株式会社神戸マツダの導入事例

シンプルなUI・スマホ対応で勤怠打刻の利便性がアップ！システム導入で3,000枚以上のペーパーレス化も実現

株式会社神戸マツダ

業種　：: 小売・卸売・商社

拠点数：: 49拠点

従業員数：: 301〜1000名

利用サービス：

株式会社神戸マツダ様は、マツダ車を中心にジャガーやランドローバーの新車・中古車を販売されています。車の販売業務に加え、修理・点検・車検などの整備業務、自動車保険やレンタカー事業など、車に関する幅広いサービスを地域密着で展開されています。今回はジンジャーの導入に携わっていただいた、人財共創グループ、人事課長の角田さんにお話を伺いました。

課題

勤怠管理、人事労務、給与計算で別々のオンプレミスシステムを導入しており、保守切れの期限が迫っていた。
店舗の打刻機とICカードを用いると、打刻機の通信エラーや故障対応にコストがかかるうえ、社員出張時の勤怠打刻ができなかった。
雇用契約や年末調整は紙で対応しており、印刷コストや社内便の手間がかかっていた。

解決策

いつでもどこでも勤怠打刻ができるように、スマホ打刻が可能なシステムを導入する。
雇用契約や年末調整など紙で対応していた業務をシステムに移行させる。

効果

出張時も勤怠打刻がスムーズに。どこでもスマホで申請できるため、申請漏れが改善された。
雇用契約や年末調整のシステム化によって、ペーパーレス化と書類回収の効率化を実現。

当初は打刻機とICカードで勤怠管理。出張時の打刻ができない点が課題だった。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

角田さん：

当初は自社開発のシステムを利用していたのですが、業務に限界を感じたことをきっかけに、7年ほど前から人事管理、勤怠管理、給与計算でそれぞれ別のオンプレミス型システムを利用していました。

今までの勤怠管理では、各店舗に設置した打刻機の通信エラーが発生した際に、修理コストがかかってしまうのが課題の1つでした。また、打刻機とICカードでの勤怠管理の場合、別の店舗に出張する際に打刻することができなかったため、管理方法を変えたいと考えていました。

そして、雇用契約や年末調整にも課題がありました。
雇用契約に関しては、現在正社員が600名以上、パートや契約社員が130名以上在籍しており、有期雇用の社員に関しては3か月・6か月ごとに、紙の雇用契約書で契約更新をおこなっていました。年間だと200~250件ほどの契約を締結しており、紙の枚数はかなりの量になっていたと思います。
また、年末調整に関しては毎年3,000枚くらいの紙を用意していたので、印刷や管理をおこなうのにコストがかかっていましたね。

このように紙管理がメインとなっていたので、社内便を活用しつつも、店舗と本社間の郵送作業に手間がかかっており、書類の紛失リスクも懸念事項となっていました。
これらの背景から、勤怠打刻の利便性向上やペーパーレス化の促進をしていきたいと考えていましたね。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

角田さん：

システムの入れ替えを検討したのは、オンプレミスシステムの保守切れがきっかけでした。

ただ、私は店舗でのサービスマネージャー、整備の工場長を経て、4年ほど前に人財共創グループに異動してきたため、そこまで人事系システムに詳しいわけではなかったんです。そこで弊社では、コンサル会社の助言を受けながら、システム選定を進めることになりました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

角田さん：

人財共創グループでシステムの定義書を作成して、その要件に沿うものをコンサル会社に提案いただく流れで進めました。

システムの選定要件には、①勤怠のスマホ対応が可能なこと、②人事労務・勤怠管理・給与計算に対応していること、③連携がしやすいこと、の3つを掲げていました。

また、時代の流れや利便性の高さから、クラウドシステムに替える方針を持っていました。

スマホでの勤怠打刻に対して、多くの社員が利便性を実感

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

角田さん：

ジンジャーは操作画面がシンプルでわかりやすく、勤怠打刻がスマホで対応可能であった点が大きな導入の決め手となりました。また、時代の流れからオンプレミスよりもクラウドシステムのほうが利便性が高いと考えていました。

導入後も定例でミーティングをおこなっていただけるので、以前利用していたシステムよりもサポート体制が充実していると感じています。
さらにジンジャーでは機能要望を上げることが可能で、企業ごとの細かいニーズも汲み取って検討してくれる点は魅力的です。

－運用を開始してから感じたポジティブな変化はありますか？

角田さん：

勤怠打刻に関しては、非常にスムーズに導入ができたと感じています。弊社の希望通り、スマホで勤怠打刻ができるようになったため、社員が出張するときも勤怠打刻がスムーズです。万が一、社員が残業申請を忘れた場合も、スマホならすぐに修正対応が可能ですよね。

また、勤怠システムの入れ替えにあたって、導入直後は店舗からの問い合わせが増えることは覚悟していたものの、想定より早く定着したのは嬉しかったです。新しいシステムを導入してから定着するまでに1〜2年かかると考えていましたが、ジンジャーは半年ほどで定着し、ほとんど問い合わせが来なくなりました。それだけジンジャーの操作画面はシンプルで直感的に使えるのだと思います。

そして、雇用契約や年調収集に関しては、書類回収までの効率が一気に上がりました。

雇用契約は年間200~250部、年末調整は年間3,000枚のペーパーレスを実現できたため、書類の紛失リスクもなくなりましたし、印刷コストや郵送にかかる工数も削減されました。社員も問題なくジンジャーを利用してくれています。

もう1つ、ジンジャー導入後の変化としては、経営陣がジンジャーで社員情報を確認できるようになったことです。弊社は社員数が多いため、役員陣がリアルタイムで全社員の情報を覚えることは難しいのですが、ジンジャー人事労務を活用すれば、社員情報と顔写真の確認が可能です。

社員表彰の際に、社長が各店舗に足を運んで表彰状を渡す機会もあるので、事前に社員情報をチェックできるのは便利だと思います。