年末調整に必要な領収書の種類や紛失時の対処法を解説 | jinjerBlog

年末調整に必要な領収書の種類や紛失時の対処法を解説

納税

年末調整で控除を受けるためには、支払証明書や領収書が必要になります。

もし証明書や領収書を紛失した場合は、各証明書の発行元に再発行手続きをする必要があります。本記事では、年末調整で受けられる控除の種類と紛失した際の対処法を解説しています。

▼そもそも年末調整とは?といった方はこちら
年末調整の基礎知識|必要な人や手続きの流れを詳しく紹介

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1. 年末調整とは

給与明細書

年末調整は所得税と源泉徴収を比較し「過不足金額」の調整するために必要な手続きです。

源泉徴収は従業員の賞与(ボーナス)を含めた従業員の給与から所得税を毎月徴収することで、給料から事前に差し引かれています。

しかし、毎月納められている税金は概算であるため、「過不足金額」が発生してしまうことがあります。

関連記事:年末調整とは?その必要性や基本的な書き方について解説

2. 年末調整で受けられる控除の種類は5種類

年末調整で受ける控除は、「生命保険料控除」「地震保険料控除」「社会保険料控除」「小規模企業共済等掛金控除」「住宅ローン控除(2年目以降)」の5種類です。

「医療費控除」や「ふるさと納税」などの控除は確定申告で行います。

年末調整で受けられる控除と、それぞれが控除を受けるために必要な書類を解説します。

2-1. 生命保険料控除とは

生命保険料控除は、11日から123日までの1年間に支払った生命保険料に応じて所得から差し引かれる制度です。

保険料の種類は以下の3種類があります。

・一般保険料(学資保険や終身保険など)
・介護医療保険料(医療保険やがん保険など)
・個人年金保険料

このうち個人年金保険は、国民年金とは別で老後の資金を積み立てる保険のことです。

2-2. 地震保険料控除とは

地震保険料控除は地震保険料を支払うと所得税と住民税から一定額が控除される制度です。

地震保険は基本的に火災保険とセットで契約する場合がほとんどです。しかし、地震保険料控除の対象になるのは地震保険の保険料のみなので注意しましょう。

また、平成18年までに契約をしており、10年以上の「長期損害保険契約」も地震保険の控除の対象になります。

2-3. 社会保険料控除とは

社会保険料控除は、自身や生計を一にする配偶者、親族などの社会保険料の支払いが控除されるものです。

税法上では「生計を一にする」に明確な条件が定められていませんが、簡単に言うと同じ財布で生活しているかによります。そのため、別居していても生活費などを送金している場合は「生計を一にする」になります。

控除の対象になる社会保険料は国税庁に公開されていますが、主な7つをわかりやすく言い換えてご紹介します。

・国民年金保険料
・厚生年金保険料
・国民健康保険料
・介護保険料
・労働保険料
・国民年金基金の掛金
・厚生年金基金の掛金

参考:国税庁No.1130 社会保険料控除」

国民健康保険は、自治体によって国民健康保険税と言われますが性質は同じです。

関連記事:年末調整の社会保険料控除とは?対象となる保険の種類まとめ

2-4. 小規模企業共済等掛金控除とは

小規模企業共済とは、経営者や事業主のための退職金制度のようなものです。

控除の対象になるものは以下のとおりです。

・小規模企業共済の掛金
・個人型確定拠出年金(iDeCo)の掛金
・企業型確定拠出年金(企業型DC)の掛金
・障害者扶養共済制度の掛金

「小規模企業共済の掛金」、「個人型確定拠出年金(iDeCo)の掛金」、「企業型確定拠出年金(企業型DC)の掛金」は退職金や公的年金を補う制度です。

「障害者扶養共済制度の掛金」は、障害がある人を扶養している保護者が亡くなった場合に、障害のある人に年金が支給される制度になります。

2-5. 住宅ローン控除(2年目以降)

