株式会社MAD の導入事例 - 勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

勤務データの集計に5営業日も！従来のシステムでのメンテナンス頻度が悩みだった

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

稲垣さん：

当初は他社の勤怠管理システムを使用しており、勤務データ収集後の給与計算は外部の社労士さんに依頼していました。
しかし、毎月勤務データをExcelで集計していたこともあって、月末に勤怠を締めてから社労士さんに送付するまでに5営業日ほどかかっていました。

また、同システムはメンテナンス頻度が多く、メンテナンス中は勤怠の打刻ができなかったんです。
丸一日メンテナンスがおこなわれる場合もあり、その日は従業員が打刻できないため、勤怠管理に支障が出ていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

稲垣さん：

委託先の社労士事務所がジンジャーを導入したことがきっかけです。
社労士事務所と同じジンジャーを導入すれば、従業員一人あたりの運用コストを抑えられると教えていただきました。

また、当社の勤務データを社労士事務所でジンジャーに登録する際、データ変換に工数がかかると聞き、スムーズなやり取りをするためには同じシステム（ジンジャー）に入れ替える必要があると判断しました。

店舗ごとの勤務実績や休憩取得状況をリアルタイムで確認できるのが魅力

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

稲垣さん：

運用コストを抑えられることはもちろんですが、従業員がスムーズにシステムを利用できそうだなと感じたことが決め手となりました。

また、ジンジャーでは打刻時に顔写真を撮影できるので、本人が打刻しているかどうかを確認することができます。これまで懸念としてあった不正打刻の防止を期待できた点は導入を後押ししました。

－どんなプロセスで導入を進めていきましたか？

稲垣さん：

社内合意をとるために、まずは1店舗ずつ短期間のトライアル導入をおこないました。
慣れないうちは打刻を忘れることもありましたが、操作面で不安は特になく、各店舗の店長からの反対の声もありませんでした。

むしろ以前のシステムよりもジンジャーの方が良いという意見が多く、悩まずに導入を進めることができました。

－ジンジャー導入後、どのような効果を実感していますか？

稲垣さん：

ジンジャーのおかげで、勤務データの集計日数を5営業日から1営業日に短縮することができました。
これまでExcelでの集計作業などに時間がかかっていましたが、期待通り、大幅に業務時間を削減できたので非常に嬉しいです。

また、今回の導入をきっかけに「小休憩」の制度を新設することができました。ジンジャーでは、一度の出勤に対して複数回の休憩打刻をおこなうことが可能です。
それによって、5分ほどの短い休憩時間も管理できるようになったことで、昼と夕方の間のアイドルタイムに5分ほどの休憩を取得する制度を設け、メリハリをつけた働き方を実現することができました。

小休憩制度を新設したことで、長時間労働になりがちな飲食業界で「休憩をきちんと取得できる会社」というイメージアップにもつながっていると思います。会社としても、短い時間でも人件費を抑えらえる点はメリットが大きかったです。

その他にも、リアルタイムで全店舗の勤務状況を確認できるようになったことで、予実管理がスムーズになりました。
以前はExcelで予実管理をしていたため、1か月に1回しか社内報告ができなかったんです。
ジンジャー導入後は、毎日勤務データを確認できるようになったので、社内報告できる頻度が上がりました。

従来のシステムで課題としてあったメンテナンスに関しても、ジンジャー勤怠ではメンテナンス中でも利用可能なオフライン打刻機能があるので安心です。

このように、業務効率化や働き方の改善、経営管理など、さまざまな面でジンジャー勤怠の効果を実感することができました。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

稲垣さん：

ジンジャーを導入したことで勤務データの集計時間を大幅に短縮でき、小休憩制度の導入や予実管理の効率化などを実現できました。
勤怠打刻時に顔写真を撮れるだけでなく、従業員が打刻した場所も記録されることで、不正の防止にもつながっています。

複数店舗の勤怠状況をリアルタイムで確認できるのは、多店舗展開している飲食店にとってメリットだと思います。引き続き、ジンジャーを活用していきたいです。