年末調整に必要な書類は?その種類や揃える方法を解説

年末調整には時間のかかることが多く、書類の中には、税務署であったり、市区町村へと提出の必要な書類もあったりと、より一層複雑にもなりやすいのがこの年末調整です。

年末調整に関係する書類はどれも税額の計算上、直に必要となる大切な書類であるため、きちんと理解をしておかなければ順調に年末調整を行うことが難しくなります。

そうした事態を防ぐためにも、早い段階からの準備が必要となってきます。今回は、年末調整に必要な書類やその書き方、年末調整に関する書類を手に入れる方法まで、年末調整担当者側の視点から、詳しく解説を行っていきます。

1. 年末調整に必要な書類

年末調整を行うときに必要となる書類には、名称の類似したものもありますが、役割がそれぞれ全く異なるものとなりますので、しっかりと把握しておくことが重要です。ここでは年末調整における具体的な書類の一覧を、順を追って説明をしていきます。

1-1. 給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者の保険料控除申告書は、地震保険料や生命保険料などの各種保険料を支払っている際に、保険料控除を受けられる申告書のことです。そのため、支払ってある保険料の金額や、保険会社名等が記載してある、[給与所得者の保険料控除申告書]が必要となります。

保険料控除申告書には、地震保険や生命保険の控除証明書の添付が、必要であります。

1-2. 給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書

給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書は、扶養控除などの諸控除を受けるために必要となります。年末調整では、扶養している家族の人数が何人いるかということにより、控除額が異なってきます。

そのため、扶養している配偶者や親族の名前と生年月日、マイナンバーなどの情報が記載してある、[給与所得者の扶養控除等(異動) 申告書]が必要となるのです。

1-3. 給与所得者の配偶者控除等申告書

給与所得者の配偶者控除等申告書従業員の中に、配偶者がいる場合には、配偶者の所得によって、配偶者控除や、配偶者特別控除を受けることができる申告書です。そのため、配偶者の名前や生年月日、マイナンバーやその年の所得などの情報が記載されている給与所得者の、配偶者控除等申告書が必要となるのです。

この他に、年末調整に必要な書類には、下記の書類があります。

1-4. 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表は、1年間の給与額の合計であったり、その給与より徴収した所得税額、税理士や弁護士などの外部へ支払いを行った年間報酬額や、その報酬から徴収を行った所得税額等が記載されている書類になります。

これは、翌年1月31日までに作成をして、提出をする必要があります。

1-5. 源泉徴収票

源泉徴収票は、会社の役員やその従業員などに、年間支払い金額を、個々にまとめた帳票となります。また、提出の必要な源泉徴収票には、下記の2つが存在します。

1-6. 給与所得の源泉徴収票

給与所得の源泉徴収票は、個々に給与や賞与などの年間金額や、社会保険料控除などの所得控除の金額情報を記載してある徴収票になります。年末調整を行っているときには、1年間の支払いが、会社役員であれば150万円を超える役員の分、従業員であれば500万円を超える従業員の分を、提出します。

1-7.退職所得の源泉徴収票

退職所得の源泉徴収票は、その年に退職金の支払いのあったときに、退職金や退職所得控除などの情報を記載した徴収票です。一般的には、法人企業の役員に対して支払った退職金のあった際に、提出を行います。

1-8. 支払調書

支払調書は、税理士や会計士の報酬等、組織の外部に支払ったとされる報酬等の記載されている調書になります。ある一定の支払額を超える場合には、支払調書を法定調書合計表などに添付をして、提出を行うことが必要です。

1-9. 支払調書の種類

年末調整の書類の提出には、税務署と市区町村にも提出の必要な書類が存在します。それらは給与支払報告書と言って、この報告書は、住民税の計算に、従業員の居住する市区町村へと提出を行うための書類のことをいいます。

報告書には、個人別明細書と総括表の2種類があり、これらのどちらも翌年1月31日までの提出とされています。

支払調書は、一定金額を超える場合に提出をする必要がありますが、支払い調書には複数種類がありますので、新たに提出の必要なときには、きちんと覚えておきましょう。

1-10. 不動産の使用料等の支払調書

不動産の使用料等の支払調書は、地代や家賃など、不動産の賃借料を支払っているときに作成する必要のある支払調書のことを言います。

借主や、借りている不動産の情報、支払金額などを記入する調書であって、家賃の際には、1年間の使用料の支払いが15万円を超えており、尚且つ個人に支払っている際に提出をします。

