和伸工業株式会社 の導入事例 - 勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

残業申請は紙、勤怠管理と給与計算は別々のシステム！手間のかかる旧体制に課題

－ジンジャー導入前は、勤怠管理・給与計算をどのようにおこなっていましたか？

総務担当 中野さん：

元々、勤怠管理と給与計算は別々のシステムを利用しており、各業務の連携に工数が発生するのが課題でした。

勤怠管理は、まず従業員がそれぞれICカードで打刻をおこないます。しかし、打刻をすれば自動的に勤怠時間が確定するわけではなく、残業が発生するたびに、残業届の書類を提出してもらい、その内容を私たちが目視で確認しながら勤怠管理システムにデータを反映させていました。

その後、給与の締め日が近づいてきたら、勤怠管理システムで集計作業をおこないます。さらに、その内容を別の給与計算システムに手入力をしていました。

つまり、各従業員の勤怠打刻と紙の申請作業、総務部の勤怠管理システム上の作業、給与計算システムでの締め作業が連携しておらず、とても業務工数がかかっていたんです。

－各業務にどのくらいの手間がかかっていましたか？

総務担当 中野さん：

勤怠管理と給与計算のシステムが分かれていたことで、毎月の締め作業は合計10時間以上かかっていました。他の業務も並行しておこなうと、おおよそ2〜3営業日ほどの工数がかかっていたと思います。

残業申請は、基本的に当日申請があがってくることが多く、休み明けの日は残業届が集中しやすいです。従業員から提出されるたびに、勤怠確認の処理をおこなうため、週明けは50枚以上の書類が集まることもありますね。

なかにはCSVで自動取り込みできるデータもありますが、どうしても手入力が発生してしまう部分がありました。紙の管理、複数システムをまたいだ作業を、スムーズな一連の流れでおこなえたらいいなと考えていましたね。

総務担当 内野さん：

そのほかにも、物品購入や交通費、伝票などの経費申請はすべて紙で対応していました。申請者ごとに品目、金額を記載して書類を提出してもらうため、とにかく膨大な紙を管理していたのが課題だったんです。正確に枚数は把握できていないものの、勤怠関係の有給申請や出張精算なども含めると、だいたい月1,000枚ぐらいの書類を総務の3名で処理をしていたと思います。

また、人事のマスタデータが大量にあったことも気になっていましたね。社内異動などの人事発令情報はExcelで管理していたのですが、Excelのコピーファイルが増えたり、古いファイルが放置されていたりしました。給与マスタ、人事管理台帳、入退社関連も含めると、20以上の人事マスタが散乱している状態でした。

－システム導入を検討した大きなきっかけは何でしたか？

システム担当 橋本さん：

私はシステム担当として、各種システムの設定、パソコン・プリンター・ネットワーク周りの管理を担っています。日ごろから総務部と連携して、人事データを取り込む際のデータ編集やシステム操作のサポートをおこなっていました。

実は、総務が当初使用していたシステムは20年以上前からあるもので、システムが古い点が気がかりだったんです。そのシステムを導入・設定した従業員もすでに退職してしまったので、新しいものに変えたいと考えていました。

また、勤怠、給与、経費などの各システムがバラバラなことも懸念で、近いうちに一つのシステムにまとめたいと考えていました。色々と情報収集をしているときに、ちょうどいいタイミングでジンジャーの営業担当から連絡をいただき、システムの刷新を検討開始したわけです。

総務担当 内野さん：

システム担当の橋本さんから「ジンジャーというシステムを検討してみては」と声がかかり、導入検討を始めました。
橋本さんが話したように、私たち総務部もレガシーなシステムを使い続けるのはリスクがあると感じていましたね。

総務担当 中野さん：

私は、とくに人事マスタデータが複数に分かれているのが手間だと感じていたので、マスタを一つにまとめられるシステムならいいなと思いました。
ジンジャーならバラバラだったシステムが1つになり、人事マスタデータも1つにまとまると聞き、前向きに導入したいと感じましたね。

－どのようなプロセスで導入を検討されましたか？

総務担当 内野さん：

100％自社の要望に合うシステムを探すよりも、ある程度、既存システムに会社のやり方をあわせていくスタンスで検討を進めました。今回のシステム導入が「会社が変わる第一歩」になればいいなと考えていましたね。

システム担当 橋本さん：

現在、社内にオンプレミスのサーバーがありますが、次もオンプレミスシステムの導入となると、物理的に作業の手間がかかることは理解していました。
昨今はクラウドシステムが進化しており、セキュリティ面・安定稼働の側面で信頼できると感じたため、今回は自然な流れでクラウドシステムの導入に至りました。

総務担当 内野さん：

社内稟議を通す際は、改めて「クラウドシステムとは何か」「機能・価格の他社比較」などの情報をまとめたうえで上長申請が必要でしたが、資料づくりの際はジンジャーの営業担当の方にもご協力いただけたので非常にスムーズだったと思います。

－ジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

システム担当 橋本さん：

勤怠、給与、ワークフローなど必要な各機能が揃っていたことが1番の理由です。加えて、ジンジャーの公式サイトを見たときに、私たちのような製造業の導入事例がたくさん載っており、安心感を得られたのも大きかったですね。

製造業の場合、夜勤が発生するなどオフィスワークと運用が異なる点が多々あるため、同業が活用している事例はとても参考になりました。

業務量を3分の1に抑えて「働きやすい職場づくり」のために時間を使いたい

－ジンジャー導入後に期待している効果は何ですか？

システム担当 橋本さん：

現在、まだ初期設定をしている最中ですが、インポートの機能が充実していてとても助かっています。
作業着・安全靴のサイズなど、製造業ならではの項目をカスタマイズ設定できるのも便利に感じているので、これからどんどん使いこなしていきたいです。

総務担当 中野さん：

ジンジャーを活用すれば、おそらく全体の業務量は3分の1ぐらいにできそうです。ジンジャーワークフローに移行しながら、段階的にペーパーレスを実現したいと考えています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どんなバックオフィスを作っていきたいですか？

総務担当 内野さん：

ジンジャーを導入して業務工数を削減できたら、空いた時間を従業員に還元していきたいです。「従業員の働きやすさの実現」のために時間を使いたいと思っています。
毎月発生している残業も少しずつ減らしていけたらいいですね。

システム担当 橋本さん：

旧システムは、総務部門やシステム部門など、限られた担当者しか閲覧ができない状態でした。そのため、各部門の責任者が部下の勤怠状況を確認するのが困難だったんです。

しかし、今後はジンジャーを通して、それぞれの部門で勤怠情報を確認できるので、「自分の課のメンバー管理は、自分たちでおこなう」ようにしていきたいです。そうすれば、各課の責任者が責任をもって部下の勤怠管理をおこなうことができ、総務は全体をフォローする立場に変われると思います。

少しずつ役割を変えながら、会社の労働時間管理がスムーズに進むように取り組んでいきたいですね。