- 課題
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- タイムカードの回収から給与計算までの業務効率が悪く、毎月2営業日以上の工数が発生していた。
- 年末調整の書類は紙で収集。記入方法について毎年職員からの質問も多く、負担になっていた。
- 解決策
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- 勤怠管理と給与計算を1つのシステムにまとめて、データの入力工数をなくす。
- 年末調整や有休申請のペーパーレス化を実現させる。
- 効果
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- 打刻情報がそのままデータ化され、給与計算システムにワンクリックでデータ連携。入力作業や確認工数を大幅に削減。
- ジンジャーで勤怠情報が「見える化」され、残業時間の抑制やスムーズな有休申請を実現。
- 年末調整をシステム上で運用することで職員からの質問も減り、管理部の負担を削減。
Excel集計と給与計算システムの確認に二度手間が発生
－ご担当の業務、管理部の構成を教えていただけますか？
小林さん：
当法人の管理部には、私を含めて正職員が5名、パート社員が2名在籍しています。
私は法人本部の事務課長として、人事労務と経費などを担当しています。
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
小林さん：
今まではタイムカードとExcelで勤怠管理をおこなっていて、勤怠の集計から給与計算までに多くの時間がかかっていたことが課題でした。
具体的には、毎月200名以上のタイムカードを集めてExcelに情報を入力し、データを整理してから給与計算システムに手入力する流れでおこなっていました。タイムカードを各施設から集めるにも手間がかかりますし、Excelに転記して集計するのも毎月2〜3営業日かかってしまい、アナログな方法を改善したいと感じていたんです。
また、Excelで集計した情報が正しいかどうか確認した後、給与計算システムに入力したデータも正しいかどうかも確認する必要があり、ダブルチェックが手間になっていたのも気がかりでしたね。
他にも、さまざまな人事業務が紙で運用されていたのは大きな課題でした。年末調整や有給日数の管理なども手書きでおこなっており、紙で集めた情報を給与計算システムに入力するのは負担でした。
とくに、年末調整は年に一度しか対応しないので慣れることが難しく、毎年職員から多くの質問が寄せられていました。これらの背景から、職員と管理部の負担を軽減するためにもシステムの導入が必要だと考え始めました。
－システムの導入を検討されたきっかけは何でしたか？
小林さん：
システムの導入は、数年前から何度か社内で検討をしていました。ただ、介護業界では施設の利用者様に関わる事業投資を優先する傾向にあり、なかなかバックオフィスのシステム導入が進まなかったんです。
ただ、毎月の勤怠管理と給与計算をシステム化すれば、管理部だけでなく職員の負担も減ると考えました。定期的に役員に話をしていたところ、ジンジャーの担当者からご提案をいただいて金額面の折り合いもつきそうだったので、本格的に話を進めることになりました。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
小林さん：
ジンジャー以外にも5社ほど話を聞きながら、比較検討をしていきました。話を聞く前は、人事、給与のシステムは、システム間の連携ができれば別々でもいいかなと考えていましたが、ご提案を聞いていくうちに1つのシステムで一元管理したほうが便利だと思うようになったんです。そこで一元管理できるかどうかを念頭に置いて、再度検討を進めました。
また、以前はオンプレミスのシステムを利用していましたが、昨今、福祉業界ではBCP（業務継続計画）が重視されている傾向があります。そのため、事業を安定的に運営するためには、バーションアップや法改正の対応がスムーズなクラウドシステムが良いと考えました。
誰でも使えるわかりやすいシステムで将来の人材不足に備えたい
ーシステムを比較するうえで大切にしていたことはありますか？
小林さん：
労務に特化したものや勤怠管理が得意なものなど、まずはシステムごとの特徴を確認していきました。ただ、カタログ（提案資料）を見たときの印象と、実際にデモ画面を使ったときの違いがあるため、実際にトライアルでシステムを試したときの印象を大切にしましたね。
ジンジャーのデモ画面はとてもシンプルで、これなら社員も使いやすいだろうと感じました。当法人では若手の採用に苦戦しており、社員の平均年齢も比較的高いのですが、将来の人材不足に備えるためには、わかりやすいシステムを導入して、誰でも使える状態を構築しておくことが重要だと考えていました。
－期待している効果や活用していきたい機能はありますか？
小林さん：
ジンジャーを活用して、さまざまな業務を簡略化できることを期待しています。
紙に記入した内容をExcelに入力し、さらに給与計算システムに入力するフローでは確認の手間が多く発生していました。ジンジャー勤怠では、元の情報さえ正しく入力をすれば、集計や給与計算システムへの連動も自動でおこなわれるので、入力ミスのリスクや確認工数が減ってとてもありがたいです。
また、システムを導入して属人化を防ぐことができれば、職員が休みを取得しやすくなるだろうと考えています。加えて、システムで職員ごとの残業時間や有休残日数も「見える化」できるので、残業時間の抑制やスムーズな有休取得にもつながると期待しています。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
小林さん：
ジンジャーの勤怠管理や給与計算に慣れたら、ゆくゆくはワークフローのシステム化も検討しています。現在、稟議や各種申請は紙で対応していて時間がかかっているので、ペーパーレスを推進するためにも少しずつシステムを活用していきたいですね。
また、介護職は夜勤があり、複数のシフトパターンがあります。ジンジャーを活用して、より厳格な労働時間の管理に取り組むことで、企業のあるべき姿を目指していきたいと思います。ジンジャーで業務効率化を実現できたら、空いた時間を採用活動に充てるなど積極的に動いていきたいです。
2005年設立。三重県津市と松阪市で高齢者介護事業を展開。キリストの愛と奉仕の精神を基本理念として掲げ、現在は特別養護老人ホームやデイサービスなどを運営。福祉の専門性を活かして、豊かな地域づくりに貢献していくことを目指している。
