なにかと業務が増えがちな年末の時期には、年末調整の処理も必要となります。書類のやり取りや計算といった年末調整の作業には大きな手間や時間がかかるため、ぜひDX化を検討しましょう。

専用システムを導入し年末調整の作業を電子化すれば、作業や申請の効率は大きく高まります。本記事では、年末調整のDX化をすべき理由やメリットについて解説します。

勤怠のDX化のステップのひとつとして、勤怠管理システムを検討していて、情報収集をしているが、

「システムを中長期的に検討したいが、自社で運用がまわるかなんとなく不安。」
「実際現在の業務がどう楽になるの？使ったことがないからイメージができない・・・」
「従業員全員がシステムに慣れているわけじゃない。年配の社員はしっかりと使えるのだろうか・・・」

など不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような勤怠担当者の方に向けて勤怠管理システムを導入する手順をまとめたガイドブックをご用意しました。将来的にシステムを検討しているが、なんとなく不安が残っているという担当者の方はぜひご覧ください

1. 年末調整のDXとは？

年末調整とは、その年の税金を確定させるための調整のことです。企業には納税とともに、適切な方法での年末調整処理が義務づけられています。

これまでは年末調整の書類は紙媒体で提出するのが通例でした。しかし、業務負担が大きいことを受け、2020年以降には年末調整手続きの電子化、DX化が順次進められています。

年末調整をDX化すれば、書面による年末調整処理が不要となります。従業員による書面の記入のほか、担当者が手作業で計算を行う手間もかからなくなります。

生命保険料・地震保険料の控除証明書や住宅ローン控除申告書、住宅ローン控除証明書などの年末調整関連書類は、デジタル上で処理することも可能です。書類取得や入力、計算の手間が省けるので、事務処理の負担は大きく軽減されます。

年末調整をスムーズに進めるためにも、積極的なDX化をしていきましょう。

2. 年末調整をDX化するメリット

年末調整の作業をDX化することには、以下のように多くのメリットがあります。詳しくみていきましょう。

2-1. 年末調整の工程を減らせる

年末調整のDX化には、年末調整の工程を減らせるというメリットがあります。

かつて年末調整では従業員全員分の紙の書類を用意していました。従業員に必要事項を記入してもらったあと回収や修正手続きを行い、その後年末調整の手続きへと移行することになります。書類回収後にも、それぞれの従業員の控除額の計算や内容の確認作業なども必要となります。

従業員数の多い企業では、書類の作成や管理が煩雑になり、大きな手間や時間がかかっていました。年末調整のDX化でペーパーレスを実現すれば書類をやり取りする手間がかからなくなり、作業効率を大きく高められます。

2-2. 記入ミスや計算ミスを減らせる

年末調整の書類作成作業では、控除額の計算や確認作業に手間がかかります。記入する金額は複雑なので、ときに記入ミスや計算ミスが起きることもあるものです。ミスがあったときには修正依頼を出すなどの対処が必要となり、書類作成の手間と負担が増してしまいます。

しかし、年末調整DXで電子化を行えば、控除額の計算や入力といった作業をすべて自動で行えます。記入ミスや計算ミスの心配がなく、高い精度で作業を進められるのが、DX化の大きなメリットです。

2-3. 従業員にかかる負担を減らせる

年末調整のDX化は従業員側にも大きなメリットをもたらします。

年末調整の書類を受け取って記入し、提出することに煩わしさを感じる従業員もいます。書き間違いがあったときには再提出が必要となり、なかなか年末調整の作業が進まないケースもあるものです。

近年では多様な働き方が浸透し、積極的にテレワークを行う従業員も増加しています。めったに出社しない従業員がいる企業では、紙の書類をやり取りするのも一苦労です。

年末調整に関する一連の作業をDX化すれば、従業員はデータで簡単に書類提出ができるようになります。従業員の負担を軽減できるのも、年末調整DX化のメリットの一つです。

