株式会社インフォファーム の導入事例｜人事労務 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務管理システム

管理部への異動前から感じていた、複数システムによる煩雑な管理体制

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

森下さん：

管理部への異動前、私は当社で30年以上営業担当として働いていたのですが、管理部を外から見ていても、非常に苦労していると感じていました。例えば、勤怠管理や給与計算、ワークフローなどで利用しているシステムのメーカーがすべて異なっていたため、管理が煩雑になっていたのです。

システムがバラバラだと人事マスタも分かれてしまうので、人事異動のたびに手作業でマスタメンテナンスをおこなわなくてはなりません。以前は、勤怠管理システム、給与システム、ワークフローシステム、基本の従業員情報の人事マスタに加えて、同好会の名簿データなど5つ以上のマスタが存在していました。
さらに各システムは連携させることができなかったため、異動や組織変更のたびに、すべてのマスタを手作業で更新していたんです。これは管理部への異動前から、必ず改善したかった課題の一つでした。

－人事異動はどのくらいの頻度で発生していましたか？

森下さん：

当社では部署内のチーム編成を変更することが多く、3か月〜半年に一度のペースで人事異動が発生します。そのため、期初に目標設定した内容に対して人事評価をおこなおうとしても、評価時には別部署に異動していることもしばしばありました。社内からは異動頻度を下げてほしいという要望が挙がっていたほどです。

また、人事マスタの煩雑な管理の課題に加えて、管理部の業務が属人化していたのも大きな問題でした。当社の社員は平均勤続年数が20年以上と長いため、どうしても業務が属人化しやすい傾向にあります。

特に給与や会計など資金関連業務については、関わる社員は少ない方がいい（限定したほうが望ましい）という昔ながらの考え方があり、これが属人化をさらに促進していたように思います。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

森下さん：

管理部の課題が浮き彫りになったのは、給与と会計業務の担当者が離職したときでした。突然の出来事で担当社員に業務を任せきりだったため、社内はパニック状態となり、危うく給与や各業者への支払いが滞るところでした。

この騒動をきっかけに、システムを活用して複数名で業務をおこなう体制に変更したほうが良いと考えるようになりました。そこで、体制を抜本的に変える必要性を経営層に提案することにしたのです。

特に会社が400名規模に成長していくなかで、社員の働きやすさと業務効率の向上は不可欠です。管理部には休日出勤している者もいたため、このまま属人化を放っておくと定型業務さえも追いつかなくなると危機感を覚えました。

社員一人ひとりの負担を軽減しながら、組織全体として効率的に業務を進められる環境を整えることが、私たちの大きな目標でした。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

森下さん：

管理部に異動する前から、色んな人事労務システムを調べていました。ジンジャーの統合型データベースの仕組みに魅力を感じて、トライアルを申し込んだこともあります。ただ、その時点では決定を保留し、他のシステムも比較検討したかったので、東京で開催されていた展示会にも足を運びました。

展示会に参加した頃、社内の営業からもジンジャーを推す声が上がっていました。他社システムと比べてコストを抑えられるうえ、複数のマスタを一つに統合でき、業務負荷の軽減も期待できるという意見でしたね。

しかし、導入検討を進めるなかで、現場の社員を説得することには大きな困難がありました。地方企業である私たちにとって、パソコンやスマートフォンでの勤怠打刻さえハードルが高く、変化を受け入れることに抵抗があったためです。

また、地方企業ならではの課題として、取引先との関係性も重要な要素でした。これまでも取引先との付き合いでシステムを導入することがあり、新しいシステムへの移行には慎重な判断が求められていたんです。

それでも私は管理部の体制改善が不可欠だと確信していたので、会長や社員たちに粘り強く説明を続けました。非常に苦労しましたが、より良い職場づくりのために必要な変革だと信じて取り組みました。

統合型システムで実現する業務効率化と将来を見据えた人材活用

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

森下さん：

人事マスタを統合して、一元管理を実現できることが最大の決め手でした。人事データを継続的に一元管理することで、結婚などのライフイベントで一度退職された方に、復職を打診をする際の連絡もスムーズになると気付きました。

また、クラウドシステムという特徴も導入を後押しするポイントでした。場所を問わず利用できる利便性は、私たちの働き方を大きく変えています。確かに当初は、社員が勤怠ボタンを押すことへの抵抗感は大きく、画面デザインについての要望が寄せられたこともあります。しかし、「既製品のクラウドパッケージを利用するのが世の中のスタンダード」ということを粘り強く説明しながら運用を進めました。

－運用を開始した今、どのような効果を感じていますか？

森下さん：

勤怠承認がスマホでできるようになり、クラウドの便利さを実感しています。今では全社員がスマホでの勤怠打刻をスムーズにおこなえるようになりました。

この経験を通じて学んだのは、思い切った決断の必要性です。複数のシステムを新しくすることは確かに大きな決断でしたが、社員数が増えてからシステムを入れ替えるのは、もっと大変だったはずです。
ワークフロー、勤怠、給与など、それぞれのシステムを個別に評価するのではなく、システム全体の統合性や連携性を重視することが、結果的に運用の負担軽減につながります。これはシステム導入を検討される方々にぜひお伝えしたいポイントです。

－勤怠管理や給与計算だけでなく、人事評価や人事データ分析も導入された理由は何でしたか？

森下さん：

前期に人事評価制度を大きく見直し、半期ごとの評価から1年ごとの評価に変更したのがきっかけです。期初に成果目標を立て、年間を通じた評価をおこなう新しい仕組みに合わせて、成果評価シートの作成や保存、管理方法も整理する必要がありました。

これまでは評価シートをExcelで作成・保管していたため、面談の際にすぐに取り出せないこともありました。今後、ジンジャー人事評価でスムーズな人事評価の仕組みを作っていきたいと思います。

一方、人事データ分析については、これからが本格的な運用のスタートになります。人事データ分析を早く活用できるよう、まずはマスタを整備して、必要なデータを収集できる体制を整えていきたいです。

これまでは平均年齢や男女比率などの従業員データを集計する際、1日かけてExcelファイルを探してデータを収集する必要がありました。マスタが整備できれば、こうしたデータもスムーズに集計できるようになり、より効果的な人事データ活用が可能になると期待しています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

森下さん：

私たちの部署では、全員が同じ状態で仕事ができる環境づくりを目指しています。部署内の誰もが同じデータにアクセスでき情報を共有できる体制は、業務の効率化だけでなく、チームワークの向上にもつながると考えています。

特に部署異動の際のスムーズな引き継ぎは重要です。システムの一元管理によって、必要な情報がすぐに確認でき、新しい担当者もスムーズに業務に取り組める環境を整えていきたいと思います。

また、これまで煩雑な業務に費やしていた時間を、採用活動により多く使っていきたいと考えています。人材の確保と育成は会社の成長に欠かせない要素なので、管理部としてしっかり注力していきたいです。