年末調整の基礎知識|必要な人や手続きの流れを詳しく紹介 | jinjerBlog

年末調整の基礎知識|必要な人や手続きの流れを詳しく紹介

毎年会社で行われる年末調整。「毎年書類を提出しているけど、なんのために行われているのかよくわからない」と、年末調整について知識が全くないという方も珍しくはありません。正しく納税をするためには、企業の担当者だけではなく従業員自身も年末調整の意味や手順について知っておくことが大切です。

今回は、年末調整の役割や手続きの内容について詳しくお伝えしていきます。

1. 年末調整を行う目的

そもそも、毎年恒例となっている年末調整はどのような目的で行われているのでしょうか。実は年末調整には、「企業と従業員が正しい税額を納付するための計算を行う」という重要な役割があります。

まずは、年末調整の基本知識を身につけていきましょう。

1-1. 年末調整は源泉徴収税の過不足を調整する手続き

年末調整は、企業が従業員に対して支払った給料から徴収される「所得税」の過不足金を調整するための手続きです。従業員の給与や賞与から所得税を徴収することを「源泉徴収」といい、本来の源泉徴収の総額を再計算して、実際に徴収している額と比較することが、年末調整で行われている主な手続きです。

もしも、年末調整で計算した額よりも実際の源泉徴収税額が高ければ従業員に差額を還付しますし、実際の源泉徴収税額が低い場合は追加で源泉徴収を行なっていくことになります。

1-2. 年末調整で過不足金が発生する理由

それでは、どうして年末に源泉徴収税額を再計算する必要があるのでしょうか。その理由としては、毎月の源泉徴収税額があくまで概算であり、12月に年末調整が行われるまで金額が確定しないことが挙げられます。

また従業員においては、年末までの1年間でさまざまな変化が生じる可能性があるでしょう。昇給や転職、扶養家族の変更で収入額や家庭環境などに変更があれば、当然源泉徴収税額は変わってきます。また、生命保険や住宅ローンの支払をしている場合も、源泉徴収税額は変動していきます。

こういった要素をその都度源泉徴収税に反映することは難しいので、毎月の計算を概算にしておき年末にまとめて調整していくのです。

1-3. 確定申告と年末調整の違い

年末調整とは別に、確定申告をする必要がある方もいます。年末調整と確定申告の違いについてわかりにくいと感じている方も多いかもしれませんが、それぞれ全く意味や役割が異なるので区別しておくようにしましょう。

●年末調整
事業主が従業員の給与所得を確定し、源泉徴収税額を正しく計算し直して徴収・還付すること。
●確定申告
給与所得や不動産所得など、10種類ある所得の合計金額を自分で計算し、税務署に申告して納税額を確定すること。

基本的に、会社員であれば年末調整をしておけば確定申告をする必要はありません。ただし、給与所得以外の収入がある場合や、年度の途中で退社してそのまま再就職をしなかった場合は確定申告をする必要があるため注意が必要です。

2. 年末調整が必要な人と必要ない人の違い

基本的には、年末調整の書類を従業員全員に提出させる企業が多いかもしれません。しかし、実は中には年末調整の手続きが不要な方もいます。ここからは、年末調整が必要な方と不要な方についてみていきましょう。

2-1. 年末調整が必要ない人

年末調整が不要ない方は、以下の条件に当てはまる方です。

●日雇い労働者
●フリーランス
●経営者
●給与所得額が2,000万円を超えている
●災害減免法の適用を受けたい

また、以下のケースに当てはまる場合は注意が必要です。

●退職して再就職しなかった場合
●副業やダブルワークなどで2ヶ所以上の収入源がある

とくに気をつけたいのが、年度の途中で退職した方です。通常年末調整は在籍する企業が行うため、転職した従業員に対して年末調整の案内を出す必要はありません。従業員側も、年末時点で在籍している企業1社のみで年末調整を行えば大丈夫です。

ただし、万が一年内に再就職をしなかった場合は年末調整が受けられないことになるため、自分で確定申告をして正しい税額を計算する必要があります。

また、会社員の傍ら副業をしている方やアルバイトを複数ダブルワークをしている方も注意が必要です。この場合は、メインの勤務先で年末調整をしたあと、再度確定申告で正しい収入額を申告する必要があります。

2-2. 年末調整が必要な人

年末調整が必要な方は、事業主を通して税金を納めている全ての従業員です。そのため、前項に当てはまらない従業員は、基本的に全員が年末調整の手続きをする必要があるのです。手続き漏れがないように、年末調整の担当者は十分に注意してください。

2-3. 年の途中でも年末調整が必要なこともある

年末調整は、その名の通り「年末に行う手続き」ですが、場合によっては年の途中でも年末調整を行わなくてはいけなくなるケースもあります。以下の条件に当てはまる方は、その時点で年末調整を行う必要があるため、注意しましょう。

