- 課題
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- 当初は各種申請・承認は社内チャットで運用。内部統制を強化すべく、社内の申請・承認フローを整備する必要があった。
- 勤怠で利用していたシステムでも他プロダクトを取り扱っていたが、それぞれのデータが連動していなかった。
- 出社やリモート、個々に異なる固定残業時間の設定など、細かい勤怠パターンの設定ができていなかった。
- 解決策
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- ワークフローに特化したシステムを導入して、社内の申請・承認フローを整備する。
- 勤怠管理、経費、ワークフローなどの情報をすべて連携させ、人事データを一元管理する。
- 複数の勤務パターンにも対応できるジンジャー勤怠を導入する。
- 効果
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- 社内の申請・承認フローを整備でき、内部統制の強化に成功。申請から承認までがスムーズになり、各担当者のストレスも解消された。
- ジンジャーに蓄積されたデータを活用。情報の検索性も高く、経営判断に必要な情報をスピーディーに確認できるようになった。
- さまざまな勤務パターンでの勤怠管理に対応できるようになった。
ワークフロー体制が未整備・プロダクト連携ができておらずデータもバラバラな状態だった
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
塚原さん：
ジンジャー導入前は、決裁などの申請承認をおこなう際はチャットで決裁者へ連絡をするか、口頭で直接承認を取っており、社内で承認フローが整っていない点に課題を感じていました。
また、以前使用していた勤怠管理システムでは、複数の勤怠パターンを柔軟に設定するのが難しかったことも課題でした。当社では出社、リモート勤務、フレックスタイム制と大きく3つの働き方があるのに加えて、入社年次によって固定残業時間が異なっていたので、かなり細かな設定が必要でした。
そういった背景から、ワークフローシステムと上述の勤務条件を柔軟に設定できる勤怠システムがあればいいなと考えていました。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
塚原さん：
今後、IPOを目指す方針が決まり、内部統制を強化するために承認フローを整備する必要が出てきたのがきっかけです。決裁日や決裁内容などの記録を残し、正しく情報を管理するために新たなシステムの導入を検討し始めました。IPO準備を進めるにあたり、監査の時期に間に合うようにスケジュールを組んでシステム選定を進めました。
当社の勤務体制にリモートが含まれていることや、自社でサーバーを保有していないことからクラウドシステムを中心に検討しました。
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
塚原さん：
ジンジャーを選んだ決め手は、複数プロダクトの人事データを一元管理できる点です。
データ連携ができないと、入退社時に従業員情報をそれぞれのプロダクトで登録・更新しなくてはなりません。
当初、勤怠で利用していたシステムも複数プロダクトを取り扱っていたので、使い続ける選択肢もあったものの、プロダクト同士の連動性がなかったことで検討から外れたんです。
それに対してジンジャーは統合型データベースを採用しているので、情報を一度入力すればすべてのプロダクトに情報が反映されるので便利だなと思いました。
長く使い続けてジンジャーに人事データを蓄積。一元管理したデータを経営判断に活かせるように
－長くご利用いただくなかで、感じていただいている効果について教えてください。
塚原さん：
IPOのために必要としていた社内の申請・承認フローの整備ができ、決裁状況を可視化できるようになったのが、導入後すぐに実感した効果です。契約開始後、おおよそ2か月目にはジンジャーワークフローの運用を開始して、3か月目には全社で運用が実現できました。今回の導入を機に、一次決裁者や最終決裁者は誰で、どのようなステップを踏んで決裁承認をおこなうのか、というフローも整備することができました。
なるべく早く社内にルールを浸透させるため、「チャットで申請をしても受け付けません」などと社内に口酸っぱくアナウンスをした結果、導入から数年経った現在はスムーズな運用ができております。
また、ジンジャーを長期的に使い続けることで、蓄積されたデータを活用する場面も増えてきました。例えば、社員がいつ・どの部署に所属していたのかという過去の情報もすぐに検索ができますし、案件ごとの決裁日や回数、担当者、内容など、ほしい情報をその場で検索できるのは非常に便利だと感じています。
以前は、スプレッドシートで情報管理をしていたため、知らず知らずのうちに誤操作で情報を書き換えてしまうリスクもありました。人事マスタもあるようで整っておらず、データ活用を十分にできていなかったのだと、ジンジャーを導入してから気づきました。
ジンジャーを導入して人事マスタを一元管理できるようになり、データの検索性が高まったことで、経営における意思決定がスムーズになったのは大きな成果だと思います。
－よくご活用いただいている機能があれば教えてください。
塚原さん：
ワークフローに関しては、コメント機能をよく活用しています。申請タスクごとにコメント履歴を確認できるため、今誰のところで申請が止まっているのか、申請時の説明内容は何だったかなどを確認しやすくなりました。以前はチャットで過去のやり取りを遡って情報を確認していましたが、その手間も減り、申請者と決裁者のストレスも軽減できたと感じています。
経費精算では、社員に申請してもらったデータをそのまま会計データに反映できるのも魅力です。今までは経費データもスプレッドシートで管理して計上作業をおこなっていたので、システム連携のおかげで業務効率化が進みました。
人事データを一元管理できるようになったことで、時間を削減したというよりも、今までできなかったことができるようになったと実感しています。一元管理されたデータを活用して、組織のパフォーマンス力が高まったという意味です。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
塚原さん：
ジンジャー導入をきっかけに、無駄な作業をなくし、一元管理された人事データを経営判断に活用できるようになりました。当初の課題であった、社内の申請・承認フローの整備も実現できて、勤怠管理の設定も柔軟にできるようになりました。
管理部の課題を解決し、新たな時間を創出できたことで、最近では一歩踏み込んだ予算管理にも取り組んでいます。チャットで管理していた頃は、社員の報告を見て「こんな経費を使っていたのか」「こんな取り引きが始まっていたんだ」などと、後から知る情報がほとんどでした。ジンジャーを導入したことで、リアルタイムで情報確認ができ、先々の会計面での予算管理がしやすくなりました。先々のお金の動きが可視化されていれば、早めの決裁確認や予算確保に取り組みやすくなり、経営判断もスムーズになります。
組織も100名規模になってきたため、今後もできるだけ無駄な作業工数は削減しつつ、「システムを使えば誰でも同じレベルで仕事ができる」状態をつくりたいです。そして今後初めてシステムを使う人にとってもわかりやすく、正しい申請ができるように、フォーマットを整え、使いやすいようにカスタマイズもしていきたいです。
引き続き、ジンジャーで一元管理したデータを経営判断に役立てていきたいと思います。
Webマーケティング戦略設計と広告運用、Web制作まで一括支援をおこなっている。リスティング広告やYouTube広告、SNS広告まで幅広い広告運用支援が可能で、制作実績もLP、ホームページ、動画など多岐にわたる。各分野のスペシャリスト人材を保有し、これまで1,800社以上の支援実績がある。
