年末調整の電子化はここまで進んでいる!気になる手続きの方法 | jinjerBlog

年末調整の電子化はここまで進んでいる!気になる手続きの方法

年末調整の電子化への対応が進まないと、デメリットを被る可能性があります。年末調整の電子化にしっかりと対応して、そのメリットをしっかりと享受しましょう。

そこで今回は、年末調整の電子化について説明します。

1. 年末調整の電子化とは?

平成30年度税制改正により、令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、勤務先へ電子データにより提供できるようになりました。そのことなどを受けて今後、国により年末調整手続の電子化に向けた施策が実施されていきます。

生命保険料控除:
納税者が生命保険料、介護医療保険料、個人年金保険料を支払った場合には、一定の金額の所得控除を受けることができます。これを生命保険料控除といいます。

地震保険料控除:
納税者が特定の損害保険契約等に関する地震等損害部分の保険料・掛金を支払った場合には、一定の金額の所得控除を受けることができます。これを地震保険料控除といいます。

住宅借入金等特別控除:
1.納税者が住宅ローン等を利用して、マイホームの新築・取得・増改築等をする
2.令和3年12月31日までに自分が住みだすなどの要件を満たす

1.かつ2.を満たせば、その新築・取得・増改築等に関する住宅ローン等の年末残高の合計額等を基として計算した金額を、住みだした年分以後の各年分の所得税額から控除できます。これを住宅借入金等特別控除といいます。

1-1. 年末調整手続が電子化された場合の年末調整手続の流れ

年末調整手続が電子化された場合の年末調整手続の流れは以下の通りになります。

1.納税者が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領する。

2.納税者が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所・氏名等の項目を入力し、1で受領した電子データをインポートして年末調整申告書の電子データを作成する。電子データをインポートする際、自動入力と控除額の自動計算が行われます。

年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)とは、年末調整申告書について、納税者が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアのことです。

3.納税者が、2の年末調整申告書データ及び1の控除証明書等データを勤務先に提供する。

4.納税者が、3で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算する。

2. 年末調整手続の電子化のメリット

年末調整手続を電子化することで、納税者と会社に以下のようなメリットがあります。

2-1. 納税者にとってのメリット

納税者は、手書きによる手続を省略できるので、年末調整申告書の作成を簡素化できます。

また、書面で提供を受けた控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し、再発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。

さらに、納税者が、「マイナポータル連携」を利用する場合は、複数の控除証明書等を一度の処理で取得することができます。

2-2. 会社にとってのメリット

会社は、納税者が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。

また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。さらに、納税者が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申書を作成するため、記載誤り等が減少することが期待されます。

納税者の記載誤りが減れば、会社による事務負担も減少するでしょう。加えて、書類保管に関するコストの削減も可能です。

データによる対応を行い、年末調整申告書データを利用して年税額の計算等を行うためには、会社の給与システム等が年末調整申告書データの取込みに対応する必要があります。

3. 年末調整の電子化|今できることは?

年末調整の電子化を実施する上で、納税者が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアはどのソフトウェアを使用するか、電子化後の年末調整手続の事務手順をどうするかなどを検討することができます。

ちなみに、納税者が提供する年末調整申告書データは、国税庁から提供する年調ソフトだけでなく、同様の仕組みを取り込んだ民間のソフトウェアでも作成できます。

3-1. 納税者への周知

会社は、納税者から年末調整申告書を電子データにより提供を受ける上で、法律上、事前に従業員から同意を得ることは必須ではありません。

しかし、電子化にあたっては、納税者も、保険会社等から控除証明書等データを取得するようにしなければならないなど、事前準備が必要となります。そのため、電子化を行う際には、納税者への早期の周知を行った方がよいでしょう。

【会社が周知の際に納税者に伝えるべきこと】
a.1で決定した納税者が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアや事務手順
b.マイナポータル連携により控除証明書等データを取得することができること
c.納税者のマイナンバーカードの取得が間に合わないなどにより、マイナポータル連携による取得ができない場合は、その納税者が契約している保険会社等のホームページ等から控除証明書等データを取得できること

3-2. 給与システム等の改修等

会社は電子化にあたり、納税者から提供を受ける年末調整申告書データや控除証明書等データを、会社が利用している給与システム等にインポートし、年税額等の計算を行うためのシステムの改修等を行う必要があります。

令和2年分からの所得金額調整控除の額については会社において計算しますので、それに係る改修も必要です。

3-3. 税務署への届出

納税者から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受けるためには、会社があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

4. 従業員ができる年末調整の電子化への対応

保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書データを作成するためのソフトウェアを取得します。例えば、国税庁が提供する「年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア」などです。納税者が利用すべきソフトウェア等については、会社に確認してください。

4-1. 控除証明書等データの取得(マイナポータル連携を利用しない場合のみ)

保険会社等のホームページ等から、控除証明書データを取得します。マイナポータル連携を利用する場合は、年末調整申告書データの作成中に、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データをマイナポータルを通じて一括取得するため、この手続は不要です。

5. 年末調整の電子化が行われればメリットがたくさんある

ここまで、年末調整の電子化の概要、手続方法、メリットなどについて説明しました。年末調整の電子化について、しっかりと理解できたという方もいらっしゃることでしょう。

年末調整の電子化が行われれば、納税者と会社にとって大きなメリットがあります。是非、年末調整の電子化を行いましょう。