JR九州ビジネスパートナーズ株式会社 の導入事例｜人事労務 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型人事労務管理システム

バラバラの人事システムへの情報入力で手間やミスが発生

－ご担当の業務を教えていただけますか？

佐々木さん：
2024年7月からJR九州ビジネスパートナーズに出向しており、総務課の課長を務めています。
人事労務、勤怠管理、給与計算などの管理業務と、取締役会の管轄や5か年計画の立案といった企画部門の業務を担っています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

佐々木さん：
私がこの会社に出向してきた頃から、社内に点在するシステムが気がかりでした。
例えば、勤怠管理システムと給与計算システムが分断されており、それぞれにデータを入力する手間がかかるうえ、入力ミスも発生していました。

また、複数システムのデータを管理するためにExcelでマクロを組む工数もかかっていたため、システムを一元化したほうがいいのではと考えていました。

勤怠や給与で人事データが分かれてしまうと、それぞれに情報を入力する手間がかかります。
それぞれのシステムをAPIで連携しても、大元のデータが分かれていることで、結局それぞれの情報を更新する手間がかかり、ミスも誘発していました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

佐々木さん：
経営陣からDX化を進めてほしいと依頼されたことがきっかけです。
バラバラに散らばっているシステムを一元管理すれば、手間が軽減するだけでなく運用コストも抑えられると考え、システムを刷新することにしました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

佐々木さん：
はじめに、自社の従業員情報などの人事データを1つずつ洗い出し、各データをどのように管理しているかを整理しました。
その後、それらをどこまでシステムに置き換えることができるのか検討し、人事システムの比較を進めました。

統合型の人事システムを求めてジンジャーを導入

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

佐々木さん：

グループ会社が利用しているシステムをはじめ、3社ほど比較検討した結果、勤怠管理と給与計算を一つにまとめて管理できるのはジンジャーだけでした。
機能面の充実度とコスト面でジンジャーの導入を決めました。

ジンジャーは複数のプロダクトを一元管理し、データを統合できる点が強みだと思います。
私たちは当初から「システムと人事データを一元管理できること」を求めていましたが、ジンジャーはその条件に合っていました。

反対に言えば、散らばったシステムをひとまとめにできなければ、無駄な運用コストが発生してしまいます。
それを避けるためにも、人事データの統合は重要な選定基準でした。

－ジンジャー導入後、どのような効果を得られましたか？

佐々木さん：

勤怠集計から給与計算、銀行振込データの作成まで約1〜2営業日かかっていた工数が半減する見込みです。
まだ利用し始めた段階ではありますが、ジンジャーに慣れてきたらもう少し時間を短縮できると考えています。
毎月必ず発生する業務なので、勤怠集計から給与計算までジンジャーでスムーズに実施できるようになったのは嬉しいポイントです。

現在、複数のジンジャーサービスを導入させていただいており、ワークフローの設定や人事考課の作成を進めています。
近いうちに、Excelで運用してきた人事考課の情報をデータベースに反映させて、人事データをより体系的に整理していきたいと思います。

また、住所変更などの身上変更の際、リアルタイムで人事データが更新されれば入力ミスも削減できると考えています。

－ジンジャーのサポート体制はいかがでしたか？

佐々木さん：

質問への回答が非常に早く、満足しています。
仮にこれまでの運用方法をジンジャーに反映できなかったときも、「代わりにこのやり方はどうか」と柔軟に提案いただけているのもありがたいですね。

また、ジンジャーでシステムを統合したことで、問い合わせ先が1か所に集約された点も良かったと思います。
サポート担当の方と連絡が取りやすく、導入後も日々やり取りをさせていただいています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

佐々木さん：

今まで、複数のシステムを活用していたことで、人事データがバラバラに散らばってしまい、データを探しづらいだけでなく体系的な分析ができませんでした。
しかし、ジンジャー導入以降、人事データの蓄積が進んでおり、今後は活用場面が広がっていくと思います。

ここから先はしっかり人事データをジンジャー上に蓄積し続けて、後任メンバーにも使いやすいよう土壌を作っていきたいです。