年末調整におけるマイナンバーの正しい取り扱い方 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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年末調整におけるマイナンバーの正しい取り扱い方

年末調整におけるマイナンバー(個人番号)の正しい取り扱い方を把握していないと、個人情報の漏洩などに繋がるリスクがあります。正しい取り扱い方を把握すべきです。そこで今回は、年末調整におけるマイナンバーの正しい取り扱い方について説明します。

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1. 年末調整におけるマイナンバーの取り扱い方

年末調整において納税者または会社側が提出する書類にはいくつが種類がありますが、全ての書類においてマイナンバーの記入が必要となるわけではありません。書類によっては、記入が不要となっているものもあります。

ここでは、年末調整の書類別にマイナンバーの取り扱いについて解説します。

1-1. 年末調整時にマイナンバーの記入が必要な書類

マイナンバーの記入が必要となる年末調整の書類は次の4種類です。

1-1-1. 給与所得者の扶養控除等申告書

平成28年1月以後に提出する「給与所得者の扶養控除等申告書」には、納税者本人、控除対象となる配偶者、控除対象扶養親族等のマイナンバー(個人番号)の記載が必要です。前年と変更がない場合でも、原則マイナンバー(個人番号)の記載を省略することはできません。

ただし、以下の条件をすべて満たす場合、マイナンバー(個人番号)を省略することができます。

1.会社と納税者との間でマイナンバー(個人番号)を記載しないことで合意する
2.納税者が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー(個人番号)については会社に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載する
3.会社が既に提供を受けている従業員等のマイナンバーを確認する
4.会社が3.の確認した旨を扶養控除等申告書に記載する

なお、省略できるのはマイナンバーだけであって、他の項目は前年と変わらなくても記載が必要です。

マイナンバーを省略する際は、会社が保有している従業員のマイナンバー(個人番号)と扶養控除等申告書を、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておかなければなりません。

また、「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨が記載された扶養控除等申告書については、税務署長から提出を求められた際に、会社側で該当者のマイナンバー(個人番号)を扶養控除等申告書に付記して提出します。

会社は、保有する従業員のマイナンバー(個人番号)については、扶養控除等申告書の保存期間である7年間は廃棄又は削除することはできません。従業員のマイナンバーに変更があった場合も、変更前の分を含めて保管します。、保管期限が過ぎて個人番号関係事務に必要がなくなったときは、速やかに廃棄又は削除しましょう。

扶養控除等申告書の提出時に納税者等のマイナンバー(個人番号)を記載しない場合でも、会社は、給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には、マイナンバー(個人番号)の記載が必要です。

参照:源泉所得税関係に関するFAQ|国税庁

1-1-2. 給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書

「給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書」については、納税者本人のマイナンバー(個人番号)などの記載は不要ですが、配偶者のマイナンバー(個人番号)の記載が必要です。

1-1-3. 源泉徴収票

会社は年末調整が終わると、従業員に対して源泉徴収票を発行します。一定の条件を満たす従業員に関しては、税務署にも源泉徴収票を提出しなければなりませんが、この際にマイナンバーの記載が必要です。控除対象となる扶養家族分についても記載します。

なお、従業員へ渡す源泉徴収票にはマイナンバーの記載は要りません。マイナンバーの記載が必要なのは、税務署へ提出する源泉徴収票のみです。

参照:No.7411「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等|国税庁

1-1-4. 給与支払報告書

市町村に提出する給与支払報告書にも、マイナンバーの記載が必要です。給与支払報告書には個人別明細書と総括表の2種類がありますが、マイナンバーの記載が必要となるのは個人別明細書の方です。

本人のマイナンバーだけでなく、控除対象となっている扶養家族分も合わせて記載します。

参照:給与支払報告書の提出|足立区

1-2. 年末調整時にマイナンバーの記入が不要な書類

「給与所得者の保険料控除申告書」と「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」については、平成28年4月1日以後に提出するものからマイナンバー(個人番号)の記載は不要です。

このように、マイナンバーを含めて記載すべき事項が書類ごとに異なるため、年末調整の手続きの際には、書類の記載すべき事項を一つひとつ確認する必要があります。当サイトでは、年末調整に必要な書類とそれの記載例を詳しく解説した資料を無料でお配りしています。必要書類が一覧で確認できるため、これ一冊で年末調整の業務を進めることができます。年末調整業務に不安のある方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードして業務にお役立てください。

2. 年末調整にマイナンバーが必要な理由

マイナンバー(個人番号)を会社が税務署に提出する「法定調書」等に記載することによって、各公共機関がそれまでは違う番号で個人情報を認識・管理していたものを共通番号に統一することが可能となります。

そのため、公共機関同士のやりとりが簡素化し効率化し、引いてはコスト(税金)削減にも繋がります。また、公平・公正な課税ができるようになります。

これらの理由から、会社や納税者に年末調整の書類へのマイナンバー記載を法律で義務付けているのです。マイナンバーがないと、税務署から書類作成のやり直しを求められることがあるので、従業員には正しく記載するように注意喚起しましょう。

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3. 年末調整にマイナンバーは毎年必要なの?

平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書については、会社が納税者のマイナンバー(個人番号)を記載した一定の帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載されている納税者のマイナンバー(個人番号)の記載を要しないものとされました。

そのため、年末調整にマイナンバーは毎年必要とは限りません。勤めている会社の対応によると言えるでしょう。

なお、この帳簿は、会社が次の申告書の提出を受けて作成されたものに限ります。

  1. 給与所得者の扶養控除等申告書
  2. 従たる給与についての扶養控除等申告書
  3. 給与所得者の配偶者控除等申告書
  4. 退職所得の受給に関する申告書
  5. 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  6. 所得金額調整控除申告書

また、会社が備えている帳簿に記載された納税者等の氏名又はマイナンバー(個人番号)と提出する扶養控除等申告書に記載すべき納税者等の氏名又はマイナンバー(個人番号)とが異なる場合には、マイナンバー(個人番号)の記載を不要とする取扱いをとることはできません。

この取扱いは、「従たる給与についての扶養控除等申告書」、「給与所得者の配偶者控除等申告書」、「退職所得の受給に関する申告書」、「公的年金等の受給者の扶養親族等申告書」及び「所得金額調整控除申告書」についても同様です。

扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とするために備える帳簿には、次の事項を記載する必要があります。

  1. 扶養控除等申告書に記載されるべき納税者本人、控除対象となる配偶者、控除対象扶養親族等の氏名、住所及びマイナンバー(個人番号)
  2. 帳簿の作成に当たり提出を受けた申告書の名称
  3. 申告書の提出年月

扶養控除等申告書へのマイナンバー(個人番号)の記載を不要とするために備える帳簿については、電磁的記録による帳簿も認められます。

参照:源泉所得税関係に関するFAQ|国税庁

4. 年末調整におけるマイナンバーの正しい取り扱い方をしっかりと把握して個人情報を適切に保護しよう

ここまで、年末調整におけるマイナンバーの取り扱い方の概要、年末調整にマイナンバーが必要な理由、年末調整にマイナンバーは毎年必要なのかどうかについて説明しました。年末調整におけるマイナンバーの取り扱い方についてしっかりと理解できたという方もいらっしゃることでしょう。

年末調整におけるマイナンバーの取扱い方を誤ると、個人情報の漏洩などに繋がる恐れがあります。年末調整におけるマイナンバーの正しい取り扱い方をしっかりと把握して個人情報を適切に保護しましょう。

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OHSUGI

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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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