牛乳石鹼共進社株式会社 の導入事例 - 人事労務 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務管理システム

複数システムのデータベースを何度も更新する手間や、紙の管理コストが課題だった

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

西山さん：

ジンジャー導入前は人事管理、勤怠管理、給与計算など、それぞれ別のシステムを利用していたため、人事データベースがバラバラで情報の更新漏れや手間が発生していた点に課題がありました。
社員の入社退社や異動があった際には、データベースを一つずつ書き換えなくてはならず、無駄な時間がかかっている状況でした。

とくに春先は新入社員が入社し、社内異動も増えるので、人事データベースの書き換え作業が多く発生します。部署・役職変更だけでも、4〜5個のシステムを手作業で更新しなければならず、書き換えの作業時間が1名あたり10分だとしても、対応人数が多いので数時間の工数になっていました。

また、紙での管理も併用しておこなっていたので、書類の管理コストや郵送の手間なども課題に感じていました。たとえば、入社手続きの際は1名あたり6枚ほどの紙が必要になり、給与明細書は350名分を毎月印刷するので年間で4,200枚になります。また、全国の拠点に郵送するため、北海道などの遠方に郵送する場合は早めに発送する必要もありました。

新入社員にとっても紙の対応は負担になりますし、総務にとっても手間が多くなっていました。

－オンプレミス型のシステムで苦労したことはありましたか？

浅野さん：

オンプレミス型システムの場合、システム保守に手間がかかると感じていました。システム更新の際は、どうしても一時的にシステムの利用を止めなくてはならず、その間は紙で対応せざるを得ません。また、オンプレミス型には保守期限があるので、定期的にシステムのリプレイスを検討するのも手間だったと思います。

西山さん：

これまで利用していたオンプレミス型システムでは、法改正がある度にベンダーのSEさんに更新を依頼する必要がありました。更新対応が終わるまでシステムは利用できず、クラウド型システムのように融通が利かないのが悩みでした。個人的には早々にクラウド型に移行したいと考えていましたね。

－逆にシステムを入れ替えていなければ、どうなっていたと思いますか？

西山さん：

システムを入れ替えていなければ、給与明細書を印刷して郵送するのに毎月時間に追われたり、複数のデータベースを何度も更新する手間がかかったりするのを、ひたすら我慢してこなすしかなかったと思います。

もし従来の管理体制のままだったら、いずれデータベースの更新ミスや紙の管理ミスが重なって、大きなトラブルにつながっていたと思います。企業のリスク管理の観点でも、人事データベースの一元管理やペーパーレス化は重要だと考えていました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

西山さん：

システムの展示会に参加して情報収集をおこない、その際に情報をもとに3社ほどに絞り込んで、デモ画面を見ながら最終的にどのシステムを導入するか決めていきました。

比較検討のポイントとしては、「勤怠から給与まで一つのシステムでワンストップで対応できること」と、「人事データベースを一元管理できること」の2つでした。ジンジャーのように勤怠や給与、年末調整など複数のプロダクトを持っていて、一元管理を実現できるシステムは意外と少なかったので、一気に絞り込むことができました。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

西山さん：

複数のプロダクトを持っていて、一元管理できるという条件に当てはまったのも決め手ですが、最終比較したシステムの中でもダントツでジンジャーは画面が見やすかったんです。他社システムは、機能面は申し分ないものの操作画面が堅苦しい印象で、システム操作に慣れていない社員にとって使いにくそうだと思いました。

正直なところ、日常業務をこなしながら複数システムのデモ画面を試す余裕がありませんでした。検討に悩んでいるタイミングで、ジンジャーの営業担当者が熱量高く提案してくださったのも、決め手の一つだったと思います。何度もご提案をいただくことで、「当社のことをそれだけ真剣に考えてくださっているんだな」と好印象を抱きました。

長谷川さん：

ジンジャーの担当者はアップデート要望などを伝えると、レスポンスも早く、顧客の意見を前向きに受け止めてくれると感じました。システム比較の際は、色々デモ画面を触ってみて、導入後も問題なく使いこなせそうか確かめるのが大切ですが、営業やサポートの対応にも目を向けると良いと思いました。

4,000枚以上の給与明細を電子化したことで、時間と気持ちの余裕も生まれた

－ジンジャー導入後に感じた効果を教えていただけますか？

西山さん：

社内のペーパーレス化が大きく進んだことに1番効果を感じています。特に、年末調整の書類を350名分削減できたのは嬉しかったですね。社員からも「年末調整が楽になったよ」と個別に連絡をもらえたりと、社員の負担を減らせたのは良かったと思います。今後も可能な限り、ジンジャープロダクトの導入を進めて、どんどん紙を減らしていきたいと思います。

また、入社手続きの誓約書などもペーパーレス化でき、毎月の給与明細書を印刷する手間もなくなりました。給与明細書だけでも4,200枚の削減で、入社書類に関しても1人あたり6枚作成していた書類がゼロになりました。

印刷や郵送の締め切りに追われなくて済むため、物理的に紙がなくなったことに加えて、気持ちの余裕が生まれたことも嬉しい変化だと思います。

また、ジンジャーで人事情報を一元管理できるようになったことで、業務工数の削減効果を感じています。異動や入社退社のたびに、各システムの情報を一つずつ更新する必要がなくなり、大幅な工数削減ができました。

なかでもワークフローは申請種別ごとに承認ルートが変わるので、データ書き換えが非常に手間だったのですが、ジンジャーは組織変更に応じて承認ルートが書き換わるので、これらの作業の手間を削減することができました。

－ジンジャー導入後、よく利用される機能や便利に感じる機能はございますか？

西山さん：
カスタム項目の機能では、従業員情報の項目を自由にカスタマイズできるのがとても便利だと感じています。そのほかにも機能が豊富にあるので、良い意味でできることが多すぎる印象です。

しかし、多様な機能の活用方法についても、サポート担当の方が助けてくれるため本当に助かっています。質問への回答スピードが早く、定期的なミーティングも実施していただけるので安心です。

浅野さん：
私は、スマホで勤怠打刻ができるのが便利だと感じています。今まではオフィスの入り口にあるタイムカードで打刻が必要でしたが、ジンジャーはスマホ一つで打刻が完結するので、在宅勤務や柔軟な働き方に対応できるようになりました。

長谷川さん：
二人が話したように、カスタム項目やスマホの勤怠打刻など、充実した機能面に満足していますが、なかでもサポートを頻繁に活用させていただいています。初期設定の際も非常に丁寧に寄り添っていただけましたし、ほかのシステムのサポートよりもレスポンスが早くて便利だと感じています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

西山さん：

ジンジャーの全プロダクトを網羅するつもりで、どんどん導入を進めていきたいと思います。社員にとっても、勤怠管理や年末調整などの入り口が一つにまとまっている方が、分かりやすくて利便性が高いと思うためです。近いうちに、人事評価システムもジンジャーに切り替えていきたいなと考えています。