2-4. ペーパーレス化を実現できる

紙の書類の用意や配布には一定のコストがかかります。しかし、年末調整のDX化を推進すれば、ペーパーレス化によるコストダウンが見込めます。

また、書類を保管する必要がないのも、DXでペーパーレス化を行うメリットです。年末調整の書類を保管するときにはスペースの確保が必要です。大量の書類を長期間にわたって保管するためには大きなコストがかかります。

DX化でペーパーレスの年末調整を行えば、こういったコストを削減できる上に、オフィスのスペースも片付きやすくなります。

当サイトで配布している「54％の企業が ペーパーレスを実現！システム化で変わる年末調整」という資料では、年末調整のシステム化はもちろん、具体的にどうペーパーレス化できるのか、ペーパーレスでどれだけ業務が楽になるのか、また年末調整に関するアンケート結果まで紹介しています。年末調整のシステム化を検討している方には大変参考になる内容となっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：年末調整のペーパーレス化とは？その背景や課題を詳しく解説

2-5. セキュリティのリスクを下げられる

年末調整書類には多くの個人情報が記されているため、万全のセキュリティ対策が必須となります。紙の年末調整には、書類の紛失や情報漏洩といったリスクがついて回るため細心の注意を払わなければなりません。

年末調整のDX化を行えば、セキュリティ上のリスクを大きく下げられます。もちろん電子化した年末調整データにもセキュリティのリスクはあります。しかし、多くの年末調整システムには万全のセキュリティ対策が講じられているので、あまり心配することなくDX化を推進できます。

3. 年末調整をDX化する流れ

年末調整の負担を軽減し業務効率を高めるためにも、スムーズにDX化を進めていきましょう。ここからは、年末調整DX化の流れについて説明していきます。

関連記事：年末調整の電子化の手順をわかりやすく解説！気になる手続きの方法もご紹介

3-1. 適したシステムを選ぶ

年末調整のDX化を行う際にはまず、どのようなシステムを導入すべきかを検討しましょう。国税庁が提供する年末調整のための専用ソフトを使うのも一つの方法です。また、各メーカーのクラウドシステムやソフトウェアを導入する企業も多いものです。

年末調整向けのシステムには、現在運用している会計システムや勤怠システムと連携させられるものもあります。連携機能をうまく使えば、従業員管理と年末調整の作業をすべて一元化でき便利です。

3-2. 従業員への周知を行う

年末調整DX化にあたっては、従業員への周知も必要となります。

従業員は年末調整のDX化にあたってソフトウェアの準備が必要となります。各自のパソコンにソフトをインストールしたり、必要事項を入力したりといった作業も発生します。十分な周知をしないままシステムを運用すると混乱を招くおそれがあるので気をつけたいものです。

データの取得やダウンロードの方法、提出方法などを早い段階で周知しておけば、スムーズに年末調整を行えます。従業員がマイナンバーカードを用意する時間を作るためにも、2ヵ月程前には通知をしましょう。

3-3. 承認申請書を提出する

従業員から年末調整のデータ提出を受けるときには、所轄の税務署に承認申請書を提出しましょう。このとき、データを受け取る方法や従業員を特定する方法について定めておくことが大切です。

申請が遅れてしまうと年末調整のDX化が進まなくなってしまうので、十分に注意したいものです。

3-4. 書類を作成し申請を行う

実際の年末調整では、従業員が自身で控除証明書などを取得し、データを作成することになります。あらかじめ年末調整の専用ソフトウェアをダウンロードしてもらえば、スムーズに年末調整作業を進めてもらえます。

従業員が電子データを作成したあとには、企業の担当者がデータをインポートし、税額の計算などの処理を行います。処理を終えた電子データはオンライン上で提出することが可能です。

4. 年末調整をDX化して忙しい年末の作業負担を和らげよう

年末調整をDX化すれば、紙の書類を廃止してペーパーレスでスムーズに作業を進められます。従業員と書類のやり取りをする手間が省けるほか、税額の計算が不要になるのも嬉しいポイントです。

年末調整DX化では、担当部署へのシステム構築に加え、従業員への周知を徹底することも重要です。年末調整DX化に役立つ専用システムを選んで導入し、年末の作業負担を減らしていきましょう。

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