年末調整には時間複雑な業務が多く、提出先も税務署と市区町村で分かれており、慣れている人でも業務負担が増えてしまいます。

年末調整に関係する書類はどれも税額の計算上必要となる大切な書類であるため、内容を理解していない場合やそろっていない場合はさらに時間がかかってしまうでしょう。

そうした事態を防ぐためにも、早い段階からの準備が必要となってきます。今回は、年末調整に必要な書類やその書き方、年末調整に関する書類を手に入れる方法まで、年末調整担当者側の視点から、詳しく解説していきます。

1. 年末調整に必要な書類

年末調整をするときに必要な書類には、名称は似ているものがありますが役割がそれぞれ全く異なるものです。混同しないように注意しなくてはいけません。

ここでは年末調整における具体的な書類の一覧を、順を追って説明をしていきます。

1-1. 給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者の保険料控除申告書は、地震保険料や生命保険料などの各種保険料を支払っている際に保険料控除を受けられる申告書のことです。そのため、支払ってある保険料の金額や、保険会社名等が記載してある、[給与所得者の保険料控除申告書]が必要となります。

保険料控除申告書には、地震保険や生命保険の控除証明書の添付が必要です。

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1-2. 給与所得者の扶養控除等（異動） 申告書

給与所得者の扶養控除等（異動） 申告書は、扶養控除などの諸控除を受けるために必要な書類です。年末調整では、扶養している家族の人数によって控除額が異なります。

そのため、扶養している配偶者や親族の名前と生年月日、マイナンバーなどの情報が記載してある、[給与所得者の扶養控除等（異動） 申告書]が必要になります。

1-3. 給与所得者の配偶者控除等申告書

給与所得者の配偶者控除等申告書は、配偶者控除や配偶者特別控除を受けるために必要な申告書です。控除額を決定するには、給与所得者の配偶者に関する情報が必要になるため、配偶者の名前や生年月日、マイナンバーやその年の所得などの情報を記載することになります。

この他に、年末調整に必要な書類には、下記の書類があります。

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1-4. 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表は、1年間の給与額の合計や、その給与から徴収した所得税額、税理士や弁護士などの外部へ支払いをした年間報酬額や、その報酬から徴収した所得税額等が記載されている書類です。

これは、翌年1月31日までに作成をして、提出をする必要があります。

1-5. 源泉徴収票

源泉徴収票は、会社の役員やその従業員などに、年間支払い金額を、個々にまとめた帳票です。提出が必要な源泉徴収票は、下記の「給与所得の源泉徴収票」と「退職所得の源泉徴収票」の2種類です。

給与所得の源泉徴収票

給与所得の源泉徴収票は、個々に給与や賞与などの年間金額や、社会保険料控除などの所得控除の金額情報を記載してある徴収票です。年末調整で1年間の支払いが会社役員であれば150万円を超える役員の分、従業員であれば500万円を超える従業員の分を提出します。

退職所得の源泉徴収票

退職所得の源泉徴収票は、その年に退職金の支払いがあり、退職金や退職所得控除などの情報を記載した徴収票です。一般的には、法人企業の役員に対して支払った退職金のあった際に提出します。

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1-6. 支払調書

支払調書は、税理士や会計士の報酬等、組織の外部に支払ったとされる報酬等の記載されている調書です。ある一定の支払額を超える場合には、支払調書を法定調書合計表などに添付をして、提出をしなければいけません。

支払調書の種類

年末調整の書類の提出には、税務署と市区町村にも提出の必要な書類が存在します。それらは給与支払報告書という名称で、従業員の居住する市区町村へと提出する書類です。

報告書には、個人別明細書と総括表の2種類があり、これらのどちらも翌年1月31日までに提出しなければいけません。

支払調書は一定金額を超える場合に提出をする必要がありますが、複数種類が存在します。漏れや間違いがないように種類を把握しておきましょう。

不動産の使用料等の支払調書

不動産の使用料等の支払調書は、地代や家賃など、不動産の賃借料を支払っているときに作成する必要のある支払調書のことをいいます。

借主や、借りている不動産の情報、支払金額などを記入する調書で、家賃は1年間の使用料の支払いが15万円を超えており、尚且つ個人に支払っている際に提出をします。

報酬、料金、契約金および賞金の支払調書

報酬、料金、契約金および賞金の支払調書は、弁護士や会計士など、源泉徴収の対象となり得る報酬や金額の支払いをした場合に作成する必要のある支払調書です。1年間の報酬金額や、源泉徴収税の金額を記入して提出します。一般的には、1年間に5万円を超える金額が、提出範囲とされています。

不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書は、不動産に関するあっせん手数料を支払った際に作成する支払調書です。法人あるいは一定の不動産業者である個人に対して、1年間の支払金額が15万円を超えるときに提出が必要になります。

不動産等の譲受けの対価の支払調書

不動産等の譲受けの対価の支払調書は、不動産を購入した際に作成する支払調書です。購入した不動産の情報や、金額等を記入していきます。法人あるいは一定の不動産業者である個人に対して、1年間の支払金額が100万円を超えるときに提出をする調書です。

1-7. 給与支払報告書(総括表)

給与支払報告書(総括表)は、市区町村ごとに作成をするもので、給与支払報告書の表紙のような報告書のことをいいます。給与を支払う会社名やその所在地などの情報、会社の全ての従業員のうちの何人が、その市区町村に居住しているのかという情報を記入していきます。

