使用して、従業員自身に入力をしてもらう必要があります。そのため全員がすぐに積極的に取り組んでくれるとは限りません。

また、年調ソフトのヘルプデスクがあるとはいえ、すぐに社員全員が使い方を理解できるとは限りません。ペーパーレス化が浸透するまでは、年調ソフトの使用方法の説明や、従業員の質問などの対応に追われる可能性があります。

2-2. 当面は二重の運用が必要

全従業員がスムーズにパソコン入力ができるわけではないケースがあります。多くの社員のなかにはパソコン作業が苦手であったり、業務上パソコンを割り当てられていない社員もいるでしょう。

年調ソフトの入力が進まなかったり、どうしても出来ないと言う従業員が現れた場合は従来通りの紙ベースでの書類提出する他はありません。

こうして調整ソフトを使用する従業員と、紙ベースで控除申告書や控除証明書を提出する従業員が混在し、さらに業務を煩雑化させる可能性があります。

2-3. マイナポータル連携への課題

控除証明書は、各保険会社のホームページでダウンロードをすることができます。また、マイナポータルを利用すれば、加入している保険会社の控除証明書が一括で取得することができます。

しかし、マイナポータル連携をするためにはマイナンバーカードを取得して、読みとるためのICカードリーダライタか、マイナンバーカード対応のスマートフォンが必用になります。

マイナンバーカードを取得していること。なおかつマイナポータル連携の準備を従業員に浸透させるために、労力が必要になる可能性もあります。

また、マイナポータル連携についても全ての保険会社が対応しているわけではありません。

3. 年末調整のペーパーレス化に応じた企業の対応

年末調整のペーパーレス化を推進していくために、企業はどのような対応が必用になるのでしょうか?

3-1. 電子申告のできる環境整備

全従業員にパソコンを割り当てられていないような場合は、パソコンの貸し出し、スマホや私用のパソコンで申告可能な環境を作る必要があります。

3-2. 給与システムの改修

控除申告書を従業員にデータで提出させる場合のみ改修などが必要になります。現状の控除申告書の運用状況によって対応は異なります。

3-3. セキュリティ対策

控除申告書の作成を勤務先のパソコンなどで行なうか、従業員自身のもので行うか?年調ソフトを使うか、自社システムで使うかでとるべきセキュリティ対策が異なってきます。

3-4. 従業員への連絡

年末調整のぺーパーレス化の流れについて従業員に制度の説明や、マイナポータル連携をするために用意する機器行の説明が必用になります。

マニュアル作成、場合によっては研修会の必要性が出てくるでしょう。

3-5. 税務署への申請

年末調整控除申告書を従業員がデータで受取れるためには、予め源泉徴収義務者(勤務先)が所轄税務署長あてに申請書を提出。承認を受ける必要があります。なおこの申請についてもe-taxによる送信が可能です。

4. ペーパーレス化で年末調整はよりスピーディになる

年末調整のペーパーレスとは、国税庁の指導のもと2020年10月~スタートした年末調整手続きの電子化のことをいいます。

年末調整に関する業務が、企業内の年末調整担当部署にとっても、従業員にとってもデータで手続きが完結できるため、非常に便利でスピーディに年末調整業務を行なうことができます。

しかし従業員への浸透に時間がかかることや、パソコンが苦手な人。そもそもパソコンが割り当てられていない人などが存在するため、当面は従来通りの提出方法と年調ソフトを使用して自分で手続きを済ませる人が混在し関連業務が煩雑になる可能性があります。