住宅ローン控除は正式には住宅借入金特別控除といいます。住宅ローンでマイホームを購入したり、リフォームした場合に控除を受けられます。

ただし、住宅ローンが1年目の場合は年末調整ではなく確定申告で控除を受けることになるので注意しましょう。

3. 年末調整での領収書や証明書の見るポイント

控除の種類によって確認するポイントが変わります。それぞれの控除について、領収書や証明書で見るべきポイントを紹介します。

3-1. 生命保険料控除の場合

生命保険料控除は領収書がありません。毎年秋ごろに保険会社から「生命保険控除証明書」が送られてくるので、この証明書を年末調整で提出します。

生命保険料控除証明書で確認することは以下の4つです。

・保険の種類
・控除額
・旧制度か新制度

とくに注意が必要なのが、「旧制度」か「新制度」かです。

生命保険料控除には旧制度と新制度があります。平成2411日以後に締結した保険が新制度となり、それ以前は旧制度になります。

生命保険料控除の「適用制度」の欄にどちらの制度か記載されている場合がありますが、もし書かれていない場合はいつ締結したのか保険会社に確認します。

旧制度と新制度では、控除を受けられる保険料の合計額や控除額も変わります。

3-2. 地震保険料控除の場合

地震保険料控除を受けるために必要な書類は「地震保険料控除証明書」です。

損害保険会社から10月頃に送られてきます。

とくに注意して確認するポイントは以下の3つです。

・保険の種類
・地震保険料か長期損害保険料
・支払金額 

地震保険料は火災保険料とセットで契約されていますが、火災保険料は控除の対象外です。

そのため、損害保険会社に支払ったすべての金額が控除されるわけではないので注意してください。

3-3. 社会保険料控除の場合

社会保険料控除を受けるためには、国民年金保険料や国民年金基金の掛金の控除証明書や領収書が必要になります。

社会保険料控除の証明書で見るポイントは2つです。

・見込み額
・合計額

控除証明書には、11日から930日までに支払った金額が記載されている欄があります。その下の欄に「(ご参考)」と書かれた欄があり、そこに見込み額と合計額が記載されています。

見込み額とは101日から1231日までに支払う予定の金額です。合計額はすでに支払った金額と見込み額の合計になります。

3-4. 小規模企業共済等掛金控除の場合

小規模企業共済等掛金控除を受けるには「掛金払込証明書」が必要になります。

小規模企業共済に加入していると10月ごろに「独立行政法人 中小企業基盤整備機構」から証明書が送られてきます。

証明書で確認するポイントは以下の3つです。

・共済契約者番号
・掛金月額
・掛金振込金額

共済契約者番号は「共済契約締結書」の記載で確認しましょう。紛失などで共済契約者番号がわからない場合は、共済契約締結書を再発行してもらいます。

また、掛金振込金額は振込されている月までの総額が記載されています。実際の支払額とのずれがないか確認するとよいでしょう。

3-5. 住宅ローン控除(2年目以降)の場合

住宅ローン控除を受けるには必要書類が2種類あります。

・住宅借入金等控除申告書
・住宅ローンの年末残高証明書

住宅借入金等控除申告書は住宅ローン1年目に確定申告した年に9年分まとめて郵送されてきます。毎年利用するので、紛失しないように気を付けましょう。

住宅ローンの年末残高証明書は、ローンを組んでいる金融機関から毎年10月ごろ送られてきます。

4. 年末調整時に領収書や証明書が手元にない場合

困惑する男性

領収書や証明書を紛失してしまい手元にないときは、証明書の発行元に再発行してもらえば控除が受けられます。

・生命保険料控除証明書:生命保険会社
・地震保険料控除証明書:損害保険会社
・国民年金保険料などの控除証明書:日本年金機構、国民年金基金
・小規模企業共済等掛金払込証明書:中小企業基盤整備機構
・住宅借入金等特別控除申告書:税務署
・住宅ローンの年末残高証明書:金融機関

上記の書類を紛失したことに気付いたら、なるべく早く証明書の発行元に再発行の手続き取るよう周知しましょう。

5. 年末調整の必要書類はなるべく早く揃えておくことが大切

まとまった書類

年末調整で控除を受けるには、証明書や領収書が必要です。

紛失した場合は発行元に問い合わせると再発行してもらえます。ただし、証明書などが送られてくるのは10月などの秋ごろです。

年末調整に間に合わせるためにも、紛失したことに気付いたらすぐに再発行の手続きをとるよう、従業員に周知しましょう。

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