ビオフェルミン製薬株式会社 の導入事例｜人事労務 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務管理システム

人事データの連携と給与計算の確認工数が課題に。総務管理部で業務効率化が求められていた

－ご担当の業務と部署の構成を教えていただけますか？

小濱さん：

総務管理部で部長を務めています。総務管理部は総務グループ、財務グループ、人事グループの3グループで構成しており、16名が在籍しています。私は3つのグループを統括する立場となります。

田川さん：

私は総務グループの中でシステム担当をしています。システム担当は、私を含めて3名在籍しており、会社で使用するパソコンやシステム関連業務全般を担っています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

小濱さん：

ジンジャー導入前は勤怠管理システムや給与計算システムなど、合計で7種類ほどシステムを導入しており、それぞれのシステムに人事情報が入っている状態でした。そのため、データをつなぎ込む際は、毎回CSV連携を実施する必要がありました。

しかしながら、なかにはデータがつなぎ込めないシステムもありました。例えば、当社では身上変更などを申請するシステムがあるのですが、扶養を外れる等の場合にもそういった情報を給与計算に反映させることができませんでした。そのため、身上変更周りで従業員情報の変更があった場合は、一つ一つ目視で確認して手動でデータ更新をおこなう必要がありました。

そういった状況で給与計算のミスが発生しないように、グループ3名が別々に計算して突合することで、計算ミスをゼロにするという手間のかかる確認方法も取っていました。

このように、システムが独立していることで、人事データ連携の手間、手作業の入力工数、突合の確認工数などが発生している状況を改善したいと考えていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

小濱さん：

総務管理部で業務効率化を進めていく方針になったことが大きなきっかけです。
各グループにおいて業務効率化を検討するよう私から指示を出したことで、総務管理部内でもシステム選定を進めていきました。

特に給与計算は業務が煩雑だったため、早急に改善が必要でした。加えて、勤怠管理システムのコストを抑えたいと考えており、勤怠管理と給与計算の統合化を検討し始めました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

小濱さん：

まず勤怠管理に関しては、既存システムより安価で社員が使いやすいものがないか探し始めました。一方、給与計算に関しては当初、アウトソーシングも視野に入れ並行して進めていきました。

しかし、各企業様からご提案を受けるなかで、結局どのアウトソーシング先でも何かしらの給与計算システムを利用しているということが分かりました。結局、当社側で計算結果が正しいかどうか確認作業が発生するということを鑑みると、アウトソーシングするよりも自社の給与計算システムを見直して業務効率化した方が、当社の規模感では、スムーズに給与計算を実施できるのではという考えに変わっていきました。

勤怠管理と給与計算どちらもシステムを導入するのであれば、システムが統合されていて、データがスムーズに連携できる方が効率化に繋がるのではと考えました。

また、数年前に当社の基盤システムをクラウド化した背景もありましたので、新しくシステムを導入するならクラウド型が良いと考えていました。

田川さん：

さまざまな企業様からシステムのご紹介を受けることもありましたが、基本的には部署内で比較サイトなどを閲覧しながら情報収集をしました。統合的なシステムを探した結果、ジンジャーを見つけてお問い合わせさせていただきました。

人事労務やタレントマネジメントまでジンジャーで1本化するのが理想

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

田川さん：

複数のシステムを統合できる点に魅力を感じました。ただCSV連携させるだけでなく、人事データベースを1つに統合できるのがメリットだと思います。

最終的に決め手となったのは、社員にとって使いやすそうなインターフェースだったからです。また、遡及計算機能が搭載されていた点も導入を後押ししました。

年度が切り替わるタイミングで昇格者の遡及計算が発生するため、システムで対応できないと困る機能の一つだったのですが、ちょうどジンジャーのご提案を受けていた最中に遡及計算機能がリリースされたのは印象的でした。

他にも、勤怠管理では中抜けが管理できる点も良かったですね。他社システムよりもジンジャーのほうが痒い所に手が届くと感じました。

－今後、ジンジャーに期待している点はございますか？

小濱さん：

現在、タレントマネジメントにおいては他社システムを導入していますが、今回ジンジャーでシステムを統合したことで、将来的にはジンジャー1本にまとめられるのが理想です。

ジンジャーにも人事評価や人事データ分析などの機能があるので、今後の機能アップデートには大いに期待しています。まずは今回導入したシステムの設定が落ち着いたら、他プロダクトの話も聞いてみたいと思います。支払い請求周りのペーパーレス化も進めたいので、引き続きジンジャーの活用を検討していきたいです。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

小濱さん：

今回のジンジャー導入で総務管理部の業務効率化が進んで時間が創出できたら、一人ひとりのスキルや強みを引き出す組織作りに注力していきたいです。

人材確保が難しくなっている今、どの会社も一人ひとりの能力を引き出し、成果を高めることが求められています。これまでは社員のスキル管理があまり実施できておらず、人事戦略に課題がありました。限られた人材の中で、いかに成果を最大化していくか？と考えたときに、教育研修や人事戦略の見直しは必須です。

ジンジャーでさまざまな業務を効率化してシステム統合を進めながら、新たな人事戦略の構築に取り組んでいきたいと思います。