年末調整の電子化の手順とメリット・デメリットをわかりやすく解説！

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人事・労務管理

更新日: 2024.3.26
公開日: 2021.3.22 jinjer Blog編集部

2018年の税制改正により、2020年10月から年末調整に関する書類の電子化が可能となり、電子化を取り入れる企業も増えてきました。

ご存じの通り、従来の年末調整の手続きは複数枚の紙に従業員が手書きで手続きを行うため、修正依頼や書類の配布・改修など時間のかかる手続きでした。
電子化することで手続きのスピードが向上するだけでなく、入力ミスも軽減でき、担当者と従業員の双方に大きなメリットをもたらします。

本記事では、年末調整の電子化について概要や電子化した際の年末調整の手続きがどのような流れになるか、年末調整を電子化する方法について説明します。

関連記事：年末調整とは？やり方や計算方法、確定申告との違いをわかりやすく解説

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「書類収集から計算、提出など面な業務が多い」
「電子化の義務化に対応したい」
「拠点が多く、紙の配布や回収に時間がかかりすぎる」

などの理由から、年末調整の電子化をお考えではありませんか？

しかし、電子化といっても、これまでのやり方と異なるため具体的なイメージがつかないご担当者様も多いのではないでしょうか。

そのような方に向け、当サイトではシステムを導入して電子化することによって、年末調整の業務がどのように変わり、工数削減ができるのかまとめた資料を無料で配布しております。

実際のシステムの画面をご確認いただけるため、電子化の具体的な方法についてイメージを付けたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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2-1. 納税者（従業員）にとってのメリット

納税者は、手書きによる手続きを省略できるため、年末調整申告書の作成を簡素化して業務負担を減らすことができます。

また、書面で提供を受けた控除証明書等を紛失する心配もなくなります。紛失した場合は、保険会社等に対し、再発行を依頼しなければいけないためこの手間がなくなるのはメリットの1つです。

さらに、納税者が、「マイナポータル連携」を利用している場合はメリットが増えます。年末調整申告書データの作成中に、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データをマイナポータルを通じて一括取得できるため、複数の控除証明書等を一度の処理で取得することが可能です。

2-2. 会社にとってのメリット

会社は、納税者が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要になります。

また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。さらに、納税者が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申書を作成するため、ヒューマンエラーを減らすことができるでしょう。

電子化して紙のデータが減れば、書類を保管する手間やスペースも削減できる点もメリットです。

加えて、年末調整の電子化のメリットには、申請書類をシステム上で配布・回収できる点もあげられます。
年末調整の資料提出を促したり、資料の内容を確認したりすることは担当者の大きな負担です。当サイトでは、電子化によって年末調整業務がどのように変わるか、実際のシステムの画面を用いて図解した「システム化で変わる年末調整」をご用意しました。
申請書類をフォーム化して配布し、従業員の回収によって申請書が作成できるシステムの概要を詳しく解説しています。
電子化のイメージをより明確にしたい方は、こちらから無料で資料をダウンロードできますので、是非ご一読ください。

▼ペーパーレス化にまつわる記事はこちら
関連記事：年末調整のペーパーレス化とは？その背景や課題を詳しく解説

2-3. 電子化する際に知っておきたいデメリット

年末調整を含め、今までアナログな方法で進めていた手続きを電子化する場合はデメリットも発生します。

業務の効率化が可能になる電子化ですが、どれくらい効率化ができるかは従業員のスキルや環境に大きく左右されます。

そのため、社内で電子化のルールを決めたり、従業員の教育をしたりする手間とコストがかかる点が主なデメリットです。また、ネットやIT環境が十分でない場合はその準備にもコストが発生します。

電子化が完了して運用がスムーズになればデメリットはありませんが、運用前の業務負担やコスト増があるという点は十分に理解しておきましょう。

3. 電子化した際の年末調整手続きの流れ

年末調整手続きが電子化された場合、年末調整に関連する書類の配布や回収などの業務はなくなります。どのような流れになるのか見ていきましょう。

1	納税者が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領する。
2	納税者が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェアに、住所・氏名等の項目を入力し、1で受領した電子データをインポートして年末調整申告書の電子データを作成する。電子データをインポートする際、自動入力と控除額の自動計算が行われます。年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）とは、年末調整申告書について、納税者が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアのことです。
3	納税者が、2の年末調整申告書データ及び1の控除証明書等データを勤務先に提供する。
4	納税者が、3で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算する。

このような流れになり、ほとんどの業務がソフトウェア上でおこなわれ、自動的に計算がされます。

納税者が基本情報を入力したり、システムへのインポートが必要になったりする手順はありますが、アナログな方式よりも大幅に業務が減ることがわかりました。

なお、この流れは導入しているソフトウェアやシステム、会社が決めている流れなどによって変化するものです。

4. 年末調整を電子化する手順とポイント

年末調整を電子化する場合は、会社が独断で進めると失敗する恐れがあります。従業員への周知からはじめ、適切な手順で進めるようにしましょう。電子化する際の流れと手順を解説します。

なお、電子化に向けて必要な手続きは複雑な部分もあるため、詳細は下記内容をご確認ください。

▼電子化に向けて必要な手続きはこちら
関連記事：年末調整をネットで手続きするために必要な準備・方法

4-1. 従業員への周知

会社は、年末調整申告書を電子データにより提供を受ける上で、法律上、事前に従業員から同意を得ることは必須ではありません。

しかし、電子化にあたっては、納税者も、保険会社等から控除証明書等データを取得するようにしなければならないなど、事前準備が必要です。そのため、電子化を行う際には、納税者への早期の周知を行った方がよいでしょう。急に告知すると準備が間に合わない恐れがあります。

告知をする際は以下の3点をわかりやすく伝えると安心です。

1で決定した納税者が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェアや事務手順
マイナポータル連携により控除証明書等データを取得することができること
納税者のマイナンバーカードの取得が間に合わないなどにより、マイナポータル連携による取得ができない場合は、その納税者が契約している保険会社等のホームページ等から控除証明書等データを取得できること

ITやネットの取り扱いが苦手な社員がいる場合は、個別のフォローや勉強会なども検討しなくてはいけません。十分な周知と準備をまずはおこないましょう。