●病気などにより退職し、復職の見込みがない
●海外転勤により非居住者になった
●死亡によって退職した
●給与総額が103万円以下で退職した
●12月に支給される給与を事前に受け取って退職した

2-4. 年末調整の流れ6ステップ

ここからは、実際の年末調整の流れを6ステップでお伝えしていきます。年末調整の準備がスタートするのは11月で、作業が全て終了するのは1月末くらいになります。

さっそく、手続きの手順を詳しくみていきましょう。

2-4-1. 【11月上旬】源泉徴収票を回収する

はじめに行われるのが、転職者に対する源泉徴収票の回収作業です。前職の給与を正しく把握するために必要な書類なので、必ず提出してもらいます。

源泉徴収票は原則、退職から1ヶ月以内に発行されることになっています。しかし、紛失してしまった場合は再発行に時間がかかるため、それを見越して早めに用意を呼びかけておくことが大切です。

2-4-2. 【11月下旬~12月】従業員が申告書類を作成する

11月下旬になったら、書類を従業員に渡して必要事項を記入してもらいます。年末調整で必要になる書類は、以下の3種類です。

●給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」とは、家族内の扶養家族の移動を申告するための書類です。配偶者控除や扶養控除、障害者控除や寡婦控除などを確認するもので、所得税だけではなく住民税の控除にも使用される大切な書類となります。

●給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書
「給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書」は、保険料や配偶者特別控除の申告をするための書類です。配偶者特別控除は、配偶者に38万円を超える所得があって配偶者控除を受けられない場合でも、一定の条件を満たせば所得額に応じた控除が受けられるという制度。

共働き夫婦にとっては大切な申告書類なので、しっかりと内容を記載して提出する必要があります

また、生命保険や地震保険などに加入している場合は、年末に各保険会社から郵送されてくる控除証明の提出が必要になります。従業員にはこういった書類をなくさずに保管しておくようにアナウンスして、年末調整の書類とともに提出できるように用意してもらいましょう。

●住宅借入金等特別控除申告書(該当者のみ)
「住宅借入金等特別控除申告書」は、年末調整のときに住宅ローン控除の適用を受けたい従業員が提出する書類です。そのためすべての従業員ではなく、該当者にのみに提出してもらうものになります。

対象となるローンは、返済期間が10年以上あるローンに限られます。住宅ローンが2つ以上あるときは、全ての残高を合算したものが対象です。

住宅借入金等特別控除申告書を提出する際は、あわせて以下の書類を提出する必要があります。

1.税務署長が発行した「年末調整のための(特定増改築等)住宅借入金等特別控除証明書」
2.金融機関等が発行した「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」

ただし、住宅ローン控除を受ける最初の年は、従業員自身に確定申告をして貰う必要がある点に注意が必要です。翌年以降は年末調整で控除が受けられるようになりますが、1回目の控除をする際だけ自分で確定申告をするように指示を出してあげましょう。

2-4-3. 【12月】年末調整の計算

従業員から必要な書類が提出されたら、会社では所得税の計算と納付手続きに入っていきましょう。

まずは給与の総額を計算し、そのあと各種控除を適用して正しい源泉徴収税額を導き出します。結婚して配偶者が配偶者控除の対象になった場合や、生命保険や地震保険に加入している場合は、年末調整で還付金が発生する可能性が高くなります。

年末調整の計算方法にはきまりはないので、電卓を使ってもExcelを使っても問題ありません。ただし全ての従業員の分を手計算するのは手間ですし、ミスのリスクもあるため、給与計算ソフトなどを利用して自動化することをおすすめします。

2-4-4. 【12月下旬~1月下旬】過不足金額の還付・徴収

すべての従業員分の年末調整が終わったら、発生した過不足金の還付と徴収を行なっていきます。ほとんどの企業では、12月分の給与に上乗せして還付したり給与から天引きして徴収する手段が取られています。

ただし、何も言わずに急に給与からお金が天引きされれば、従業員が驚いてしまうかもしれません。あらかじめアナウンスしておくと、スムーズに年末調整が行えるでしょう。

2-4-5. 【1月10日まで】所得税徴収高計算書の作成

還付や徴収によって正しい金額で源泉徴収ができたら、源泉徴収税を納付していきます。その際に必要となるのが、「所得税徴収高計算書」という書類です。所得税徴収高計算書と納付書は複写式で一体になっており、源泉徴収の納付の有無で提出先が変わってきます。[注1]

●源泉徴収後に納付が必要になったとき
 金融機関で所得税の納付とともに提出
●年末調整後に還付が発生して納付額が0円だったとき
 税務署への提出もしくはe-taxによるオンライン提出

