- 課題
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- 紙ベースの経費精算や領収書管理が中心で、書類の量が多く管理や保管に手間がかかっていた。
- 上長の押印や社内便での書類回付が必要で、承認状況の確認や問い合わせ対応などに工数がかかっていた。
- 本店と支店で紙のやり取りが発生し、情報共有や書類管理が非効率になっていた。
- 決め手
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- 人事や経費などの社員情報をマスタとして一元管理でき、マスタメンテナンスの負担を減らせる点。
- アイコンが大きく見やすいUIで、平均年齢が高めの現場でも直感的に使いやすい点。
- 人事労務や経費など複数の業務領域を一つのシステムで幅広くカバーできる点。
- 期待する
効果 -
- 出先からでも承認作業ができるようになり、承認待ちや進捗確認にかかる時間を削減。
- 経費精算や領収書管理の電子化により、紙書類の保管や社内便によるやり取りがスムーズに。
- 人事データの一元管理によって、メンテナンス工数の削減と正しい人事データの把握を実現。
紙中心の経費精算と拠点間の書類回付により、管理負担が大きかった
－貴社の管理体制について教えていただけますか？
耳川さん：
当社は2拠点体制を敷いており、東京本店は総務3名、経理1名、大阪支店は経理2名・総務3名という組織構成を取っています。
今回、社内全体でDXを進めるために、「業務効率化を目的としたDX推進プロジェクト」を立ち上げて各部からメンバーを募り、プロジェクトチームを組成しました。そのなかで、経理領域を私ともう1名が担当することになりました。
－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？
耳川さん：
最も課題感が大きかったのは、経費精算でした。
例えば、当社では取引形式上、取引先から交通費や交際費などのレポート提出が求められる場合があります。一般的な経費精算に加えて、取引レポートの作成も紙でおこなっていたため負担が大きく、少しでも効率化できればと感じていました。
また、労務関連の手続きや経費精算も長年紙で運用していました。本店と大阪支店の拠点間で情報共有が必要となり、毎日書類を社内便でやり取りする工数がかかっていました。その結果、領収書や精算書などの紙の量が増え、保管場所の確保や紛失リスクが大きな課題でした。
加えて、経費精算の承認フローもアナログでした。社員が精算書を作成し、上長に押印してもらってから経理へ回し、その後システムで決裁する流れです。上長が外出していると承認が止まってしまい、「私の承認はどうなっていますか」と問い合わせが入ることもあり、進捗確認の手間も発生していました。
決裁後も請求書の原本を日付順に並べてファイリングしていたため、書類管理にも多くの時間がかかっていました。
－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？
耳川さん：
当社は従来、紙をベースとした業務が多く、今後の組織体制を考えた際に「このままでよいのか」という強い危機感を抱いていました。若手人材の確保難や、コロナ禍のような不測の事態への対応など、どのような状況下でも業務が回る基盤作りが不可欠であると考え、上長への相談に至りました。
また、昨今、働き方の柔軟性を重視する求職者が増えていると感じており、採用面でも課題を感じていました。こうした背景から、リモートなど柔軟な働き方も取り入れながら、多様な人材が活躍できる環境を整える必要があると考え、DXプロジェクトの発起人として手を挙げました。
実は以前からこうした問題意識を持っており、水面下で情報収集は進めていました。展示会へも足を運び、解決策を模索するなかで出会ったのがジンジャーでした。
－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？
耳川さん：
まず上申した際の経営陣の反応ですが、DXを進める必要性自体は認識していたようです。ただ、システム導入によって社員の負担がかえって増えるのではないか、という懸念もあったようでした。こちらから提案を続けたことで、導入に踏み切る判断ができたのだと思います。
システム選定では、どのような組み合わせで社内全領域ををカバーするかを重視していました。労務システムだけでも5社以上を検討し、展示会にも足を運んで実際の画面を見ながら比較していきました。
システム全体を見直す予定だったため、全体像を描きながら「この領域はこのサービスで対応する」といった形で検討を進めていきました。その点、ジンジャーは幅広い領域をカバーしている点が印象的でした。
現場社員にとって使いやすいUIと、マスタの一元管理が決め手に
－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？
耳川さん：
決め手になったのは、UIの分かりやすさとマスタを一元管理できる点です。
当社は平均年齢が40代後半のため、現場社員が直感的に操作できるかどうかを重視していました。ジンジャーはアイコンが大きく、画面も見やすいため、現場でも使いやすいと感じました。
また、運用側の視点では、人事マスタの一元管理ができる点が大きな魅力でした。経費精算と人事労務でマスタが分かれていると、メンテナンスの手間が二重に発生してしまいます。ジンジャーであれば、ワークフローや役職情報まで一つの基盤で完結できるため、管理業務の効率化が期待できると判断しました。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？
耳川さん：
今後の第一の目標は「社内便」の廃止です。
現在は紙の書類が多く、本店と支店の間で社内便が毎日行き来しています。書類の保管場所も増え、倉庫にも書類を保管している状態です。確認が必要なときには倉庫まで取りに行かなければならないため、紙を削減することで効率化を図りたいと思います。
また、社内の情報共有ももっとスムーズにしたいですね。「この資料はどこにありますか」と聞かれたときに、「ジンジャーのここを確認してください」と答えられるような状態が理想です。ジンジャーを確認すれば、誰でも、いつでも、すぐに情報を確認できる環境を整えていきたいです。
さらに、これまで人事データはExcelファイルが複数存在しており、どのデータが最新なのか分かりにくい状況もありました。今後はジンジャーを活用しながら人事データを1か所に集約して、正しい人事データを管理できる体制を整えていきたいと考えています。
将来的には、日々の処理に追われる業務から一歩進み、予算に対するコスト分析などにも取り組んでいきたいですね。
管理部門として、作業中心の業務だけでなく、経営判断につながる分析にも関われる体制を目指していきたいです。
1939年設立。ディーゼルエンジンなど輸入機械類の販売や点検・整備、油脂製造設備など化学プラントの設計・据付、施工管理を手がける専門商社。半世紀以上にわたりディーゼルエンジンの販売実績を重ね、自社サービス工場と全国の協力会社ネットワークによるアフターサービス体制を構築している。海外メーカーの設備機器の輸入総代理店として、各種ポンプや流量計、粉体輸送機など幅広い産業機器を提供。さらにパワープラント分野では、ディーゼル・ガスエンジンやガスタービン関連機器の輸入販売と保守サービスを展開している。
