- 課題
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- 給与計算と勤怠管理は別々のシステム。紙とExcelも併用しており、データを一元管理できていなかった。
- データベースに登録されている人事情報が誤っていることがあり、給与計算や入退社手続きなどさまざまな業務で支障が出ていた。
- 解決策
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- 統合型データベースのシステムを活用して、給与計算や勤怠管理など複数業務にまたがる人事データを1つにまとめる。
- 操作性やUIUXに優れたシステムに切り替える。
- 紙とExcelによる手作業をなくし、ペーパーレス化を推進する。
- 効果
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- バラバラのデータベースが1つに統一され、常に最新の正しいデータを管理できる状態に。
- 分かりやすい操作性のシステムを活用し、どの社員もスムーズに対応できる体制を構築。
- 紙やExcelでの管理による業務工数を削減。書庫のスペースも確保する。
人事データが「歯抜け状態」に。誤ったデータが要因で業務に支障
－ご担当の業務と管理本部の構成を教えていただけますか？
田中さん：
管理本部で採用、人事労務、給与計算などのマネジメントを務めています。
現在、管理本部は5名体制で、管理本部とは別に経理4名が在籍しています。前職でのシステム導入の経験を活かし、今回ジンジャーの導入を担当することになりました。
覺田さん：
主に給与計算と人事労務の実務を担当しており、人事系のシステム導入に関わるのは初めてです。
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
田中さん：
給与計算と会計は同じメーカーのシステムを使用していましたが、勤怠管理システムは別の製品を使用していたため、データベースが一元管理されていないのが課題でした。また、紙とExcelも並行して使っていたので、ところどころデータが残っていない「歯抜け状態」になっていたんです。
また、データベースのマスタは細かいものを含めると10個以上に分かれていて、どのデータが最新情報で正しいのかを確認するのが難しい状況でした。業務で必要なデータが全部揃わなかったり、一つのデータを抽出したいのに余計な過去データまで紐づいてしまったりして、さまざまな管理業務に支障が出ていたんですよね。
例えば、昇給・昇格などの人事考課の情報が給与データにいつから反映されているか分からず、その都度「この社員はいつから昇給してる？」と、確認しなくてはならない状態でした。
こういった背景から、人事データベースが統合されていないこと、紙やExcel管理が併用される状況に危機感を持つようになりました。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
田中さん：
データベースに関する課題に加えて、紙書類でおこなっていた入退社手続きや社保手続きの工数にも悩んでいたり、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正への対応も急務と考えていました。
これらの課題と向き合ったことがきっかけで、管理本部を筆頭にシステムの検討を始めることになったのです。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
田中さん：
私が今のポジションに就任して1年ほど経ったころ、管理本部の社員の勉強も兼ねて展示会に足を運んだのが始まりです。「今の管理本部はこんな課題点があるから、こんな風にすれば解決できそうだよね」などと雑談しながら、各ブースを回るなかでジンジャーに出会いました。
何社か話を聞いたものの、「ジンジャーなら統合型データベースで自社の課題解決ができる」と知り、導入するならジンジャーが良さそうと全員の意見が一致しました。
そのため、本格的に話を進める際も、他のシステムと比較することに時間を割くよりも、「ジンジャーを導入するにはどうすればいいか」「ジンジャーで何をどう解決できるのか」というスタンスで取り組んでいきました。
なお、システム選定の際は、コロナのような有事に耐えられるようクラウドシステムを希望していました。万が一リモート対応が必要になった際に、クラウドシステムであれば柔軟な対応ができると考えたためです。
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
田中さん：
やはり、私たちが理想としていた人事データの一元管理を実現できる点が決め手となりましたね。
ジンジャーの他にも一元管理を謳うシステムはありましたが、他社の場合は各システムからデータベースを抜き出してから、別業務にデータを取り込む手法のようです。しかし、ジンジャーは「統合型データベース」となっており、そのまま情報を別業務に反映させられる点が導入のポイントとなりました。
人事関連のデータベースが1つに統一されるため、これまで二重三重で発生していた情報更新も一度で完了できる点は非常に魅力的でした。
正直なところ、システムの入れ替えを検討し始めたタイミングでは、「本当にシステムを入れ替えられるだろうか…」という温度感だったのですが、ジンジャーの営業担当の方と話をするうちに「ジンジャーならできる」という確信に変わっていきましたね。
ジンジャーのようなクラウド型のシステムは1からシステム構築をする必要がないため、実際の導入自体は非常にスムーズでした。初期設定も担当の方が丁寧にサポートしてくれたので分かりやすかったです。
システムを活用することによって、いい意味で「ずぼら」な管理本部を目指したい！
－今後ジンジャーに期待していることは何ですか？
田中さん：
今後、活用を進めるにあたって期待しているのは、全ての担当者がジンジャーを簡単に使いこなせることです。分かりやすい画面と操作性に魅力を感じているので、教育時間を削減しつつ、誰でもスムーズに活用できる状態を目指したいと思います。
また、人事労務の領域は法改正が多く、どのタイミングで何を対応すれば良いか分からず、作業の抜け漏れリスクが付きまといます。個人的には、随時、法改正に対応できるシステム環境を構築してくれることを期待していますね。
他にもペーパーレス化を進めていくことで、入退社手続きや社保手続きに関わる書類の郵送費用も削減して、書類を保管している書庫の整理なども進めていきたいと思います。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
田中さん：
いい意味で「ずぼら」な部署にしたいですね。システムを上手く活用すれば、管理本部の業務は誰でもできるよと伝えたいです。あえて敷居の低い部署を目指したいと思っています。
業務を一つひとつ調べて丁寧に対応することも大切ですが、調べることに時間をかけすぎるのは勿体ないじゃないですか。管理本部の煩雑な業務はシステムをしっかり使いこなして、分かる人に聞きながら効率良く工数削減するべきではないでしょうか。これが私なりの「いい意味でずぼら」に込めた想いです。
ジンジャーで工数削減が実現できたら、これまで忙しくて着手できていなかった、社内規定の整備や採用業務、従業員の働き方改善などにもっと時間を割いていきたいです。
1992年設立。大阪に本社を置き、東京・札幌・沖縄など全国8つの支店を展開。マンション・アパートのオーナー様向けサービスとして、一括で全戸に光インターネット設備を導入、ネットワーク防犯カメラシステムや家電IoT設備の構築支援をおこなっている。