通常、厳選書徴収をしている場合事業主あてに郵送されてきますが、届かない場合は税務署への問い合わせまたはe-taxの利用で入手することが可能です。

2-4-6. 【1月末まで】提出書類の作成

計算と従業員への還付・徴収、納付が完了したら、各所に提出する書類を作成していきます。作成する必要のある書類は、以下の4つです。

●源泉徴収票
源泉徴収票は、年間の給与額や控除額をまとめて記載した書類です。原則、従業員1につき「従業員用1部」「税務署提出用1部」「市区町村提出用2部(給与支払報告書)」の合計4部を作成する必要があります。

従業員へは12月の最終給料を支払うときに交付します。源泉徴収票は、住宅ローンの審査時などに収入を証明する書類としても使われるため、大切に保管してもらうようにしましょう。

●法定調書計算表
法定調書計算表は、従業員それぞれに配った源泉徴収票の内容をまとめた書類のことを指します。翌年の1月末までに税務署へ提出することが義務付けられています。

●報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書は、弁護士や税理士などの専門家や外注のフリーランスなどに対して、一定金額以上の報酬を支払ったときに作成しておく資料です。支払われた側がしっかりと申告しているかどうかを照会するときに使用されます。

●給与支払報告書
給与支払報告書は、企業が市区町村に給与の支払状況を報告するための書類を指します。市区町村はこの書類をもとに住民税を計算するため、1月末までに必ず提出しておくようにしましょう。

ちなみに、書かれている内容は源泉徴収票と同じです。従業員に渡すものを「源泉徴収票」、市区町村に提出するものは「給与支払報告書」と呼ぶと考えておけば、問題ありません。

3. 年末調整で行う計算

最後に、年末調整ではどんな計算が行われているのか、その詳しい内容についてお伝えしていきます。

3-1. 1年間に支払った給与と源泉徴収税額を計算

まずは、年末調整の対象となる従業員の1年間の給与や賞与の合計額と、源泉徴収した総額を算出します。年度の途中で転職してきた従業員がいる場合、前の職場で支払われていた給与も合算して年末調整するので、源泉徴収票を集めておきます。

3-2. 給与所得控除後の金額を計算

次に、給与所得控除後の金額を算出していきます。給与所得控除は会社員などの給与所得者に適用されるもので、1年間の収入額に応じて差し引かれるものです。通勤に使う衣類や靴など、会社員にとっての経費をひとつひとつ計算する代わりにまとめて控除するお金だと考えておくと、非常にわかりやすいでしょう。

給与所得控除の金額は、年収によって計算式が異なります。詳しくは、税務署から配布される「年末調整のしかた」や国税庁のホームページ[注2]で確認できるので、計算の際はしっかりと参照しておきましょう。

3-3. 各種所得控除の合計金額を計算

次に、従業員から提出してもらった書類を元に所得控除の金額を算出していきます。扶養控除や配偶者控除、生命保険や地震保険の控除はここで行いましょう。控除を行う際は、必ず「保険料控除証明書」などといった証拠となる書類と照らし合わせていきます。

3-4. 課税給与所得金額を計算

給与所得控除後の金額から各種所得控除の金額を差し引き、所得税の課税対象となる金額を算出していきます。この金額を「課税給与所得金額」と言います。計算するときは、1,000円未満の端数を切り捨てておきましょう。

3-5. 算出所得税額の計算

課税給与所得金額が出たら、国税庁の「算出所得税額の速算表」[注3]より、所得税を計算します。所得金額と対応する税率をかけ合わせたものが、納付する所得税になります。

3-6. 住宅ローン控除と年調年額の計算

住宅ローン控除の適用がある従業員の場合のみ、ここまでで算出した所得税の金額から住宅ローンの控除額を差し引いてください。

ここまでで算出された金額に102.1%をかけると、「年調年税額」が算出されます。この金額が源泉徴収税額の総額よりも多ければ差額を還付し、少なければ徴収して調整していきます。

以上で、年末調整の計算は完了です。

4. 年末調整は会社員なら欠かさずおこなうべき手続き!

年末調整は、1年間の給与から天引きされた源泉徴収税の金額を再計算し、正しい金額に調整する役割を果たす大切な手続きです。場合によっては還付や徴収を行なって正しい税額に調整していかなくてはいけないため、一部の方を除いた全ての給与所得者が年末調整を行う必要があります。

必要書類の提出や細々とした計算作業がある年末調整は、従業員にとっても企業の担当者にとっても負担が大きくて大変な業務です。年末調整業務の効率化や作業負担軽減を目指すなら、年末調整の計算や給与計算への反映を自動で行ってくれる、給与計算システムの導入を検討してもいいかもしれません。

年末調整の効率化なら、クラウド型給与計算システム「Jinjer」にお任せください。

【参考】
[注1]税額の納付と所得税徴収高計算書(納付書)の記載https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/nencho2017/pdf/70-71.pdf
[注2]給与所得控除https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1410.htm
[注3]所得税の税率https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2260.htm