1-11. 報酬、料金、契約金および賞金の支払調書

報酬、料金、契約金および賞金の支払調書は、弁護士や会計士など、源泉徴収の対象となり得る報酬や金額の支払いをした場合に作成する必要のある支払調書であって、1年間の報酬金額や、源泉徴収税の金額を記入する調書となります。一般的には、1年間に5万円を超える金額が、提出範囲であるとされています。

1-12. 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書は、不動産に関するあっせん手数料を支払った際に作成する支払調書であって、支払先や料金を記入していきます。法人あるいは一定の不動産業者である個人に対して、1年間の支払金額が15万円を超えるときに提出が必要となる調書です。

1-13. 不動産等の譲受けの対価の支払調書

不動産等の譲受けの対価の支払調書は、不動産を購入した際に作成する支払調書であり、購入した不動産の情報や、金額等を記入していきます。法人あるいは一定の不動産業者である個人に対して、1年間の支払金額が100万円を超えるときに提出をする調書です。

1-14. 給与支払報告書(総括表)

給与支払報告書(総括表)は、市区町村ごとに作成を行い、給与支払報告書の表紙のような報告書のことをいいます。給与を支払う会社名やその所在地などの情報、会社の全ての従業員のうちの何人が、その市区町村に居住しているのかという情報を、記入していきます。

1-15. 給与支払報告書(個人別明細書)

給与支払報告書(個人別明細書)は、給与や賞与などの年間金額や、社会保険料控除などの所得控除額やその情報等の記載されている報告書のことです。一般的に、源泉徴収票と記載内容は、同様になっています。

2. 年末調整に必要な書類の書き方

年末調整に関係する書類には幾つかの種類がありますが、年末調整は、書類ごとに控除となる対象が定められており、それぞれにおいて控除額を確定していきます。新たな税制改正点に注目をしながら、年末調整に必要な書類の中で特に重要なポイントに絞って見ていきましょう。

2-1. 地震保険料控除

地震保険料控除の書き方は、保険会社の名前や保険の種類を記載し、地震保険料と、旧長期損害保険料の金額を明記し、控除額として合計額を出します。

2-2. 生命保険料控除

生命保険料控除の書き方は、一般生命保険料・介護医療保険料・個人年金保険料の区分で計算をしていきます。

まず、支払いを済ませている保険に関して、[保険会社・保険の種類など]欄を、保険料控除証明書をもとに、記載していきます。それぞれの区分ごとに控除金額を計算し、最後にそれらを合算した金額が、保険料控除の金額となります。

2-3. 社会保険料控除

社会保険料控除の書き方は、給与より天引きされている社会保険料を明記する必要はなく、代わりに扶養配偶者や親族の分を支払っているとき等の金額を記載します。それらの全額が、控除の対象です。

2-4. 小規模企業共済等掛金控除

小規模企業共済等掛金控除の書き方は、支払ったそれぞれの保険料を記載し、確定拠出年金の掛金が給与より控除されているケースなど、企業で把握できている分は、記載する必要がありません。

3. 年末調整に必要な書類を手に入れる方法

年末調整に必要な書類は、法定調書とともに、10月下旬より11月上旬にそれぞれの税務署より企業に向けて郵送がなされます。また、税務署から書類が届く前に、国税庁の公式ホームページより、ダウンロードをすることもできます。

この他に、年末調整ソフトとして事前に会社名や従業員の情報を入力し、印刷をしたのち配布を行う企業も多く存在します。

このように、年末調整に必要とされる書類は全て、容易に入手することができますので、それにおける準備を万全にし、スムーズに取り組んでいきましょう。

4. 早期の段階より入念な準備を

ここまで年末調整に関する必要書類やその種類、書類を手に入れる方法などに関して、詳しく説明をしてきましたが、如何でしたでしょうか。

年末調整は、年に一度の手続きではありますが、例年と同様に、制度改正の影響を受ける形で、控除要件であったり記載方法に、常日頃より変更がなされているのが日常茶飯事であります。

例え少しの間違いや勘違いであっても、その対象となる人員が増加するとともに、それらの修正には、大きな手間と時間がかかってしまう現実が存在します。年末調整の担当者は、何かと負担の多い時期となるかもしれませんが、予め対策を練っておくことによって、業務の効率化を図ることができます。

また、毎年問題なく年末調整業務を終えるために、いつでも法改正に関する情報をチェックしたり、年間の予定を立てることで、事務作業のさらなる効率化を目指していきましょう。