1-8. 給与支払報告書（個人別明細書）

給与支払報告書（個人別明細書）は、給与や賞与などの年間金額や、社会保険料控除などの所得控除額やその情報等の記載されている報告書のことです。一般的に、記載内容は源泉徴収票と同様のものになります。

書類の種類が多いため、年末調整に抜け漏れがないか確認するのに時間がかかっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトではそのような方に向けて、必要な手続きごとに必要な書類を一覧で確認できるガイドブックを無料でお配りしています。抜け漏れなく年末調整業務をおこないたい方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードして、業務にお役立てください。

2. 年末調整に必要な書類の書き方

年末調整に関係する書類には幾つかの種類があり、書類ごとに控除となる対象が定められており、それぞれにおいて控除額を確定していきます。新たな税制改正点に注目をしながら、年末調整に必要な書類の中で特に重要なポイントに絞って見ていきましょう。

関連記事：年末調整の申告書の書き方をパターン別に詳しく解説

2-1. 地震保険料控除

地震保険料控除の書き方は、保険会社の名前や保険の種類を記載し、地震保険料と、旧長期損害保険料の金額を明記し、控除額として合計額を出します。

2-2. 生命保険料控除

生命保険料控除の書き方は、一般生命保険料・介護医療保険料・個人年金保険料の区分で計算をしていきます。

まず、支払いを済ませている保険に関して、[保険会社・保険の種類など]欄を、保険料控除証明書をもとに、記載していきます。それぞれの区分ごとに控除金額を計算し、最後にそれらを合算した金額が、保険料控除の金額となります。

2-3. 社会保険料控除

社会保険料控除の書き方は、給与より天引きされている社会保険料を明記する必要はなく、代わりに扶養配偶者や親族の分を支払っているとき等の金額を記載します。それらの全額が、控除の対象です。

関連記事：年末調整の社会保険料控除とは？対象となる保険の種類まとめ

2-4. 小規模企業共済等掛金控除

小規模企業共済等掛金控除には、支払ったそれぞれの保険料を記載します。確定拠出年金の掛金が給与より控除されているケースなど、企業で把握できている分は、記載する必要はありません。

3. 電子データ提出が可能な書類

年末調整に関連する書類のうち、以下の書類は電子データで提出が可能です。

• 給与所得者の扶養控除等申告書
• 従たる給与についての扶養控除等申告書
• 給与所得者の配偶者控除等申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
• 給与所得者の住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除申告書
• 所得金額調整控除申告書
• 退職所得の受給に関する申告書
• 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

無償アプリ「年調ソフト」を使用することで、紙ベースで提出するよりも業務負担を軽減することが可能です。また、税務署長からの事前承認も不要になったため、デジタル化の一環としてぜひ電子データによる提出を進めていきましょう。

4. 2023年からの年末調整で注意すべき点

2023年からの年末調整では、住宅ローンと扶養親族の適用要件に大きな変更がなされています。この2点について十分に把握して正しく年末調整をおこないましょう。

4-1. 住宅ローン控除率と適用範囲が変更された

住宅ローン控除は2022年に控除率が0.7%に引き下げられ、2023年には1%の控除適用者と0.7％の控除適用者が混在することになりました。

そのため、控除率を誤って計算しないように、控除率と適用範囲には十分に注意しなければなりません。

4-2. 扶養親族のうち非居住者の扶養控除適用要件が変更された

これまでの年末調整では、扶養控除の適用対象は以下の通りとなっていました。

• 配偶者以外の親族等
• 納税者と生計を一にしていること
• 年間の合計所得金額が48万円以下であること
• 青色申告者の事業専従者としてその年を通じて一度も給与の支払いを受けていないこと、または白色申告者の事業専従者でないこと

これは国内外を問わないものでしたが、2023年からは以下3点のいずれにも該当していない場合で、年齢が30歳以上70歳未満の非居住者は控除から除外されることになります。

1. 留学により国内に住所および居所を有しなくなった者
2. 障害者
3. 扶養控除の適用を受けようとする居住者から、その年において、生活費または教育費に充てるための支払いを38万円以上受けている者

これによって今まで扶養控除対象であった人物が控除から外れる可能性があります。誤って控除しないように注意しましょう。

5. 年末調整に必要な書類を手に入れる方法

年末調整に必要な書類は、法定調書とともに、10月下旬より11月上旬にそれぞれの税務署より企業に向けて郵送がなされます。また、税務署から書類が届く前に、国税庁の公式ホームページより、ダウンロードをすることもできます。

この他に、年末調整ソフトとして事前に会社名や従業員の情報を入力し、印刷をしたのち配布をおこなう企業も多く存在します。

このように、年末調整に必要とされる書類は全て、容易に入手することができますので、それにおける準備を万全にし、スムーズに取り組んでいきましょう。

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6. 早期の段階より入念な準備を

年末調整にはさまざまな書類やデータが必要で、提出する書類や提出先も複雑です。

法改正により適用範囲や控除率に変更がある可能性も多く、例年よりも業務負担が増えてしまうケースも少なくありません。

必ずおこなう必要のある業務であるため、年末調整の準備は早い段階から計画的に取り組んでおくようにしましょう。電子データ提出を活用すれば業務負担を減らせるため、デジタル化の一環として取り組むのもおすすめです。

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